Forms Composer. Document Producer 1. Document Producer

Transkript

1 1 Die Lexmark Version 3.0 kombiniert die E-Formular-Designer- Software mit einer E-Formular-Serveranwendung. Sie können jetzt individuell angepaßte Formulare erstellen und diese mit Skripts kombinieren, um einen dynamischen Dokumenten- Workflow für Ihr Unternehmen zu garantieren. Der besteht aus zwei Teilen: Forms Composer: Eine eigenständige Software zum Erstellen von E-Formularen sowie zur Datenzuordnung. Server Manager: Eine Verwaltungsschnittstelle zum Verwalten von Formularen auf Dokumentservern. Forms Composer Forms Composer erstellt Formulare, erzeugt Variablen auf Formularen und weist Daten aus dem Datenstrom den neu erzeugten Variablen zu. Die Benutzeroberfläche von Forms Composer ist in zwei Hauptfenster aufgeteilt: Die linke Seite ist das Design- bzw. Layout- Fenster, und die rechte Seite ist das Datenfenster. Mit dem Design-Fenster können Sie das Aussehen des Formulars gestalten und Variablen zum Abrufen von Daten aus dem Quelldokument erstellen. Sie können darüber hinaus Formulare aus anderen Textverarbeitungsanwendungen erstellen und diese als PDF-Datei speichern. Anschließend können Sie die PDF-Datei importieren und Variablen direkt auf dem Dokument erstellen. Im Datenfenster geben Sie die verschiedenen Datenfelder auf Ihrer Host- Anwendungsausgabe an, die im neu erstellten Formular angezeigt werden sollen.

2 2 Server Manager Sobald Sie Ihr Formular erstellt haben, können Sie das Formular zusammen mit verknüpften Informationen (z. B. PDFs und Bilddateien) in den Dokumentserver laden. Nachdem der Merge-Vorgang ausgeführt und das Formular samt Informationen aus dem Datenstrom verknüpft wurde, können Sie folgende Schritte durchführen: Verschieben der Formulare auf weitere Server auf dem Netzwerk Kombinieren der Formulare mit leistungsstarken Skripts (die mit der Workflow Composer-Software erstellt wurden), um Ihr Formular an einen Workflow (Fax, , Archiv usw.) anzuhängen.

3 3 Erstellen von Formularen Die Formularerstellung besteht aus vier Schritten: 1 Erstellen Sie Ihre Feldzuordnung. Nehmen Sie die Ausgabe Ihrer Host-Anwendung (z.b. einer Textdatei) und zeichnen Sie in Forms Composer Rechtecke um die Informationen zur Erzeugung der Felder. Diese Felder werden den Variablen auf Ihrem neuen Formular zugeordnet. Speichern Sie Ihre neue Feldzuordnung mit der.fmp-erweiterung. 2 Planen Sie Ihr neues Formular. Erstellen Sie ein Formular nach Ihren Vorstellungen. Beim Hinzufügen von Variablenobjekten, Bildern usw. dient Ihnen ein Raster als Vorlage. Speichern Sie das neue Formular mit der.lff-erweiterung. 3 Richten Sie Ihre Projektoptionen ein. Diese Optionen umfassen Einstellungen für Drucker, Projekt- und Seitenaktivierungen sowie Einstellungen für Arbeitsauftragsoptionen (die Ihr Formular mit einem Skript auf dem Dokumentserver kombinieren). 4 Laden Sie Ihr Formular mit Server Manager, und profitieren Sie von den Workflow- Tools, die mit Ihrem Dokumentserver verfügbar sind.

4 4 Erstellen der Feldzuordnungen Forms Composer speichert Ihre Datenfelderpositionen in einer Feldzuordnung. Hier können Sie die äußerliche Gestaltung Ihrer Host-Anwendungausgabe bearbeiten, ohne Änderungen an der Anwendung vorzunehmen. Sie können eine Feldzuordnung erstellen, um Datenbereiche neu zu positionieren. Anschließend können Sie die Daten entsprechend den Attributen formatieren, die durch die beim Formularentwurf erstellten Variablen zugeordnet wurden. Beim Drucken der Dateneinheit wird ihre Position durch die Variablenposition auf dem Formular, und nicht durch die ursprüngliche Position auf der Host-Datenausgabe bestimmt. Bei einer Feldzuordnung plaziert Ihre Host-Anwendung die Dateneinheiten immer an derselben Stelle auf der Host-Datenausgabe.

5 5 Planen der neuen Formulare Beachten Sie vor dem Erstellen neuer Formulare folgendes: Welche Art von Formular möchten Sie erstellen (Rechnung, Frachtbrief usw.)? Wie soll die endgültige Version des Formulars aussehen? Welche Informationen soll das Formular enthalten? Welche Objekte müssen hinzugefügt werden (Bilder, Textfelder usw.)? Welche Farben möchten Sie auf dem Formular verwenden? Welche Informationen sind üblicherweise in den von Ihnen erstellten Formularen enthalten? Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, ist das Erstellen von Formularen ganz einfach. Formularobjekte Beim Entwerfen von Formularen erstellen Sie auf den Formularen Objekte, die verschiedene Informationen enthalten. Das fertiggestellte Formular enthält eine Sammlung von Datenobjekten. Datenobjekte können entweder fix oder variabel sein. Fixe Daten sind Informationen, die immer wieder auf einem Formular verwendet werden, beispielsweise Ihre Firmenadresse oder Ihr Firmenlogo. Variable Daten sind Daten, die bei jedem Formular geändert werden. Diese variablen Datenobjekte können die Lieferadresse, den Gesamtpreis der gelieferten Einheiten oder das Rechnungsdatum enthalten.

6 6 Einrichten der Projektoptionen Beim Erstellen eines neuen Formulars für einen Datensatz erstellen Sie ein Projekt im. Sie können dann die folgenden Optionen, die für das Projekt gelten sollen, festlegen. Seitendruckprofil Mit der Option Seitendruckprofil können Sie ein Druckprofil für das Projekt speichern. Sie können unter den Optionen Ausgabefach/Ablage, Papierschacht, Medientyp sowie Beidseitig auswählen. Projektaktivierungsbedingungen Ihr Dokumentserver enthält u. U. zahlreiche Formularprojekte. Mit der Option Projektaktivierungsbedingungen werden die richtigen Formularprojekte für die Host- Anwendungen ausgewählt. Verwenden Sie Projektaktivierungsbedingungen, um die eindeutigen Daten in der Host-Anwendungsausgabe zu identifizieren. Die Rechnungsdaten enthalten beispielsweise immer das Wort Kundennummer in der ersten Datenzeile.

7 7 Seitenaktivierungsbedingungen Ihr Formularprojekt kann mehrere Seiten enthalten. Mit der Option Seitenaktivierungsbedingungen werden die richtigen Formularseiten für die einzelnen Datenseiten aus der Host-Anwendung ausgewählt. Erstellen Sie beispielsweise eine Seite mit einem Rabattangebot für den Kunden bei seinem nächsten Einkauf, wenn die Variable der Mengenbestellung [QUANTITY] größer als 10 ist [>10]. Auftragseigenschaften Wenn Ihre Host-Anwendungsausgabe zahlreiche logische Aufträge enthält (z. B. das gleichzeitige Drucken mehrerer Rechnungen), verwenden Sie die Option Auftragseigenschaften, um die erste bzw. letzte Seite zu identifizieren und die logischen Aufträge aufzuteilen. Sie können das Skript zur Auftragsverarbeitung zuordnen.