Anleitung zur Konto-Konfiguration

Transkript

1 Anleitung zur Konto-Konfiguration

2 Agenda Kontokonfiguration Grundprofil -benachrichtigungen Elektronische Bestellweiterleitung Elektronische Rechnungsweiterleitung Begleichung Vorzeitige Zahlungen Testkonto Erstellung Aktivierungsaufgaben Benutzer und Rollen verwalten Kundenbeziehungen Ariba Netzwerk Support 2

3 Kontokonfiguration

4 Ariba Netzwerk Kontokonfiguration Gehen Sie auf Geben Sie Ihren Benutzernamen und Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden, um sich bei Ihrem Produktionskonto anzumelden. In der oberen rechten Ecke klicken Sie auf den Namen Ihres Unternehmens. Sie sind verantwortlich für die Gestaltung Ihres Aribakontos. Sie können diese Sektion jederzeit besuchen um Ihre Informationen zu aktualisieren. Im Menü wählen Sie die entsprechenden Links um Ihr Profil zu konfigurieren. (siehe auch folgende Seiten) 4

5 Unternehmensinformation Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus oder aktualisieren Sie die Daten. Pflichtfelder sind alle Felder, welche mit (*) in der Sektion Unternehmensinfo markiert sind. Erhöhen Sie die Sichtbarkeit Ihres Kontos. Die Gestaltung der Profilanzeige bietet ein öffentliches Verzeichnis der Ariba Netzwerk-Lieferanten. Klicken Sie auf Speichern. Anmerkung: Je mehr Informationen Sie eingeben, desto sichtbarer wird Ihre Firma für die Käufer auf Ariba Discovery, falls Sie diesen Einsicht in Ihre Daten gewähren 5

6 Unternehmensprofil Zusätzliche Angaben und spezifische Kriterien über Ihre Firma können hinzugefügt werden. Klicken Sie auf Hinzufügen/Entfernen, um Ihrer Firma folgende Angaben zuzuordnen: -Waren -Absatzgebiete -Branchen Anmerkung: Waren, Absatzgebiete oder Branchen können jederzeit entfernt oder ergänzt werden. 6

7 Unternehmensprofil Geschäftliche Informationen In der Sektion Geschäftlich können Sie Daten wie z.b. Steuernummer oder Mehrwertsteuernummer eingeben. Diese Daten werden auf den Rechnungen angezeigt. Es sind Angaben, welche Ihr Kunde verpflichtend auf den Rechnungen sehen möchte. Geschäftliche Informationen können ergänzt werden. 7

8 Unternehmensprofil Marketing Informationen In der Sektion Marketing können Sie weitere Beschreibungen, Details und Unternehmenslogo eingeben. Diese Daten werden auf den Rechnungen angezeigt. Es sind Angaben, welche Ihr Kunde verpflichtend auf den Rechnungen sehen möchte. Geschäftliche Informationen können ergänzt werden. 8

9 Unternehmensprofil Kontakte In der Sektion Kontakte können Sie allgemein zugängliche und kundenspezifische Kontakte angeben. 9

10 Unternehmensprofil Zertifizierung Ergänzen Sie zusätzliche Informationen unter Zertifizierungen Käuferorganisationen können diese Kennzeichnungen in Ihrem Unternehmensprofil sehen und nach diesen Informationen suchen, wenn sie neue Lieferanten benötigen. Wenn das Profil komplett ist, speichern Sie die Datei. 10

11 Benachrichtigungen In dieser Sektion wird angegeben, welche Systembenachrichtigungen Sie erhalten möchten und an welche -Adresse diese versendet werden Im Adminstrator-Menü wählen Sie Benachrichtigungen. Anmerkung: Verteilerlisten oder bis zu 3 adressen pro Benachrichtigung können eingegeben werden Sie müssen mit Kommazeichen voneinander getrennt werden. 11

12 Elektronische Bestellweiterleitung In dieser Sektion bestimmen Sie, in welchem Format Sie die Bestellaufträge erhalten möchten. Im Adminstrator-Menü wählen Sie Elektronische Bestellweiterleitung 12

