SEPA-Lastschriftumstellung für bestehende Lastschriften

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1 HVB efin SEPA-Lastschriftumstellung für bestehende Lastschriften April 2014 ALLGEMEINES Um Ihnen die SEPA-Umstellung zu erleichtern, bietet HVB efin diverse Funktionalitäten zur Umstellung auf SEPA. Bitte prüfen Sie vor der Umstellung, ob Ihnen eine im Original vorliegende Einzugsermächtigung vorliegt. Eine automatische Migration von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Vor Umstellung Ihrer bisherigen Lastschriften (Einzugsermächtigungen) ist eine Gläubiger-Identifikationsnummer über die Deutsche Bundesbank ( zu beantragen. Es ist unabdingbar, dass Sie sich zusätzlich über nötige Abläufe des SEPA-Zahlungsverkehrs informieren. Detailinformationen zum neuen SEPA-Lastschriftverfahren stehen Ihnen im Navigationsmenü SEPA Informationen zur Verfügung. Mandate und zugehörige Daten können Sie in der Mandatsverwaltung im Bereich der Stammdaten erstellen und pflegen. Auf diesen Bereich wird in Verbindung mit der Umwandlung bisheriger DTA-basierter Lastschriften eingegangen. 1. ErfASSuNG GläubIGEr-IdentifikatioNSNummer Um eine Gläubiger-Identifikationsnummer zu erfassen, wählen Sie den entsprechenden Unterbereich aus und klicken Sie auf <Neu> rechts unten. Neben der Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID), die Sie von der Bundesbank erhalten haben, empfiehlt es sich auch, die Firmendaten inklusive Adresse vollständig zu erfassen:

2 SEPA-Lastschriftumstellung für bestehende Lastschriften Seite 2 von 7 Diese Daten werden unter anderem für Mandatsschreiben bzw. der Umwidmung einer Einzugsermächtigung in ein Mandat verwendet. 2. KonvertIErung von LAStschriftEN Sie können Sammellastschriften, die Sie als DTA-Datei importiert oder manuell erfasst haben, bedingt in eine SEPA-Sammellastschrift umwandeln. Zu bedenken ist dabei, dass SEPA-Lastschriften einige Daten benötigen, die in DTA-Lastschriften nicht vorhanden sind. Deshalb ist unter Umständen keine vollständige Konvertierung sofort möglich und Sie müssen noch etwas nachbearbeiten. Klicken Sie im Navigationsmenü auf den Reiter Zahlungen. Wählen Sie bitte den zu konvertierenden Lastschriftbestand aus und führen Sie über das Kontextmenü (Rechtsklick) die Funktion Nach SEPA konvertieren aus. Daraufhin erhalten Sie möglicherweise den für die IBAN-Konvertierung nötigen Haftungsausschluss, den Sie geeignet bestätigen müssen. Der nun folgende Dialog kann verwendet werden, um für SEPA-Lastschriften zusätzlich benötigte Informationen beizusteuern, damit Sie keine weitere Nachbearbeitung durchführen müssen.

3 SEPA-Lastschriftumstellung für bestehende Lastschriften Seite 3 von 7 Zunächst sollten Sie den Gläubiger wählen, den Sie bereits angelegt haben. Die Mandatsreferenz ist eine eindeutige Kennung, die dem Zahlungspflichtigen zugeteilt werden muss, der bisher eine Einzugsermächtigung an Sie vergeben hat. Das dafür nötige Umwidmungsschreiben (Einzugsermächtigung > SEPA-Lastschriftmandat) wird im Abschnitt 4 erläutert. Wenn Sie die DTA-Sammellastschrift aus einer Software erstellen und im HVB efin importieren, ist es zu empfehlen, dass Sie sich für jede Lastschrift eine eindeutige Kennung erstellen, im Verwendungszweck unterbringen und als Mandatsreferenz verwenden. Beispielsweise kann eine Kundennummer gekoppelt mit einer Rechnungs- oder Auftragsnummer als Mandatsreferenz dienen. Sie muss nur eindeutig sein und für regelmäßige Lastschriften der gleichen Art unverändert bleiben. Gegebenenfalls bietet die Software, die Sie für die Erstellung der Lastschriften im DTA-Format verwenden eine passende Möglichkeit, solche Wert gezielt als Verwendungszweck einzusetzen. Beispiel: Hier wurde die eindeutige Kundennummer und die ebenfalls eindeutige Rechnungsnummer zu einer als Mandatsreferenz verwendbare Einheit zusammengeführt. Zulässige Zeichen sind a bis z, A bis Z, 0 bis 9 und die Sonderzeichen +? - : ( )., ' Für solche Aufträge können Sie also einstellen: Wichtig ist, dass dann alle Aufträge einen entsprechenden Wert in der Verwendungszweckzeile enthalten müssen. Lastschrifttyp, Häufigkeit und Verwendungsstatus müssen Sie ebenfalls direkt vergeben, damit eine passende Sammellastschrift erzeugt werden kann.

