Startup-Anleitung für Windows

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1 Intralinks VIA Version 2.0 Startup-Anleitung für Windows Intralinks-Support rund um die Uhr USA: GB: +44 (0) Zu den internationalen Rufnummern siehe die Intralinks-Anmeldeseite Lesen Sie diese Anleitung, um sich mit den Hauptaufgaben vertraut zu machen, die Sie mit Intralinks VIA 2.0 ausführen können. intralinks.com/via

2 Willkommen beim Intralinks VIA Desktop Client Mit dem Intralinks VIA Desktop Client können Sie ganz einfach wichtige persönliche Dateien verfolgen. Lesen Sie diese Anleitung, um sich mit den Hauptaufgaben vertraut zu machen, die Sie mit dem Intralinks VIA Desktop Client ausführen können. Hinweis: Wenn Sie Arbeitsbereiche erstellen, Personen in Ihre Arbeitsbereiche einladen oder die Berechtigungen vorhandener Benutzer verwalten möchten, müssen Sie Intralinks VIA für das Web verwenden. Informationen zum Erstellen von Arbeitsbereichen und zum Verwalten von Arbeitsbereich-Benutzern finden Sie in der Startup-Anleitung Intralinks VIA für das Web. Wichtig! Mit Intralinks können Intralinks VIA -Administratoren flexibel festlegen, wie Benutzer in ihren Unternehmen Intralinks VIA verwenden können. Je nach den von den Intralinks VIA -Administratoren Ihres Unternehmens vorgegebenen Richtlinien stehen einige der in dieser Anleitung beschriebenen Funktion u. U. nicht zur Verfügung. Erste Schritte Anforderungen: Für die Nutzung des Intralinks VIA Desktop Client benötigen Sie eines der folgenden Betriebssysteme sowie weitere Software: Windows 7 oder 8.1 (32 Bit oder 64 Bit) Microsoft.NET Framework 3.5 Service Pack 1 oder höher Microsoft Outlook 2010 oder 2013 Intralinks VIA Desktop Client installieren Der Installer für den Intralinks VIA Desktop Client kann von Intralinks VIA für das Web heruntergeladen werden. Schritt 1. Öffnen Sie in Ihrem Browser die Seite: Das Intralinks VIA -Anmeldefenster wird angezeigt. Schritt 2. Geben Sie Ihre E Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden. Die Ansicht Arbeitsbereich wird angezeigt. Schritt 3. Klicken Sie auf das Downloads-Symbol in der Navigationsleiste links auf dem Bildschirm. Ein Fenster wird geöffnet. Schritt 4. Wählen Sie die Option Downloads aus. Der Bildschirm Downloads wird angezeigt. Schritt 5. Klicken Sie im Bereich Intralinks VIA Desktop Client auf die Schaltfläche Download für Windows A. Schritt 6. Laden Sie die Installationsdatei herunter. Je nach verwendetem Browser werden Sie u. U. aufgefordert, einen Speicherort für die Installationsdatei auszuwählen. A Schritt 7. Navigieren Sie zur Installationsdatei und doppelklicken Sie darauf, um den Installer zu starten. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um den Intralinks VIA Desktop Client und die Komponente für Microsoft Outlook zu installieren. Bei Bedarf können Sie den Intralinks VIA Desktop Client auf mehr als einem Computer installieren. Wenn Sie dies tun, können Sie den Desktop Client auf diesen Computern gleichzeitig verwenden. Der Bildschirm Downloads 1

3 Intralinks VIA Desktop Client starten Schritt 1. Wählen Sie im Windows-Menü Start Alle Programme > Intralinks > Intralinks VIA > Intralinks VIA aus. Das Anmeldefenster wird angezeigt. Schritt 2. Geben Sie Ihre E Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein. Wenn Ihr Unternehmen die Funktion Einmaliges Anmelden (SSO) zur Verwaltung des Zugriffs auf seine Computersysteme verwendet, markieren Sie stattdessen die Option Verwenden Sie die Zugangsdaten Ihres Unternehmens für die einmalige Anmeldung. Schritt 3. Klicken Sie auf Anmelden B. Der Bildschirm Das ist neu...wird geöffnet. Schritt 