Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft SharePoint 2010

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1 Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft SharePoint 2010 Inhalt 1. Einleitung Browserwahl und Einstellungen Anmeldung und die Startseite Upload von Dokumenten Gemeinsamer Kalender Kalenderintegration in Outlook Listen Erstellen von Listen Zugriff auf Dateien per Explorer/WebDav Verwaltung von Zugriffsrechten Einleitung Das UniRZ der TU Ilmenau stellt zur Unterstützung von Gruppenarbeit einen Groupware Service auf Basis von Microsoft SharePoint Server bereit. Ein SharePoint- Projekt, genannt Websitesammlung, stellt einen abgeschlossenen Bereich dar, der dezentral administriert wird. In einer Websitesammlung können Websites, Termine, Kontakte, Listen und Dateien verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt vorrangig über einen kompatiblen Webbrowser. In einer Websitesammlung stehen 10 GB Speicherplatz zur Verfügung. In dieser Anleitung werden erste Hinweise zur Benutzung von MS SharePoint 2010 gegeben. Empfehlenswert ist auch das Dokument zur Erklärung SharePoint- spezifischer Begriffe, welches unter ilmenau.de/fileadmin/media/unirz/services/tuilm- SharePoint/Begriffsklaerung.pdf zum Download bereit steht. Fragen und Hinweise zu diesem Dokument bitte an sharepoint@tu- ilmenau.de. 2. Browserwahl und Einstellungen Der Zugriff auf ein SharePoint- Projekt erfolgt grundsätzlich per Browser. Dabei stehen in allen Seite 1 von 9

2 aktuellen Browsern (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) die grundlegenden Funktionalitäten zur Verfügung. Für volle Funktionalität werden ActiveX Controls benötigt, die zurzeit nur im Internet Explorer 32 Bit zur Verfügung stehen. Genaue Informationen sind unter us/library/cc288142(v=office.14).aspx zu finden. Die Browserempfehlung des UniRZ ist der Internet Explorer 11 in der 32 Bit Version. Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können muss die zur Zone Intranet hinzugefügt werden. Gehen Sie dazu im IE 11 auf das SharePoint- Projekt, im Einstellungen- Menü auf den Punkt Internetoptionen - > Reiter Sicherheit - > Lokalen Intranet - > Button Sites - > Button Erweitert - > Button Hinzufügen (siehe Abbildung 1 Den SharePoint- Server zur Zone "Lokales Intranet" hinzufügen). Abbildung 1 Den SharePoint- Server zur Zone "Lokales Intranet" hinzufügen Seite 2 von 9

3 3. Anmeldung und die Startseite Wurde eine Websitesammlung beantragt und vom UniRZ bereitgestellt, muss sich der Nutzer authentifizieren, um Zugriff zu bekommen. Den Link zum SharePoint- Projekt erhalten Sie vom zuständigen Mitarbeiter. Nach erfolgreicher Anmeldung an der Websitesammlung ist auf der linken Seite eine Schnellstartleiste (Abbildung 2 Startseite der Websitesammlung) zu sehen. Hier befinden sich vorgefertigte Seiten zum Upload von Dokumenten, gemeinsamer Kalender, Teamdiskussionen usw. Abbildung 2 Startseite der Websitesammlung Über das Menü Seite à Bearbeiten können die Seiteninhalte beliebig angepasst werden (Abbildung 3 Seite bearbeiten). Abbildung 3 Seite bearbeiten 4. Upload von Dokumenten Dateien können in sogenannten Dokumentenbibliotheken gespeichert werden. Standardmäßig ist eine Dokumentenbibliothek mit dem Namen Freigegebene Dokumenten bzw. Dokumente installiert. Dort öffnet sich über das Menü Bibliothekstools - > Dokumente - > Dokumentenupload ein Wizard zum hochladen von einzelnen Dateien (Abbildung 4 Dokumentenupload). Seite 3 von 9

4 Abbildung 4 Dokumentenupload Wird der Internet Explorer 11 wie in Abschnitt Browserwahl und Einstellungen verwendet, ist ein Mehrfachdateiupload verfügbar. Alternativ kann auf die Dokumentenbibliothek per WebDAV zugegriffen werden (siehe dazu Abschnitt Zugriff auf Dateien per Explorer/WebDav ). 5. Gemeinsamer Kalender Die Liste Kalender beinhaltet die gemeinsame Terminverwaltung des Projektes. Um ein neues Ereignis hinzuzufügen, wählt man unter Kalendertools der Button Ereignisse à Neues Ereignis (Abbildung 5 Neues Ereignis erstellen). Abbildung 5 Neues Ereignis erstellen Danach öffnet sich ein Fenster in dem die Daten zum Ereignis ähnlich wie in Outlook eingegeben werden. Die Daten werden mit dem Button Speichern übernommen. Seite 4 von 9

5 6. Kalenderintegration in Outlook Jeder SharePoint- Kalender kann direkt in Microsoft Outlook integriert werden. Nach dem Anwählen des entsprechenden Kalenders, kann dieser über den Button,,Verbindung mit Outlook herstellen (Abbildung 6 Kalender in Outlook integrieren) mit Microsoft Outlook verbunden werden. Abbildung 6 Kalender in Outlook integrieren Nach dem Klick auf den Button muss bestätigt werden, dass der Kalender mit Outlook verbunden werden und dass Outlook die Webinhalte öffnen darf. Anschließen ist der Kalender in Outlook sichtbar und die Termine ohne Browserzugriff verwaltet werden. 7. Listen Über den Menüpunkt Listen werden alle bereits vorhandenen Listen der Website angezeigt (Abbildung 7 Listen in SharePoint). Diese sind sehr vielseitig und können verschiedene Inhalte enthalten, zum Beispiel Ankündigungen, Aufgaben oder auch einfache Auflistungen von Hyperlinks oder Kalender. Abbildung 7 Listen in SharePoint Neue Listenelemente werden über den Button Neues Element hinzufügen in der Listenansicht erstellt. Je nach gewählter Liste öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Elementdaten (Abbildung 8 Neues Listenelement erstellen). Mit dem Button Speichern wird das Listenelement übernommen. Die Abbildung zeigt beispielhaft ein neues Element der Liste Aufgaben. Seite 5 von 9