13 Elektronische Bestellweiterleitung Die bestehenden Methoden sind: Online (Portal), cxml, , EDI, Warteschlange für austehende cxml- Dokumente, oder Fax. Anmerkung: Online versendet die Bestellaufträge ohne weitere Kopien in den Posteingang im Ariba Netzwerk. Wählen Sie andere Weiterleitungsmethoden aus, um zusätzliche Kopien zu versenden (empfohlene Methode ist ). Für Weiterleitung haken Sie Dokument in -Nachricht einbeziehen an. Verwenden Sie eine Verteilerliste oder bis zu 3 verschiedene E- Mailadressen. Anmerkung: Wenn Sie nicht im Büro sind, konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigung für folgende genaue Wörter: Out of office, damit die nicht in den Spam-Ordner gelangt. Ziehen Sie auch den Account Management Guide für weitere Optionen zu Rate. Anmerkung: Konfigurieren Sie Ihren Posteingang, damit Ariba Netzwerk Benachrichtigungen nicht in den Spam- Ordner gelangen. 13

14 Elektronische Bestellweiterleitung Benachrichtigungen Für Bestelländerungen und andere Dokumentarten wählen Sie Wie bei neuen Katalogbestellungen ohne Anlagen oder andere Möglichkeiten wie erfordert. Geben Sie die Methode für Bestellauftragsrückmeldung an (Bestellungsbestätigungen und Versandbenachrichtigungen). Bestimmen Sie einen Benutzer, der die Benachrichtigungen erhalten soll. 14

15 Elektronische Rechnungsweiterleitung Im Adminisrator-Menü wählen Sie Elektronische Rechnungsweiterleitung. Wählen Sie eine der folgenden Weiterleitungsmethoden - Online - cxml - EDI Konfigurieren Sie Benachrichtigungen (in derselben Weise wie bei den Bestellungen) 15

16 Rechnungsarchivierung Klicken Sie auf Wöchentlich, Alle zwei Wochen oder Monatlich um die Häufigkeit des Archivierungsprozesses festzulegen Wählen Sie Sofort archivieren, um die Rechnungen ohne 30- tägige Verzögerung zu archivieren, klicken sie auf Start. Anmerkung: Der Sofort-aktivieren- Prozess kann jederzeit verwaltet werden: Klicken Sie auf Stopp oder Häufigkeit aktualisieren. In dem Feld URL für die Archivzustellung geben Sie die HTTPS-Adresse des Servers an, den Ariba für die Übertragung der zip Dateien verwenden kann. Klicken Sie auf Speichern. 16

17 Einstellungen und Informationen Öffnen Sie die Sektion Einstellungen und Informationen zum erweiterten Profil. Wählen Sie die Möglichkeiten aus und geben Sie den die Rechnungsbedingungen beschreibenden Text ein. Klicken Sie auf Speichern. 17

18 Herunterladen der archivierten Rechnungen Klicken Sie auf Postausgang auf der Hauptleiste. Klicken Sie auf Archivierte Rechnungen. Klicken Sie auf Herunterladen um die Rechnungen auf Ihrem Computer zu speichern. Anmerkung: Das Ariba Netzwerk löscht Transaktionsdokumente nach 18 Monaten und archivierte Rechnungen im ZIP-Format nach 3 Monaten. 18

19 Konfiguration von Überweisungsinformationen Im Administrator-Menü wählen Sie Überweisungen und ergänzen Sie alle mit (*) markierten Felder. Wählen Sie eine der Überweisungsadressen als Standardadresse aus. Wenn Sie die Überweisungs-ID erhalten, tragen Sie diese bitte in das entsprechende Feld neben Ihrem Kunden SAP in der Sektion Zuordnung der Überweisungs-ID ein. Markieren Sie bitte auch die Option : Bankkontoinformationen in Rechnungen angeben, da dies für SAP Pflicht ist. Anmerkung: Der Kontakt in der Sektion Überweisungsadresse soll nicht konfiguriert werden. Der Name des Kontakts möge durch den Namen Ihrer Firma in der Sektion Zahlungsempfänger auf den Rechnungen ersetzt werden. Behalten Sie den Inhalt als Kontakt auswählen. 19

