SharePoint Kurzreferenz

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1 Das Programm SharePoint ermöglicht die Kommunikation zwischen mehreren Teams eines Projektes, vollkommen unabhängig vom ihrem jeweiligem Ort. Nach einer kurzen Anleitung können Sie bereits grundlegende Funktionen von SharePoint nutzen. SharePoint ist eine Kommunikationsplattform für Geschäftsprojekte. Die Kommunikation zwischen Firmeninternen und externen Projektgruppen und die Koordination von Projekten ist mit SharePoint einfacher. Um Ihren Kollegen Dateien zur Verfügung zu stellen, nutzen Sie die Funktion "Freigegebene Dokumente" bzw. "Shared Documents". Klicken Sie auf die Schaltfläche "hochladen" und anschließend auf "Durchsuchen". Nun können Sie Ihre Festplatten mit dem Assistenten durchsuchen und die Dateien auswählen, die Sie hochladen möchten. Durch einen Klick auf "Ok" erhalten Ihre Kollegen Zugriff auf die Dateien in SharePoint. Wenn Sie neue Kollegen in SharePoint hinzufügen möchten, klicken Sie zunächst auf "Websiteeinstellungen". Wählen Sie dann "Benutzer und Gruppen" und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Neu". Geben Sie nun den Namen des neuen Teammitglieds in SharePoint ein und legen Sie seine Berechtigungsstufe fest. Nun klicken Sie auf "Erstellen". Geben Sie anschließend noch die -Adresse und den angezeigten Namen ein und bestätigen Sie die Daten. Nun kann das neue Teammitglied auf die Teamseite in SharePoint zugreifen. 1

2 Inhalt Bibliotheken, was ist möglich?... 3 Versionierung aktivieren:... 4 Ältere Version eines Dokuments wiederherstellen:... 5 Eine Diskussionsliste erstellen in SharePoint Eine neue Diskussion erstellen... 6 Teilnehmen an einer Diskussion... 7 Erstellen einer Umfrage in SharePoint An einer Umfrage teilnehmen... 9 Umfragen auswerten Grafische Darstellung einer Umfrage Einer SharePoint 2010 Liste Spalten hinzufügen Eine Liste löschen, die nicht über die Schnellstartleiste angezeigt wird Gelöschte Liste wiederherstellen Dokumente auschecken (SharePoint 2010) Mehrere Dokumente gleichzeitig auschecken Dokumente einchecken Benachrichtigungen für Listen, Elemente, oder sonstige Objekte in SharePoint Eine Liste in SharePont 2010 löschen Ein-, bzw. Auschecken eines Objekts in SharePoint Anpassen der Navigationsleiste in SharePoint So navigieren Sie in SharePoint 2010 in die Datenblattansicht Suche in SharePoint 2010 starten

3 Bibliotheken, was ist möglich? Mit SharePoint-Dokumentbibliotheken können Sie Dokumente gruppieren und filtern und auch Metadaten über die Dokumente anzeigen, welche in der Bibliothek gespeichert sind. Bibliotheken bieten einen zentralen Ort zur Speicherung von Dokumenten, Formularen und Bildern, die auf die Weise leicht für andere verfügbar gemacht werden können. Sie können Dokumentbibliotheken für spezielle Themen erstellen und ihnen beschreibende, leicht verständliche Namen geben. Vorhandene Dokumente lassen sich auf mehrere Arten zu einer Datenbankkopie hinzufügen, beispielsweise mit einem Browser, mit dem Windows-Explorer und mit SharePoint Workspace. Vergessen Sie nicht, ein Dokument auszuchecken, bevor Sie es bearbeiten. Mit den Office-Anwendungen können Sie Dokumente ein- und auschecken. Mit der Versionsverwaltung können Sie die Entwicklung eines Dokuments in SharePoint nachhalten. Richten Sie Benachrichtigungen für Dokumente ein, wenn Sie über die Änderung oder Löschung eines Dokuments informiert werden möchten. Gelöschte Dokumente lassen sich innhalb der vorgesehenen Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 30 Tage) aus dem Papierkorb der Website wiederherstellen. Sie können das Auschecken der Dokumente aus einer Bibliothek erforderlich machen, damit nicht mehrere Benutzer gleichzeitig dasselbe Dokument ändern können. 3

4 Versionierung aktivieren: Navigieren Sie in die Dokumentbibliothek, thek, die Sie versionieren möchten. Wählen Sie die Registerkarte Bibliothek im Menüband Bibliothekstools aus. Klicken Sie auf Bibliothekeinstellungen. Öffnen Sie die Versionierungseinstellungen. Aktivieren Sie Hauptversionen erstellen, zum aktivieren der Versionierung. Klicken Sie auf OK. 4

