Anleitung zur Virtuellen Poststelle der Stadt Reutlingen

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1 Hauptamt / IuK Anleitung zur Virtuellen Poststelle der Stadt Reutlingen 1. Senden einer Nachricht mit Registrierung Um auf die Startseite der Virtuellen Poststelle zu gelangen, benutzen Sie bitte den Link Zur Virtuellen Poststelle auf der Kontaktseite des Internetauftritts der Stadt Reutlingen. Klicken Sie dort im Bereich Kontakt mit vorhandener Benutzerkennung auf den Link Login bzw. registrieren Sie sich bitte hier. Klicken Sie anschließend auf Registrieren Sie sich jetzt an der Virtuellen Poststelle.

2 Bitte geben Sie hier Ihren Vornamen, Ihren Nachnamen und Ihre Adresse ein und klicken Sie auf Weiter. Bitte geben Sie ein Kennwort ein und klicken Sie auf Weiter. Sie werden aufgefordert, eine Sicherheitsfrage auszuwählen und diese zu beantworten. Diese Sicherheitsfrage dient für den Fall, dass Sie Ihr Kennwort einmal vergessen sollten. Klicken Sie auf Weiter.

3 Sie werden aufgefordert, Ihre Anschrift anzugeben. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Lesen Sie bitte die Hinweise zu den Nutzungsbedingungen und zum Datenschutz. Wenn Sie die Bedingungen akzeptieren, bestätigen Sie dies durch setzen eines Häkchens. Klicken Sie dann auf Weiter. Sie werden darüber informiert, dass Ihre Registrierung angenommen wurde und Sie in Kürze eine -Nachricht erhalten werden.

4 Aktivieren Sie Ihr Konto, indem Sie den entsprechenden Link dieser -Nachricht anklicken. Sobald Sie sich erfolgreich registriert haben, können Sie sich an der Virtuellen Poststelle mit Ihrer -Adresse und Ihrem Kennwort anmelden. Sie gelangen damit zur Übersicht Ihres persönlichen Kontos und können von dort aus s verschicken oder Ihren bisherigen Schriftverkehr verwalten.

5 Zum Verschicken einer Nachricht wählen Sie zunächst unter Neue Nachricht den Empfänger Ihrer Nachricht aus. Wählen Sie dann die für Sie zutreffende Stelle aus.

6 Um das -Formular zu öffnen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neue Nachricht. Geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie dann auf Weiter.

7 Sie haben die Möglichkeit, Dokumente als Anlage Ihrer beizufügen. Benutzen Sie dazu die Schaltfläche Anlage hochladen. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Sofern Sie über die notwendige technische Infrastruktur (Kartenlesegerät und Signaturkarte) verfügen, haben Sie die Möglichkeit Ihre Nachricht elektronisch zu unterschreiben. Setzen Sie dazu ein Häkchen bei Elektronisch unterschrieben. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie einfach auf Weiter. Es erfolgt die Bestätigung, dass Ihre Anfrage erfolgreich eingereicht wurde. Hinweis: Über Konto löschen können Sie Ihr Postfach in der virtuellen Poststelle komplett löschen.

8 2. Senden einer Nachricht ohne Registrierung Wenn Sie ohne Registrierung aber dennoch über eine sichere Verbindung mit der Stadt Reutlingen kommunizieren möchten, benutzen Sie bitte den Link Zur Virtuellen Poststelle der Kontaktseite des Internetauftritts der Stadt Reutlingen. Klicken Sie dort im Bereich Kontakt ohne Registrierung auf den Link der Stelle, mit der Sie kommunizieren möchten.

9 Damit öffnen Sie das entsprechende -Formular und können Ihre Nachricht eingeben. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Bitte machen Sie Angaben zu Ihrer Person und klicken Sie anschließend auf Weiter.

10 Geben Sie gegebenenfalls Ihre -Adresse an. 1. Sofern Sie eine elektronische Antwort erhalten möchten, geben Sie bitte Ihre -Adresse an und markieren Sie die Option Ich stimme einer elektronischen Antwort durch den Sachbearbeiter an diese Adresse zu. Klicken Sie dann auf Weiter. Diese Antwort erfolgt im Fall der unregistrierten Benutzung der VPS als normale und damit ungesicherte an Ihr privates -Postfach (z.b. web.de). 2. Zusätzlich kann eine Kopie Ihrer Nachricht an Ihr privates -Konto verschickt werden. Markieren Sie in diesem Fall die Option Ich möchte eine Kopie der Originalnachricht erhalten. Diese ist ebenfalls ungesichert Sie haben die Möglichkeit, Dokumente als Anlage Ihrer beizufügen. Benutzen Sie dazu die Schaltfläche Anlage hochladen. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

11 Sofern Sie über die notwendige technische Infrastruktur (Kartenlesegerät und Signaturkarte) verfügen, haben Sie die Möglichkeit Ihre Nachricht elektronisch zu unterschreiben. Setzen Sie dazu ein Häkchen bei Elektronisch unterschrieben. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie einfach auf Weiter. Sie erhalten nun die Bestätigung, dass Ihre erfolgreich eingereicht wurde. Bitte notieren Sie die Vorgangsnummer für weitere Anfragen zu Ihrem Anliegen. Klicken Sie zum Abschluss des Vorgangs auf Beenden.

12 Bei Fragen oder Problemen stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Informations- und Kommunikationstechniken des Hauptamts der Stadt Reutlingen gerne zur Verfügung: Nina Seiler Telefon 07121/ Andreas Rehm Telefon 07121/

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