Schulungsunterlagen CMS-Version 4.0

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1 Schulungsunterlagen CMS-Version 4.0 BDKJ Pflege einer Material-Datenbank (Stand: Juni 2009) Jürgen Eckert Domplatz Bamberg Tel (09 51) Fax (09 51) Mobil (01 79) eckert@erzbistum-bamberg.de Im Internet

2 Inhaltsverzeichnis 2 Inhaltsverzeichnis 1 Pflegen einer Material-Datenbank Vorbemerkung Die Anwendung Materialbörse Material in eine Materialbörse einfügen Das Material hochladen und integrieren Schlagwortvergabe 9

3 1. Pflegen einer Material-Datenbank 3 1 Pflegen einer Material-Datenbank 1.1 Vorbemerkung Sie haben durch die Anwendung Materialbörse die Möglichkeit ein Sammelsurium an Daten, wie beispielsweise Texte, geordnet abzulegen und durch Schlagworte zu gliedern. Damit schaffen Sie eine Gliederung der Texte und können diese nach alphabetisch und nach Schlagworten sortiert auf der Seite darzustellen. Sie nutzen sozusagen eine Datenbank, die es dem Nutzer schnell und einfach erlaubt Dokumente zu finden und runterzuladen. Das folgende Kapitel soll Ihnen zeigen, wie Sie eine Materialbörse, beispielsweise für Texte, erstellen und mit Inhalt füllen. 1.2 Die Anwendung Materialbörse Zuständig für die Verwaltung der Materialien, z. B. von Texten ist die Anwendung Materialbörse II. Wechseln Sie, wie oben in der Grafik gezeigt, in die Anwendung Materialbörse II. Sie gelangen in die Übersicht der Materialbörsen. Dort sehen Sie alle Materialbörsen, denen Materialien, wie Texte oder Bilder zugeordnet werden können Material in eine Materialbörse einfügen Um nun Materialien in eine Börse einzustellen, klicken Sie auf den Button zu den Materialien Hinter der entsprechenden Materialbörse.

4 1. Pflegen einer Material-Datenbank 4 Es öffnet sich eine neue Maske. Sie befinden sich nun in der von Ihnen ausgewählten Materialbörse. Um ein neues Material in dieser Börse anzulegen, klicken Sie zu Anfang auf den Button Neuer Eintrag. Wieder öffnet sich eine neue Maske. Hier erstellen Sie den Container für das Material selbst. Vergeben Sie hier einen Titel, der Untertitel bleibt optional. Dieser Titel wird in Ihrer Textdatenbank das Dokument repräsentieren. Stellen Sie den Typ des Materials sinnvoll um, in diesem Fall handelt es sich um einen Text. Der Typ hat für die ordentliche Funktion des Downloads keine Relevanz, jedoch werden Ihre Downloads dadurch mit korrekten Symbolen versehen und ist daher für die Anzeige sehr wichtig. Sie sehen beim Anklicken des Feldes Typ, dass weitere Dateitypen möglich sind, dementsprechend können verschiedene Arten von Downloads angeboten werden. Im Feld Beschreibung vergeben Sie einen Text, der den Inhalt des Dokuments näher beschreibt. Dieser Beschreibungstext wird der Ausgabe des Downloads in der Datenbank auf der Homepage hinzugefügt und erklärt somit die Datei für den Webbesucher näher. Genau, wie im Seiteneditor oder wie bei der Nachrichtenmaske

5 1. Pflegen einer Material-Datenbank 5 können Sie hier verschiedene Formatierungen, wie beispielsweise fett, vornehmen. Das Copyright-Feld wird als Standard mit BDKJ Bamberg gefüllt. Das können Sie jedoch ändern. Im Folgenden sehen, wie sich die Einstellungen Titel, Typ und Beschreibung auf der Homepage auswirken: Titel Beschreibung Typ Ein ähnliches Bild sehen Sie, sobald Sie den Download integriert haben Das Material hochladen und integrieren Das eigentliche Material, das zum Download angeboten werden soll, integrieren Sie über den Reiter Dateien. Klicken Sie auf diesen Reiter und es erscheint folgendes Bild Sie haben die Möglichkeit für diesen Materialcontainer bis zu vier Materialien anzubieten. Das erste Feld ist zusätzlich für das Vorschaubild des Downloads gedacht, d.h. nur für Bilder vorgesehen. Es ist nicht zwingend notwendig dies zu befüllen. Die Materialbefüllung beginnt also im zweiten Feld Material 1. Klicken Sie bitte auf den Button Datei verknüpfen, um die Dateidatenbank des Systems zu öffnen. Es öffnet sich ein modales Fenster.

6 1. Pflegen einer Material-Datenbank 6 In einem neuen Fenster erscheint eine Übersicht der bereits vorhandenen Dateien. Sie sehen eine Auflistung der Dateien, die bereits in das System hochgeladen wurden. Wir gehen im Beispiel davon aus, dass Sie eine neue Datei von Ihrem Rechner in das System hochladen, klicken Sie dazu auf den Button Neue Datei hochladen. Der Dialog, der sich einblendet, fordert Sie auf die entsprechende Datei auf Ihrem PC auszuwählen. Klicken Sie dazu auf den Button Durchsuchen und wählen Sie im anschließenden Fenster die gewünschte Datei aus. Durch Klick auf Öffnen schließt sich das Fenster, gleichzeitig bereiten Sie die Datei für den Download vor. Sie erkennen das an dem Pfad, der in der Leiste angezeigt wird. Klicken Sie auf den Button Download-Datei hochladen, um die Datei hochzuladen. Nach Fertigstellung des Uploads können Sie Informationen zum hochgeladenen Material vergeben:

