Der PDF-Druck. EDIORG Software GmbH, Linz

Transkript

1 Der PDF-Druck Der Makler hat nun auch die Möglichkeit, ein als PDF generiertes Angebot per 1. als Anhang oder 2. als Link zu versenden oder 3. wie bisher das PDF über WORD zu generieren. Es soll ein Angebot eines Objektes verschickt werden. Bitte wie folgt vorgehen: Objekt aufrufen Im Karteireiter Zuordnungen die Person bzw. Personen auswählen, die ein Angebot erhalten sollen (Hakerl setzen im Feld A) auf ANGEBOT klicken und nun auswählen ob, das Angebot wie bisher gedruckt oder nun als PDF ( mit Anhang oder mit Link) generiert werden soll. Ist letzteres der Fall, bitte WECHSELN zu PDF-DRUCK anklicken.

2 Ad 1) Angebot wird als PDF generiert und als Anhang versendet Soll das Angebot als PDF in einem als Anhang versendet werden, ist im Feld PDF- ANGEBOTE der Button PDF-Anhang anzuklicken (siehe roter Rahmen). Seitens EDI-Real wird die Vorlagengrundeinstellung vorgenommen (grüner Rahmen). Mit dem Feld Bearbeiten kann der Makler die bereits eingespielten Vorlagen durch Einfügen von Textbausteinen verändern. Vorlagenänderungen, die seitens EDI-Real vorgenommen, sind allerdings kostenpflichtig.

3 VORSCHAU In der VORSCHAU sieht man, wie das Objekt im Angebot dargestellt wird. Der quer geschrieben Aufdruck SAMPLE soll verdeutlichen, dass es sich hier nur um die VORSCHAU handelt, die allerdings nicht bearbeitet werden kann.

4 Bearbeitung Sollte das Angebot z.b. im Text noch geringfügig zu ändern oder zu ergänzen sein, so klickt man auf den unteren Button BEARBEITEN und nimmt die Änderung oder Ergänzung vor. Durch Klicken auf AUSFÜHREN wird das Angebot als PDF generiert und dem als Anhang beigefügt.

5 Sind die gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen worden, klickt man auf AUSFÜHREN. Nun öffnet sich das Feld Anhänge. Hier können die einzelnen Anhänge durch Doppelklick geöffnet werden und in jedem Feld (Bilder/weitere Medien, Büro-Medien und externe Medien) durch Setzen des Hakens extra bestimmt werden, ob die jeweilige Datei (Bild, PDF, Video ) im als Anhang mitgesendet wird.

6 Mehrere Objekte passen auf den Suchwunsch eines Kunden. Wird nun die Auswahl getroffen Jedes Objekt als einzelnes Angebot versenden, so erhält der Interessent jedes Objektangebot in einem eigenen . Ansonsten bekommt der Kunde ein mit mehreren Objektangeboten. Sind die gewünschten Anhänge vorgenommen worden, klickt man auf OK. Das Angebot wird nun ausgeführt. Bitte nochmals mit OK bestätigen

7 Der Kunde erhält nun folgendes mit dem Angebot als PDF im Anhang. In der erhält nun der Kunde das Angebot und die zuvor bestimmten Anhänge wie in diesem Beispiel die Nebenkostenübersicht, den Grundbuchsauszug und den Energieausweis. Klickt der Kunde nun das als PDF generierte Angebot an, öffnet sich folgendes Fenster:. und in weiterer Folge das Angebot:

8 Der Kunde kann nun das als PDF mitgeschickte Angebot beliebig verwenden: öffnen, abspeichern ausdrucken,. Im Karteireiter Aktivitäten wird nun vermerkt, dass das Angebot per mit PDF als Anhang verschickt wurde.

9 In der geöffneten Detailansicht der Aktivität sind vom System automatisch folgende Einträge vorgenommen worden: 1. das eigentliche Angebot mit Nr. 2. welche Anhänge es außer dem Angebot gegeben hat 3. an welche Adresse das Angebot verserdet wurde.

10 Ad 2) Angebot als PDF generiert und als LINK versendet Soll das Angebot per als LINK versendet werden, so ist im Feld PDF-ANGEBOTE der Button LINKS anzuklicken (siehe roter Rahmen). Seitens EDI-Real wird die Vorlagengrundeinstellung vorgenommen (grüner Rahmen). Mit dem Feld Bearbeiten kann der Makler hier die bereits eingespielte Vorlagen durch Einfügen von Textbausteinen verändern. Vorlagenänderungen, die seitens EDI-Real vorgenommen, sind allerdings kostenpflichtig.

11 VORSCHAU In der VORSCHAU sieht man, wie das Objekt im Angebot dargestellt wird. Der quer geschrieben Aufdruck SAMPLE soll verdeutlichen, dass es sich hier nur um die VORSCHAU handelt, die allerdings nicht bearbeitet werden kann. Bearbeitung Sollte das Angebot z.b. im Text noch geringfügig zu ändern oder zu ergänzen sein, so klickt man auf den unteren Button BEARBEITEN, nimmt die Änderung oder Ergänzung vor. Durch Klicken auf AUSFÜHREN wird ein erstellt, in dem das Angebot als LINK eingefügt ist.

