DROOMS Q&A / BIETERSICHT HANDBUCH.

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1 HANDBUCH

2 HANDBUCH Werter Nutzer, Egal ob Sie im Rahmen einer Due Diligence Fragen stellen, diese beantworten oder den Q&A-Prozess insgesamt verwalten wollen: Drooms ist das Softwareprogramm Ihrer Wahl. Dieses Handbuch befasst sich mit der Q&A-Bieter-Rolle im Datenraum. Diese Rolle ist für die Buy- Side vorgesehen und ermöglicht es, Fragen zu den Dokumenten im Datenraum zu stellen. Bitte beachten Sie, dass Drooms eine Vielzahl an möglichen Q&A-Konfigurationen bietet. Aus diesem Grund können sich Aufbau und Details der Q&A-Bereiche von Projekt zu Projekt unterscheiden. Damit Sie von allen Möglichkeiten profitieren, die Ihnen Drooms Q&A bietet, empfehlen wir Ihnen sich mit diesem Handbuch vertraut zu machen. Mit weitergehenden Fragen können Sie sich auch gerne an unseren technischen Support wenden: Mit den besten Grüßen, Ihr Drooms-Team 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 ERSTE SCHRITTE DROOMS EINRICHTEN & NUTZEN ÜBERSICHT ÜBER DAS Q&A-TOOL Q&A FÜR BIETER Q&A-BENACHRICHTIGUNGEN FESTLEGEN FRAGEN STELLEN... 7 Im Datenraum...7 Im Q&A-Bereich FRAGEN & ANTWORTEN ANZEIGEN... 9 Unbeantwortete Fragen...9 Neue Antworten...10 Archiv...10 Q&A-Export FRAGEN FREIGEBEN (TEAMLEITER) NACHRICHTEN NACHRICHTEN ANZEIGEN

4 1 ERSTE SCHRITTE 1.1 DROOMS EINRICHTEN & NUTZEN REGISTRIERUNG, DOWNLOAD & SETUP 1. Mit der erstmaligen Einladung in einen Drooms-Datenraum erhalten Sie eine mit einem Link zu unserer Nutzerregistrierung. 2. Folgen Sie dem Link und legen Sie ein persönliches Passwort fest. Ihr Passwort muss aus 8-20 Zeichen bestehen. Es muss mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen (z.b.:! # % enthalten. 3. Überprüfen Sie Ihre Nutzerdaten und ergänzen Sie die erforderlichen Felder. 4. Bitte akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen von Drooms. Diese können auch durch einen Klick auf Download heruntergeladen werden. 5. Bitte laden Sie sich abschließend die zu Ihrem Betriebssystem passende Drooms-Version herunter (Mac/Windows). 6. Öffnen Sie die Setup-Datei und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Drooms wird ein Symbol auf Ihrem Desktop anlegen.! Nutzer mit Administrationsrechten müssen zusätzlich ein Telefonkennwort festlegen.! Drooms kann jederzeit erneut heruntergeladen werden: https://drooms.drooms.com. ERSTE NUTZUNG 1. Starten Sie Drooms. Wählen Sie ggf. Ihre gewünschte Sprache in der rechten oberen Ecke. 2. Bitte melden Sie sich mit Ihrer -Adresse als Nutzernamen und Ihrem Passwort an. 3. Sie haben in Drooms nun Zugriff auf die folgenden Bereiche: Der Reiter START bietet eine Übersicht über alle Projekte zu denen Sie Zugang haben sowie allgemeine Funktionen. Er wird standardmäßig geöffnet. Der Reiter DATENRAUM (siehe Handbuch Drooms Datenraum ) ist für die meisten Nutzer der zentrale Arbeitsbereich und bietet alle wichtigen Funktionen zur Durchsicht der bereitgestellten Dokumente. Der Reiter Q&A bietet Ihnen Zugang zum Q&A, wenn für Ihr jeweiliges Projekt ein Q&A-Prozess eingerichtet wurde. Dieser Bereich wird in diesem Handbuch erläutert. Der Reiter ADMINISTRATION (siehe Handbuch Drooms Deal Manager ) ist für alle Administratoren zugänglich. 4