4. Auf diesem Bildschirm sehen Sie Informationen zur aktuellen Version des Intralinks VIA Desktop Client. Klicken Sie auf Start, wenn Sie fortfahren möchten. Schritt 5. Der Bildschirm Arbeitsbereiche für Synchronisierung auswählen wird geöffnet. Auf diesem Bildschirm sind die Arbeitsbereiche aufgeführt, zu denen Sie eingeladen wurden, sowie die, die Sie selbst erstellt haben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen C links neben den Arbeitsbereichen, die Sie synchronisieren möchten. Eine Kopie der Ordner und Dateien in diesem Arbeitsbereichen wird zum Intralinks VIA -Ordner auf Ihrem Computer hinzugefügt. Alle Änderungen, die auf Ihren Computer an den Dateien vorgenommen werden, werden zu Intralinks VIA für das Web übertragen, wo sie für alle Benutzer des betreffenden Arbeitsbereichs verfügbar sind. Wenn Sie den Desktop Client auf weiteren Computern verwenden, erscheinen Ihre Änderungen auch dort. Alle Änderungen, die Sie mit Intralinks VIA für das Web durchführen, werden automatisch auf Ihren Desktop kopiert. Das Anmeldefenster C B Wenn andere Benutzer Änderungen an einem von Ihnen erstellten Arbeitsbereich vornehmen oder an einem Arbeitsbereich oder Ordner, zu dem Sie eingeladen wurden, werden diese Änderungen mit Ihrem Desktop synchronisiert. Der Bildschirm Arbeitsbereiche für Synchronisierung auswählen Überprüfen Sie die Auswahl auf dem Bildschirm Arbeitsbereiche für Synchronisierung auswählen. Markieren Sie alle Arbeitsbereiche, die Sie synchronisieren möchten, und heben Sie die Markierung aller Arbeitsbereiche auf, die Sie nicht mehr synchronisieren möchten. (Beachten Sie, dass alle Dateien, die mit einem Arbeitsbereich verknüpft sind, dessen Markierung Sie aufheben, von Ihrem Computer entfernt werden.) Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fortfahren möchten. Schritt 6. Der Ordner Intralinks VIA wird in Windows Explorer angezeigt. Beachten Sie, dass es für jeden synchronisierten Arbeitsbereich einen Ordner gibt. Über diese Ordner können Sie die Dateien in den von Ihnen synchronisierten Arbeitsbereichen verwalten. Wenn Sie mit den Aufgaben im Intralinks VIA Desktop Client fertig sind, können Sie das Windows Explorer-Fenster schließen. Der Intralinks VIA-Ordner 2

4 Intralinks VIA-Ordner erneut anzeigen Um Ihren Intralinks VIA-Ordner erneut zu öffnen, klicken Sie auf das Intralinks VIA -Symbol in der Windows- Taskleiste. Wählen Sie aus dem angezeigten Menü die Option Intralinks VIA -Ordner öffnen aus. Alternativ können Sie Windows Explorer öffnen und den Ordner dort auswählen. Mit dem Intralinks VIA Desktop Client arbeiten Nachdem Sie mit der Synchronisierung der Arbeitsbereiche begonnen haben, können Sie mit dem Intralinks VIA Desktop Client Dateien in diesen Arbeitsbereichen hinzufügen, löschen und umbenennen. Sie können auch synchronisierte Arbeitsbereiche umbenennen. Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner in einen Pfad außerhalb des Arbeitsbereichsordners verschieben, wird die Datei bzw. der Ordner aus dem Arbeitsbereich entfernt. Zusätzliche Arbeitsbereiche für die Synchronisierung auswählen Wenn Sie einen Arbeitsbereich synchronisieren möchten, können Sie den Bildschirm Arbeitsbereiche für Synchronisierung auswählen jederzeit erneut öffnen und den gewünschten Arbeitsbereich auswählen. Die Synchronisierung eines Arbeitsbereichs können Sie zudem jederzeit beenden. Um den Bildschirm Arbeitsbereiche für Synchronisierung auswählen erneut zu anzuzeigen, klicken Sie auf das Intralinks VIA -Symbol in der Windows-Taskleiste. (Die Taskleiste befindet sich normalerweise am unteren Bildschirmrand.) Es wird ein Menü