7 1. Pflegen einer Material-Datenbank 7 Geben Sie den Feldern die nachfolgenden Informationen: Der Titel sollte gefüllt werden, da er als Bezeichnung für die Datei innerhalb des Systems, also in der Dateidatenbank, ausgegeben wird. Für den Webbesucher allerdings ist dieser Titel nicht sichtbar. Der Untertitel spielt keine Rolle. Die Beschreibung ist lediglich für weitere Informationen für die Nutzer des CMS- Systems gedacht. Das Copyright-Feld beinhaltet den Namen der Person, dem die Rechte an dieser Datei zugesprochen werden und sollte nicht fehlen. Das Feld für die Suchbegriffe enthält Begriffe, die mit der Datei assoziiert werden können. Vergeben Sie hier Begriffe, um zu einem späteren Zeitpunkt die gezielte Suche im CMS-System für den Download zu vereinfachen. Die Logik der Eingabe entspricht der bei den Bildern. Auch für die Rubrik Verfügbarkeit gilt das Gleiche wie im Bilder-Asset. Sobald alle Informationen eingetragen sind, klicken Sie auf den Button Speichern, um den Vorgang abzuschließen. Sie gelangen nun zurück zur Gesamtübersicht der Dateien. Die aktuell hochgeladene Datei befindet sich wieder an erster Stelle, d.h. in der ersten Reihe äußerst links. Wenn Sie nun auf das Symbol der Datei klicken, öffnet sich eine kleine Ebene unmittelbar neben der Datei.

8 1. Pflegen einer Material-Datenbank 8 Klicken Sie auf Einfügen, um die Datei in die Nachricht einzubinden. Anschließend schließt sich das Fenster automatisch und Sie befinden sich in der Materialbörsenmaske. Anhand der Nummer im grau unterlegten Feld rechts neben Material 1 können Sie erkennen, dass der Download eingefügt wurde. Der Beschreibende Text hat in diesem Fall keine Funktion und kann frei gelassen werden. Klicken Sie nun rechts am Ende des Fensters auf Speichern und Ende. Sie gelangen zurück in die Materialbörse, in der Sie den ersten Download integriert haben:

9 1. Pflegen einer Material-Datenbank 9 Veröffentlichen Sie das neu erstellte Material durch Klick auf den grau unterlegten Button rechts neben dem gelben Button. 1.3 Schlagwortvergabe Das Material ist nun in der Textdatenbank bzw. Materialbörse enthalten und kann daher auf der Homepage gefunden und abgerufen werden. Jedoch umgehen Sie eine nützliche Funktion der Datenbank, wenn Sie keine Schlagworte vergeben. Durch Schlagworte lassen sich die Dateien in einen Zusammenhang bringen und dadurch besser zuordnen und finden. Beispiel: Ich befinde mich auf der Homepage in der Materialbörse Text. Das ist recht unspezifisch, denn allein das Wort Text ist umfassend. Ich kann also viele Texte zu unterschiedlichen Themen haben. Die Suche nach einem Text zu einem bestimmten Thema könnte mir daher schwer fallen, wenn viele Texte angeboten werden. Sind die Texte jedoch mit Schlagworten versehen, z. B. Weihnachten, kann ich über das Schlagwortregister auf der Homepage zugehörige Texte leichter finden. Auch wirken die Downloads besser strukturiert. Um ein Material, in unserem Fall einem Text, ein oder mehrere Schlagworte zu vergeben, gehen Sie folgendermaßen vor. Klicken Sie in der entsprechenden Materialbörse auf den Button Schlagworte. Es öffnet sich ein modales Fenster, in dem Sie eine Reihe von Schlagworten sehen. Zum Auswählen eines Schlagwortes klicken Sie auf die Bezeichnung des jeweiligen Schlagwortes oder setzen Sie einen Haken in das Fenster vor dem Schlagwort und klicken Sie auf den Button Übernehmen. Sie sehen, dass ein Schlagwort hinzugefügt wurde, indem es unter den Zugeordneten Schlagworten steht. Schließen Sie sie Schlagwortvergabe durch Klick auf den Button Speichern ab. Das Fenster schließt automatisch und Sie gelangen zurück in die Materialbörse. Fahren Sie mit der Maus über das Schlagwort-Symbol erkennen Sie am Hilfstext, welches Schlagwort vergeben ist. Sie können, wie gesagt mehrere Schlagworte

10 1. Pflegen einer Material-Datenbank 10 vergeben, dementsprechend vergrößert sich die Liste der angezeigten Schlagworte in diesem Hilfstextfenster. Auf der Homepage ist das Material, in diesem Fall der Text, verschlagwortet: Unter der Registerkarte Alle, Schlagworte können Sie Materialien nach Schlagworten unterteilt suchen. Auf der linken Seite erkennen Sie eine Buchstabenreihe, die die Anfangsbuchstaben der Schlagworte darstellen, durch Klick auf einen der Buchstaben gelangen Sie zu einer möglichen Auswahl an Schlagworten unter denen Sie ein Material finden können. Sobald Sie auf ein Schlagwort in der Spalte links klicken, listen sich auf der rechten Seite die entsprechenden Downloads auf. Im oberen Beispiel gibt es nur ein Schlagwort Downloads. Darunter ist ein Text zu finden mit dem Titel Datei. In der linken Spalte ist zu erkennen, dass nur der Buchstabe D aktiviert ist, es gibt also momentan nur eine Datei, die unter ein Schlagwort besitzt. Wichtig Vergeben Sie in der Materialbörse kein Schlagwort, wird in der Registerkarte Alle, Schlagworte nie ein Material auftauchen.