5 1.2 ÜBERSICHT ÜBER DAS Q&A-TOOL TEILNAHME AM Q&A-PROZESS Um das Q&A-Feature von Drooms zu nutzen, muss dieser Bereich zunächst eingerichtet werden. Dies erfolgt im Auftrag der Datenraumadministration und in Absprache mit den Mitarbeitern von Drooms. Sie erhalten eine gesonderte Einladung zur Teilnahme am Q&A, die an Ihre eingetragene -Adresse geschickt wird. Q&A-ALERTS Das Q&A-Tool erlaubt es Ihnen, über Antworten zu Ihren gestellten Fragen auf dem Laufenden zu bleiben. Die Alerts-Funktionen für den Q&A-Bereich sind jedoch nicht automatisch aktiviert und sollten vor der Nutzung der Frage-Funktion eingerichtet werden (siehe Abschnitt 2.1). FRAGEN STELLEN UND ANZEIGEN Nach dem Einloggen in ein Projekt mit Q&A-Zugang, können Sie Fragen direkt im Datenraum oder im Q&A-Bereich stellen (siehe Abschnitt 2.2). Sie können sich die Antworten zu Fragen anzeigen lassen, welche von Ihrer Bietergruppe gestellt wurden. Zudem können Sie diese Antworten als PDF- oder Excel-Datei exportieren (siehe Abschnitt 2.3). TEAMLEITER Je nach Einstellungen, werden Fragen direkt an die Sell-Side weitergeleitet oder müssen erst von der Buy-Side freigegeben werden. Die Freigabe von Fragen übernimmt ein Teamleiter, dem dazu ein eigener Menüpunkt zur Verfügung steht (siehe Abschnitt 2.4). 5

6 2 Q&A FÜR BIETER Sie können auf den Q&A-Bereich durch einen Klick auf den Reiter Q&A zugreifen. In diesem Kapitel werden Ihnen grundlegenden Funktionen erläutert, wie das Stellen von Fragen oder die Anzeige von Antworten. Weitere Menüpunkte werden in Kapitel 3 näher beschrieben. Reiter Q&A 2.1 Q&A-BENACHRICHTIGUNGEN FESTLEGEN Das Q&A-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, über eingehende Antworten auf dem Laufenden zu bleiben. Die Q&A-Alerts sind vergleichbar mit der Alerts-Funktion im eigentlichen Datenraum von Drooms und werden an Ihre eingetragene -Adresse weitergeleitet. Sie sollten diese Einstellungen möglichst früh festlegen. Standardmäßig ist die Benachrichtigungsfunktion zunächst deaktiviert. BENACHRICHTIGUNGEN FESTLEGEN 1. Loggen Sie sich ein und wählen Sie den Q&A-Bereich Ihres Projekts. 2. Wählen Sie den Punkt Q&A-Benachrichtigungen im Navigationsmenü auf der linken Seite. 3. Unter Benachrichtigungen stellen Sie das Intervall der Alerts ein ( keine oder bis zu viermal am Tag ). 4. Wenn Sie eine Benachrichtigung nur bei eigenen Fragen erhalten wollen, aktivieren Sie die entsprechende Option. 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu bestätigen. 6

7 2.2 FRAGEN STELLEN Sie können auf zwei Wegen Fragen in Drooms stellen: Entweder direkt im Datenraum oder im eigentlichen Q&A-Bereich. Beachten Sie, dass Ihre Bietergruppe beim Stellen von Fragen Einschränkungen unterliegen kann (z.b. in Bezug auf die Fragenanzahl oder Häufigkeit). IM DATENRAUM Reiter DATENRAUM Q&A-Button 1. Wählen Sie den Reiter DATENRAUM und klicken Sie auf den Indexpunktpunkt, zu dem Sie eine Frage stellen möchten. 2. Klicken Sie in der Menüleiste des Ansichtsfensters auf den Q&A-Button. Ein Pop-up-Fenster erscheint. 3. Wählen Sie unter Fragetyp, ob Ihre Frage allgemein oder indexbezogen ist. 4. Unter Frage geben Sie Ihre Frage in das Textfeld ein. 5. Klicken Sie auf OK, um die Frage abzuschicken. 7

8 IM Q&A-BEREICH Reiter Q&A 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Frage stellen. 2. Unter Fragetyp wählen Sie, ob Ihre Frage indexbezogen oder allgemein ist. 3. Wenn Sie eine indexbezogene Frage stellen, klicken Sie auf den Link Wählen Sie einen Indexpunkt, um eine Übersicht des Index aufzurufen und einen Indexpunkt zu wählen. 4. Geben Sie eine Seite an, um auf einen Abschnitt des Dokuments zu verweisen. 5. Unter Frage geben Sie Ihre Frage in das Textfeld ein. 6. Klicken Sie auf Senden, um Ihre Frage abzuschicken. 8

