Document Portal 1. Document Portal

Transkript

1 1 Mit dem von Lexmark können Sie in Ihrem Unternehmen Formulare auf einfache Weise verwenden. Stellen Sie sich vor den Sensorbildschirm, wählen Sie Ihre Dokumente aus, und drücken Sie auf Start. ist eine Softwarelösung, mit der Sie bedarfsgerecht vorgedruckte Formulare speichern und verarbeiten können. Mit dieser Lösung entfällt für den Kunden die Notwendigkeit, Stapel von vorgedruckten Formularen auf Lager zu haben. Die -Lösung besteht aus den folgenden Komponenten: Document Server-Software -Benutzertool -Verwaltungstool

2 2 Was ist ein Formular? In gibt es zwei Arten von Formularen: Standardformulare Standard-PDF-Dateien, die zur Verarbeitung (Ausdruck, Fax, oder Archivierung) mit Skripts verknüpft werden können. FormSets PDF-Dateien, die Daten aus mehreren externen Quellen (z. B. Datenbanken oder Flatfiles) zusammenfügen können. Angenommen, Sie arbeiten in einer Anwaltskanzlei und müssen in einem Formular eine Fallnummer eingeben (das jeweilige verknüpfte Skript fordert Sie dazu auf). Sobald Sie die Fallnummer eingeben, füllt das Skript das Formular automatisch mit anderen Daten wie z. B. Name und Geburtsdatum des Klienten (die aus Ihrer Datenbank stammen) aus. Diese Funktion heißt Ausfüllautomatik.

3 3 Verwenden von besteht aus zwei separaten Einheiten: einer Benutzeroberfläche zur Auswahl und Verarbeitung von Formularen und einem Tool zu Verwaltung von Formularen. Das Benutzertool Die Benutzeroberfläche bietet die folgenden Hauptelemente: Formulare anhand von Kategorien suchen Formularinformationen Formulare verarbeiten

4 4 Formulare anhand von Kategorien suchen Sie können Formulare gegliedert nach Kategorien suchen. Formulare werden auf Grund von gemeinsamen Eigenschaften in Kategorien zusammengefaßt, die vom Administrator erstellt werden. Kategorien, die Formulare enthalten, sind schwarz dargestellt. Kategorien, die keine Formulare enthalten, sind grau dargestellt und können nicht ausgewählt werden. Es können mehrere Kategorien gleichzeitig angezeigt werden. Hinweis: Die Anzahl der Kategorien ist nicht begrenzt. Wenn eine Kategorie nur ein Formular enthält, wird dieses Formular standardmäßig ausgewählt. Wenn eine Kategorie mehr als ein Formular enthält, wird keines ausgewählt. Formularinformationen Wenn Sie ein Formular ausgewählt haben, werden die folgenden Informationen angezeigt: Miniaturansicht eine Miniaturansicht, die das Formular darstellt Formulartitel der Titel des Formulars Formularnummer die Nummer des Formulars Revision Datum und Uhrzeit der letzten Revision des Formulars Kurzbeschreibung eine Kurzbeschreibung des Formulars Seitenanzahl die Anzahl der Seiten im Formular

5 5 Hinweis: Im Feld Revision wird Original angezeigt, wenn das Formular noch nicht revidiert wurde. Wenn ein Formular geändert wurde, seit es zum System hinzugefügt worden ist, wird im Feld Revision #<Revisionsnummer> (Datum und Uhrzeit der letzten Revision) angezeigt. Wenn ein Formular geändert wurde, seit es dem System hinzugefügt worden ist, könnte im Feld Revision z. B. #1 (18/1/02 15:09) angezeigt werden. Formulare verarbeiten Nachdem Sie das gewünschte Formular ausgewählt haben, können Sie es verarbeiten, indem Sie die Anzahl der Exemplare wählen und ggf. das Kontrollkästchen Automatisch ausfüllen aktivieren (sofern das Formular automatisch ausgefüllt werden kann). Klicken Sie dann auf Start.

6 6 Verwaltungstool Das Verwaltungstool ist die Oberfläche, in der Sie den Kiosk verwalten können. Dieses Tool wird anhand eines Browsers (Internet Explorer 5.5 oder höher) betrieben. Das Verwaltungstool können Sie für folgendes verwenden: Verwalten von Formularen Skripts verwalten Kioske verwalten Verwalten von Kategorien Berichterstellung Voreinstellungen Anmelden Da der Administrator für die Verwaltung des -Systems verantwortlich ist, benötigen Sie ein Anmeldekonto und ein Kennwort, um das Tool zu verwenden. Im Lieferumfang sind standardmäßig das Anmeldekonto admin und das Kennwort admin eingestellt. Sie sollten diese Einstellungen nach der ersten Installation aber umgehend ändern. Sie können diese Änderung in der Registerkarte Voreinstellungen vornehmen.

7 7 Verwalten von Formularen In der Registerkarte Formulare können Sie Formulare hinzufügen, löschen und bearbeiten. Hinzufügen von Formularen Wählen Sie die Registerkarte Formulare, um ein Formular einem Kiosk hinzuzufügen. In dieser Ansicht sehen Sie eine Liste aller Formulare im System. Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein Formular hinzuzufügen. Beim Hinzufügen von Formularen gibt es drei wichtige Bereiche: Formularinformationen Kategorien Druckereinstellungen Formularinformationen Geben Sie den Formulartyp, die Formulardatei, den Titel, die Nummer, Stichwörter, das Skript, AF-Skript (für FormSets) und eine Kurzbeschreibung für das Formular ein. Nur die Formulardatei und der Titel sind erforderlich.

