SEPA-Leitfaden für die VR-Networld Software

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1 SEPA-Leitfaden für die VR-Networld Software 1 Voraussetzungen Konten auf SEPA-Verarbeitung umstellen SEPA-Überweisungen SEPA-Lastschriften Gläubiger-IDentifikationsnummer Mandatsverwaltung Erfassen und Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Umdeutung von Einzugsermächtigungen Mandate für bestehende Zahlungen erstellen Ausführen einer SEPA-Lastschrift Konvertierung Konvertierung von bestehenden Zahlungen Umwandlung von Einzugsermächtigungen Umwandlungslösung Massenänderungen des Verwendungszwecks mit der VR-NetWorld Software Daten-Import Aufträge importieren Mitgliederliste im Tabellenformat Import EBL-Hotline...21 Seite 1 von 21

2 1 Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für die VR-NetWorld Software, Version 5.0. Klicken Sie zum überprüfen des Versionsstandes im Hauptmenü auf Hilfe und dann auf Über VR-NetWorld : Ist hier eine niedrigere Version angegeben, finden Sie aktuelle Updates auf unserer Homepage: Alternativ können Sie auch direkt die Update-Funktion über Extras -> Programmaktualisierung starten. Ist eine Aktualisierung nicht möglich, wenden Sie sich bitte an uns. 2 Konten auf SEPA-Verarbeitung umstellen Um die SEPA-Fähigkeit Ihrer Konten zu prüfen bzw. manuell einzustellen gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie in der Kontoübersicht mit der rechten Maustaste auf Ihr Konto. In dem darauf erscheinenden Kontextmenü wählen Sie Konto bearbeiten : Seite 2 von 21

3 Seite 3 von 21

4 Prüfen Sie im folgenden Fenster, ob die Haken SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt gesetzt sind und klicken anschließend auf die Schaltfläche Geschäftsvorfälle : Setzen Sie nun folgende Haken und bestätigen anschließend beide Fenster mit OK : Seite 4 von 21

5 Können Sie einen Haken nicht setzen, weil dieser grau ist, dann setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Eventuell fehlt Ihnen die entsprechende Berechtigung, die zuerst von uns aktiviert werden muss. Reichen Sie keine Lastschriften ein, dann entfallen natürlich die entsprechenden Punkte. Führen Sie nun die gleichen Konfigurationsschritte für alle anderen Konten aus. Damit ist Ihre VR-NetWorld-Software nun korrekt für den SEPA-Zahlungsverkehr vorbereitet. Seite 5 von 21

6 3 SEPA-Überweisungen Haben Sie die beschriebenen Einstellungen gesetzt, werden Ihnen zukünftig automatisch die SEPA-fähigen Überweisungsmasken angezeigt. Öffnen Sie ein Überweisungsformular, fällt sofort auf, dass nun Felder für IBAN und BIC zur Verfügung stehen. Außerdem finden Sie rechts die Aufschrift URO ÜBERWEISUNG (SEPA). Kontonummer und Bankleitzahl bereits gespeicherter Zahlungsempfänger werden automatisch in IBAN und BIC umgewandelt. Bitte berücksichtigen Sie, dass unter SEPA für den Verwendungszweck nur noch 4 x 35 Zeichen zur Verfügung stehen. Seite 6 von 21

7 Über den Button links oben können Sie zwischen den Formularen für den SEPA- Zahlungsverkehr und dem alten, nationalen Zahlungsverkehr umschalten: Bitte beachten Sie jedoch, dass Firmen und Vereine ab dem zwingend den SEPA-Zahlungsverkehr nutzen müssen. 4 SEPA-Lastschriften Möchten Sie SEPA-Lastschriften einreichen, müssen Sie Ihre Gläubiger- Identifikationsnummer in der Software hinterlegen und die SEPA-Mandate Ihrer Zahlungspflichtigen erfassen. 4.1 Gläubiger-IDentifikationsnummer Um SEPA-Lastschriften einreichen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger- Identifikationsnummer. Geben Sie Ihre Gläubiger-ID anschließend in der VR-NetWorld Software unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Gläubiger-Identifikation ein: Seite 7 von 21

