Ariba Network Anleitung zur Verarbeitung von Bestellaufträgen

Transkript

1 Ariba Network Anleitung zur Verarbeitung von Bestellaufträgen

2 Agenda Einleitung Auftragsabwicklung Bestätigungen Nicht unterstützt Versandbenachrichtigung Nicht unterstützt Ariba Network Support 2

3 Einleitung SAP e-procurement Prozess Dieses Dokument beinhaltet die Schulung für Ihre Gesellschaft bezüglich der Verwaltung von Bestellaufträgen, Bestätigungen und Versandbenachrichtigungen, die im Ariba Network für SAP erstellt werden. 3

4 1 Bestellauftrag-Management

5 1 Bestellaufträge - Ansicht Klicken Sie bitte auf Posteingang, um die Bestellaufträge zu bearbeiten. Der Posteingang ist aufgebaut wie ein Verzeichnis der von SAP erhaltenen Bestellaufträge. Klicken Sie bitte auf den Link in der Spalte Bestellnummer, um die Details des Bestellauftrags anzusehen. Klicken Sie auf das Icon, um weitere Details anzuzeigen. 5

6 2 Bestellaufträge Suchfilter Suchfilter ermöglicht Ihnen, Bestellungen nach mehreren Kriterien zu suchen. Klicken sie bitte auf die Pfeile neben Suchfilter, um die Suchabfragemöglichkeiten anzuzeigen. Geben Sie bitte die Kriterien ein und klicken Sie auf Suchen. Wenn Sie den Bestellauftrag gefunden haben, klicken Sie bitte auf die Bestellnummer, um ihn anzuzeigen. 6

7 3 Bestellaufträge - Inhaltanzeige Prüfen Sie bitte den Inhlat des Bestellauftrags. Der Bestellautragskopf beinhaltet das Datum der Bestellung und Informationen über den Käufer /Lieferanten. Mehrere Tabs stehen zur Auswahl: Bestätigung erstellen, Versandbenachrichtigung erstellen, Rechnung erstellen oder Drucken. Zusätzliche Möglichkeiten: Erneut senden um die fehlgeschlagenen oder wegen Änderungen in der Bestellweiterleitungseinstellung nicht empfangenen Bestellungen erneut zu erhalten cxml-export - um die Kopie im Format cxml zu speichern Bestellhistorie für die Fehlerbehebung und Revision. 7

8 3 Bestellaufträge - Inhaltanzeige Positionen: Dieser Abschnitt stellt bestellte Positionen dar. Jede Zeile beschreibt die Menge, die SAP erwerben möchte. Bitte klicken Sie auf Details, um die komplett übersicht zu sehen. Ändern Sie den Bestätigungsstatus jeder Position durch Bestätigung erstellen. Anmerkung: Diese Funktionalität wird nicht von SAP bearbeitet. Unter den bestellten Positionen finden Sie die Rechnungssumme. 8

9 2 Bestätigung von Positionen Bestellbestätigungen werden nicht von SAP bearbeitet

10 1 Erstellung von Bestätigungen Auf der Bestellungsanzeige klicken Sie bitte auf Bestätigung erstellen. Danach kreuzen Sie Alle bestätigen oder Mit unterschiedlichem Status aktualisieren an. Dieses Beispiel stellt die Möglichkeit für den Fall Alle bestätigen dar. Klicken Sie bitte auf Weiter. (Mit unterschiedlichem Status aktualisieren wird später in der Präsentation erklärt.) 10 10

11 1 Erstellung von Bestätigungen Geben Sie die Bestätigung bestimmende Bestätigungsnummer ein. Voraussichtliches Versanddatum und Lieferdatum werden auf alle Positionen angewandt. Um unterstützende Dokumentation beizufügen, klicken Sie auf Browse, wählen sie das File und klicken Sie auf Anlage hinzufügen. Anemerkung: Maximale Größe der Anlage ist 10MB. Klicken Sie auf Weiter

12 2 Bestätigung Überprüfen und Einreichen Überprüfen Sie bitte die Bestätigung und klicken Sie auf Einreichen. Ihre Bestätigung wird SAP versendet. Sobald die Bestätigung eingereicht ist, ändert sich der Bestellstatus auf Bestätigt. Die zugehörigen Dokumente können Sie durch Betätigung der Links einsehen. Klicken Sie bitte auf Fertig, um in den Posteingang zurückzugelangen

