Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft SharePoint

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1 Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft SharePoint Einleitung Das Zentrum für Informations- und Medientechnologie (ZIMT) stellt zur Unterstützung von Gruppenarbeit eine Kollaborationsplattform auf Basis von Microsoft SharePoint bereit. Eine SharePoint Site, genannt Websitesammlung, stellt einen abgeschlossenen Bereich dar, der dezentral administriert wird. In einer Websitesammlung können Websites, Termine, Kontakte, Listen und Dateien verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt vorrangig über einen kompatiblen Webbrowser. Funktionen der Kollaborationsplattform können mit folgenden Eigenschaften zusammenfassend beschrieben werden: Zentrale Datenablage: Informationen werden zentral und nach individuell vorgegebenen Strukturen in Listen abgelegt. Aktualität von Informationen: Änderungen erfolgen in der Regel in Echtzeit und stehen berechtigten Benutzern sofort zur Verfügung. Benachrichtigung: Benutzer können über Änderungen sofort, einmal täglich oder wöchentlich per benachrichtigt werden. Suche: Es kann nach allen in der Plattform abgelegten Informationen gesucht werden. Auch nach Inhalte von Dokumenten (DOC,XML,TXT,PDF.. ). Integration: Listen sind in den korrespondierenden Office-Anwendungen direkt verfügbar. Beispiel: alle Listen können in Excel und Access bearbeitet werden, Adresslisten sind als Kontaktlisten in Outlook verfügbar und Dokumentenbibliotheken (Dokumentenlisten) können als Ort zum Öffnen und Speichern von Dateien aus allen Microsoft Office- Anwendungen verwendet werden. Integration: Listen- und Dokumentenbibliotheken verfügen über Versionierung und Inhaltsfreigaben Workflow: Über das Produkt Microsoft SharePoint-Designer (frei verfügbar) können eigene Workflows erstellt werden Es können WIKIs und BLOGs zu verschiedenen Themen angelegt werden. Kalender zur gemeinsamen Terminplannung können angelegt werden. Transparenter Zugriff übers Web auf NAS-Dienst (filer.uni-siegen.de/nas) ist möglich. In dieser Anleitung werden erste Hinweise zur Benutzung von MS SharePoint 2010 gegeben. Anmeldung und Startseite Nach erfolgreicher Beantragung und Bereitstellung der Websitesammlung muss sich, der im Antrag als Admin angegebene Benutzer mit seiner Kennung (g-nummer) an der Websitesammlung anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung an der Websitesammlung ist auf der linken Seite eine Schnellstartleiste (Abbildung 1) zu sehen. Hier befinden sich vorgefertigte Seiten zum Upload von Dokumenten, gemeinsamer Kalender, Teamdiskussionen usw.

2 Abbildung 1: Startseite der Websitesammlung Bearbeitet werden kann diese Seite über das Menü Seite > Bearbeiten. So können die Seiteninhalte beliebig angepasst werden. Abbildung 2: Seite bearbeiten Hinzufügen von Mitgliedern Um weiteren Benutzern den Zugang zur Websitesammlung zu ermöglichen müssen diese über Websiteaktionen > Websiteberechtigungen den entsprechenden Gruppen hinzugefügt werden (Abbildung 3). Abbildung 3: Hinzufügen von Benutzern

3 Es sind bereits drei Gruppen Vordefiniert die in den meisten Fällen ausreichend sind. Es können aber noch zusätzliche Gruppen definiert werden. Für nicht Universität Siegen Mitglieder muss im ZIMT ein Konto beantragt werden. Hinzufügen von Dokumenten Auf der Seite/Bibliothek Freigegebene Dokumente können Dateien hochgeladen werden. Mit einem Klick auf den Button Dokument hinzufügen öffnet sich das in Abbildung 4 gezeigte Fenster. Nach Auswahl der hochzuladenden Datei auf der lokalen Festplatte, wird das Dokument hochgeladen und ist nun für alle Nutzer der Websitesammlung verfügbar. Abbildung 4: Dokumenten Upload Listen Mit einem Klick auf Listen werden alle bereits vorhandenen Listen der Website angezeigt (Abbildung 5). Diese sind sehr vielseitig und können verschiedene Inhalte enthalten, zum Beispiel Ankündigungen, Aufgaben oder auch einfache Auflistungen von Hyperlinks oder Kalender. Abbildung 5: Schnellstartleiste und Listenansicht Neue Listenelemente werden über den Button Neues Element hinzufügen in der Listenansicht erstellt (Abbildung 6). Abbildung 6: Neues Element