angezeigt. Wählen Sie Arbeitsbereiche auswählen aus. Der Bildschirm Arbeitsbereiche für Synchronisierung auswählen wird geöffnet. Markieren Sie die Arbeitsbereiche, die Sie synchronisieren möchten, und klicken Sie auf Speichern. Sie können Arbeitsbereiche auch mit Intralinks VIA für das Web synchronisieren. Weitere Informationen zur Auswahl von Arbeitsbereichen für die Synchronisierung finden Sie in der Startup-Anleitung Intralinks VIA für das Web. Synchronisierungsstatus für Arbeitsbereiche anzeigen Auf dem Bildschirm Synchronisierungsstatus sehen Sie, wann Ihre Arbeitsbereiche zuletzt synchronisiert wurden. Wurde die Synchronisierung von Dateien und Ordnern durch Probleme verhindert, wird dies ebenfalls auf dem Bildschirm Synchronisierungsstatus angezeigt. Der Bildschirm Synchronisierungsstatus 3

5 Um den Bildschirm Synchronisierungsstatus anzuzeigen, klicken Sie auf das Intralinks VIA -Symbol in der Windows-Taskleiste. Wählen Sie aus dem angezeigten Menü die Option Synchronisierungsstatus anzeigen aus. Klicken Sie auf dem Bildschirm Synchronisierungsstatus auf das Details-Symbol neben einem synchronisierten Arbeitsbereich, um detaillierte Informationen zu Problemen anzuzeigen, durch die eine Synchronisierung verhindert wurde. Synchronisierung unterbrechen Um die Synchronisierung vorübergehend anzuhalten, klicken Sie auf das Intralinks VIA -Symbol in der Windows- Taskleiste. Wählen Sie aus dem angezeigten Menü die Option Synchronisierung unterbrechen aus. Es erscheint eine Meldung, in der Sie gebeten werden, Ihre Auswahl zu bestätigen. Wählen Sie Ja aus. Wenn Sie die Synchronisierung fortsetzen möchten, klicken Sie erneut auf das Intralinks VIA -Symbol Synchronisierung fortsetzen aus. und wählen Liste der Arbeitsbereich- Benutzer anzeigen D Sie können eine Liste der Benutzer eines synchronisierten Arbeitsbereichs anzeigen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsbereichsordner im Intralinks VIA-Ordner. Markieren Sie die Option Intralinks VIA und wählen Sie Details anzeigen aus dem Untermenü aus. Die Registerkarte Freigegeben für des Arbeitsbereichsdetails- Bildschirms wird angezeigt. Wenn Sie ein Besitzer des Arbeitsbereichs sind, können Sie auf den Link Bearbeiten D rechts auf dem Bildschirm klicken, um Intralinks VIA für das Web zu starten, wo Sie Benutzer hinzufügen oder entfernen oder deren Arbeitsbereich-Benutzerrolle (Besitzer, Bearbeiter oder Viewer) ändern können. Die Ansicht Freigegeben für des Arbeitsbereichsdetails- Bildschirms Intralinks VIA -Einstellungen verwalten Sie können auf dem Bildschirm Einstellungen Ihre Benutzereinstellungen für den Intralinks VIA Desktop Client festlegen, Proxy-Einstellungen konfigurieren, wenn Ihr Unternehmen keinen direkten Zugang zum Internet gestattet, sowie Ihre letzten Kontakte aus Microsoft Outlook für Arbeitsbereiche in Intralinks VIA für das Web importieren. 4

6 Bildschirm Einstellungen anzeigen Um den Bildschirm Einstellungen anzuzeigen, klicken Sie auf das Intralinks VIA -Symbol in der Windows- Taskleiste. Es wird ein Menü angezeigt. Wählen Sie Einstellungen aus. Der Bildschirm Einstellungen wird mit der Registerkarte Allgemein angezeigt. Registerkarte Allgemein Auf der Registerkarte Allgemein auf dem Bildschirm Einstellungen können Sie Benutzereinstellungen für Ihr Arbeiten mit Intralinks VIA festlegen. Markieren Sie die Option Intralinks VIA beim Starten von Windows starten, wenn der Intralinks VIA Desktop Client automatisch beim Starten Ihres Computers und Hochfahren von Windows gestartet werden soll. Wenn Sie diese Option markieren, wird das Intralinks VIA -Symbol in der Taskleiste angezeigt und