5 Klicken Sie auf Versionsverlauf um sich den Versionsverlauf eines Dokuments anzeigen zu lassen. Ältere Version eines Dokuments wiederherstellen: Öffnen Sie in der Versionsverlaufsansicht eines Dokuments und klicken Sie im Drop- down-menü des Dokuments auf Wiederherstellen. 5

6 Eine Diskussionsliste erstellen in SharePoint 2010 In einer Diskussionsliste ist es möglich Teamdiskussionen zu erstellen um betriebsinterne Anliegen zu besprechen. Führen Sie folgende Schritte durch um eine Diskussionsliste zu erstellen. 1. Klicken Sie in der Schnellstartleiste Listen an 2. Klicken Sie auf Erstellen 3. Betätigen Sie die Link Liste 4. Wählen Sie Diskussionsrunde aus 5. Geben Sie den Namen der Diskussion ein 6. Klicken Sie auf Erstellen 7. Eine neue Diskussion erstellen 1. Navigieren Sie in der Diskussionsliste zu Teamdiskussion 2. Klicken Sie auf Neue Diskussion hinzufügen 3. Wählen Sie einen Betreff 4. Im Textkörper können Sie eine genaue Beschreibung des Themas hinterlassen 5. Klicken Sie auf Speichern 6

7 Teilnehmen an einer Diskussion 1. Öffnen Sie die Teamdiskussion, um alle Diskussionen zu sehen 2. Klicken Sie über dem Beitrag auf Antworten 3. Nachdem Sie Ihre Antwort eingetippt haben klicken Sie auf Speichern Erstellen einer Umfrage in SharePoint 2010 In SharePoint 2010 ist es möglich eine Umfrage zu erstellen, um die Meinung von Mitarbeitern zu erhalten. Um eine Umfrage zu erstellen gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf den Link Listen in der Schnellstartleiste 2. Betätigen Sie Erstellen 3. Aktivieren Sie den Link Liste 4. Wählen Sie den Listentyp Umfrage aus 5. Geben Sie den Namen der Umfrage ein 6. Klicken Sie auf Erstellen 7. Geben Sie nun Ihre Frage ein 8. Wählen Sie einen Antworttyp aus 9. Geben Sie an, wie die Auswahl angezeigt werden soll 10. Klicken Sie auf Fertigstellen um die Frage zu veröffentlichen 7

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9 An einer Umfrage teilnehmen 1. Klicken Sie auf die Umfrage, an der Sie teilnehmen möchten 2. Wählen Sie Auf die Umfrage antworten aus 3. Wählen Sie Ihre Antwort aus und klicken Sie auf Fertigstellen 9

10 Umfragen auswerten Klicken Sie unterhalb der Umfrage auf Grafische Zusammenfassung der Antworten anzeigen Grafische Darstellung einer Umfrage 10

11 Einer SharePoint 2010 Liste Spalten hinzufügen Um einer SharePoint 2010 Liste Spalten hinzuzufügen gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie die Liste, der Sie eine Spalte hinzufügen möchten, in der Schnellstartleiste aus 2. Klicken Sie in den Listentools auf die Registerkarte Liste, um das Menü zu wechseln 3. Wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen aus 4. Rufen Sie den Menüpunkt Listeneinstellungen tellungen auf, um auf die Einstellungen der Liste zuzugreifen 5. Klicken Sie auf den Link Spalte erstellen, um eine neue Spalte hinzuzufügen 6. Geben Sie einen Spaltennamen ein 7. Wählen Sie einen Spaltendatentyp aus Um das Feld als Pflichtfeld zu deklarieren, können Sie das Optionsfeld Diese Spalte muss Informationen enthalten aktivieren. 8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht hinzufügen, um die Spalte in der Standardansicht zu sehen 9. Klicken Sie, nachdem Sie alle Angaben Gemacht haben, auf die Schaltfläche OK 11

12 12

13 Eine Liste löschen, die nicht über die Schnellstartleiste angezeigt wird Um eine Liste zu löschen die nicht in der Schnellstartleiste Ihrer SharePoint 2010 Website angezeigt wird gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie die Registerkarte Websiteaktionen 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Websiteeinstellungen 3. Wählen Sie in der Gruppe Websiteverwaltung den Link Websitebibliotheken 4. Wählen Sie die Liste aus, die Sie löschen möchten 5. Klicken Sie anschließend auf den Link Liste löschen in der Gruppe Berechtigungen und Verwaltung Gelöschte Liste wiederherstellen Mit folgender Vorgehensweise können Sie eine gelöschte SharePoint Liste wiederherstellen: 1. Klicken Sie auf den Link Papierkorb in der Schnellstartleiste 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Liste, die Sie wiederherstellen möchten 3. Klicken Sie auf den Link Auswahl wiederherstellen 13