4 Je nach gewählter Liste öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Elementdaten (Abbildung 7). Mit dem Button Speichern wird das Listenelement übernommen. Abbildung 7: Listenelement erstellen Erstellen von Listen Neue Listen werden über Button Erstellen angelegt (Abbildung 8). Abbildung 8: Erstellen von Listen. Es stehen unter dem Punkt Liste vorgefertigte Listen zur Auswahl. Um eine Liste für Projektaufgaben zu erstellen, muss als erstes auf die Fläche Projektaufgaben geklickt werden (Abbildung 9). Der Listenname wird in der Zeile in der rechten Spalte eingetragen. Nach einem Klick auf Erstellen ist die Liste verfügbar.

5 Abbildung 9: Auswahl der Listenart Bibliotheken Als Bibliothek werden Bereiche einer Websitesammlung bezeichnet in denen Dateien hochgeladen und gespeichert werden. Bei einer neuen Websitesammlung sind schon einige Bibliotheken vordefiniert (Abbildung 10). Abbildung 10: Bibliotheken Weitere können über Websiteaktionen > Weitere Optionen > Bibliotheken hinzugefügt werden (Abbildung 11).

6 Abbildung 11: Bibliotheken hinzufügen Unterwebsites hinzufügen Eine Websitesammlung kann mehrere Websites beinhalten. Jede Website kann eigene Benutzer Berechtigungen besitzen. Eine Unterwebsite wird über Websiteaktionen > Neue Website hinzugefügt. Abbildung 12: Neue Website hinzufügen Es muss der Titel und die URL der Neuen Website eingetragen werden. Unter Weiter Optionen kann ua. ausgewählt werden, dass die neue Website eine eigene Berechtigungsstruktur besitzen soll. Gemeinsamer Kalender Der Punkt Kalender beinhaltet die gemeinsame Terminverwaltung des Projektes. Um ein neues Ereignis hinzuzufügen, muss unter Kalendertools der Button Ereignisse > Neues Ereignis gewählt werden (Abbildung 13). Danach öffnet sich das in Abbildung 5 gezeigte Fenster in dem die Daten zum Ereignis eingegeben werden. Die Einstellungen werden mit dem Button Speichern übernommen und der Termin wird im Kalender sichtbar.

7 Abbildung 13: Kalendertools Abbildung 14: Erstellen eines neuen Termins Kalenderintegration in Outlook Outlook Nutzer können den Kalender in MS Outlook integrieren. Nach dem Anwählen des richtigen Kalenders, kann dieser über den Button,,Verbindung mit Outlook herstellen (Abbildung 15) mit Microsoft Outlook verbunden werden. Abbildung 15: Verbindung mit Outlook herstellen Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, in dem angegeben werden muss mit welcher Anwendung der Kalender verbunden werden soll. Nach dem Bestätigen von Microsoft Outlook wird der Projektkalender in Outlook angezeigt.

8 Abbildung 16: Auswahl der entsprechenden Anwendung zum Verbinden Zugriff auf Dateien per Explorer/WebDav Um SharePoint mit dem Explorer zu verbinden genügt es in der entsprechenden Bibliothek auf Mit Explorer öffnen zu klicken. Im folgenden Fenster muss der Nutzername und das Passwort eingetragen werden (Abbildung 17). Daraufhin öffnet sich der Windows Explorer mit den Daten der entsprechenden Bibliothek. Dieser Weg funktioniert nur im Internet Explorer. Abbildung 17: Mit Explorer verbinden Ist der Button Mit Explorer öffnen nicht verfügbar, muss die Verbindung manuell hergestellt werden: Windows Start > Computer > Computer mit Netzlaufwerk verbinden > Verbindung mit einer Webseite herstellen (Abbildung 14). Abbildung 18: Verbindung mit einer Website herstellen Daraufhin öffnet sich ein Willkommens Fenster, das mit einem Klick auf Weiter übersprungen wird. Im nächsten muss die Einstellung Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen gewählt werden (Abbildung 19).

9 Abbildung 19: Angabe der Netzwerkadresse Nun muss die Seiten-URL angeben werden. Mit dem Benutzernamen und Passwort werden die Einstellungen für die Verbindung bestätigt (Abbildung 20). Abbildung 20: Verbindung Im darauffolgenden Fenster wird der Name des Netzwerkes eingegeben und die Verbindung ist hergestellt.