Customer and Project Services. Teilnehmerunterlagen Aktivitäten

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1 Customer and Project Services Teilnehmerunterlagen Aktivitäten

2 Inhalt 1.1 Grundsätzliche Unterschiede Termin/Job 1.2 Anlage eines neutralen Termins aus dem Kalender 1.3 Verknüpfung mit einem Projekt/Kunde oder Planer 1.4 Hinzufügen von Spezifikationen 1.5 Abschließen von Terminen und Jobs über den Kalender 1.6 Neue Besuchsplanung 1.7 Anlage eines neutralen Jobs aus dem Kalender 1.8 Verknüpfung mit Projekt/Kunde oder Planer 1.9 Hinzufügen von Spezifikationen 1.10 Anlage eines Termins/Jobs aus einem Projekt 1.11 Bereich Nachrichten 1.12 Bereich Dokumente 1.13 Post-It Funktion 1.14 CPS Upload 2

3 1.1 Grundsätzliche Unterschiede Termin/Job Im Aktivitäten Management wird klar zwischen Terminen und Jobs unterschieden. Diese sind auch in der Ansicht im Kalender zukünftig getrennt. Termine, wie z.b. persönliche Besuche, Innendienst, werden innerhalb der Zeitenskala angezeigt. Jobs werden unterhalb des Kalenders am jeweiligen Tag angezeigt. 3

4 1.1 Grundsätzliche Unterschiede Termin/Job Die Startmaske im CPS ist der Kalender. Hier haben Sie eine drei-monats Übersicht, standardmäßig die Wochenansicht des Kalenders (Wechsel auf Tages- oder Monatssicht möglich) und die einzelnen Button um Termine, Jobs, Nachrichten zu erstellen oder Dokumente hochzuladen. Erledigte Jobs können direkt im Kalender über den Haken auf Status positiv erledigt gesetzt werden. 4

5 1.2 Anlage eines neutralen Termins aus dem Kalender 1 Klicken Sie im Kalender entweder auf den Button für einen neuen Termin (Uhr Symbol) oder in den Zeitenbereich. (1) Es öffnet sich automatisch ein neuer Termin. 5

6 1.2 Anlage eines neutralen Termins aus dem Kalender Wählen Sie die Art des Termins 2. Wählen Sie den Status des Termins 3. Definieren Sie das Datum, sowie die Uhrzeit des Termins (mehrtätige Termine durch Beginnt und Endet-Datum möglich) 6

7 1.2 Anlage eines neutralen Termins aus dem Kalender 2 1 Im Freitextfeld können Sie jetzt den eigentlichen Bericht erfassen. Sie können auch Inhalte aus Mails oder anderen Dokumenten in das Feld kopieren. Klicken Sie anschließend auf das Diskettensymbol um die Aktivität zu speichern. (1) Die Aktivität wird automatisch in den Kalender eingetragen. Über den Zurück Button können Sie die Anlage abbrechen. (2) 7

8 1.3 Verknüpfung mit einem Projekt/Kunde oder Planer und weitere Teilnehmer einladen 1 Sie haben nun die Möglichkeit, die neutrale Aktivität mit einem Projekt, Kunden oder Planer zu verknüpfen. Hier wird mit der Universalsuche gearbeitet. Tragen Sie hier, wie beim Kunden z.b. Teile vom Namen und den Ort ein. Sie erhalten eine Auswahlliste mit möglichen Kunden. Klicken Sie den entsprechenden Kunden an. Aus der neutralen Aktivität wird dann eine Kundenaktivität. Bei Planer oder Projekt ist der Vorgang identisch. Über die Lupe gelangen Sie in die Standard Projekt-, Kunden- oder Planersuche. (1) 8

9 1.3 Verknüpfung mit einem Projekt/Kunde oder Planer und weitere Teilnehmer einladen Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Aktivität mit aktiven Projekten des Kunden zu verknüpfen oder Spezifikationen hinzuzufügen. Des Weiteren können Sie die entsprechenden Kundenansprechpartner über die Checkboxen hinzufügen. (1) 1 Über den Button können Sie weitere Teilnehmer zu einem eventuell geplanten Termin einladen. 9