14 Dokumente auschecken (SharePoint 2010) Wenn Sie ein Dokument bearbeiten möchten, ohne dass ein anderer Benutzer ebenfalls dieses Dokument bearbeiten kann können Sie das Dokument auschecken. Andere Benutzer können das Dokument nur noch im schreibgeschützten Modus öffnen. Zum Auschecken eines Dokuments betätigen Sie das Drop-down-Menü des Dokuments und klicken Sie auf Auschecken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meinen lokalen Entwurfsordner verwenden und klicken Sie auf OK. Auf Ihrem lokalen Computer befindet sich nun unter Dokumente in dem Ordner SharePoint-Entwürfe eine Kopie von dem ausgecheckten Dokument. 14

15 Mehrere Dokumente gleichzeitig auschecken Wählen Sie unter den Bibliothektools das Menüband Dokumente aus. Markieren Sie die Dokumente, die Sie auschecken möchten. Klicken Sie auf Auschecken. Dokumente einchecken Öffnen Sie das Drop-down-Menü des Dokuments, das Sie auschecken möchten. Klicken Sie auf Einchecken. Sie können einen Kommentar über die Änderungen im Dokument hinterlassen. Klicken Sie anschließend auf OK. 15

16 Benachrichtigungen für Listen, Elemente, oder sonstige Objekte in SharePoint 2010 Sind Listen, Elemente oder sonstige Objekte geändert worden können Sie sich eine Benachrichtigung zusenden lassen. 1. Wählen Sie in der Schnellstartleiste Listen aus. 2. Klicken Sie unter Alle Elemente auf eine Liste. 3. Öffnen Sie in dem neuen Fenster Benachrichtigungen. Füllen Sie die folgenden Felder aus und klicken Sie anschließend auf OK. 16

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18 Eine Liste in SharePont 2010 löschen Öffnen Sie die Listeneinstellungen der Liste, die Sie löschen möchten. Klicken sie in der Gruppe Berechtigungen und Verwaltung auf Liste löschen. 18

19 Ein-, bzw. Auschecken eines Objekts in SharePoint 2010 Um ein Dokument in SharePoint 2010 Ein-,bzw. Auschecken zu können, wählen Sie die entsprechende Option im Drop-down-Menü des Dokuments. 19

20 Anpassen der Navigationsleiste in SharePoint 2010 Um eine bessere Übersicht auf Ihrer Website zu bekommen, können Sie die Navigationsleiste anpassen. Folgende Schritte können Sie mit dem Systemkonto durchführen. 1. Öffnen Sie Ihre Website. 2. Öffnen Sie das Menüband Websiteaktionen und klicken Sie auf Websiteeinstellungen. 3. Wählen Sie den Link Schnellstart in der Gruppe Aussehen und Verhalten. 4. Nehmen Sie nun die gewünschten Einstellungen vor, ändern Sie zum Beispiel die Reihenfolge der Elemente. 20

21 So navigieren Sie in SharePoint 2010 in die Datenblattansicht Die Datenblattsicht stellt die Daten bzw. Elemente der Liste in Tabellenform dar, ähnlich einer Excel-Tabelle oder einer Tabelle in einer Datenbank. In der Datenblattsicht können die einzelnen Elemente direkt bearbeitet werden. In die Datenblattansicht wechseln (am Beispiel der Kontaktliste) 1. Öffnen Sie Ihre Kontaktliste über die Schnellstartleiste. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Listentools im Menüband. 3. Wählen Sie das Register Liste aus. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenblattansicht. 21

22 Suche in SharePoint 2010 starten Suche starten Die Suche in SharePoint ist eine wichtige Funktion, da in größeren Umgebungen viele Beiträge und Dokumente in der SharePoint-Umgebung abgelegt sind. Mit der Suche können Sie schnell die gewünschten Beiträge und Dokumente finden. Nach einem Begriff suchen Sie starten die Suche, indem Sie in das Suchfeld einen Begriff eingeben. Alle Bibliotheken, Listen, Unterwebseiten, Beiträge, Dokumente und Artikel werden durchsucht. Die Ergebnisse werden Ihnen untereinander angezeigt. Erhalten Sie sehr viele Ergebnisse, können Sie über das Drop-down-Menwerden soll, neben dem Suchfeld den Bereich, der durchsucht festlegen. 22

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