9 2.3 FRAGEN & ANTWORTEN ANZEIGEN Das Q&A-Tool bietet Ihnen diverse Übersichten über Ihre gestellten Fragen an. Sie können unbeantwortete Fragen und neue Antworten betrachten sowie ein Archiv älterer beantworteter Fragen einsehen. Sie haben zudem die Möglichkeit, die Fragen Ihrer Bietergruppe als PDF oder Excel-Datei zu exportieren. UNBEANTWORTETE FRAGEN 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Fragen in Bearbeitung. 2. Sie sehen eine Übersicht von unbeantworteten Fragen, die von Ihrer Bietergruppe gestellt wurden. Fragen werden in diesem Bereich auch angezeigt, wenn Sie an verschiedenen Stellen im Q&A-Prozess auf Freigabe warten (z.b. durch einen Teamleiter, in der Vorauswahl der Sell- Side oder weil die Antworten noch überprüft werden müssen). 3. Oberhalb der Übersicht stehen verschiedene Filter zur Auswahl. Sie können so nur Fragen zu einem bestimmten Indexpunkt oder von einem bestimmten Fragesteller anzeigen lassen. Ebenso können Sie direkt nach einer Fragenummer suchen oder den Fragentyp (allgemein oder indexbezogen) filtern. 9

10 NEUE ANTWORTEN 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Neue Antworten. 2. Sie sehen eine Übersicht von Fragen, die während der letzten zwei Tage beantwortet oder abgelehnt wurden. 3. Oberhalb der Übersicht stehen verschiedene Filter zur Auswahl. Sie können sich z.b. nur Fragen zu einem bestimmten Indexpunkt oder von einem bestimmten Fragesteller anzeigen lassen. Ebenso können Sie direkt nach einer Fragenummer suchen oder den Fragentyp (allgemein oder indexbezogen) filtern. 4. Abgelehnte Fragen werden mit einem roten Hinweis gekennzeichnet. Beachten Sie ggf. den Kommentar des Teamleiters oder der Sell-Side. ARCHIV 1. Nach zwei Tagen werden Antworten und abgelehnte Fragen nur noch im Archiv angezeigt. 2. Wählen Sie im Navigationsmenü den Menüpunkt Archiv, um diese Fragen einzusehen. Die Funktionen stimmen mit denen des Menüpunkts Neue Antworten überein. 10

11 Q&A-EXPORT Die Fragen und Antworten Ihrer Gruppe können Sie als PDF- oder Exceldatei herunterladen. Der Export ist eine optionale Funktion, wird in der Regel aber für Bietergruppen freigeschaltet. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Q&A-Export. 2. Unter Type wählen Sie den gewünschten Dateityp der Exportdatei (Excel oder PDF). 3. Unter Bereich können Sie festlegen, welche Fragen exportiert werden. Sie können z.b. alle Bereiche auswählen oder den Export auf Fragen beschränken, die noch in Bearbeitung sind. 4. Klicken Sie auf Export, um die Datei zu erstellen. 11

12 2.4 FRAGEN FREIGEBEN (TEAMLEITER) Diese Funktion ist optional und nur für Teamleiter verfügbar. Sie wird freigeschaltet, wenn Fragen der Bietergruppe nicht automatisch weitergeleitet, sondern erst durch einen Teamleiter bestätigt werden. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Fragen zur Freigabe. 2. Sie sehen eine Übersicht von Fragen, die von Ihrer Gruppe gestellt wurden und auf Ihre Freigabe warten. 3. Oberhalb der Übersicht stehen verschiedene Filter zur Auswahl. Sie können sich z.b. nur Fragen zu einem bestimmten Indexpunkt oder von einem bestimmten Fragesteller anzeigen lassen. Ebenso können Sie direkt nach einer Fragenummer suchen oder den Fragentyp (allgemein oder indexbezogen) filtern. 4. Klicken Sie auf Freigeben, um die Frage an die Sell-Side weiterzuleiten oder klicken Sie auf Ablehnen, um die Frage in das Archiv der Bietergruppe zu verschieben.! Soll der Freigabe-Prozess zu einem späteren Zeitpunkt abgestellt werden, müssen zunächst alle Fragen in diesem Bereich freigegeben oder abgelehnt werden. 12

13 3 NACHRICHTEN Im Q&A-Tool hat die Sell-Side die Möglichkeit, Nachrichten an einzelne oder alle Bietergruppen zu verschicken. Diese Funktion ist optional und daher gegebenenfalls in Ihrem Q&A-Tool nicht freigeschaltet. 3.1 NACHRICHTEN ANZEIGEN Wurde die Nachrichten-Funktion für Ihren Q&A-Prozess freigeschaltet, können Sie die Nachrichten über das Navigationsmenü aufrufen. Das Q&A-Management kann diese Funktion nutzen, um der Buy-Side allgemeine Informationen zukommen zu lassen. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Nachrichten zeigen. 2. Sie sehen einen Überblick über die Nachrichten, in dem die Meldungen von der Sell-Side chronologisch sortiert angezeigt werden.! Die Nachrichten vom Q&A-Management werden nur in diesem Menüpunkt angezeigt und nicht an ihre -Adresse weitergeleitet. 13

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