Verteilergruppen, Aufgaben definieren und automatisieren

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1 Verteilergruppen, Aufgaben definieren und automatisieren Willkommen an Bord der Rationalisierung. Automatische Informationsverteilung zahlt sich aus. Automatische Verteilung von Auswertungen und Exportdaten hausintern oder extern einfach realisiert. Beliebig viele Aufgaben definierbar. Beliebig viele Verteilergruppen (Empfänger der Daten). Aufgaben manuell, zeitgesteuert oder über Startparameter ausführbar. Erstellung von PDF-Sammeldokumenten möglich. Einfaches Einbinden in andere Programme. Druckeransteuerung, -Versand, FTPUpload ins Web. Automatische Filterung für Verteilerdaten (Bsp. Kunde bekommt sicher nur seine Daten). Protokollierung von Ausführungsanzahl und Ablaufzeit. Direkte SMTP-Ansteuerung im -Versand. Sicherheitszugänge für Web-Reports direkt im InfoPainter verwalten. Serienmail zur Bekanntgabe der Web-Zugangsdaten an die Verteileradressen. Aufruf von anderen InfoPainter -Projekten für optimalen zeitlichen Ablauf. 1

2 1. Verteilergruppen 1.1 Verteilerdaten für Ergebnisse 1.2 Verteilerdaten-Assistent 1.3 Standards für WebSpace Befüllung 1.4 Versand im InfoPainter 2. Aufgaben 2.1 Aufgaben definieren (Teil 1, 2) 2.2 Hinweise 2.3 Aufgaben-Arten 2.4 Aufgaben-Art: Anderes InfoPainter Projekt ausführen (Teil 1, 2) 2.5 Aufgaben-Art: Laufwerke scannen 3. Aufgaben automatisieren 3.1 Unterstützte Startparameter 4. Geplante Windows Tasks 4.1 Geplanten Task hinzufügen 4.2 IP-Projekt mit Startparameter automatisch ausführen (Teil 1, 2) 2

3 1.) Verteilergruppen 1.1) Verteilerdaten für Ergebnisse Assistent für Verteilerdaten öffnen. Aktuellen Eintrag in den Verteileradressen entfernen (bei letzter Zeile wird die ganze Gruppe gelöscht). Die Verteileradresse kann auch in Form einer Liste angelegt und bearbeitet werden. 4 Username für den Sicherheitsbereich. 3 Pfad im Web ab FTP-Zugang. Neue Verteilergruppe oder neuen Namen für Verteilergruppe anlegen. Aktuellen Eintrag der Verteilergruppe kopieren. Definition übernehmen. Name suchen. Rechte vergeben. Konkrete Adresse oder <Feldname> der Adresse unter Spitzen Klammern, wenn autom. Filterwert eine # ist. Auch das Einbetten von Projektvariablen (mit Doppelpunkt) wird hier unterstützt. Beispiel :MONAT. Wird von den Einstellungen bei WebSpace vorbelegt. 1 5 Hier können Sie anhaken, wenn der FTP-Ordner schon angelegt wurde. Automatische Filterung: Bei der automatischen Filterung können Sie rechts neben dem Ergebnisfeld (z.b.: Kunde) einen Wert (wie z.b.: Aigner Georg) eintragen, d.h. dass nur dieser verwendet wird. Sonderfall: Wenn Sie eine Raute (#) eintragen dann werden alle Einzelwerte des Ergebnisfeldes verwendet. In diesem Bsp. alle Kunden. Hinweis: Ihr Provider muss für Sicherheitszugänge htaccess unterstützen. 4 Kennwort für den Sicherheitsbereich. Titel der Abfrage zur Eingabe von User und Kennwort. 7 Identifizierung dieser Adresse über das Feld mit dem Wert rechts. InfoPainter sucht die Adresse zur autom. Filterung heraus. Dieses Feld kann auch mit dem Assistenten umbenannt werden. Wenn beim Datenimport ein anderer Name vergeben wird, wird dieses auch hier umbenannt. 2 Identifizierung dieser Adresse über diesen Wert. Ist hier eine # (Raute) werden alle Werte des Feldes einzeln genommen. 6 Hier wird angezeigt ob der Sicherheitsbereich eingerichtet wurde. 8 Wenn hier ein Hakerl ist und Sie im Assistenten einen der zwei Punkte bei 8 ausführen, werden die Sicherheitszugänge dem E- Mail-Empfänger g t. Echte ursprüngliche Domain angeben (Erhalten Sie von Ihrem Provider). Würde zum Bsp. Ihre Domain in Wirklichkeit auf weitergeleitet, dann bitte eintragen. Weiters: Unterordner dazu geben, ab wo der FTP-Zugang beginnt. In diesem Bsp. ist es /externdata. 3