8 Ist die von Ihnen eingegebene Gläubiger-ID rechnerisch richtig, wird Ihnen diese in grün angezeigt. 4.2 Mandatsverwaltung Die Grundlage jeder SEPA-Lastschrift ist immer ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug berechtigt. Es reicht nicht, Ihr Mitglied / Ihren Kunden das Mandat unterschreiben zu lassen. Sie müssen die Mandatsdaten zwingend in der VR-NetWorld Software anlegen. Nur dann können Sie SEPA-Lastschriften ausführen. Öffnen Sie hierzu die Mandatsverwaltung über den Menüpunkt Stammdaten -> Lastschriftmandate : Seite 8 von 21

9 4.2.1 Erfassen und Bearbeiten von SEPA-Mandaten Neue SEPA-Mandate können Sie über die Schaltfläche Neu erfassen oder bereits eingegebene Mandate über Eigenschaften bearbeiten. Die mit * markierten Felder müssen Sie zwingend angeben, da sonst das Mandat nicht komplett ist. Im Feld Referenz vergibt das Programm automatisch eine fortlaufende Mandats-Nummer. Wollen Sie als Mandats-Referenz die Mitglieds-Nr./Kunden-Nr. oder den Namen verwenden, können Sie das hier ändern. Über Extras -> Einstellungen bearbeiten -> Aufträge -> weitere Funktionen können Sie den Aufbau der Mandatsreferenz ändern. Das Feld Sequenz ändert das Programm nach der erstmaligen Ausführung von erstmalige auf wiederkehrende Lastschrift automatisch ab. Das gleiche gilt für den Status, der sich dann von vorbereitet auf aktiv ändert. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Felder erhalten Sie, wenn Sie die Schaltfläche Hilfe rechts unten anklicken. Seite 9 von 21

10 4.2.2 Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Wenn Sie das Mandat Ihres Vereinsmitglieds oder Kunden nicht bereits auf andere Art und Weise (z.b. mit der Beitrittserklärung zu Ihrem Verein) einholen, können Sie das Mandat über die entsprechende Schaltfläche unterschrifts- und versandfertig ausdrucken Umdeutung von Einzugsermächtigungen Möchten Sie bestehende Einzugsermächtigungen oder Abbuchungsaufträge in SEPA- Mandate umwandeln, können Sie alternativ zur Information per Mitglieder-Brief oder Angabe im Verwendungszweck dazu die Umdeutungslösung benutzen. Setzen Sie dazu bei der Erfassung den Haken bei Umdeutung Einzugsermächt. und drucken das Mandat anschließend aus oder versenden es per . So wird auf dem SEPA-Mandat automatisch der dazu notwendige Text angebracht Mandate für bestehende Zahlungen erstellen Für bereits in der VR-NetWorld Software erfasste Lastschriften (Einmalige oder Dauerlastschriften) können Sie automatisch passende Mandate erstellen lassen. Markieren Sie dazu die gewünschten Aufträge in der Auftragsübersicht Ihres Kontos. Öffnen Sie anschließend mit einem Klick mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen SEPAKonvertierung-> SEPA-Lastschriftmandat erstellen : Das so erstellte Mandat können Sie anschließend in der Mandatsverwaltung weiter bearbeiten. Seite 10 von 21

11 4.3 Ausführen einer SEPA-Lastschrift Haben Sie die in Kapitel 2 beschriebenen Einstellungen gesetzt, werden Ihnen zukünftig automatisch die SEPA-fähigen Lastschriftmasken angezeigt. Öffnen Sie ein Lastschriftformular fällt sofort auf, dass nun Felder für IBAN und BIC sowie Mandatsspezifische Einstellungen zur Verfügung stehen. Außerdem finden Sie rechts die Aufschrift URO-LASTSCHRIFT (SEPA). Bitte berücksichtigen Sie, dass unter SEPA für den Verwendungszweck nur noch 4 x 35 Zeichen zur Verfügung stehen. Über den Button links oben können Sie zwischen den Formularen für den SEPA- Zahlungsverkehr und dem alten, nationalen Zahlungsverkehr umschalten: Seite 11 von 21