8 8 Kategorien Fassen Sie mehrere Formulare in einer Kategorie zusammen. Formulare müssen nicht mit einer Kategorie verknüpft sein. Jedes Formular kann mit mehr als einer Kategorie verknüpft werden. Druckereinstellungen Stellen Sie die Standarddruckereinstellungen ein, wenn Sie ein bestimmtes Formular drucken möchten. Bearbeiten von Formularen Wählen Sie die Registerkarte Formulare. Um ein bestimmtes Formular zu bearbeiten, wählen Sie das Formular in der Liste aus. Auf der rechten Seite werden die aktuellen Informationen zu diesem Formular angezeigt. Löschen von Formularen Wählen Sie die Registerkarte Formulare. Wählen Sie das Formular aus, das Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen.

9 9 Verwalten von Skripts Skripts können Sie mit dem Workflow Composer von Lexmark erstellen. Mit diesen Skripts werden Formulare verarbeitet (Ausdruck, Fax, usw.). Sie können Skripts hinzufügen, löschen und mit Formularen aus Ihrem Kiosk verknüpfen. Hinzufügen von Skripts Nach der Erstellung eines Skripts mit Workflow Composer können Sie es zu Ihrem Kiosk hinzufügen. Wählen Sie die Registerkarte Skripts, und klicken Sie auf Hinzufügen. Löschen von Skripts Skripts können vom -Server gelöscht werden, sofern sie nicht mit einem Formular oder FormSet verknüpft sind. Verknüpfen von Skripts mit einem Formular Sie können ein Skript mit einem Formular verknüpfen, während Sie das Formular oder das FormSet in der Registerkarte Formulare hinzufügen. Weitere Informationen zur Verknüpfung von Skripts und Formularen/FormSets erhalten Sie im Administratorhandbuch zu Document Portal.

10 10 Verwalten von Kiosken Kioske hinzufügen, bearbeiten und vom Netzwerk löschen. Hinzufügen von Kiosken So fügen Sie einen Kiosk hinzu: 1 Wählen Sie die Registerkarte Kioske. In dieser Ansicht sehen Sie eine Liste aller Kioske im System. 2 Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen Kiosk hinzuzufügen. Der Titel des Kiosksymbols ist standardmäßig auf Formulare eingestellt. In der Registerkarte Voreinstellungen können Sie diesen Standardwert ändern. Bearbeiten von Kiosken Wählen Sie die Registerkarte Kioske, um einen Kiosk zu bearbeiten. Um einen bestimmten Kiosk zu bearbeiten, wählen Sie den Kiosk aus der Liste aus. Auf der rechten Seite werden dann die aktuellen Informationen zu diesem Kiosk angezeigt. Löschen von Kiosken Wählen Sie einen Kiosk aus, und klicken Sie auf Löschen, um ihn vom System zu löschen. Hinzufügen von Kiosklizenzen Die Registerkarte Kioske zeigt Ihnen kontinuierlich an, wie viele Kiosklizenzen zur Zeit verfügbar sind. Klicken Sie auf Lizenzen, um weitere Lizenzen hinzuzufügen.

11 11 Verwalten von Kategorien Eine Kategorie ist eine Gruppe, unter der Sie Ihre Formulare zusammenfassen können. So könnten Sie z. B. alle Steuerformulare unter der Kategorie Finanzen zusammenfassen. Das Verwalten von Kategorien besteht haupsächlich aus dem Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Formularkategorien. Hinzufügen von Kategorien Wählen Sie die Registerkarte Kategorien, um dem Kiosksystem eine Kategorie hinzuzufügen. In dieser Ansicht sehen Sie eine Liste aller Kategorien im System. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine Kategorie hinzuzufügen. Wenn Sie eine Kategorie hinzufügen, müssen Sie für diese Kategorie einen Namen eingeben. Sie können auch angeben, welche Formulare zu dieser Kategorie gehören und welche Kioske auf die Kategorie zugreifen können. Bearbeiten von Kategorien Wählen Sie die Registerkarte Kategorien, um eine Kategorie zu bearbeiten. Wählen Sie die Kategorie aus der Liste aus. Auf der rechten Seite werden bearbeitbare Felder mit den aktuellen Informationen zu dieser Kategorie angezeigt.

12 12 Löschen von Kategorien Wählen Sie eine Kategorie aus, und klicken Sie auf Löschen, um sie vom System zu löschen. Berichterstellung Mit dieser Funktion können Sie die Verwendung der e überwachen. Bei jedem Einreichen eines Formulars werden verschiedene Informationen gespeichert (z. B. welches Formular am häufigsten eingereicht wurde, welcher Kiosk am seltensten verwendet wird usw.). Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, Ihre Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am nötigsten sind. Wählen Sie einen Bericht und den gewünschten Zeitraum aus, um einen Bericht anzuzeigen. In einigen Berichten können Sie zusätzliche Informationen angeben, wie z. B. ein bestimmtes Formular oder einen Kiosk, die Sie näher untersuchen möchten. Sie können auch Ihre Berichtinformationen in eine Datei exportieren. Klicken Sie dazu auf Bericht exportieren.

13 13 Voreinstellungen Mit dieser Registerkarte können Administratoren folgende Schritte ausführen: Ändern von Kontoinformationen Festlegen der Standard-Druckereinstellungen Festlegen des Standard-Skripts Festlegen von Debugging-Optionen Festlegen des Standardtitels für den Kiosk Festlegen der Anzahl von Tagen, die ein Formular als neu oder aktualisiert gilt Mit dem Verwaltungstool können Sie den Zeitraum, über den ein Formular als neu oder aktualisiert gilt, beliebig zwischen 1 und 31 Tagen einstellen.