Kalender. FAQs Outlook. 1) Wie lade ich zu einem Termin ein? a) Über das Feld Erforderlich den Teilnehmer auswählen und mit OK bestätigen.

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1 Kalender 1) Wie lade ich zu einem Termin ein? a) Über Datei>Neu> auf Termin gehen. Den Button Teilnehmer einladen anklicken. c) Über das Feld Erforderlich den Teilnehmer auswählen und mit OK bestätigen. Über An das Adressbuch öffnen. Mehr Spalten anklicken, dass entsprechende Adressbuch auswählen (z. B. Globale Adressenliste) und den Namen (Vorund/oder Nachname) eingeben. Mit OK bestätigen. Version Seite 1 von 9

2 d) Der Teilnehmer wird mit seiner E Mail Adresse in dem Termin eingefügt. Danach sollten noch der Betreff, Ort, Start und Enddatum sowie die entsprechenden Uhrzeiten eingetragen werden. Weitergehende Informationen zu dem Termin können in der freien Fläche unter dem Eingabekopf eingetragen werden. 2) Freie Zeiten prüfen Unter dem Punkt Terminplanung kann der Einladende die Frei bzw. Besetzt Zeiten des Eingeladenen sehen. So kann bereits vor der Einladung zu einem Termin geklärt werden, ob der Eingeladene zur fraglichen Zeit verfügbar ist. Blaue und schraffierte Balken symbolisieren die Besetzt Zeiten des Eingeladenen. Weiß schraffierte Balken deuten darauf hin, dass der Eingeladene seine Termineinsicht nicht freigegeben hat (s. Punkt 6. 3) Wie lade ich eine Gruppe von Personen zu einem Temin ein? a) Selbst eine Gruppe (Verteilerliste) erstellen Das Symbol Adressbuch anklicken und im Folgenden unter Datei Neuer Eintrag auswählen. Version Seite 2 von 9

3 Neue Verteilerliste anklicken und mit OK bestätigen. c) Der Verteilerliste einen Namen geben und die gewünschten Gruppenangehörigen hinzufügen. Dies kann auf zwei Arten erfolgen: Über Mitglieder auswählen auf das persönliche Adressbuch bzw. das Hochschulverzeichnis zugreifen oder über Neu hinzufügen die entsprechenden Gruppenmitglieder händisch hinzufügen. d) Einladungen von Gruppen über das Hochschulverzeichnis Vorhandene Gruppen lassen sich über das Hochschulverzeichnis einladen. Dies muss entsprechend des jeweiligen Namens/Kennung (entspricht mail-recht in der BenVw) erfolgen. Die in der Gruppe geführten -Adressen erhalten jeweils eine gesonderte Einladung. Zudem lassen sich Gruppen 'aufschlagen' (s. kleines X neben dem Gruppennamen) und Mitglieder der Gruppe selektiv einladen. Version Seite 3 von 9

4 4) Termin zusagen bzw. absagen (als Eingeladener) a) Ein neuer Termin, auf den man als Eingeladener noch nicht geantwortet hat, wird im Kalender mit einer Schraffur angezeigt. Um den Termin mit einem Status zu versehen, muss er geöffnet werden. Je nachdem, ob der Termin zugesagt, abgelehnt oder mit Vorbehalt angenommen werden soll, muss der entsprechende Button gedrückt werden. Der Organisator des Termins erhält daraufhin eine entsprechende E Mail Antwort. 5) Termin absagen (als Organisator) Um als Organisator einen Termin abzusagen, genügt es, auf den Button Besprechung absagen zu klicken. Daraufhin wird eine Absag generiert, die dann an die Teilnehmer versendet werden kann. Version Seite 4 von 9

5 6) Kalender freigeben a) Um den Kalender für Kollegen freizugeben, müssen bestimmte Einstellungen in Outlook vorgenommen werden. Mit der rechten Maustaste auf den eigenen Kalender klicken (findet sich unter dem Abschnitt Kalender) und Eigenschaften auswählen. Im neugeöffneten Fenster den Karteireiter Berechtigungen anklicken. Im Folgenden bestimmen, welche Berechtigungen andere Personen im eigenen Kalender haben sollen. Sollen bestimmte Kollegen weitergehende Rechte erhalten, so müssen die jeweiligen Personen über die Benutzer ID (z. B. mmueller) gesucht und der Liste hinzugefügt werden. Jedem einzeln aufgeführten Benutzer können individuelle Berechtigungen gegeben werden. Mit Übernehmen und OK wird der Vorgang bestätigt. Achtung: Nur wenn die Berechtigung Lesen angekreuzt wurde, kann der Kalender von anderen abonniert werden. Ansonsten werden nur die frei/besetzt Zeiten beim Einladen angezeigt (s. Punkt 2). Version Seite 5 von 9