kann zum Starten des Intralinks VIA Desktop Client oder von Intralinks VIA für das Web verwendet werden. Wenn Sie diese Auswahl nicht markieren, können Sie den Intralinks VIA Desktop Client durch Klicken auf die Windows-Schaltfläche Start und Auswählen von Alle Programme > Intralinks > Intralinks VIA > Intralinks VIA starten. Markieren Sie die Option Desktop-Benachrichtigungen anzeigen, wenn Benachrichtigungen kurz auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen, wenn Sie zum Arbeitsbereich einer anderen Person hinzugefügt werden, ein Dokument hinzugefügt oder aktualisiert wird oder jemand einen Kommentar zu einem Dokument in einem Ihrer Arbeitsbereiche hinzufügt. Klicken Sie auf die Benachrichtigung, um das neue bzw. aktualisierte Element in Intralinks VIA für das Web anzuzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern. Registerkarte Proxy-Einstellungen Wenn in Ihrem Unternehmen ein Proxy-Server zur Verwaltung von Internetverbindungen verwendet wird, können Sie auf dieser Registerkarte die benötigten Einstellungen für den Internetzugang von Intralinks VIA eingeben. Wenden Sie sich an das IT Team Ihres Unternehmens, wenn Sie nicht wissen, ob hier Eingaben erforderlich sind, und um die für diese Felder benötigten Angaben anzufordern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern. Registerkarte Kontakte Auf der Registerkarte Kontakte können Sie Informationen zu Ihren Kontakten aus Microsoft Outlook importieren. Nur die Kontakte, die Sie in letzter Zeit verwendet haben, werden bei dem Importvorgang berücksichtigt. Geben Sie zum Importieren von Kontakten Ihre E Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein. Nachdem Sie Ihre Einträge vorgenommen haben, klicken Sie auf Importieren. Die Namen und E Mail- Adressen der Kontakte können zu neuen und vorhandenen Arbeitsbereichen in Intralinks VIA für das Web hinzugefügt werden. 5

7 Wichtig! Intralinks speichert nicht Ihr E Mail-Kennwort und sendet keine E Mail an Ihre Kontakte. Ihr Kennwort ist bei uns in sicheren Händen. Registerkarte Über Auf dieser Registerkarte werden Informationen zu der auf Ihrem Computer installierten Version des Intralinks VIA Desktop Client angezeigt. Sie enthält auch Links zu den Datenschutzbestimmungen, den Rechtshinweisen, der Endbenutzervereinbarung und dem Support Center von Intralinks. Hilfe für Intralinks VIA Wenn Sie bei der Nutzung von Intralinks VIA auf Probleme stoßen, wenden Sie sich bitte an den Intralinks- Kundenservice wir sind Ihnen gerne behilflich. Um die Support-Telefonnummer für Ihre Region aufzurufen, klicken Sie auf das Intralinks VIA -Symbol in der Windows- Taskleiste. Es wird ein Menü angezeigt. Wählen Sie Hilfe und dann Support Center aus dem Untermenü aus. Es wird eine Webseite mit einem E Mail-Kontaktformular angezeigt. Wenn Sie mit einem Kundensupport-Mitarbeiter sprechen möchten, klicken Sie auf dem Kontaktformular auf den Link Contact Us. Intralinks bietet Support in mehr als 140 Sprachen an. Sie können auch zu Intralinks University gehen, um sich Video- Tutorien und weitere Lernressourcen anzusehen. Sie finden Intralinks University unter Intralinks VIA Desktop Client beenden Um den Intralinks VIA Desktop Client zu beenden, klicken Sie auf das Intralinks VIA -Symbol in der Windows- Taskleiste und wählen Intralinks VIA beenden aus. Die Synchronisierung wird angehalten. Wenn Sie den Desktop Client erneut starten, wird die Synchronisierung automatisch fortgesetzt. Microsoft Outlook mit Intralinks VIA verwenden Mit Hilfe von Microsoft Outlook-E Mail-Nachrichten können Sie Ordner erstellen und Dateien und neue Benutzer zu Arbeitsbereichen hinzufügen. 6