10 1.3 Verknüpfung mit einem Projekt/Kunde oder Planer und weitere Teilnehmer einladen 1 Tragen Sie den Namen des Empfängers in die Suche ein. Durch anklicken und bestätigen wird der Empfänger hinzugefügt. Sie können auch mehrere Empfänger hinzufügen, in dem Sie den Vorgang wiederholen. Um die Nachricht abzusenden klicken Sie auf das Brief- Symbol. (1) Die Empfänger bekommen dann eine Nachricht in den Home Bereich übersendet. Der Empfänger hat die Möglichkeit den Termin zu akzeptieren oder abzulehnen. 10

11 1.4 Hinzufügen von Spezifikationen Wählen Sie die erste Spezifikation 2. Wählen Sie unter Umständen die zweite Spezifikation und klicken Sie auf das Plus-Symbol 3. Die Spezifikation wird unterhalb der Felder in einer Liste angezeigt. 11

12 1.5 Abschließen von Terminen und Jobs über den Kalender Um einen Termin oder Job abzuschließen ist es nicht mehr nötig die jeweilige Aktivität zu öffnen. Mit einem einfachen Klick öffnet sich nebenstehendes Fenster. Der Bericht kann direkt in das Freitextfeld eingetragen werden. Mit Klick auf die Checkbox öffnet sich das Fenster, in dem ausgewählt werden kann ob der Termin Offen, Positiv erledigt oder Negativ erledigt (hat nicht stattgefunden) ist. Durch klicken auf gelangen Sie in die Aktivität und können diese nachträglich mit Projekten verknüpfen oder Spezifikationen anlegen. Des Weiteren gibt es keinen Speicherbutton. Alle Änderungen werden durch verlassen der jeweiligen Maske automatisch gespeichert. 12

13 1.6 Neue Besuchsplanung Wenn ein vorher geplanter Besuch auf Erledigt gesetzt wird, und beim Kunden in den Vertriebsdetails ein Besuchsrhythmus gepflegt ist, so erscheint beim speichern der Aktivität die oben stehende Meldung. 1 Man kann dann direkt den nächsten Besuch als geplant in den Kalender eintragen lassen. Über die angezeigte Uhr kann zusätzlich eine Besuchsplanung durchgeführt werden. (1) 13

14 1.7 Anlage eines neutralen Jobs aus dem Kalender 1 Klicken Sie auf den Button Neuer Job (Symbol mit Haken). 14

15 1.7 Anlage eines neutralen Jobs aus dem Kalender Wählen Sie die Art des Jobs 2. Wählen Sie den Status des Jobs 3. Definieren Sie das Datum, sowie die Uhrzeit des Jobs (mehrtätige Jobs durch Beginnt und Endet-Datum möglich) 15

16 1.7 Anlage eines neutralen Jobs aus dem Kalender 2 1 Im Freitextfeld können Sie jetzt den eigentlichen Job Text erfassen. Sie können auch Inhalte aus Mails oder anderen Dokumenten in das Feld hinein kopieren. Klicken Sie anschließend auf das Diskettensymbol um den Job zu speichern. (1) Der Job wird automatisch unterhalb des Kalenders eingetragen. Über den Zurück Button können Sie die Anlage abbrechen. (2) 16

17 1.8 Verknüpfung mit Projekt/Kunde oder Planer Sie haben nun die Möglichkeit den neutralen Job mit einem Projekt, Kunden oder Planer zu verknüpfen. Hier wird mit der Universalsuche gearbeitet. Tragen Sie, wie beim Planer hier z. B. Teile vom Namen und dem Ort ein. Sie bekommen eine Auswahlliste mit möglichen Planern. Klicken Sie den entsprechenden Planer an. Aus dem neutralen Job wird dann eine Planer-Aktivität. Beim Kunden oder Projekt funktioniert es identisch. 17

18 1.8 Verknüpfung mit Projekt/Kunde oder Planer Jetzt haben Sie die Möglichkeit den Job mit aktiven Projekten des Planers zu verknüpfen oder Spezifikationen hinzuzufügen. Des Weiteren können Sie die entsprechenden Planeransprechpartner über die Checkboxen hinzufügen. (1) 1 18

19 1.9 Hinzufügen von Spezifikationen Wählen Sie die erste Spezifikation 2. Wählen Sie unter Umständen die zweite Spezifikation und klicken Sie auf das Plus-Symbol 3. Die Spezifikation wird unterhalb der Felder in einer Liste angezeigt. 19

20 1.10 Anlage eines Termins/Jobs aus einem Projekt Sie können Aktivitäten auch direkt an Projekten, Kunden oder Planern anlegen. Gehen Sie dazu zum entsprechenden Projekt, Kunden oder Planer Reiter Aktivitäten. 1 Klicken Sie auf den entsprechenden Button für Termin, Job oder Nachricht. (1) 20