4 SEPA-Lastschriftumstellung für bestehende Lastschriften Seite 4 von 7 Das Datum der Mandatserteilung ist möglicherweise nicht für alle Lastschriften gleich (siehe auch Umwidmung von Einzugsermächtigungen im Abschnitt 4). Deshalb ist es auch hier möglich, diesen Wert aus einer Verwendungszweckzeile zu entnehmen. Das setzt erneut voraus, dass Sie einen solchen Wert in Ihrer DTA-Datei generierenden Software pflegen und im Verwendungszweck ausgeben können. Sollten alle Lastschriften das gleiche Datum verwenden können, kann dieses auch direkt eingegeben werden. Haben Sie Ihre Einzugsermächtigungen noch nicht auf Mandate umgestellt, können Sie das Datum zunächst frei lassen. Für das oben genannte Beispiel kann das Datum aus der 2. Verwendungszweckzeile als Datum für die Mandatserteilung verwendet werden: Das Datum wird automatisch in der Zeile erkannt. Mögliche Formate sind: JJJJ-MM-TT ( ) TT.MM.JJJJ ( ) JJJJMMTT ( ). Der Schalter <Ok> verwendet nun die vorgegebenen Werte bei der Konvertierung. Der Schalter <Nichts setzen> wandelt nur die sonstigen Auftragsdaten um. Als Ergebnis wird ein passender SEPA-Sammellastschriftbestand mit dem Namen Name Ursprungsbestand SEPA konvertiert erstellt. 3. ANPASSung unvollständig erzeugter LAStschriftMANdate Für den Fall, dass Sie beispielsweise die Mandatsreferenz oder das Datum der Mandatsunterzeichnung nicht aus den Auftragsdaten entnehmen oder festlegen konnten, sind die entstandenen Lastschriftmandate nicht verwendbar und die Lastschriften damit nicht ausführbar. Sie müssen also nacharbeiten. Haben Sie die Einzugsermächtigungen noch nicht auf SEPA-Mandate umgestellt, beachten Sie bitte auch Abschnitt 4. Zur Korrektur gibt es zwei Möglichkeiten: Jedes Mandat einzeln bearbeiten oder eine Sammeländerungsfunktion verwenden. Wechseln Sie zunächst wieder in die Verwaltung der Lastschriftmandate. Mandate, die unvollständig sind, können Sie gesammelt über den Filter vorbereitete Mandate einsehen. Mandate einzeln bearbeiten Per Doppelklick auf ein Mandat gelangen Sie in den Bearbeitungsdialog. Es müssen nun die dort fehlendenden oder unpassenden Werte angepasst werden: Mandatsreferenz Häufigkeit (einmalig, wiederkehrend) Verwendungsstatus Datum der Mandatserteilung (Datum Migrationsschreiben) Sammeländerungsfunktion nutzen Wählen Sie mehrere Mandate und verwenden Sie per Rechtsklick aus dem Kontextmenü die Funktion Mehrere Mandate ändern.