12 Sind die gewünschten Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen worden, klickt man auf AUSFÜHREN. Nun öffnet sich das Feld Anhänge. Hier können die einzelnen Anhänge durch Doppelklick geöffnet werden und in jedem Feld (Bilder/weitere Medien, Büro-Medien und externe Medien) durch Setzen des Hakens extra bestimmt werden, ob die jeweilige Datei (Bild, PDF, Video ) im als Anhang mitgesendet wird.

13 Mehrere Objekte passen auf den Suchwunsch eines Kunden. Wird nun die Auswahl getroffen Jedes Objekt als einzelnes Angebot versenden, so erhält der Interessent jedes Objektangebot in einem eigenen . Ansonsten bekommt er ein mit mehreren Objektangeboten. Sind die gewünschten Anhänge vorgenommen worden, klickt man auf OK. Das Angebot wird nun ausgeführt. Bitte nochmals mit OK bestätigen

14 Der Kunde erhält nun folgendes mit dem Angebot als LINK. Dies hat den großen Vorteil, dass auch auf Smartphones diese Art von Angeboten aufgrund geringer Datengröße leicht empfangen werden können und zu öffnen sind. Mit Link versendetet Angebote benötigen nur ganz geringen Speicherplatz!!!!! Die Anhänge sind bei der Form des Versendens per LINK unter weitere Informationen zum Objekt detailliert aufgeschlüsselt Dokumente (z.b. Grundbuchsauszug, Energieausweis ) Medien (Videos..) Allgemeine Informationen (Nebenkostenübersicht ) Klickt der Kunde den LINK an, öffnet sich das Angebot:

15 Der Kunde kann nun das Angebot beliebig verwenden: öffnen, abspeichern ausdrucken,. Wenn nun der Empfänger den Link öffnet, wird diese Aktivität bei Objekten und Personen als Aktivität gespeichert.

16 Wird nun das mehrmals geöffnet (mehrere Personen haben Zugriff auf denselben PC), so wird bei jedem Öffnen eine Aktivität gesetzt. Diese Information erhält man, indem man auf die ausgewählte Aktivität klickt. (1.) Es öffnet sich folgendes Fenster mit den gewünschten Informationen: In der geöffneten Detailansicht der Aktivität sind vom System automatisch folgende Einträge vorgenommen worden: 1. das eigentliche Angebot mit der Angebotsnummer 2. welche Anhänge mit dem versandt wurden 3. an welche Adresse das Angebot verserdet wurde. Klickt man nun das ANGEBOT an (1.), so erhält man die Aufforderung, mit welchem Browser der Linktyp geöffnet werden soll:

17 Nach Auswahl des Browsers wird das Angebot geöffnet.

18 Ad 3) Angebot wie bisher über WORD Serienbriefe Druckmodul versenden Daraufhin erscheint folgende Maske. Nun nehmen Sie die notwendigen Einstellungen vor. A: Unter ausgeführt von sieht man den jeweiligen Mitarbeiter, dessen Kontaktdaten auch im Angebot erscheinen. Die Druckmodule sind automatisch passend eingestellt und müssen nicht mehr verändert werden. B: Textbausteine klickt man individuelle Textbausteine verwenden an, so kann man hier direkt noch den Betreff, Fuß- und Kopfzeilentext ändern. Ansonsten nimmt das Programm die Standardeinstellungen zur Erstellung her. C: Dies ist der wichtigste Teil: Hier können Sie zwischen den einzelnen Vorlagen wählen.

19 Wenn Sie zum Beispiel mehrere Vorlagen gespeichert haben (exklusives Angebot, Standard Angebot), klicken Sie in das weiße Feld und wählen die richtige aus. Weiters können Sie bestimmen, ob die Adresse des Objektes und die Provision im Angebot erscheinen sollen. D: Bilder verwenden- hier können Sie bestimmen, welche Bilder bei den Angeboten (Brief, Fax, ) erscheinen sollen. E: Versandeinstellungen beim Anlegen der Interessenten, muss man die gewünschte Benachrichtigungsform einstellen. Bei den Standardversandeinstellungen greift das System automatisch auf die Einstellung des Interessenten zurück. Kopie an mich senden anhaken, bewirkt, dass der Makler an seine eigen Adresse das Angebot bekommt, um es zu überprüfen. Um eine größtmögliche Sicherheit zu bieten, dass die Angebote Firewalls und Spamfilter passieren, wurde als Absenderadresse eingeführt. Als Antwortadresse (wenn der Kunde im auf Antworten klickt) steht selbstverständlich Ihre Absenderadresse. Diese Maßnahme erhöht die Sicherheit, dass die s zielgenau Ihre Kunden erreichen. Bevor man auf AUSFÜHREN geht, kann man das Angebot unter BEARBEITEN nochmals durchsehen und Kleinigkeiten verändern.

20 Es erscheint folgendes Bild: Button AUSFÜHREN wählen. Wird das Angebot per versendet, können noch Anhänge zugefügt werden, z.b. Nebenkostenübersicht,.

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22 Anpassung der Fehlermeldungen beim versand Wenn Sie bei einem Interessenten keine oder eine falsche adresse hinterlegt haben (Tippfehler wie Komma, Umlaut etc.), bekommen Sie beim -Angebotsversand eine Fehlermeldung mit dem Hinweis, was falsch ist oder fehlt. Es kann nun der Fehler behoben werden und das Angebot neu versendet werden.