8 Sofern Sie noch nicht beim Intralinks VIA Desktop Client angemeldet sind, werden Sie gebeten, Ihre E Mail-Adresse und Ihr Kennwort einzugeben, wenn Sie Dateien über Outlook zu einem Arbeitsbereich hinzufügen möchten. Wenn der Intralinks VIA Desktop Client beim Starten des Computers geöffnet wird, werden Sie angemeldet, sobald Ihr Computer gestartet wird. Erste Schritte Auf dem Bildschirm Einstellungen können Sie Ihre Einstellungen für die Verwendung von Intralinks VIA mit Microsoft Outlook festlegen, Proxy-Einstellungen konfigurieren, wenn Ihr Unternehmen den direkten Zugang zum Internet nicht zulässt, und ein Fehlerprotokoll an eine E Mail-Nachricht anhängen, die Sie bei Problemen an den Intralinks-Kundensupport schicken können. Bildschirm Intralinks VIA -Outlook- Einstellungen anzeigen Um den Bildschirm Einstellungen für Intralinks VIA für Microsoft Outlook zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol für die Optionen von Intralinks VIA in der Multifunktionsleiste des Outlook-Hauptfensters. (Dieses Symbol befindet sich ganz rechts auf der Multifunktionsleiste oder in einer eigenen Zeile.) Es wird ein Menü angezeigt. Klicken Sie auf Einstellungen. Der Bildschirm Einstellungen wird mit der Registerkarte E Mail angezeigt. Registerkarte E Mail Auf der Registerkarte E Mail können Sie Benutzereinstellungen für Ihr Arbeiten mit Intralinks VIA festlegen. Der Bildschirm Einstellungen Beim Senden von E Mails zur Verwendung von Intralinks VIA auffordern Sie können festlegen, ob der Bildschirm Hochladen und freigeben angezeigt werden soll, wenn Sie mit Microsoft Outlook eine E Mail mit angehängter Datei senden. Wenn Sie die Option Wenn Anhänge vorhanden sind markieren, wird der Bildschirm Hochladen und freigeben geöffnet. Auf diesem Bildschirm können Sie die Optionen auswählen, die erforderlich sind, um die Dateien zu Ihrem Arbeitsbereich hinzuzufügen und für andere freizugeben. Wenn Sie die Option Nie auffordern markieren, wird der Bildschirm Hochladen und freigeben nicht geöffnet. Stattdessen klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen & freigeben oben in Ihrer E Mail-Nachricht. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, werden oben in Ihrer Nachricht Optionen zum Senden der Nachricht angezeigt. 7

9 Standardeinstellung zum Hinzufügen von E Mail-Empfängern (optional) Wählen Sie die Benutzerrolle aus, die für die meisten Personen gilt, für die Sie Dateien freigeben. Ihre hier vorgenommene Auswahl wird als Eingabevorschlag angezeigt, wenn Sie neue Nachrichten mit Anhängen erstellen. Bei Bedarf können die Auswahl jedoch für einzelne Nachrichten ändern. Bearbeiter Diese Benutzer können Dateien lesen, herunterladen und Kommentare zu ihnen abgeben. Außerdem können sie Dateien und Ordner bearbeiten und hinzufügen. Viewer Diese Benutzer können Dateien lesen, herunterladen und Kommentare zu ihnen abgeben, jedoch keine Dateien bearbeiten oder hinzufügen oder andere Aufgaben ausführen. Durch Aktivieren der Option Für andere Personen verbergen können Sie Viewer für andere Viewer und Bearbeiter unsichtbar machen. (Unabhängig von Ihrer Auswahl bleiben Viewer für die Arbeitsbereichsbesitzer sichtbar.) Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern und den Bildschirm Einstellungen zu schließen, oder klicken Sie auf die Registerkarte Proxy, um weitere Einstellungen anzuzeigen. Registerkarte Proxy Wenn in Ihrem Unternehmen ein Proxy-Server zur Verwaltung von Internetverbindungen verwendet wird, können Sie auf dieser Registerkarte die benötigten Einstellungen für den Internetzugang von Intralinks VIA eingeben. Wenden Sie sich an das IT Team Ihres Unternehmens, wenn Sie nicht wissen, ob hier Eingaben erforderlich sind, sowie für die für diese Felder benötigten Angaben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern. Dateien mit Outlook hinzufügen Das Hinzufügen von Dateien zu einem Arbeitsbereich ist so einfach, als würden Sie eine E Mail senden und einige weitere Optionen auswählen. Hinweis: Wenn Sie die Option Nie auffordern auf dem Bildschirm Einstellungen markiert haben, werden Dateien nicht automatisch zu Arbeitsbereichen hinzugefügt, wenn Sie sie an Ihre E Mail-Nachrichten anhängen. Jedoch können Sie einen Work Stream manuell erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Dateien und Ordner manuell mit Outlook hinzufügen auf Seite 10. Schritt 1. Erstellen Sie eine E Mail-Nachricht. Schritt 2. Adressieren Sie die Nachricht an die Personen, die Sie zum Work Stream einladen möchten. Wichtig! Wenn die Benutzer unsichtbar sein sollen, müssen Sie Ihre Adressen in das Feld BCC: der Nachricht eingeben, damit ihr Name nicht von anderen gesehen wird, wenn sie eine E Mail-Benachrichtigung über die neue Datei und den neuen Ordner erhalten. 8

10 Schritt 3. Hängen Sie Ihre Dateien an und fügen Sie bei Bedarf Kommentare hinzu. Der Text Ihrer E Mail-Nachricht wird als Kommentar im Arbeitsbereich angezeigt. Schritt 4. Klicken Sie auf Senden. Der Bildschirm Hochladen und freigeben wird angezeigt. Schritt 5. Markieren Sie die Option Einen neuen freigegebenen Intralinks VIA -Ordner erstellen. (Wenn Sie die Dateien nicht zu einem Arbeitsbereich hinzufügen möchten, müssen Sie die Option Als normale E Mail senden markieren und auf Senden klicken.) Schritt 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. Der Bildschirm Speicherort in Intralinks VIA auswählen wird geöffnet. Schritt 7. Wenn Sie einen neuen Ordner auf der obersten Ebene erstellen möchten, müssen Sie den Arbeitsbereich markieren, zu dem Sie die Datei hinzufügen möchten. Der Bildschirm Hochladen und freigeben Wenn Sie den neuen Ordner in einen anderen Ordner eines Arbeitsbereichs einfügen möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Arbeitsbereichs, gehen Sie zum gewünschten Ordner und klicken Sie darauf, um ihn zu markieren. Schritt 8. Klicken Sie auf Auswählen, um zum Bildschirm Hochladen und freigeben zurückzukehren. Schritt 9. Benutzerrolle für eingeladene Personen auswählen: Bearbeiter Diese Benutzer können Dateien lesen, herunterladen und Kommentare zu ihnen abgeben. Außerdem können sie Dateien und Ordner bearbeiten und hinzufügen. Viewer Diese Benutzer können Dateien lesen, herunterladen und Kommentare zu ihnen abgeben, jedoch keine Dateien bearbeiten oder hinzufügen oder andere Aufgaben ausführen. Durch Aktivieren der Option Für andere Personen verbergen können Sie Viewer für andere Viewer und Bearbeiter unsichtbar machen. (Unabhängig von Ihrer Auswahl bleiben Viewer für die Arbeitsbereichsbesitzer sichtbar.) Wenn Sie keine anderen Ordner oder den ganzen Arbeitsbereich für sie freigegeben haben, können die Empfänger nur auf den neu erstellten Ordner und die darin enthaltenen Dateien zugreifen. Schritt 10. Legen Sie fest, ob auf Microsoft Office und PDF- Dateien, die zum Arbeitsbereich hinzugefügt werden, der IRM-Schutz (Information Rights Management) angewendet wird. IRM schützt sensible Dateien davor, ohne Ihre Genehmigung verteilt zu werden, auch wenn sie heruntergeladen wurden. Geschützte Dateien bleiben verschlüsselt, nachdem sie heruntergeladen wurden, und können nur von entsprechend autorisierten Benutzern angezeigt werden. Um die Dokumente zu öffnen, müssen die E Mail-Adresse und das Intralinks-Kennwort eingegeben werden. Sie können geschützte Dateien auch sperren, nachdem sie heruntergeladen wurden; auf ein gesperrtes Dokument können zuvor autorisierte Benutzer nicht mehr zugreifen. Geschützte Dateien können auf keine Weise geändert werden. Schalten Sie den IRM-Schutz aus, wenn die Dateien bearbeitbar sein sollen. 9