20 Zahlungsmethoden Falls Ihre Firma Automated Clearing House benutzt, wählen Sie ACH als die bevorzugte Zahlungsmethode aus dem Menü. Geben Sie die ACH Kontodateien an. Andere Zahlungsmethoden können auch ausgewählt werden: Scheck, Kreditkarte, Elektronische Überweisung. Geben sie notwendigen Informationen für die Elektronische Überweisung an. Setzen Sie ein Häkchen an die entsprechende Option, falls Sie Kreditkarte akzeptieren. Klicken Sie auf OK. 20

21 Vorzeitige Zahlungen Im Admin-Menü wählen Sie Vorzeitige Zahlungen. Benutzen Sie die Links in der rechten Spalte, um die vorzeitigen Zahlungsbedingungen zu Überprüfen oder zu Akzeptieren. Sie können auch bis zu 3 adressen einstellen, auf die die Benachrichtigungen über Vorschläge zu vorzeitigen Zahlungen von Ihrem Kunden versendet werden können. Ihr aktives Konto ist eingestellt! 21

22 Konfiguration der Begleichung Auf der nächsten Karte Begleichung können Sie die Überweisungs Adresse erstellen. Anmerkung: Falls Sie das Ariba Netzwerk Konto schon zu einem früheren Zeitpunkt konfiguriert haben, können die Informationen später durch Bearbeiten geändert werden. 22

23 Benutzerinformationen Wenn Sie auf den Name des Administrators klicken, können Sie die Datei von Ihrem Konto aktualisieren oder ändern. Anmerkung: Falls Sie den Benutzernamen oder das Passwort ändern, vergessen Sie nicht, die neue Angaben bei der nächsten Anmeldung zu verwenden. Haken sie das Feld Option an, wenn Sie Ihre persönliche Kontaktinformationen ausblenden möchten. Sie können die -Adresse, bevorzugte Zeitzone und Standardwährung ändern. 23

24 Erstellung des Testkontos

25 Erstellung des Testkontos Durch die Duplikation Ihres aktiven Kontos (und der entsprechenden Einstellung) wird das Testkonto erstellt. Das Testkonto wird zur Überprüfung der Transaktionsfunktionalität (Bestellaufträge, Rechnungen) benutzt, bevor richtige Dokumente auf dem aktiven Konto ausgetauscht werden. Anmerkung: Testkontotransaktionen sind kostenlos. 25

26 Zum Testkonto wechseln Um das Testkonto einzustellen, sollten Sie sich auf der Hauptseite des Produktions-Kontos befinden. Klicken Sie auf den Namen des Administrators und wählen Sie Zu Test-ID wechseln. Klicken Sie auf OK, wenn das Ariba Netzwerk die Meldung Sie sind im Begriff, in den Testmodus zu wechseln anzeigt. Anmerkung: Zu Test-ID wechseln ist nur im Profil des Konto Administrators vorhanden. Der Administrator kann für das Testkonto Benutzernamen für andere Benutzer erstellen, damit sie Zugang zum Testkonto erhalten.

27 Testkontoerstellung Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für das Testkonto ein. Klicken Sie auf OK. Sie werden auf das Testkonto weitergeleitet. Wiederholen Sie die Schritte im Menü des Administrators, um die Konfiguration des Testkontos zu überprüfen. Anmerkung: Ihr Testkonto sollte in derselben Art und Weise wie Ihr aktives Konto eingestellt werden, damit das Prüfergebnis mit den realen Transaktionen übereinstimmt. Sobald das Testkonto konfiguriert ist, ist das Ariba Netzwerkkonto bereit, Test- Bestellaufträge zu empfangen. Anmerkung: Das Netzwerk zeigt immer in welchem Modus Sie sich befinden (Aktiver oder Testmodus). Ihr Testkonto-ID hat ein Suffix T zugefügt zu der Ariba Netzwerk-ID (ANID). 27

28 Aktivierungsaufgaben

29 Aktivierungsaufgaben SAP kann Ihnen verschiedene Aktivierungsaufgaben zuordnen, welche vor dem Testen und dem eigentlichen Beginn der Transaktionen vervollständigt werden müssen. Wählen sie die Sektion Aktivierungsaufgaben. Anmerkung: Falls Sie ausstehende Aufgaben haben, werden Sie auch auf der Startseite benachrichtigt, und der Link Für Aktivierungsaufgaben erforderliche Aktion wird verfügbar. 29