6 Abbildung 8 Neues Listenelement erstellen 8. Erstellen von Listen Neue Listen werden in der Ansicht Listen über den Button Erstellen angelegt (Abbildung 9 Neue Liste erstellen). Abbildung 9 Neue Liste erstellen Es stehen unter dem Punkt Liste vorgefertigte Listen zur Auswahl. Um zum Beispiel eine Liste für Projektaufgaben zu erstellen, wählt man Projektaufgaben (Abbildung 10 Auswahl vordefinierter Listen). Der Listenname wird in der Zeile in der rechten Spalte eingetragen. Nach einem Klick auf Erstellen ist die Liste verfügbar. Seite 6 von 9

7 Abbildung 10 Auswahl vordefinierter Listen 9. Zugriff auf Dateien per Explorer/WebDav Um SharePoint mit dem Windows Explorer zu verbinden klickt man in der Dokumentenbibliothek auf den Menüpunkt Bibliothekstools - > Bibliothek - > Mit Explorer öffnen. Es erscheint ein Anmeldefenster für Benutzername und das Passwort eingetragen werden (Abbildung 11 Dokumentenbibliothek mit Explorer öffnen). Daraufhin öffnet sich der Windows Explorer mit den Daten der entsprechenden Bibliothek. Diese Funktion steht wiederum nur im Internet Explorer 11 zur Verfügung, wenn er wie in Abschnitt Browserwahl und Einstellungen konfiguriert wurde. Abbildung 11 Dokumentenbibliothek mit Explorer öffnen Ist der Button Mit Explorer öffnen nicht verfügbar, kann die Verbindung manuell per WebDAV hergestellt werden. Unter Windows 7 geschieht das folgendermaßen: Windows Start à Computer à,,computer mit Netzlaufwerk verbinden à Verbindung mit einer Webseite herstellen (Abbildung 12 Verbindung per WebDAV herstellen). Seite 7 von 9

8 Abbildung 12 Verbindung per WebDAV herstellen Daraufhin öffnet sich ein Willkommens Fenster, das mit einem Klick auf Weiter übersprungen wird. Im nächsten muss die Einstellung Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen gewählt werden (Abbildung 13 Angabe der URL). Abbildung 13 Angabe der URL Nun muss die Seiten- URL angeben werden. Die URL können Sie per Copy & Paste einfügen. Gehen Sie dazu per Browser auf das SharePoint- Projekt und in die zu verbindende Dokumentenbibliothek und kopieren Sie die URL aus der Adressleiste in die Zeile Internet- oder Netzwerkadresse. Dabei löschen Sie den letzten Teil der URL ab Forms. So wird zum Beispiel aus der URL vom Browser ilmenau.de/websites/testsite/dokumente/forms/allitems.aspx die URL für den Wizard Netzwerkadresse hinzufügen ilmenau.de/websites/testsite/dokumente/. Mit einem Klick auf weiter wird nach den Anmeldedaten gefragt. Mit dem Benutzernamen und Passwort werden die Einstellungen für die Verbindung bestätigt (Abbildung 14 Angabe der URL und Anmeldung). Ist die Anmeldung erfolgreich, wird im darauffolgenden Fenster ein symbolischer Name der Netzwerkadresse eingegeben. Anschließend steht die Dokumentenbibliothek im Windows Explorer zur Verfügung und Dateien/Order können per Drag & Drop verschoben und kopiert werden. Seite 8 von 9

9 Abbildung 14 Angabe der URL und Anmeldung 10. Verwaltung von Zugriffsrechten Rechte können in SharePoint nur von SharePoint- Projekteadministratoren oder von Benutzern mit dem Recht Vollzugriff verwaltet werden. Die Rechteverwaltung ist erreichbar über den Menüpunkt Websiteaktionen - > Websiteberechtigungen. Hier kann anderen Nutzern Zugriff zum Projekt gewährt werden. Erst dann haben andere Personen Zugriff. Im Wizard stehen alle Mitarbeiter und Studierende zur Auswahl. Mitarbeiter die Exchange nutzen melden sich mit diesen Zugangsdaten an. Für alle anderen gilt das Passwort vom Uni- Account (z.b. Mail, WLAN etc.). Sollen Externe Zugriff auf ein Projekt haben, müssen diese zunächst vom UniRZ manuell als Benutzer angelegt werden. Hier reicht eine Mail an sharepoint@tu- ilmenau.de mit Vorname, Name und Mailadresse der externen Person. Standardmäßig werden die Rechte der Projektstartseite auf alle weiteren Elemente vererbt. Es lassen sich aber für jedes Element (Webseiten, Bibliotheken, Listen, Unterprojekte etc.) separate Rechte vergeben. Bei größeren SharePoint- Projekten sollte man sich ein Rechtekonzept auf Basis von verschiedenen Nutzergruppen überlegen, da die Rechteverwaltung sonst schnell sehr komplex und undurchsichtig wird. Seite 9 von 9