13 13 3 Bestätigung mit unterschiedlichem Status Wählen Sie bitte Mit unterschiedlichem Status aktualisieren aus, um den Status für jede Position zu modifizieren. Geben Sie bitte die erforderlichen Informationen ein (das Selbe wie bei Alles bestätigen). Scrollen Sie nach unten, um die Positionen einzusehen und geben Sie bitte die entsprechenden Mengen ein: Bestätigen Alle bestellten Positionen werden versendet. Nachbestellung Positionen sind zurückgestellt. Sobald sie vorrätig sind, werden Sie eine neue Bestellung erstellen und die Positionen als Bestätigt kennzeichnen. Zurückweisen geben Sie den Grund für die Zurückweisung in den Anmerkungen ein durch Klicken auf Details erreichbar.

14 3 Bestätigung mit unterschiedlichem Status Nachbestellungen Geben Sie bitte die Menge der nachbestellten Waren in das Feld Nachbestellung ein. Klicken Sie auf Details, um die Anmerkungen, Voraussichtliches Versanddatum und Lieferdatum einzugeben. Danach klicken Sie bitte auf OK. Anmerkung: Falls Sie mehrere Statusarten per Position eingeben, muss die Summe aller Teilmengen der Gesamtsumme der einzelnen Positionen entsprechen. Klicken Sie bitte auf Weiter. 14

15 3 Bestätigung mit unterschiedlichem Status Preisänderung Ergänzen Sie bitte die Menge in dem Feld Bestätigen. Klicken Sie auf Details, um die Details bezüglich des Preises einzugeben. Tragen Sie bitte den neuen Preis in das Feld Preis pro ME ein. Ergänzen Sie auch die Anmerkungen hinsichtlich der Preisänderungen. Der original Artikel kann durch einen Anderen (Liferantenartikel) ersetzt werden. Aktualisieren Sie die Beschreibung wenn nötig. Klicken Sie bitte auf OK. 15

16 3 Bestätigung mit unterschiedlichem Status - Zurückweisen Geben Sie bitte die Menge der zurückgewiesenen Waren in das Feld Zurückweisen ein. Klicken Sie auf Details und tragen Sie den Grund für die Zurükweisung in den Bereich Anmerkungen ein. Klicken Sie auf OK. 16

17 3 Bestätigung mit unterschiedlichem Status Setzen Sie mit der Aktualisierung für jede Bestellposition aus dem Bestellauftrag fort. Wenn alle Positionen abgearbeitet sind, klicken Sie bitte auf Weiter. Überprüfen Sie bitte die Bestätigung und klicken Sie auf Einreichen. Ihre Bestätigung wird an SAP versendet

18 3 Bestätigungen mit unterschiedlichem Status Der Bestellstatus wird zu Teilweise bestätigt im Fall, dass die Waren vollumfänglich sofort lieferbar sind. Erstellen Sie bitte eine erneut eine Bestätigung, um den Status auf Bestätigt zu ändern. Klicken Sie bitte auf Fertig. 18

19 3 Versandbenachrichtigungen Versandbenachrichtigungen werden nicht von SAP bearbeitet

20 1 Versandbenachrichtigungen erstellen Erstellen Sie eine Versandbenachrichtigung wenn die Positionen ausgeliefert werden. Es ist möglich, mehrere Benachrichtigungen per Bestellauftrag zu erstellen. Klicken Sie auf Versandbenachrichtigung erstellen. 20

21 1 Versandbenachrichtigung erstellen Geben Sie bitte die erforderlichen Daten auf dem Bestellauftrag für den Versand ein. Packzettel-ID ist eine von Ihnen gewählte Lieferscheinnummer/von Ihnen zugeordnete Versandnummer. Wählen Sie bitte den Namen des Transportunternehmens und die Rechnungsnummer aus. Die Versandmethode erscheint automatisch. Geben Sie bitte die Versendet von Informationen ein. Alle mit einem Sternchen markierten Felder sind Pflichtfelder. 21 Überprüfen Sie, ob die Lieferantschrift korrekt ist.