6 7) Kalender abonnieren a) Um Termine besser koordinieren zu können, kann es nützlich sein, die Kalender von Kollegen einzusehen. Dazu müssen die entsprechenden Kalender im Vorfeld abonniert werden. a) Unterhalb der Rubrik Aufgaben auf die Ordnerliste klicken und mit der rechten Maustaste auf Freigegebene Kalender gehen; Eigenschaften auswählen. Version Seite 6 von 9

7 Auf den Karteireiter Abonnieren gehen; Abonnieren anklicken. c) Unter Gemeinsam genutzte Kalender hinzufügen den Benutzernamen (z. B. mmueller) von demjenigen eingeben, dessen Kalender abonniert werden soll; alternativ ist der Weg über den Suchen Button möglich. Achtung: Ein Kalender kann nur dann in Outlook abonniert werden, wenn der Kalenderinhaber bei den Berechtigungen Lesen angekreuzt hat. 8) Outlook spezifische Probleme a) Q: Ich erhalte eine Fehlermeldung, wenn ich eine Ressource/ einen Raum einlade. Was bedeutet das? A: Der Raum ist damit erfolgreich eingeladen (siehe Rückmeldung des Raumes im Termin). W: Der Fehler kann ignoriert werden. Version Seite 7 von 9

8 Q: Die Suche nach Namen im Globalen Adressbuch ist merkwürdig und findet keine Namensbestandteile. Geht das besser? A: Die Verwendung der mehrspaltigen Suche ist deutlich flexibler und findet auch Teilausdrücke. c) Q: Outlook stürzt ab, wenn ich eine Einladung bestätigen will. Was mache ich falsch? A: Gar nichts. Es handelt sich um ein Problem der Software, das bearbeitet wird/wurde. Bitte Version des Connectors auf Aktualität prüfen W: Bestätigen Sie die Einladung z. B. via Webmailer. d) Q:Wenn man eine zur Nachverfolgung markiert wird im Outlook ein Fähnchen angezeigt. Warum verschwindet das ab und zu? A: Es handelt sich um erweiterte Outlook-Funktionen, die nicht auf Kalender bzw. IMAP- Funktionen abgebildet werden kann. Beim Synchronisieren gehen die lokal gehaltenen Daten 'kaputt'. e) Q: Suchen im Outlook liefern nicht die zu erwartenden Ergebnisse. A: Wahrscheinlich ist der Microsoft Such- und Indizierungsdienst für das Konto aktiviert. Es gibt eine bekannte Unverträglichkeit. Deaktivieren Sie den Indizierungsdienst über das Outlook Menü 'Extras-> Sofortsuche -> Suchoptionen und deselektieren des Kontos unter 'Nachrichten in folgenden Datendateien indizieren'. Die Indizierung der Daten auf dem Server sollte i. A. für Standardsuchanfragen ausreichen. f) Q: Im Bereich Aufgaben werden Aufgaben anderer Kalender mit angezeigt, obwohl explizit nur der eigene Kalender ausgewählt ist. Lässt sich das Ändern? A: Es handelt sich um eine Fehlfunktion, die durch die Connector-Version 2008 oder höher behoben wird. W: Übergangsweise kann ein Filter definiert werden, der dies kompensiert. Dazu via Menu 'Aktuelle Ansicht' -> 'Ansicht anpassen'-> Button:'Filtern'-> Tab 'erweitert' öffnen. Dort via DropDown 'Feld' -> Auswahl 'Alle Felder' Version Seite 8 von 9

9 -> Auswahl 'In Ordner' hinzufügen, die Bedingung auf 'enthält nicht' ändern und den Wert auf 'Aufgaben -' festsetzen. Ggf. bestehende ältere Filterelemente übernehmen. Version Seite 9 von 9

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