4 1.) Verteilergruppen 1.2) Verteilerdaten - Assistent Hier können Sie aus den importierten Daten die Verteileradressen erstellen. Damit Sie z.b. nicht jeden Kunden einzeln anlegen müssen, können Sie die ausgewählten Kunden auf einmal anlegen. 1 Die Zugangsdaten werden von den Einstellungen automatisch übernommen Als Textdatei (.txt) importieren oder exportieren. 7 Jeweiligen ausgewählten Punkt ausführen. 8 Bereits in Adressen gesetzte Drucker ändern, weil ein anderer Drucker verwendet werden soll. 4

5 1.) Verteilergruppen 1.3) Standards für WebSpace Befüllung Unter dem Menüpunkt Stammdaten in den Einstellungen können Sie die Standards für Ihren WebSpace eintragen. Wenn Sie im Projekt eine neue Verteileradresse anlegen, wird diese automatisch nach den Standards vorbelegt. 5

6 1.) Verteilergruppen 1.4) Versand im InfoPainter Unter dem Menüpunkt Stammdaten in den Einstellungen können Sie die Standards für den Versand im InfoPainter eintragen. Wenn Sie im Projekt eine neue Verteileradresse anlegen, wird der Betreff und Langtext automatisch nach den Standards vorbelegt. 6

7 2.) Aufgaben 2.1) Aufgaben definieren (Teil 1) Neue Aufgabe anlegen. Aktuelle Augaben- Zeile kopieren. Aktuellen Eintrag in den Aufgaben entfernen (bei letzter Zeile wird die ganze Gruppe gelöscht). Definition übernehmen. Aufgabe manuell ausführen. Aufgaben können auch zeitgesteuert oder über Startparameter ausgeführt werden. Rechte vergeben. Hier können Sie der Aufgabe einen Namen geben. Bitte die Eingabe mit TAB oder ENTER betätigen. Hier wird die Reihenfolge der einzelnen Teilaufgaben festgelegt. Hier kann die Aufgabe deaktiviert werden. Nur an Verteileradressen mit Filterkennung nie alle senden. Hier geht es weiter. Es kann per , Internet oder lokal verteilt werden. Soll die Datei im Inhaltsverzeichnis (Index.html) mit einem Link angeführt werden. Auf der nächsten Seite geht es weiter. Wenn die Aufgaben-Art ein Datenexport ist, kann hier ein absoluter Pfad (Bsp.: C:\kunden\kundenansprechpartner_#.txt) angegeben werden. Ist die Teilaufgabe ein Datenexport in eine Datei, dann kann hier ein Dateiname mit # als Platzhalter eingetragen werden. Dieser Dateinane übersteuert den Dateinamen der der Export-Definition. Dateiname für HTML, PDF oder JPG (Platzhalter wie <datum>, <zeit>, # für Verteilerfilterwert werden aufgefüllt). Zuletzt ausgeführt zu diesem Zeitpunkt. Dauer der letzten Ausführung in Minuten. 7

8 2.) Aufgaben 2.1) Aufgaben definieren (Teil 2) Diese Felder werden nur sichtbar (bearbeitbar), wenn Sie vorher bei Form PDF ausgewählt haben. Kennwort für die PDF- Verschlüsselung. Hier können die Sicherheitseinstellungen für das zu erstellende PDF- Dokument verändert werden. 8

9 2.) Aufgaben 2.2) Hinweise Hinweise: Haben Sie bei Aufgaben definieren im Feld Aufgaben Art -> Datenimport ausführen ausgewählt und diese Aufgabe wird dann automatisch aufgerufen, werden die letzten Daten nicht geladen, wenn nach dem Import keine Daten vorhanden sind. Die letzte IPR-Datei bleibt aber erhalten. Die Aufgaben Art -> Daten-Vollimport ausführen ist dasselbe, als wenn Sie beim Datenimport ausführen die STRG-Taste drücken. 9

10 2.) Aufgaben 2.3) Aufgaben-Arten Diese Aufgaben-Arten sind möglich: Die Aufgaben wo hier rechts vom Pfeil ein Button ist, haben dieselbe Funktion, wie wenn Sie auf den Button klicken würden. Datenimport ausführen Daten-Vollimport ausführen Strg-Taste + Programm starten Anderes InfoPainter Projekt ausführen (Seite 12,13) Hier kann die Aufgaben-Art ausgewählt werden. Abfrage setzen Abfrage aufheben Bericht verwenden Kreuztabelle verwenden Datenbaum verwenden Etikettenbericht verwenden Kalendergrafik verwenden Grafik verwenden 10

