Audit Manager. Kunden Basisinformation ISO 14001

Transkript

1 Audit Manager Kunden Basisinformation ISO 14001

2 Audit Manager Freischaltung Login Öffnen der Auditakte Arbeiten in der Auditakte / Interaktion mit dem Auditor Wichtige Links Support 2

3 Freischaltung Wenn der Auditor beschließt, Sie für eine Auditakte freizuschalten, erhalten Sie folgende Bei Erst-Nutzung folgen Sie bitte diesem Link 3

4 Freischaltung Sie gelangen auf die folgende Seite Setzen Sie Ihr Passwort und achten Sie auf die geforderten Sicherheitsfaktoren 4

5 Freischaltung Der Link zum Setzen des Passwortes ist für 72 Stunden verfügbar und funktioniert nur EINMAL Sollten Sie die folgende Seite vorfinden, ohne vorher ein Passwort gesetzt zu haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Auditor oder 5

6 Freischaltung Nach erfolgreichem Setzen des Passwortes, wird Ihnen die folgende Seite gezeigt Sie können sich nun unter anmelden 6

7 Login Unter können Sie sich anmelden Bevor Sie jedoch starten können, überprüfen Sie: die Sprache, diese kann nur durch abmelden und erneutes anmelden geändert werden die Systemvoraussetzungen wird Application ready angezeigt 7

8 Login - Systemvoraussetzungen Damit der Auditmanager funktionieren kann, muss hier, wie unten zu sehen überall OK erscheinen Durch Klick gelangen Sie wieder auf 8

9 Login Unter können Sie sich anmelden Ihre adresse Ihr zuvor selbst gewähltes Passwort Sie haben Ihr Passwort vergessen Nach Eingabe von Benutzername und Passwort durch Login einloggen 9

10 Login vergessen? Sie wurden bereits für den Audit Manager freigeschaltet und haben Ihr Passwort nicht mehr zur Hand? 10

11 Erstellte Auditakten Info Navigation Hauptmenü / Einund Ausloggen Aktualisieren Suche Navigation bei mehr als 10 Akten Nutzername Info zum aktuellen Audit Akte öffnen Info Stand Bearbeitung Zuletzt bearbeitet von Fehlermeldung 11

12 Auditakte öffnen Zum öffnen der Auditakte sind zwei Wege möglich: 1. Doppelklick auf die Auditakte oder 2. Zahnrad Auditakte öffnen 12

13 Auditakte gesperrt Zum Schutz von Datenverlust ist sichergestellt, dass immer nur eine Person an einer Auditakte arbeiten kann. Sollten Sie beim Öffnen der Auditakte die Nachricht erhalten, dass die Auditakte durch Ihren Auditor bearbeitet wird, setzen Sie sich bitte mit diesem in Verbindung. Kein Speichern möglich 13

14 Auditakte Menüführung Die Auditakte verfügt über drei Hauptbereiche: Kundeninformation (Basisinfo, Standorte, Prozesse) Auditplanung (Auditzeitplan) Auditergebnisse (Maßnahmenmanagement) 14

15 Auditakte Kundeninformation Daten überprüfen / bearbeiten Überprüfen: Daten im read only Bereich bitte überprüfen. Änderungen dem Auditor / DQS Kundenbetreuer mitteilen. Bearbeiten: Daten in den grünen Bereichen bitte bearbeiten / ergänzen. 15

16 Auditakte Freischaltung Kunde Kundeninformation Ansprechpartner Erster Zugriff - Voraussetzung: Auditor hat eine Auditakte für Ihr Unternehmen erstellt Ihr Kontakt ist in der Akte unter Ansprechpartner hinterlegt Zukünftiger Zugriff Voraussetzung Sie haben Einsicht in jede weitere Auditakte Ihres Unternehmens die von Ihrem Auditor angelegt wurde UND in der Sie als Ansprechpartner hinterlegt sind. Der Auditor schaltet Ansprechpartner in der Auditakte frei 16

17 Auditakte-Kundeninformation Ansprechpartner Vorhandene Ansprechpartner sind bereits freigeschaltet Vorhandene Ansprechpartner freischalten: Bitte wenden Sie sich zur Freischaltung an Ihren Auditor (Kontaktdaten unter Auditplanung-Allgemein Neue Ansprechpartner hinterlegen & freischalten: Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihren Auditor (Kontaktdaten unter Auditplanung-Allgemein ) 17

18 Auditakte - Kundeninformation Weitere Standorte des Anwendungsbereiches Neuen Standort anlegen: Durch den Neu-Button können neue Standorte zugefügt werden. Vorhandenen Standort bearbeiten: Indem Sie das Häkchen vor einem Eintrag setzen und Bearbeiten wählen kann ein Eintrag bearbeitet werden. 18