21 1.10 Anlage eines Termins/Jobs aus einem Projekt Das Erstellen funktioniert parallel zum Prozess bei einem neutralen Termin. Das Erstellen funktioniert parallel zum Prozess bei einem neutralen Job. 21

22 1.10 Anlage eines Termins/Jobs aus einem Projekt 1 Sie können die Aktivität nun mit Kunden von der Firmenliste und Planern von der Planerliste verknüpfen. 1 Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und klicken Sie auf das Plus Symbol. (1) 22

23 1.10 Anlage eines Termins/Jobs aus einem Projekt Gesamtansicht der Terminübersicht. 23

24 1.10 Anlage eines Termins/Jobs aus einem Projekt Alle Termine und Jobs werden in einer Liste am Projekt, Kunden oder Planer angezeigt. Wenn Sie die Liste filtern wollen benutzen Sie die Reiter Termin, Job, Ticket und Nachrichten oder verwenden Sie im Suchfeld einen Suchbegriff. 24

25 1.11 Bereich Nachrichten 1 2 Im Home Bereich unter Nachrichten werden alle Nachrichten von anderen CPS Nutzern, sowie systemseitig verschickte Nachrichten angezeigt. Es wird unterschieden nach Inbox (eingehende Nachrichten) und Outbox (ausgehende Nachrichten). Durch klicken auf den Text gelangen Sie in die Nachricht. (1) Durch klicken auf den Pfeil Button am Ende der Zeile springen Sie direkt in den Vorgang, z. B. in ein Projekt. (2) 25

26 1.11 Bereich Nachrichten Zurück Vorherige Nachricht Nächste Nachricht Speichern Löschen Antworten Weiterleiten 26

27 1.12 Bereich Dokumente Im Bereich Dokumente werden alle von mir erstellten Dokumente und alle mir zugewiesenen Dokumente aufgelistet. Über die Checkbox können ein oder mehrere Dokumente markiert und dann mit dem Mülleimer Button gelöscht werden. Sie werden nur aus der Liste gelöscht, nicht am Vorgang. 27

28 1.13 Post-It Funktion 2 1 Im Home Bereich haben Sie die Möglichkeit sich sog. Post- It s zu erstellen. Diese können Sie als Erinnerungsfunktion nutzen. Klicken Sie auf oben stehenden Button. (1) Geben Sie einen Titel und einen Text ein und klicken Sie auf Speichern. Sie können das Post-It frei verschieben. Wenn Sie das CPS verlassen bleibt das Post-It im Kalender bestehen. Um es zu löschen, öffnen Sie es durch anklicken. Über das X können Sie das Post-It dann löschen. (2) 28

29 1.14 CPS Upload Im CPS gibt es die Möglichkeit Dokumente direkt an Projekte, Kunden oder Planer zu hängen, ohne das sie manuell gespeichert und dann hochgeladen werden müssen. Leiten Sie z.b. eine Mail mit Dateianhang an folgende Adresse weiter: Wichtig ist das die Mail nicht als Anlage weitergeleitet wird, sondern das der Text in die Mail integriert wird. Eine zweite Methode kann sein das Sie einem Kunden/Planer Informationen zukommen lassen, z. B. eine Zeichnung, welche auch in das CPS eingebunden werden soll. In diesem Fall tragen Sie die o. g. Adresse in das Feld BK für Blindkopie ein. Der Kunde erhält dann seine Mail und parallel wird die Mail inkl. Anhang an das CPS geschickt. 29

30 1.14 CPS Upload Damit die Mail und der Anhang im CPS an den richtigen Empfänger gesendet werden kann, ist es notwendig die entsprechende Kunden-, Planer- oder Projektnummer in den Betreff einzutragen. Wichtig dabei ist, dass die Nummer in eckige Klammern gesetzt wird. 30

31 1.14 CPS Upload Die weitergeleitete Mail wird im CPS geteilt. Der Text der Mail wird unter Aktivitäten Nachrichten gespeichert. 31

32 1.14 CPS Upload Der Anhang wird automatisch unter Dokumente gespeichert. Das Dokument steht wie gewohnt allen Mitarbeitern des VL Gebietes zum Download zur Verfügung. Voraussetzung ist das der jeweilige Mitarbeiter Zugang zum Kunden, Planer oder Projekt hat. 32

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