11 Bedenken Sie, dass Sie keine Kontrolle über ungeschützte Dateien haben, wenn sie aus dem Arbeitsbereich heruntergeladen werden. Nachdem ungeschützte Ordner heruntergeladen wurden, können sie ohne Ihr Wissen und ohne Ihre Zustimmung frei verteilt werden. Hinweis: Je nach den von den Intralinks VIA - Administratoren Ihres Unternehmens vorgegebenen Richtlinien müssen Sie den IRM-Schutz u. U. verwenden. Nur Microsoft Office und PDF-Dateien können geschützt werden. Andere Dateitypen können nicht geschützt werden und werden von Ihrer hier getroffenen Auswahl nicht beeinträchtigt. Schritt 11. Klicken Sie auf Senden. Wenn Sie Ihre Nachricht senden, wird an dem von Ihnen ausgewählten Speicherort ein neuer Ordner erstellt. Die Betreffzeile der Nachricht wird als Dateiname verwendet. Den Empfängern wird eine E Mail-Benachrichtigung geschickt und Ihnen wird die Benutzerrolle zugewiesen, die Sie für diesen Ordner ausgewählt haben. Dateien und Ordner manuell mit Outlook hinzufügen Wenn Sie die Option Nie auffordern auf dem Bildschirm Einstellungen markiert haben, werden Anhänge nicht automatisch zu Intralinks VIA hinzugefügt, wenn Sie E Mail-Nachrichten senden. Jedoch können Sie die Optionen, die zum Hinzufügen von Dateien zu einem Arbeitsbereich erforderlich sind, manuell anzeigen. Schritt 1. Um die zum Hinzufügen von Anhängen zu einem Arbeitsbereich erforderlichen Felder manuell anzuzeigen, erstellen Sie in Outlook auf normale Weise eine E Mail- Nachricht und klicken auf die Schaltfläche Hochladen & freigeben am rechten Ende der Multifunktionsleiste. Oben in der Nachricht werden zusätzliche Felder angezeigt. Eine Outlook-Nachricht mit Optionen zum Hinzufügen von Dateien zu einem Arbeitsbereich Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. Der Bildschirm Speicherort in Intralinks VIA auswählen wird geöffnet. Schritt 3. Wenn Sie einen neuen Ordner auf der obersten Ebene erstellen möchten, müssen Sie den Arbeitsbereich markieren, zu dem Sie die Datei hinzufügen möchten. Wenn Sie den neuen Ordner in einen anderen Ordner eines Arbeitsbereichs einfügen möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Arbeitsbereichs, gehen zum gewünschten Ordner und klicken darauf, um ihn zu markieren. Schritt 4. Klicken Sie auf Auswählen, um zur Nachricht zurückzukehren. Schritt 5. Benutzerrolle für eingeladene Personen auswählen: Bearbeiter Diese Benutzer können Dateien lesen, herunterladen und Kommentare zu ihnen abgeben. Außerdem können sie Dateien und Ordner bearbeiten und hinzufügen. 10

12 Viewer Diese Benutzer können Dateien lesen, herunterladen und Kommentare zu ihnen abgeben, jedoch keine Dateien bearbeiten oder hinzufügen oder andere Aufgaben ausführen. Durch Aktivieren der Option Für andere Personen verbergen können Sie Viewer für andere Viewer und Bearbeiter unsichtbar machen. (Unabhängig von Ihrer Auswahl bleiben Viewer für die Arbeitsbereichsbesitzer sichtbar.) Wichtig! Wenn die Benutzer unsichtbar sein sollen, müssen Sie Ihre Adressen in das Feld BCC: der Nachricht eingeben, damit ihr Name nicht von anderen gesehen wird, wenn sie eine E Mail-Benachrichtigung über die neue Datei und den neuen Ordner erhalten. Wenn Sie keine anderen Ordner oder den ganzen Arbeitsbereich für sie freigegeben haben, können die Empfänger nur auf den neu erstellten