19 Auditakte Kundeninformation Managementsystem und seine Prozesse Prozesse bereits vorhanden: Bearbeiten Sie diese im Audit Manager oder exportieren Sie die Tabelle nach Excel und bearbeiten Sie diese extern. Im Anschluss die Excel Datei wieder importieren. Prozesse nicht vorhanden: Sollte die Tabelle leer sein, können Sie zur einfacheren Eingabe der Prozesse eine leere Excel-Tabelle herunterladen, diese befüllen, lokal speichern und diese lokale Datei importieren (ACHTUNG: Durch den Import wird bereits vorhandener Inhalt der Tabelle überschrieben) 19

20 Auditakte-Kundeninformation - Umweltrelevanz Hier können Sie die Information zur Umweltrelevanz einsehen / bearbeiten 20

21 Auditakte Auditplanung Angaben zum bevorstehenden Audit Allgemein: Regelwerk, Auditzeitraum, Auditteam, DQS Kontakt usw. Zeitplan und Ziele: Auditzeitplan bearbeiten mit dem Auditor abstimmen. Mitgeltende Unterlagen: Upload und Einsicht relevanter Unterlagen 21

22 Auditakte Auditplanung Allgemeines Dieser Punkt hält Allgemeine Informationen zum bevorstehenden Audit bereit. Nur Leseansicht, keine Bearbeitung möglich Hier enthaltene Informationen sind beispielsweise: Der Auditzeitraum Das auditierte Regelwerk Das Auditoren-Team Ihr DQS-Kundenbetreuer 22

23 Auditakte Auditplanung Zeitplan und Ziele Zeitplan bearbeiten: Hier finden Sie den vom Auditor vorbereiteten Auditzeitplan zur Bearbeitung. Keine Daten vorhanden? Sollten Sie hier noch keine Einträge finden, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Auditor in Verbindung. 23

24 Auditakte Auditplanung Zeitplan und Ziele Nachdem Sie eine Zeile durch die Checkbox ausgewählt haben, können Sie den Eintrag über Bearbeiten anpassen. Zur Übersichtlichkeit kann hier auch nach einem bestimmten Audittag gefiltert werden 24

25 Auditakte Auditergebnisse Maßnahmenbearbeitung: Unter Chancen & Abweichungen können Sie die Maßnahmen bearbeiten. 25

26 Auditakte Auditergebnisse Maßnahmen bearbeiten Die von Ihnen zu bearbeitenden Felder sind farblich orange markiert 26

27 Informieren Sie Ihren Auditor über den Stand der Bearbeitung! In jedem Bereich der Auditakte steht Ihnen am Seitenende die Möglichkeit zur Verfügung, Ihren Auditor über den aktuellen Bearbeitungsstand der Auditakte zu informieren. Hierzu können Sie einen oder mehrere Haken an der entsprechenden Stelle setzen und Freitextinfo an den Auditor einfügen. Die Auswahl für die Maßnahmenplanung taucht nur dann auf, wenn auch Maßnahmen vorliegen 27

28 Dokumente - Upload Mitgeltende Unterlagen Der Bereich Mitgeltende Unterlagen ist in jedem Navigationspunkt sichtbar. Upload von Dokumenten: Hier können Sie Dokumente zum Audit hochladen. Dokumententypen: Bitte wählen Sie zum Upload Ihrer Dokumente den passenden Dokumententyp aus. Liste Dokumente: Übersicht der hochgeladenen Dokumente 28

29 Dokumente Aus dem Audit Manager erstellen Dokumente aus dem Audit Manager: Verschiedene Dokumente können direkt aus dem Audit Manger heraus direkt erstellt und im Bereich Mitgeltende Dokumente archiviert werden (z.b. Bericht, Auditzeitplan, Maßnahmenpläne). Berechtigung Erstellung von Dokumenten: Die Berechtigung zur Erstellung dieser Dokumente obliegt dem Auditor. Wenn Sie für Sie notwendige Dokumente im Bereich der Mitgeltenden Dokumente vermissen, wenden Sie sich bitte an Ihren Auditor. Er kann die Dokumente im pdf Format für Sie im Audit Manager erstellen und hinterlegen. 29

30 Auditakte Speichern & Schließen Nachdem Sie alle Informationen angepasst haben, drücken Sie auf Speichern Es erscheint die Information, dass die Auditakte gesichert wurde 30

31 Auditakte schließen und ausloggen Wenn Sie Ihre Arbeit an der Auditakte beendet haben, schließen Sie bitte die Akte und loggen Sie sich aus dem Audit Manager aus. Achtung! Achten Sie darauf, die Akte korrekt zu schließen! Wenn Sie den Browser schließen, ohne die Akte vorher zu schließen, bleibt die Akte zur Bearbeitung für andere Nutzer gesperrt. 31

32 Wichtige Links Login Audit Manager - DQS Audit Manager Trainingsunterlagen 32

33 Support Sie benötigen Hilfe? Nutzen Sie im Audit Manger den Contact Support Oder kontaktieren Sie die Hotline unter /

34 Sie vermissen bestimmte Informationen in der Anleitung oder haben Fragen zum Audit Manger? Wir freuen uns über Ihre Verbesserungsvorschläge! Unsere Hotline steht Ihnen gerne zur Verfügung: DQS Audit Manager Projektteam