11 2.) Aufgaben 2.3) Aufgabe-Arten Datenexport ausführen ABC-Analyse verwenden PDF-Deckblatt PDF-Sammler abschließen Warten (in Sekunden) Exportierte Daten in DrillDown Exportierte Daten aus DrillDown Projektvariable setzen Letzten Datenstand laden Externe Datei verteilen InfoPainter Projekt speichern InfoPainter Projekt schließen InfoPainter beenden Webspace leeren Webspace Index aufbauen Laufwerke scannen (Seite 14) Webcalls einzelner Dateizeilen Webcall einer ganzen Datei Genauere Erklärung in der Dokumentation Datenexport auf der Seite 49. Datei löschen 11

12 2.) Aufgaben 2.4) Aufgaben-Art: Anderes InfoPainter Projekt ausführen (Teil 1) Sie haben die Möglichkeit in einem InfoPainter Projekt mit dieser Aufgaben-Art ein anderes InfoPainter Projekt aufzurufen. Auf der nächsten Seite geht es weiter. 12

13 2.) Aufgaben 2.4) Aufgaben-Art: Anderes InfoPainter Projekt ausführen (Teil 2) Eine weitere Möglichkeit ist, ein InfoPainter Projekt mit einer Aufgabe automatisch von einem anderen Programm oder einer Verknüpfung auszuführen. Wenn bei dem auszuführenden Projekt eine Benutzeranmeldung mit oder ohne Kennwort erfolgt, sind diese in diesem Fenster unten anzugeben. Das Projekt-Kennwort muss auch eingetragen werden, falls eines vergeben ist. In diesem Beispiel hier das InfoPainter-Projekt mit Startparameter (USER und PWD) eintragen. Rechte Maustaste Hier das auszuführende InfoPainter Projekt auswählen (Rechte Maustaste öffnet die Auswahl). Kennwort zum Öffnen des InfoPainters (falls notwendig). Benutzer zum Anmelden im InfoPainter (falls notwendig). Parameter der bestimmt, welche Aufgabe ausgeführt wird. Es können auch Variablen übergeben werden. Kennwort zum Anmelden im InfoPainter (falls notwendig). 13

14 2) Aufgaben 2.5) Aufgaben-Art: Laufwerke scannen Bei der Aufgaben-Art Laufwerke scannen wird die angegebene Datei auf dem angegebenen Laufwerk durchsucht. Es wird eine Text-Datei filescaninfo.txt im Arbeitspfad erstellt. Diese kann dann importiert und ausgewertet werden. Diese Aufgaben-Art ist von der Funktionalität gleich wie das Laufwerke scannen mit Datei-Reporting im Menü unter Extras. Nur hier wird das Datei-Reporting nicht automatisch gemacht. Hier die Aufgaben-Art Laufwerke scannen. Als erstes den Buchstaben für das Laufwerk eingeben und dann die Extension der Datei. Es muss immer *.Extension sein. Es können auch mehrere Laufwerke und Dateien mit Beistrich getrennt angegeben werden. Beispiel: D, E, C, *.jpg, *.xls, *.mp3 14

15 3.) Aufgaben automatisieren In diesem Beispiel ist im Feld Wann ausführen ein Startparameter ausgewählt. Neuen Eintrag im Assistenten anlegen. Aktuellen Eintrag im Assistenten entfernen. Automatisierte Aufgabe starten. Meldungen während der Ausführung an diese Adresse senden. War während der Ausführung eine Meldung, wird der Name der Aufgabe (ganz links) rot. Wurde das richtig versendet, dann erscheint rechts neben der - Adresse ein Symbol. Mit einem rechten Mausklick kann das Protokoll geöffnet werden. Aktuellen Eintrag im Assistenten kopieren. Einträge im Assistenten speichern. Rechte vergeben. Ist unter Wann ausführen ein Zeitintervall ausgewählt, dann können Sie hier die zugehörigen Details angeben. Hier wird angezeigt wie oft die Aufgabe über den Assistenten schon ausgeführt wurde. Hier die Aufgabe auswählen. Hier auswählen wie die Aufgabe ausgeführt werden soll. Zeitgesteuert oder mit Startparameter. In diesem Bsp. bei dem Startparameter GO. Genauere Erklärung zu den Startparametern auf den Seiten Hier den Startparameter auswählen. Maximales Alter der Daten in Tagen (seit dem letzten Import). 0 bedeutet egal. Hier können Sie die automatisierte Aufgabe deaktivieren. Ist dieses Feld grün, dann ist bei zeitgesteuerten Abläufen der Zeitpunkt für diese Aufgabe schon erreicht. 15

16 3.) Aufgaben automatisieren In diesem Beispiel ist im Feld Wann ausführen ein Zeitintervall ausgewählt. Erst ab dieser Zeit. Hier können Sie bestimmen ob die Aufgabe auch an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag ausgeführt werden soll. Hier auswählen wie die Aufgabe ausgeführt werden soll. Ist unter Wann ausführen ein Zeitintervall ausgewählt, hier im Bsp. Tag, dann können Sie hier die zugehörigen Details angeben. 16