30 Lieferantenaktivierungsaufgaben 1. Die Aktivitäten werden angezeigt: Gesamtanzahl Aufgaben, Meine ausstehenden Aufgaben und Ausstehende Käuferaufgaben 2. Klicken Sie auf die Pfeile, um die Sektion zu öffnen und die einzelne Aktivitäten anzuzeigen. 3. Die Links ermöglichen Ihnen, das Konto zu konfigurieren, die Aufgaben abzuschließen oder zu ûberprüfen falls die Aufgabe schon durchgeführt wurde. 4. Das Aufgabe abschließen Fenster ermöglicht Ihnen das Hinzufügen von Anmerkungen bevor die Aufgabe als vervollständigt markiert wird. 30

31 Verwalten von Rollen und Benutzern

32 Administrator Automatisch an den Benutzernamen und das Passwort gebunden, welche während des Registrierungsprozesses eingetragen wurden. Verantwortlich für das Kontomanagement und Kontoeinstellung. Der Erst- Kontakt für die Benutzer bezüglich ihrer Fragen und Probleme Erstellt Rollen für das Konto. Benutzer Von dem Administrator erstellt. Dem Benutzer wird auf dem Ariba Konto eine Rolle zugewiesen, welche seinen realen Arbeitsaufgaben entspricht. Verantwortlich für die Aktualisierung von persönlichen Benutzerinformationen. 32

33 Rollenerstellung 1. Klicken Sie auf den Namen Ihres Unternehmens, dann Benutzer. 2. In der Sektion Rolle klicken Sie auf Rolle Erstellen. 3. Geben Sie den Namen und die Beschreibung ein. 4. Ordnen Sie die Berechtigungen durch Kreuzung der Kontrolkästchen zu. 5. Klicken Sie auf Speichern. Eine neue Rolle wird erstellt. 6. Es ist möglich, die Rollen zu Bearbeiten oder zu Löschen. 33

34 Benutzer verwalten 1. Klicken Sie auf den Namen Ihres 2. Unternehmens, dann Benutzer. 3. Klicken Sie auf Benutzer Erstellen. 4. Geben Sie die Dateien ein. 5. Wählen Sie eine Rolle in der Sektion Rollenzuordnung. 6. Klicken Sie auf Fertig. Anmerkung: Bis zu 250 Benutzer können erstellt werden. 34

35 Änderung von Benutzern 1. Klicken Sie auf Bearbeiten. 2. Klicken Sie auf Passwort zurücksetzen, um das Benutzerpasswort zurückzusetzen. 3. Der Kontoadministrator kann den Benutzer: - Löschen - Dem Kunden Anzeigen - Vor Kunden verbergen 35

36 Kundenbeziehungen

37 Aktuelle und Ausstehende Kundenbeziehungen Klicken Sie auf den Namen Ihres Unternehmens und weiter auf Kundenbeziehungen. Wählen Sie die Methode der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen: Automatisch oder Manuell prüfen. Anmerkung: Haken Sie Automatisch allen Anfragen zur Aufnahme einer Geschäftsbeziehung zustimmen an, um keinen potenzielle Kunden zu verpassen. In dem Abschnitt Ausstehende Beziehungen genehmigen Sie oder weisen Sie ausstehende Beziehungsanfragen zurück. In dem Abschnitt Aktuell untersuchen Sie Profile und Informationsportale aktueller Kunden. Beachten Sie zurückgewiesene Kunden in dem Abschnitt Zurückgewiesen. Anmerkung: Überprüfen Sie potenzielle Kunden in der Sektion Potenzielle Geschäftsbeziehungen.

