EPOS. Kurzanleitung Modul Mailing. Logex AG IT-Solutions. Copyright (c) 2008 by Logex ag, Switzerland, all Rights reserved

Transkript

1 EPOS Kurzanleitung Modul Mailing Logex AG IT-Solutions

2 2 Kurzanleitung Eposmodul Mailing 1 Was kann das Modul Mailing? Sie befinden sich im Modul Mailing, mit dem sie in fünf Schritten mühelos umfangreiche Kampagnen erstellen können. Je nach Produktversion können Briefe, s und Faxe generiert werden, jedes Dokument wird dabei klar einer Adresse zugeordnet. Das Modul Mailing ist eine professionelle Dokumentverwaltung, die Korrespondenz auch nach Jahren noch genau nachvollziehbar. Folgen sie dieser Kurzanweisung, um zu sehen wie ein Mailing erstellt wird. Diese Anleitung bezieht sich auf den Brief als Vorzeigebeispiel, es werden keine Zusatzfunktionen beschrieben. Eine Vollständige Anleitung sowie Antworten auf allfällige Fragen zu dieser Kurzanleitung finden sie in den Hilfemeldungen. 2 Selektion der Adressen Wie erstelle ich ein neues Mailing? Der erste Schritt ist die Selektion der Adressen. Wählen sie in der Auswahltabelle die Adressaten aus, die das Mailing erhalten sollen. Verwenden sie dazu die Such- und Selektionsmöglichkeiten. Als Beispiel vergeben sie einigen Adressen rote Marken und lassen nur diese anzeigen. Eine Anleitung finden sie in den Hilfemeldungen. In unserem Beispiel wurden 23 Adressen ausgewählt (siehe rot umrahmter Bereich in der oberen Grafik). Nächster Schritt Drücken sie nebenstehenden Button um zum nächsten Schritt zu gelangen. 3 Einstellungen Mailing erstellen

3 Einstellungen 3 Wählen sie nebenstehenden Button 'Neues Mailing erstellen', um ein neues Dokument ab einer Vorlage zu erstellen. Untenstehendes Fenster öffnet sich. Briefvorlage Das definierte Dokument erscheint als Briefvorlage. Es dient als Ausgangslage für den Mailing-Brief. vorlage Definieren sie bei Bedarf die E- Mailvorlage. Diese dient als Ausgangslage für das Mailing-E- Mail. Übernehmen Drücken sie nebenstehenden Button um zu den Einstellungen des Mailings zu gelangen und dort eventuell Briefspezifische Angaben zu machen (z.b. Versammlungsdatum usw.). Nun werden die Briefe ab der Vorlage erstellt. Versandart

4 4 Kurzanleitung Eposmodul Mailing Legen sie die Versandart fest. Mit 'bevorzugte Versandart verwenden' wird diese Versandart übernommen, die der Adresse als 'bevorzugte Versandart' zugewiesen wurde. Mehr Informationen finden sie in den Hilfemeldungen. Brief erstellen Erstellen sie nun das Mailing. Passen sie nun die Änderungen an, mit denen sich der Brief von der Vorlage unterscheidet. Als Beispiel erfassen sie nun das Datum der Sitzung, das in der Vorlage 'Vorstandsitzung' nicht enthalten ist. Mehr Informationen entnehmen sie bitte den Hilfemeldungen. Beachten sie, dass hier gemachte Änderungen keinen Einfluss auf die vorgängig definierte Vorlage haben. Es wird nur der Brief angepasst. Wenn sie das Mailing auch als verschicken, erstellen sie nun das analog zum Brief: Mit dem blau umrahmten Button 'Brief übernehmen' kann der zuvor definierte Brief bei Bedarf analog übernommen werden. 4 Überprüfung Überprüfung des Mailings Bevor das Mailing erzeugt werden kann, werden die Adressen mit den entsprechenden Briefen oder s zusammengeführt. So wird zum Beispiel kontrolliert, das jede Adresse, die das Mailing per E- Mail erhalten soll, auch eine adresse definiert hat usw. Drücken sie diesen Button, um das Zusammenführen zu starten. Daten Im rot umrahmten Bereich 'Daten' wird das Ergebnis der Überprüfung angezeigt. Vergleichen sie die Angaben mit der Ausgangslage. Entsprechen die Daten der Ausgangslage, kann der Testdruck ausgeführt werden. Entdecken sie Probleme, so haben sie nochmals die Möglichkeit, einen oder mehrere Schritte zurück zu gehen um den Fehler zu beheben. Testversand

5 Überprüfung 5 Lösen sie einen Testdruck aus. Definieren sie den Drucker, sofern sie vorgängig nicht bereits die Druckerund Schachtzuweisungen definiert haben. Mehr zum Thema Druckereinstellungen finden sie in den Hilfemeldungen. Setzen sie ein Testmail ab. Geben sie die adresse im weissen Feld an. Vorgängig müssen aber die E- Maileinstellungen konfiguriert werden. Mehr Informationen dazu finden sie in den Hilfemeldungen. 5 Mailing erzeugen Erzeugung starten Sie sehen die Anzahl Dokumente, die erstellt werden, wenn sie das Mailing erzeugen, im rot umrahmten Bereich in der oberen Grafik. Erzeugen sie das Mailing. Beachten sie, dass bei der Erzeugung für jede Adresse ein individuelles Dokument erstellt wird, aber die Dokumente erst beim nächsten Schritt versendet oder gedruckt werden. 6 Drucken/Versenden Versand starten

6 6 Kurzanleitung Eposmodul Mailing Drücken sie den Button 'Alles starten', um alle Dokumente zu drucken/versenden. Mit nebenstehendem, rot umrahmten Pfeil sind Untermenüs abrufbar. Nun wurde das Mailing gedruckt und versendet. Damit sie Klarheit darüber haben, welche Adressaten an welchem Datum welches Mailing erhalten hat, weden die Mailings in einem Archiv gespeichert. Mehr Informationen zum Archiv finden sie in den Hilfemeldungen.