22 2 Erstellung von Versandbenachrichtigungen Inhalt Scrollen Sie bitte nach unten, um die Positionen einzusehen und zu aktualisieren. Um einen Anhang anzufügen, klicken Sie bitte auf Browse und wählen Sie eine Datei aus. Dann klicken Sie auf Anlage hinzufügen. Anmerkung: Maximale Größe des Anhangs ist 10MB. Klicken Sie bitte auf Weiter, um die Benachrichtigung zu überprüfen. 22

23 3 Einreichung von Versandbenachrichtigungen Wenn die Benachrichtigung überprüft ist, klicken Sie auf Einreichen, um sie an SAP zu senden. Auf dieser Weise können Sie die Bestellkommunikation abschließend bearbeiten, ohne weitere Anrufe oder Supportkontakte tätigen zu müssen. Sobald die Versandbenachrichtigung eingereicht ist, wird der Bestellstatus auf Versandt geändert. Eingereichte VB können im Postausgang oder durch den Link in der Sektion Weitere Dokumente zum Thema eingesehen werden. Klicken Sie bitte auf Fertig. 23

24 4 - Ariba Network Support

25 1 Training und Lernprogramme SAP Lieferanteninformationspo rtal Das Portal beinhaltet spezifische Unterlagen und Broschüren über Ihren Kunden und das Ariba Network Klicken Sie bitte auf den Tab mit dem Namen Ihres Unternehmens und weiter auf Kundenbeziehungen. Der Link zum Portal befindet sich neben dem Kundennamen in der Mitte des Bildschirms. Gehen Sie bitte die Unterlagen durch, um mehr über die Abwicklung mit SAP über das Ariba Network zu erfahren Anleitung zur Kontoeinstellung SAP Anleitung zum Bestellauftragsmanagement SAP Anleitung zum einvoicing 25

26 1 Training und Lernprogramme SAP Lieferanteninformationsportal 26

27 1 Training und Lernprogramme Ariba Network Standarddokumentation Gehen Sie bitte auf: Klicken Sie bitte auf Hilfe in der oberen rechten Ecke, um zu Training und Lernprogramme zu gelangen. Die meisten Schulungsunterlagen sind jedoch zur Zeit nur in englischer Sprache 27 verfügbar.

28 Training und Lernprogramme Nützliche Links Das Ariba Lieferanten Mitgliedschaftsprogrammhttp:// Ariba Network Hot Issues und FAQs - Ariba Cloud Statistik Ausführliche Angaben und aktuelle Benachrichtigungen über neue Produkte und geplannte Wartungsarbeiten Ariba Discovery - Informationen zum Thema Ariba Discovery für Verkäufer Ariba Network Benachrichtigungen - Information über Wartungsarbeiten, neue Versionen und Funktionalitäten 28

29 Kontakt Lieferanten-Support während der Bereitstellung Ariba Network Registrierung- und Gestalltungssupport Lieferanten können bezüglich der Registrierung, der Einstellung, des Supplier Membership Programms sowie der Gebühren oder allgemeinen Fragen zum Ariba Network kontaktieren. SAP bezogener Support (Prozesse) Lieferanten können das SAP Supplier Enablement Team auf geschäftsbezogenen Fragen kontaktieren. Lieferant Unterstützung nach dem Go-Life Ariba Network Support für aktive Lieferanten Ihre Ariba Network ID (ANID) ist bereits erstellt. Sie finden diese in der oberen rechten Ecke auf Ihrem Konto Region Kontaktnummer US/Kanada gebührenfrei: ARIBA ( ) Nord-/Südamerika Europa, Naher Osten und Afrika +44 (0) Asien Pazifik

30 2 Lieferanten-Support Ariba Network Support Support für den Ariba Network Zugriff, Einstellung und Verwaltung Gehen Sie bitte zu Falls Sie Ihren Benutzernamen oder das Passwort vergessen haben, klicken Sie bitte auf den Link Benutzernamen vergessen? Oder Passwort vergessen? Falls Sie sich an den Support wenden wollen, klicken Sie bitte auf Kundensupport 30

31 2 Lieferanten-Support Ariba Network Support auf dem Network innerhalb Ihres Kontos Senden Sie eine Kundensupport- Anfrage aus Ihrem Konto Loggen Sie sich bitte in Ihrem Ariba Konto ein. Klicken Sie bitte auf Hilfe. Klicken Sie auf An den Support wenden. Füllen Sie das Formular aus. Wählen Sie bitte die Problemkategorie aus. Notieren Sie bitte SAP in der Problembeschreibung. Verweisen Sie auf die Serviceanfragenummer in der zukünftigen Korrespondenz bezüglich des Problems. Klicken Sie bitte auf Einreichen. 31