38 Kundengruppen Das Ariba Netzwerk ermöglicht Ihnen, Ihre Kunden nach gemeinsamen Attributen in Gruppen zu unterteilen, um die Verwaltung von Kundenbeziehungen zu vereinfachen. Die Erstellung von Kundengruppen ermöglicht die Standardbestellweiterleitung gleichzeitig für mehrere Kunden zu überschreiben und vereinfacht Katalogveröffentlichung und Katalogverbreitung. Anmerkung: Nur Mitglieder des Business, Integrated oder Enterprise Package können Kundengruppen erstellen. 38

39 2012 Ariba, Inc. All rights reserved. 6 - Ariba Network Support

40 1 Training und Lernprogramme SAP Lieferanteninformationsportal Das Portal beinhaltet spezifische Unterlagen und Broschüren über Ihren Kunden und das Ariba Network Klicken Sie bitte auf den Tab mit dem Namen Ihres Unternehmens und weiter auf Kundenbeziehungen. Der Link zum Portal befindet sich neben dem Kundennamen in der Mitte des Bildschirms. Gehen Sie bitte die Unterlagen durch, um mehr über die Abwicklung mit SAP über das Ariba Network zu erfahren Anleitung zur Kontoeinstellung SAP Anleitung zum Bestellauftragsmanagement SAP Anleitung zum einvoicing Ariba, Inc. All rights reserved.

41 1 Training und Lernprogramme SAP Lieferanteninformationsportal Ariba, Inc. All rights reserved.

42 1 Training und Lernprogramme Ariba Network Standarddokumentation Gehen Sie bitte auf: Klicken Sie bitte auf Hilfe in der oberen rechten Ecke, um zu Training und Lernprogramme zu gelangen. Die meisten Schulungsunterlagen sind jedoch zur Zeit nur in englischer Sprache verfügbar Ariba, Inc. All rights reserved.

43 Training und Lernprogramme Nützliche Links Das Ariba Lieferanten Mitgliedschaftsprogrammhttp:// Ariba Network Hot Issues und FAQs - Ariba Cloud Statistik Ausführliche Angaben und aktuelle Benachrichtigungen über neue Produkte und geplannte Wartungsarbeiten Ariba Discovery - Informationen zum Thema Ariba Discovery für Verkäufer Ariba Network Benachrichtigungen - Information über Wartungsarbeiten, neue Versionen und Funktionalitäten Ariba, Inc. All rights reserved.

44 Kontakt Lieferanten-Support während der Bereitstellung Ariba Network Registrierung- und Gestalltungssupport Lieferanten können bezüglich der Registrierung, der Einstellung, des Supplier Membership Programms sowie der Gebühren oder allgemeinen Fragen zum Ariba Network kontaktieren. SAP bezogener Support (Prozesse) Lieferanten können das SAP Supplier Enablement Team auf zu SAP geschäftsbezogenen Fragen kontaktieren. Lieferant Unterstützung nach dem Go-Life Ariba Network Support für aktive Lieferanten Ihre Ariba Network ID (ANID) ist bereits erstellt. Sie finden diese in der oberen rechten Ecke auf Ihrem Konto Region Kontaktnummer US/Kanada gebührenfrei: ARIBA ( ) Nord-/Südamerika Europa, Naher Osten und Afrika +44 (0) Asien Pazifik Ariba, Inc. All rights reserved.

45 2 Lieferanten-Support Ariba Network Support Support für den Ariba Network Zugriff, Einstellung und Verwaltung Gehen Sie bitte zu Falls Sie Ihren Benutzernamen oder das Passwort vergessen haben, klicken Sie bitte auf den Link Benutzernamen vergessen? Oder Passwort vergessen? Falls Sie sich an den Support wenden wollen, klicken Sie bitte auf Kundensupport Ariba, Inc. All rights reserved.

46 2 Lieferanten-Support Ariba Network Support auf dem Network innerhalb Ihres Kontos Senden Sie eine Kundensupport- Anfrage aus Ihrem Konto Loggen Sie sich bitte in Ihrem Ariba Konto ein. Klicken Sie bitte auf Hilfe. Klicken Sie auf An den Support wenden. Füllen Sie das Formular aus. Wählen Sie bitte die Problemkategorie aus. Notieren Sie bitte SAP in der Problembeschreibung. Verweisen Sie auf die Serviceanfragenummer in der zukünftigen Korrespondenz bezüglich des Problems. Klicken Sie bitte auf Einreichen Ariba, Inc. All rights reserved.