Anleitung Für das Hinzufügen von Dateianhängen

Transkript

1 1 / 5 Anleitung Für das Hinzufügen von Dateianhängen 1. Loggen Sie sich in das OB10 Portal ein. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, lesen Sie bitte die Anleitung Wie Sie sich einloggen. 2. Klicken Sie auf den Bereich Rechnungsbearbeitung

2 2 / 5 3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen 4. Eingabe der OB10-Nummer des Rechnungsempfängers und der Rechnungsnummer - Wählen Sie das Konto aus, über das die Rechnung erstellt werden soll (A). Wenn Sie nur ein Kontohaben, wird es automatisch ausgewählt - Geben Sie die OB10-Nummer de Rechnungsempfängers ein oder klicken Sie auf das Ordnersymbol, um den Rechnungsempfänger auszuwählen (B). - Unter Option wählen können Sie entweder eine neue Rechnung erstellen (Default) oder eine Dokumentenvorlage dafür verwenden (C). Geben Sie die Rechnungsnummer ein (D). - Klicken Sie auf Neu erstellen.

3 3/5 5. Rechnungserstellung und Option für Dateianhang auswählen - Geben Sie die Rechnungsdaten ein. Wir verweisen auf die Anleitung zur Rechnungserstellung, in der Sie dazu nähere Informationen finden. - Klicken Sie auf das Dropdown Menü Versand von Rechnungsanhängen und wählen Sie die Option Anhang wird bereitgestellt (A) aus. Klicken Sie auf Rechnung senden (B). 6. Hinzufügen von Dateianhängen unmittelbar nach Versand der Rechnung - Falls Sie die Dateien zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen möchten, gehen Sie zu Schritt 8 über. - Wenn Sie die Anhänge gleich hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Anhang hinzufügen.

4 4/5 7. Dateianhänge hochladen - Klicken Sie auf die Schaltfläche Browse um die Datei zu suchen, die Sie hinzufügen möchten (A). - Klicken Sie auf Datei hochladen, um die Datei hinzuzufügen (B) Bitte beachten Sie, dass Ihr Kunde die zulässigen Dateitypen festlegt. Falls Sie einen nicht zulässigen Dateitypen anhängen möchten, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Kunden in Verbindung. Wiederholen Sie die Schritte A und B, falls Sie mehrere Dateien hinzufügen möchten. Wenn Sie alle Dateien hinzugefügt haben, gehen Sie zu Schritt 10. Anmerkung: Wenn Sie eine falsche Datei angehängt haben, können Sie diese über die Schaltfläche Löschen neben dieser Datei wieder entfernen und dann gegebenenfalls die Schritte A und B wiederholen. 8. Rechnung laden Wenn Sie die Dateien hinzugefügt haben, klicken Sie im Hauptmenü der Rechnungsbearbeitung auf Rechnungsverwaltung. Geben Sie die Rechnungsnummer ein und klicken Sie auf Rechnung laden. Anmerkung: Es dauert einige Minuten, bis Ihre Rechnung im OB10-System erstellt ist. Sie können den Stand der Rechnungserstellung überprüfen, indem Sie den Status Ihrer Rechnung kontrollieren. Dort sollte Rechnungsdaten werden verarbeitet stehen.

5 5/5 9. Rechung freigeben Sobald Ihre Rechnung vom OB10-System angenommen wurde, können Sie sie freigeben und Ihrem Kunden senden. - Im Menü Rechnungsverwaltung können Sie jederzeit den Status Ihrer Rechnung (A) überprüfen, indem Sie auf Rechnung laden klicken. Ist der Status angenommen, können Sie die Rechnung freigeben (B). - Falls Sie mehr als eine Rechnung freigeben möchten, verwenden Sie die Kontrollkästchen unten auf dem Bildschirm und klicken auf Rechnung(en) freigeben (C). Daraufhin erscheint eine Nachricht, die bestätigt, dass Ihre Rechnung(en) erfolgreich freigegeben wurde(n). Häufig gestellte Fragen 1. An wen kann ich mich wenden, wenn ich Hilfe benötige? Anfragen an OB10 können Sie über den Support-Bereich des Portals einreichen (siehe Anleitung für die Erstellung eines Support Tickets ). Alternativ dazu können Sie sich auch telefonisch mit unserer Hotline in Verbindung setzen. Die entsprechende Telefonnummer finden Sie unter 2. Warum kann ich bestimmte Dateitypen nicht anhängen? Ihr Kunde legt die Dateitypen fest, die Sie als Anhänge hinzufügen dürfen. Falls Sie einen nicht zulässigen Dateitypen anhängen möchten, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Kunden in Verbindung.