E-Sourcing. Benutzerdokumentation Lieferant. Dokument Lieferant Version 1.1 Stand:

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1 E-Sourcing Benutzerdokumentation Lieferant Dokument Lieferant Version 1.1 Stand:

2 Inhalt 1 Einleitung 2 2 Rolle Lieferant Einleitung Vorteile durch E-Sourcing für Lieferanten von Voith Login Startseite Anfragen Anfrage einsehen Teilnahme an Anfrage zu- oder absagen Angebot abgeben Kontaktdaten 18 Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

3 1 Einleitung Das vorliegende Benutzerhandbuch für die E-Sourcing Plattform von Voith ist in drei Bereiche gegliedert. Die anwenderspezifischen Bedienungshinweise richten sich an die unterschiedlichen Zielgruppen Einkäufer Fachbereich Lieferant Einordnung des Tools E-Sourcing in den Voith Beschaffungsprozess Das E-Sourcing-Tool dient im Beschaffungsprozess zur effizienten Findung und Festlegung der Beschaffungsquelle (Lieferant). Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

4 2 Rolle Lieferant 2.1 Einleitung Sie werden grundsätzlich über alle erforderlichen Aktivitäten im Bereich E-Sourcing und Supplier- Lifecycle-Management (kurz SLM) per von uns informiert. Der Betreff der Nachricht enthält grundsätzlich den Textbaustein VOITH SLM & E-Sourcing. Dies erleichtert Ihnen die Suche nach einer Nachricht von uns Vorteile durch E-Sourcing für Lieferanten von Voith Bei dem System E-Sourcing handelt es sich um eine elektronische Ausschreibungsplattform. Mittels dieser Plattform können wir Ihnen Anfragen inklusive aller zugehörigen kaufmännischen und technischen Informationen (Dokumente) einfach und in digitaler Form bereitstellen. Ausschreibungen können von Ihnen schnell bewertet und die Teilnahme bestätigt oder abgelehnt werden. Des Weiteren haben Sie einen guten Überblick über all Ihre aktuellen Anfragen von Voith Login Sobald Ihr Unternehmen durch unseren Einkauf zur Teilnahme an einer Ausschreibung ausgewählt wurde, erhält Ihr zuständiger Mitarbeiter die Zugangsdaten zu unserem Voith Extranet per zugesendet. Haben Sie keine mit den Zugangsdaten, jedoch eine zu einer Ausschreibung über das System VOITH SLM & E-Sourcing erhalten, so verwenden Sie die Ihnen bereits bekannten Zugangsdaten. Sollten Ihnen diese nicht mehr vorliegen, können Sie über das Voith Extranet durch Klick auf Passwort vergessen?, ein neues Passwort anfordern. Ihr Benutzername ist Ihre bei uns hinterlegte Adresse. Link zum Extranet: login.voith.com/ Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

5 Nach erfolgreicher Anmeldung wählen Sie bitte die Applikation VOITH SLM & E-Sourcing. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie bei Ihrer ersten Anmeldung unsere Allgemeinen Nutzungsbedingungen akzeptieren müssen und anschließend auf die Seite Stammdaten gelangen. Bitte folgen Sie einfach dem Workflow. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

6 Firmendaten Bitte überprüfen Sie Ihre Daten. Alle Änderungen die Sie vornehmen, werden erst nach einer Prüfung durch uns übernommen. Informationen Ihre Unternehmensinformationen sind uns wichtig und wir freuen uns über weitere Angaben von Ihnen. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

7 Compliance & Nachhaltigkeit Bitte beachten Sie, dass Sie keine Fragebögen befüllen noch an Ausschreibungen teilnehmen können, sofern Sie unsere Fragen zum Thema Compliance nicht beantwortet haben. Dokumente Über den Reiter Dokumente sehen Sie die uns über Ihr Unternehmen vorliegenden Dokumente. Es können weitere Zertifikate/Dokumente hochladen werden, die über einen Fragebogen oder in einer Aufgabe abgefragt werden. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

8 Ablaufdatum des Zertifikats. Unendlich gültige Zertifikate bekommen das Datum Durchführungsdatum für geplante, aber noch nicht vorhandene Zertifizierungen. Datum wann und von wem das Zertifikat hochgeladen wurde. Um ein neues Dokument oder Zertifikat hochzuladen, wählen Sie den Button Neues Dokument und anschließend den Dokumententyp. Handelt es sich um ein Dokument, geben Sie bitte den entsprechenden Subtyp an und laden dann die Datei hoch. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

9 Bei einem Zertifikat geben Sie bitte den Zertifikatstyp an, laden die Datei hoch und füllen alle gelben Pflichtfelder aus. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

