Das EDV-Cockpit mit MindManager für SharePoint

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1 Das EDV-Cockpit mit MindManager für SharePoint 2010 MindBusiness GmbH

2 - 2 - Inhalt Mindjet MindManager für SharePoint: Das EDV-Cockpit... 3 Vorbereitungen in SharePoint... 3 Aufbau der Map... 3 Tickets... 3 News... 5 Dokumentation... 8 Wie geht es weiter?... 9 Auf mehrere Sites aus einer Business Map heraus zugreifen... 9 Power-Filter von MindManager nutzen... 9

3 - 3 - Mindjet MindManager für SharePoint: Das EDV-Cockpit Lesen Sie hier, wie wir unser Beispiel für den Einsatz von MindManager für SharePoint in der EDV erstellt haben, damit Sie die Schritte nachvollziehen und eigene entsprechende Lösungen aufbauen können. Das Beispiel finden Sie hier: Vorbereitungen in SharePoint Zuerst wurde eine leere Website in SharePoint erstellt, in der die Daten für die Zusammenarbeit im Team abgelegt werden sollen. Anschließend wurden Listen (Showcase-Bezeichnung in Klammer) erstellt: Problemverfolgung (Tickets) Ankündigung (News) Dokumentbibliothek (Dokumentation) Die Listen wurden mit den Standardeinstellungen übernommen. Natürlich können Sie hier weitere SharePoint-Funktionalitäten wie Versionierung, zusätzliche Spalten etc. je nach Bedarf verwenden. Aufbau der Map Die erwähnten Listen in SharePoint sollen alle in einer Business Map eingefügt und synchronisiert werden, mit einer möglichst übersichtlichen Darstellung für die Praxis. Tickets Es wurden fünf Beispiel-Tickets erstellt: Sie sehen, wie sich Priorität, Problemstatus etc. unterscheiden.

4 - 4 - Für das Beispiel sollten nun zwei SharePoint-Map Parts in die Map eingefügt werden: Alle offenen Tickets Tickets, die in der laufenden Woche fällig sind Hier die Schritte für den Map Part Alle offenen Tickets: 1. Neue Map erstellen 2. In der SharePoint-Multifunktionsleiste auf Probleme klicken: 3. Jetzt öffnet sich der Dialog zur Auswahl einer SharePoint-Site. Da die neue Site zum ersten Mal gewählt wird, die Adresse zur Site über die Zwischenablage in das entsprechende Feld einfügen und auf Hinzufügen klicken: 4. Die neue Site ist in der Auflistung selektiert, jetzt auf Weiter klicken.

5 Im nächsten Schritt wird der Filter definiert. Für dieses Beispiel ist es der Status Aktiv. 6. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen und der Zweig wird in die Map eingefügt. Nun noch ein zweiter Map Part für die Tickets, die in der laufenden Woche fällig sind: 7. Fügen Sie wieder ein Map Part für Probleme ein. 8. Wählen Sie die hinzugefügte Site aus und klicken auf Weiter. 9. Diesmal ist es der Filter Diese Woche: News 10. Klicken Sie abschließend wieder auf Fertig stellen Aktuelle News sollen in der Map sichtbar sein, daher wird jetzt der entsprechende Map Part eingefügt. In der Multifunktionsleiste für SharePoint steht allerdings kein Symbol für Ankündigungsli s- ten zur Verfügung, gehen Sie daher wie folgt vor: 1. Klicken Sie dort auf Site-Explorer: 2. Wählen Sie nun wie oben beschrieben die entsprechende Site aus und klicken auf Weiter.

6 Sie sehen nun zusätzliche Listentypen, u.a. die Ankündigungen, die jetzt ausgewählt werden: 4. Auf Fertig stellen klicken und schon sind die News in der Map eingefügt. Unser Praxistipp: Jetzt sollen direkt aus der Map heraus News in die SharePoint-Liste eingefügt werden, das geht sehr einfach. 1. Selektieren Sie den eingefügten Map Part News. 2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Neues Elements

7 Wählen Sie die passende Site-Verbindung aus, in unserem Beispiel MindManager EDV und selektieren dann die Liste News. 4. Bestätigen Sie mit OK. 5. Jetzt geht in der Browservorschau von MindManager die SharePoint-Seite zum Erstellen einer Ankündigung auf. Füllen Sie einfach das angezeigte Formular aus und spe i- chern mit OK:

8 Dokumentation Schließlich sollen auch noch Dokumente aus einer Dokumentbibliothek in der Map sichtbar sein. Allerdings braucht im Beispiel nicht die komplette Bibliothek synchronisiert werden, sondern nur die Dokumente, die seit einem bestimmten Datum neu erstellt wurden. So gehen Sie vor: 1. In der Multifunktionsleiste auf Dokumente klicken: 2. Wählen Sie in der Site-Übersicht die oben eingefügte Site aus und klicken auf Weiter. 3. Wählen Sie im nächsten Dialogfeld ein Datum zum Filtern aus: 4. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen, der Zweig wird eingefügt und die entsprechenden Dokumente angezeigt. Unser Praxistipp: Wie können Sie nun dieses Filterdatum nachträglich ändern? Ganz einfach, indem Sie die Eigenschaften im Assistenten für die SharePoint-Einstellungen bearbeiten. Sobald Sie ein SharePoint-Map Part eingefügt haben, können Sie diesen Assistenten über einen Rechtsklick auf das entsprechende Symbol am Map Part aufrufen:

9 - 9 - Wie geht es weiter? Das sind einige Ideen, wie Sie im Bereich EDV SharePoint zusammen mit MindManager für SharePoint einsetzen können. Natürlich können Sie weitere Listen und Bibliotheken in Ihrer Map synchronisieren und die Map selbst durch andere Elemente erweitern. Hier möchten wir Ihnen noch zwei Anregungen mitgeben: Auf mehrere Sites aus einer Business Map heraus zugreifen Zu Beginn haben wir beschrieben, wie Sie eine SharePoint-Site als Datenquelle in Ihre Map einfügen. Sie sind in einer Map nicht auf eine einzige Site beschränkt, Sie können problemlos Listen und Bibliotheken von mehreren Sites in einer Map synchronisieren! Power-Filter von MindManager nutzen Bisher haben wir die Synchronisierung und Filterung genutzt, die die SharePoint-Map Parts bieten. Sie können jederzeit die synchronisierten Zweige in der Map z.b. mit eigenen Map Markierungen versehen und dann entsprechend filtern. In unserem Beispiel haben wir eine Map-Markierungsgruppe Dokumente definiert und diese Symbole den synchronisierten Dokumenten hinzugefügt: Sie sehen, dass das Dokument MAP4Plan_SE_DATENBLATT ein gelbes Fähnchen b e- kommen hat. Auch beim erneuten Synchronisieren des Map Parts geht diese Eigenschaft nicht verloren! So können Sie jetzt den Power-Filter einsetzen und alle Dokumente anzeigen, die zur Überarbeitung anstehen:

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