17 3.) Aufgaben automatisieren Genauere Erklärung zur Verwendung von Startparametern. Diese Aufgabe Veröffentlichen wird bei dem Startparameter GO ausgeführt. Bei Unterstützte Startparameter haben wir in diesem Beispiel GO angelegt. (Definition auf Seite 16). Sie können die infopainter.exe mit zwei Startparametern aufrufen. Der erste Parameter ist immer das InfoPainter-Projekt. Der zweite Parameter ist der Startparameter (in diesem Bsp.: GO), dieser kann für die Automatisierung verwendet werden. Aufruf-Beispiel: C:\Programme\InfoPainter\InfoPainter.exe C:\InfoPainter-Projekte\kundenliste.ip GO Leerzeichen Leerzeichen Wenn Sie diese InfoPainter-Verknüpfung dann starten, wird die Aufgabe sofort automatisch ausgeführt, da hier bei Aufgaben automatisieren der Startparameter GO ausgewählt wurde. 17

18 3.1) Unterstützte Startparameter definieren Bei diesem Startparameter die automatisierten Aufgaben starten. Neuen Startparameter anlegen. Aktuellen Startparameter entfernen. Definition übernehmen. Rechte vergeben. Startparameter des aktuell gestarteten InfoPainters anzeigen. Achtung!! Ist hier Automatik starten ausgewählt, kann bei den automatisierten Aufgaben der Startparameter nicht ausgewählt werden. Da dann alle automatisierten Aufgaben automatisch gestartet werden. Wenn dieser Parameter beim Start von infopainter.exe als zweiter Parameter übergeben wird, wird die diesem Startparameter zugeordnete Aufgabe ausgeführt. Bitte keinen Backslash \ verwenden. Achtung: Wenn Sie den Namen des Startparameters ändern und diesen aber schon zum Bsp. bei den automatisierten Aufgaben verwenden, müssen Sie diesen dort auch ändern! Beim Start mit diesem Startparameter auch um die Variablenwerte fragen (Natürlich nur, wenn welche vorhanden sind, wo vor dem Import gefragt werden soll). 18

19 3.1) Unterstützte Startparameter Wichtig: Projekt immer unter Hochkomma angeben, sonst würden Pfade und Namen mit Leerzeichen nicht funktionieren. Projekt Unterstützter Startparameter C:\Programme\InfoPainter\infopainter.exe C:\InfoPainter-Projekte\kundenumsatzdaten.ip GO Parameter 1 ist immer das InfoPainter-Projekt unter Hochkomma ( ) angegeben. Parameter 2 19

20 4) Geplante Windows Tasks 4.1) Geplanten Task hinzufügen Ein InfoPainter-Projekt mit Startparametern automatisch starten, ist mit dem Microsoft Windows Task Scheduler möglich. Zu finden ist dieser bei der Systemsteuerung Geplante Tasks. 1. Geplanten Task hinzufügen Doppel klicken. Dann öffnet sich ein Assistent für geplante Tasks. Weiter. 2. Mit Durchsuchen können Sie die InfoPainter-Verknüpfung (infopainter.exe) auswählen. Öffnen. 3. Den Namen für den Task eingeben und auswählen wann dieser ausgeführt werden soll. Z.B.: Monatlich. Weiter. 4. Dann können Sie die Uhrzeit, den Tag und die Monate angeben. Weiter. 5. Benutzername und Kennwort eingeben. Weiter. 6. Fertig stellen. 1. Nach dem fertig stellen (6.) wird der Task hier angezeigt. Wird dieser Task nun zu den von Ihnen eingestellten Zeitangaben ausgeführt, wird nur der InfoPainter gestartet. 20

21 4) Geplante Windows Tasks 4.2) IP-Projekt mit Startparameter automatisch ausführen (Teil 1) Mit einem Doppelklick oder rechten Mausklick Eigenschaften öffnet sich dieses Fenster. Bei Ausführen: steht jetzt nur der Pfad vom InfoPainter Programm. Es wird also nur der InfoPainter automatisch gestartet. Wollen Sie jetzt aber ein Projekt mit Startparametern automatisch ausführen, muss hier der Pfad vom Projekt und der Startparameter nach dem Programmpfad (wie auf Seite 19) eingegeben werden. 21

22 4) Geplante Windows Tasks 4.2) IP-Projekt mit Startparameter automatisch ausführen (Teil 2) Hier wurde der Pfad vom Projekt und der Startparameter hinter dem Programmpfad eingegeben. Das Projekt umsatzbericht.ip wird nun mit dem Startparameter GO genau bei Ihren vorher eingestellten Zeitangaben automatisch ausgeführt. 22