10 2.1.3 Startseite Nach dem Login gelangen Sie auf die Startseite des Systems. Im Bereich Persönliche Einstellungen können Sie Ihre Firmendaten (hier Testfirma ) anpassen. Im Widget Aktuelle Anfragen finden Sie Ihre laufenden Ausschreibungen (Events). Unter Dokumente finden Sie weitere Schulungsunterlagen. Im Bereich Ihre Termine werden die Start- und Endtermine Ihrer Anfragen angezeigt. 2.2 Anfragen Anfrage einsehen Ausschreibungen/Anfragen werden in E-Sourcing als Event bezeichnet. Auf der Startseite unter dem Reiter Events kann direkt eine Ausschreibung aus der Liste ausgewählt werden oder gezielt nach einer Ausschreibungsnummer oder dem Ausschreibungsnamen gesucht werden. Mit dem Klick auf den gewünschten Event, öffnet sich dieser. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

11 Haben Sie ein Event ausgewählt, gelangen Sie auf dessen Hauptseite. Auf der rechten Seite finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie Ihr Angebot zu dieser Anfrage abgeben können. Für den Download der Anfragedokumente haben Sie drei Möglichkeiten: 1. Sie können alle zur Anfrage zugehörigen Dokumente in Summe als ZIP-File mit dem Button Unterlagen Download herunterladen. 2. Sie können diese aber auch unter dem Reiter Anfragedokumente auf der linken Seite einzeln herunterladen. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

12 3. Die Dokumente können nach Anfrageposition geordnet direkt über die Angebotsvorlage heruntergeladen werden. Dazu wählen Sie im linken Bereich unter dem Reiter Angebotspositionen den Reiter RFQ. Durch Klick auf das Symbol der Büroklammer direkt bei den Anfragepositionen öffnet sich eine Liste mit den zugehörigen Dokumenten. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

13 Sollten Sie Fragen zum Event haben, finden Sie am Ende der Seite den verantwortlichen Einkäufer, den Sie jederzeit gerne kontaktieren können Teilnahme an Anfrage zu- oder absagen Sie können Ihre Teilnahme zu- oder absagen, indem Sie in der Schritt für Schritt Anleitung auf der rechten Seite die Links verwenden. Eine zweite Möglichkeit wäre direkt über die Buttons im mittleren Bereich der Seite. Bei einer Absage sollten Sie eine Begründung im System hinterlegen. Sie können hierbei aus einer Vorschlagsliste auswählen sowie eine individuelle Beschreibung ergänzen. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

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15 2.2.3 Angebot abgeben Um ein Angebot abzugeben, wählen Sie zunächst, wie bereits in Kapitel beschrieben, das entsprechende Event aus (Liste oder Suchfunktion). Danach folgen Sie entweder Schritt für Schritt der Anleitung im rechten Bereich oder klicken direkt auf den Button Neues Angebot anlegen. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Die gelben Felder können Sie ggf. ändern, z.b. mit Ihrer internen Angebotsnummer, Anpassung der Angebotswährung, etc. und mit OK bestätigen. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

16 Zur Eintragung Ihrer Angebotswerte haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Eingabe der Daten direkt im System (Browser) Nach Eingabe der Daten im Pop-Up Fenster öffnet sich das vom Einkäufer definierte Angebotstemplate, in welches Sie Ihr Angebot direkt eintragen können. 2. Upload einer vordefinierten Excel-Angebotsvorlage Sie können auch eine Excel-Vorlage zur Abgabe Ihres Angebotes vom System herunterladen. Bitte klicken Sie im rechten oberen Bereich auf das Aktionsmenü und wählen den Punkt Angebotsvorlage exportieren aus. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

17 Wählen Sie die XLS Vorlage zum Exportieren. Sie füllen die Excel Vorlage mit Ihren Angebotsdaten aus. Der Upload der XLS Datei erfolgt dann wieder über das Aktionsmenü unter dem Punkt Angebot importieren. Der Dokumentenupload von weiteren, allgemeinen Dokumenten z.b. PDF-Dateien, wird im nächsten Schritt erklärt. Sollten Sie keine Dokumente hochladen wollen, können Sie nun das Angebot verbindlich abgeben oder für eine weitere Bearbeitung zwischenspeichern Wichtiger Hinweis: Das zwischengespeicherte Angebot ist noch nicht verbindlich/gültig. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

18 Für einen Dokumentenupload gehen Sie auf den Reiter Lieferantendokumente auf der linken Seite des Bildschirms und klicken auf Neu. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster, über welches Sie die eine Datei auf Ihrem Computer suchen und hochladen können (Button Durchsuchen ). Der Dateiname wird automatisch in das Feld Name übernommen, kann aber ggf. angepasst werden. Wenn Sie das Angebotstemplate ausgefüllt und Ihre Dokumente hochgeladen haben, klicken Sie bitte abschließend auf den Button Angebot verbindlich abgeben. Wir freuen uns auf Ihre Angebote! Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

19 2.3 Kontaktdaten Projektmanager (Systembetreuer): Pascal Schmidt (stellv.) Robert Wopalensky Implementation Manager EMEA Dieter Schiele NA Timothy Cahill SA Bruno Dolce APAC Simon Cao Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version