Ordner und die darin enthaltenen Dateien zugreifen. Schritt 6. Legen Sie fest, ob auf Microsoft Office und PDF- Dateien, die zum Arbeitsbereich hinzugefügt werden, der IRM-Schutz (Information Rights Management) angewendet wird. IRM schützt sensible Dateien davor, ohne Ihre Genehmigung verteilt zu werden, auch wenn sie heruntergeladen wurden. Geschützte Dateien bleiben verschlüsselt, nachdem sie heruntergeladen wurden, und können nur von entsprechend autorisierten Benutzern angezeigt werden. Um die Dokumente zu öffnen, müssen die E Mail-Adresse und das Intralinks-Kennwort eingegeben werden. Sie können geschützte Dateien auch sperren, nachdem sie heruntergeladen wurden; auf ein gesperrtes Dokument können zuvor autorisierte Benutzer nicht mehr zugreifen. Geschützte Dateien können auf keine Weise geändert werden. Schalten Sie den IRM-Schutz aus, wenn die Dateien bearbeitbar sein sollen. Bedenken Sie, dass Sie keine Kontrolle über ungeschützte Dateien haben, wenn sie aus dem Arbeitsbereich heruntergeladen werden. Nachdem ungeschützte Ordner heruntergeladen wurden, können sie ohne Ihr Wissen und ohne Ihre Zustimmung frei verteilt werden. Hinweis: Je nach den von den Intralinks VIA - Administratoren Ihres Unternehmens vorgegebenen Richtlinien müssen Sie den IRM-Schutz u. U. verwenden. Nur Microsoft Office und PDF-Dateien können geschützt werden. Andere Dateitypen können nicht geschützt werden und werden von Ihrer hier getroffenen Auswahl nicht beeinträchtigt. Schritt 7. Klicken Sie auf Senden. Große Dateien hinzufügen Sie können mit Microsoft Outlook große Dateien bis zu 11 GB selbst dann zu Arbeitsbereichen hinzufügen, wenn Ihr E Mail-System die Größe von Anhängen begrenzt. Schritt 1. Erstellen Sie die neue Nachricht, aber hängen Sie die große Datei nicht an sie an. 11

13 Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen & freigeben am rechten Ende der Multifunktionsleiste. Oben in der Nachricht werden zusätzliche Felder angezeigt. Schritt 3. Klicken Sie auf das Symbol Große Dateien hochladen. Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können. Um mehrere Dateien auszuwählen, drücken Sie die Umschalttaste oder die Strg- Taste, während Sie die Dateien auswählen. Klicken Sie auf Öffnen, wenn Sie die Dateien ausgewählt haben. Die Dateien werden als Anhänge der Nachricht angezeigt. Schritt 4. Erstellen Sie die Nachricht normal weiter und klicken Sie auf Senden. Neu hinzugefügte Dateien in Intralinks VIA für das Web anzeigen Nachdem Sie Dateien zu einem Arbeitsbereich hinzugefügt haben, können Sie sie in Intralinks VIA für das Web anzeigen. Um Intralinks VIA für das Web von Outlook aus zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol für die Optionen von Intralinks VIA in der Multifunktionsleiste des Outlook- Hauptfensters. (Dieses Symbol befindet sich ganz rechts auf der Multifunktionsleiste oder in einer eigenen Zeile.) Es wird ein Menü angezeigt. Klicken Sie auf Intralinks VIA beim Starten von Windows starten. Das Anmeldefenster für Intralinks VIA für das Web wird geöffnet. Nachdem Sie sich angemeldet haben, werden Ihre Arbeitsbereiche angezeigt. Klicken Sie auf den Arbeitsbereich, in dem sich die neuen Dateien befinden. (Denken Sie daran, dass sich die Dateien in einem neu erstellten Ordner befinden, dessen Titel der Text der Betreffzeile Ihrer Outlook- E Mail-Nachricht war.) Weitere Informationen zum Verwalten von Work Streams in VIA für das Web finden Sie in der Startup-Anleitung Intralinks VIA für das Web. intralinks.com/via 2014 Intralinks, Inc. Weitere Informationen zu Intralinks und seinen Marken finden Sie unter intralinks.com/about-us. 12