5 SEPA-Lastschriftumstellung für bestehende Lastschriften Seite 5 von 7 In dem folgenden Dialog können Sie die relevanten Werte für alle gewählten Mandate setzen. Dies funktioniert nur für Werte, die nicht eindeutig pro Mandat sein müssen. Eine Mandatsreferenz können Sie damit also nicht setzen. Hinweis: Die Nutzung des Mandates ist erst nach Setzen des passenden Verwendungsstatus möglich! Des Weiteren ist die Häufigkeit zu überprüfen. Bitte beachten Sie, dass bei der Nutzung der Häufigkeit einmalig das Mandat nach erfolgreichem Lastschrifteinzug erlischt 4. EINzuGSErmächtIGuNG in MANdat wandeln Wenn Sie noch kein Lastschriftmandat an Ihre Kunden ausgegeben, sondern bisher nur mit Einzugsermächtigungen gearbeitet haben, können Sie ein entsprechendes Informationsschreiben ( Umwidmung/Umdeutung ) erstellen: Bitte versenden Sie das so erzeugte Informationsschreiben an die Zahlungspflichtigen. Dabei sollten Sie ein geeignetes Anschreiben selbst verfassen.

6 SEPA-Lastschriftumstellung für bestehende Lastschriften Seite 6 von 7 Wenn Sie die Umwidmung einsetzen, können Sie das Datum der Erstellung der Umwidmung als Datum der Mandatserteilung verwenden. Damit können Sie auch gesammelt mehrere Einzugsermächtigungen umwidmen und erleichtern sich das Anpassen der Mandate, z. B. über die Sammeländerungsfunktion. 5. NacharbEItEN mit ExcEL Nachdem die Mandate eine Mandatsreferenz erhalten haben, können Sie die Mandate auch in eine Excel-Datei exportieren und weiterverarbeiten. Über den Schalter <Import/Export > unten links in der Mandatsverwaltung können Sie gewählte Mandate in eine Excel-Datei exportieren bzw. Mandate aus einer Excel-Datei importieren. Eine leere Vorlage einer solchen Excel-Datei mit Hinweise zu den Feldern können sie dort ebenfalls abspeichern. Über diesen Weg ist es Ihnen möglich, verschiedene Daten besser mit anderen Listen abzugleichen oder auch Werte zu generieren. Wichtig ist, dass die Mandate bereits eine eindeutige Mandatsreferenz haben, da sie sonst beim Import nicht eindeutig wiedergefunden bzw. aktualisiert werden können. 6. VerSANd der SEPA-LAStschriften Vorausgesetzt, alle Mandate sind nun einsatzbereit, können die Lastschriften versendet werden. Nach der Konvertierung wurden die Aufträge gesperrt und Sie müssen diese nun für den Versand freigeben: Sind dabei doch noch nicht alle Aspekte betrachtet worden, erhalten Sie entsprechende Hinweise zu möglichen Fehlern. Beispielsweise könnte eine nationale Bankverbindung aus BLZ/Konto nicht nach BIC/IBAN gewandelt worden sein.

7 SEPA-Lastschriftumstellung für bestehende Lastschriften Seite 7 von 7 Im Unterschied zu bisherigen nationalen Lastschriften (DTA-Verfahren) benötigen SEPA-Lastschriften immer einen Einzugstermin. Dieser ist gegebenenfalls noch zu wählen: Beachten Sie hierbei bitte die Vorlaufzeiten für den erstmaligen Einzug sowie den wiederkehrenden Einzug. Die Vorgaben Ihrer Bank werden programmseitig bereits erkannt und als frühestmögliches Einzugsdatum berücksichtigt. Nähere Informationen zu den Annahme zeiten erhalten Sie auch unter 7. SonstIGE InforMAtionen Generell sollten Sie eine Wandlung von DTA-Aufträgen nach SEPA nur in Ausnahmefällen benutzen. Besser ist es, entweder die Mandate dann im HVB efin weiterzupflegen und künftige Lastschriften von dort zu generieren oder eine externe Software zu verwenden, die bereits SEPA-Lastschriften korrekt erzeugt. Bitte beachten Sie dazu auch weiterführende Dokumente wie HVB efin Verwendung von SEPA-Mandaten und -Lastschriften im Bereich SEPA Informationen.