Termine eingeben und verwalten - FAQ

Transkript

1 Termine eingeben und verwalten - FAQ Inhalt Wie kann ich Termine eingeben?... 2 Wie füge ich einen Wiederholungstermin ein?... 3 Wie füge ich weitere Teilnehmer hinzu?... 4 Was bedeutet die Einstellung Zugriff öffentlich, privat, vertraulich? Welche Sichten liegen hier vor?... 4 Welche -Benachrichtigungen erhalte ich?... 5 Wie sehe ich, dass ein Termin angenommen / abgelehnt worden ist?... 5 Wie kann ich einen Termin annehmen / ablehnen?... 6 Wie kann ich mehrere Kalender gleichzeitig anzeigen lassen?... 7 Wie verändere ich die Sichtbarkeit bzw. den Zugriff auf meinen Kalender?... 9 Termine eingeben und verwalten Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 1

2 Wie kann ich Termine eingeben? Sie haben dazu zwei Möglichkeiten: 1. in Ihrem eigenen Kalender (und bitte nur dort!!!) auf die entsprechende Uhrzeit zu gehen und klicken oder 2. auf den Reiter Termin anlegen/bearbeiten klicken. In beiden Fällen öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie Ihre Termineingaben machen können: Speichern bitte nicht vergessen! Termine eingeben und verwalten Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 2

3 Wie füge ich einen Wiederholungstermin ein? Legen Sie den Termin wie oben beschrieben an und klicken Sie auf bearbeiten. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten einen Termin zu wiederholen. Vergessen Sie bitte niemals ein Enddatum einzugeben!!!! (Unsere Datenbank ist sonst so überfüllt, dass das System immer langsamer wird!!!) Termine eingeben und verwalten Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 3

4 Wie füge ich weitere Teilnehmer hinzu? Sie klicken auf bearbeiten und folgendes Feld öffnet sich: Hier klicken Sie entweder auf das Plus -Zeichen vor dem Teilnehmer, den Sie hinzufügen möchten oder Sie ziehen den Teilnehmer mit gedrückter linker Mouse-Taste in das linke Feld. Was bedeutet die Einstellung Zugriff o ffentlich, privat, vertraulich? Welche Sichten liegen hier vor? Öffentlich: Termin wird auf meiner Homepage angezeigt, sichtbar für alle Nutzer des Systems (gedacht z.b. für Sprechstunden) Privat: Termin steht nur in meinem Kalender, sichtbar für alle Personen mit Zugriff auf meinen Kalender (bei SEMBBS als Standard-Einstellung alle Angehörigen des eigenen Seminares). So sollten also alle Termine eingestellt werden, die dienstlich sind. Vertraulich: Termin steht nur in meinem Kalender, Inhalte sind für niemanden sichtbar. Personen mit Zugriff auf meinen Kalender sehen den Termin als geblockte Zeit ohne weitere Angaben. Die drei Begriffe sind nicht ganz glücklich, aber aus Import/Export-Gründen wurde sich an den ical- Standard mit "public, private, confidential" gehalten. Termine eingeben und verwalten Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 4

5 Welche -Benachrichtigungen erhalte ich? Sie bekommen eine , wenn Ihnen ein Termin eingetragen worden ist. ein Termin abgesagt worden ist. ein Termin geändert worden ist. ein Termin bestätigt oder abgelehnt wurde. Beispiel: Auch hier gilt: Wenn Sie einen eingetragenen Termin erneut aufrufen, nichts verändern, aber auf speichern drücken, wird erneut eine -Benachrichtigung versendet. Hier bitte in einem solchen Fall auf abbrechen klicken! Wie sehe ich, dass ein Termin angenommen / abgelehnt worden ist? Es gibt mehrere Möglichkeiten: Sie haben eine entsprechend erhalten mit der Zu-/Absage. Sie gehen mit der Mouse über den Termin und ein Informationsfeld öffnet sich automatisch. Hier sehen Sie direkt, ob die Teilnehmer geantwortet haben. Termine eingeben und verwalten Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 5

6 Die letzte Möglichkeit ist den Termin anzuklicken und damit zu öffnen: Auf der rechten Seite finden Sie nun die Information über die Antworten zu Ihrem Gruppentermin. Den Termin bitte wieder über abbrechen schließen, wenn Sie keine Änderungen vornehmen, da Sie sonst eine weitere Benachrichtigungsmail auslösen! Wie kann ich einen Termin annehmen / ablehnen? Öffnen Sie den Termin und wählen Sie unten rechts die entsprechende Aktion aus. Termine eingeben und verwalten Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 6

7 Wie kann ich mehrere Kalender gleichzeitig anzeigen lassen? Es gibt schon fertige Kalendergruppen: Je nachdem, welcher Einrichtung (sprich: Stammgruppe, Fachleitung etc.) Sie zugeordnet sind, bekommen Sie entsprechende Kalendergruppen zur Verfügung gestellt. Sie können sich aber auch selbst eine Kalendergruppe dauerhaft abspeichern, klicken Sie hierzu auf Kalendergruppe. Geben Sie in das freie Feld hinter Adressbuchgruppe anlegen den Namen für Ihre Kalendergruppe ein, haken Sie das Feld im Kalender auswählbar an und klicken Sie auf die gelb/goldenen Pfeilspitzen ganz rechts. Sie bekommen folgende Rückmeldung: Scrollen Sie nach unten, hier finden Sie die neue Kalendergruppe, noch ohne Teilnehmer: Termine eingeben und verwalten Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 7

8 Markieren Sie die Personen, die Sie sehen möchten (mit gedrückter Strg-Taste können Sie mehrere Personen auswählen) und fügen Sie die Auswahl Ihrer Kalendergruppe hinzu durch Anklicken der gelb/goldenen Pfeilspitzen. Nun werden Ihnen die Teilnehmer Ihrer Kalendergruppe angezeigt: Gehen Sie zurück in Ihren Planer. Hier finden Sie die neue Kalendergruppe in Ihrem Auswahlfeld (nur Sie sehen diese Kalendergruppe, es ist Ihre persönliche). Belegte Zeiten werden im Kalender blau angezeigt: Termine eingeben und verwalten Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 8

9 Wie vera ndere ich die Sichtbarkeit bzw. den Zugriff auf meinen Kalender? Wenn Sie mit der Mouse über die Kalender-Symbole gehen, öffnet sich automatisch ein Informationsfeld, das Ihnen die Kalendereinstellung anzeigt. Es gibt diese Einstellmöglichkeiten: Mein Kalender ist für diese Person schreibbar. (Standard-Einstellung) Mein Kalender ist für diese Person lesbar. Mein Kalender ist für diese Person unsichtbar. Alle Kalender eines Seminars sind schreibbar für alle Angehörigen eingestellt (rote Symbol). Sie können dies verändern, indem Sie auf den Button Nachrichten klicken, den Reiter Kontakte auswählen und bei einer Person durch Anklicken der kleinen blauen Pfeilspitze weitere Informationen aufklappen: Durch Anklicken des Kalendersymbols verändern Sie die Sichtbarkeit bzw. den Zugriff auf Ihren Kalender. Hier sollte immer das rote Symbol eingestellt sein. Termine eingeben und verwalten Sylke Grüll SemBBS Mz Seite 9