12 Bitte beachten Sie, dass ab dem zwingend der SEPA-Zahlungsverkehr zu nutzen ist. Lastschriften über den alten, nationalen Zahlungsverkehr können dann nicht mehr eingereicht werden. Aufgrund der Vorlaufzeiten, die für SEPA-Lastschriften gelten (6 Arbeitstage bei erstmaliger Ausführung, 3 Arbeitstage bei wiederholter Ausführung), werden diese von der VR-NetWorld Software wie terminierte Lastschriften behandelt, die bei der Bank verwaltet werden. Bei der Erfassung von SEPA-Lastschriften müssen Sie daher einen Fälligkeitstermin eingeben, der diese Ausführungsfrist einschließt. Wählen Sie einen Fälligkeitstermin aus, der die Vorlaufzeiten unterschreitet, erhalten Sie eine Warnmeldung. Bitte ändern Sie in diesem Fall den Fälligkeitstermin entsprechend ab: Wenn Sie hier mit Nein antworten, wird automatisch der nächstmögliche Ausführungstag errechnet. Sie müssen dann aber auch am gleichen Tag die Zahlungen an uns versenden. Im Feld Mandatsreferenz können Sie ein bestehendes SEPA-Mandat mit dieser Zahlung verknüpfen oder ein neues Mandat erfassen. Die im SEPA-Mandat hinterlegten Einstellungen (Lastschrift-Art, Sequenz, Ausstellungsdatum, etc...) werden dabei automatisch aus der aktuellen Zahlung übernommen: Seite 12 von 21

13 Sind alle Daten korrekt erfasst, können Sie die Zahlung über den Ausgangskorb versenden. Der Einzug wird dann zum Fälligkeitstermin automatisch durch uns ausgeführt. 4.4 Konvertierung Haben Sie bereits Zahlungen nach dem alten Zahlungsverkehr erfasst, können Sie diese in SEPAZahlungen umwandeln Konvertierung von bestehenden Zahlungen Für erfasste Dauerlastschriften sowie Zahlungen, die Sie bereits im Ausgangskorb oder in der Buchungsliste Ihres Kontos stehen haben, starten Sie die Umwandlung über einen Rechtsklick. Wählen Sie im Kontextmenü dann den Eintrag SEPA Konvertierung -> in SEPA- Auftrag umwandeln aus: Bei der Konvertierung von Lastschriften können Sie anschließend automatisch SEPA- Mandate erzeugen lassen oder bestehende Mandate auswählen. Setzen Sie bei den Lastschriften, die Sie konvertieren möchten den Haken bei Konvertieren in der letzten Spalte: Seite 13 von 21

14 Konvertieren Sie Überweisungen, müssen Sie nichts weiter beachten. Die Aufträge werden Ihnen anschließend als fertige SEPA-Zahlungen im Ausgangskorb oder der Buchungsliste zur Verfügung gestellt. 5 Umwandlung von Einzugsermächtigungen 5.1 Umwandlungslösung Ihre bisherigen Einzugsermächtigungen können Sie weiterhin für SEPA-Basislastschriften benutzen. Über die Umwandlung der Einzugsermächtigung in SEPA-Basislastschrift-Mandate müssen Sie Ihre Zahlungspflichtigen dabei einmalig schriftlich informieren. Dies kann zum Beispiel per Brief oder auf Ihrer nächsten Rechnung erfolgen oder ganz einfach zusammen mit Ihrer Lastschrift nach dem alten Verfahren. Der Text könnte dabei wie folgt lauten: Seite 14 von 21

15 Ab ziehen wir unsere Forderung per SEPA-Lastschrift unter Angabe unserer Gläubiger-ID DE98ZZZ ein. Ihre Einzugsermächtigung werden wir daher in ein SEPA-Lastschrift-Mandat umwandeln. Wie das mit der VR-NetWorld-Software geht, sehen Sie unter Massenänderungen des Verwendungszwecks mit der VR- NetWorld Software In der VR-NetWorld Software können Sie einfach und schnell die anstehenden Buchungen mit dem nötigen Text versehen. Bevor Sie dies mittels einer Massenänderung durchführen, sollte eine aktuelle Datensicherung durchgeführt werden, über Datei > Daten Sichern. Dann können Sie bei Bedarf durch eine Rücksicherung wieder die alten Daten einspielen. Zur Massenänderung öffnen Sie dazu den Ausgangskorb, in dem die fälligen Zahlungen aufgelistet sind. Markieren Sie jetzt die Zahlungen, bei denen Sie den Verwendungszweck ergänzen möchten. Um alle Zahlungen zu markieren klicken Sie einfach auf eine der Spaltenbeschriftungen (z.b. Aktiv, Sammler, Termin, Konto, Typ, Auftrag, Betrag). Die markierten Zahlungen werden schwarz hinterlegt. Öffnen Sie dann das Kontextmenü mit einem Rechtsklick und wählen daraus Bearbeiten : Seite 15 von 21

16 Im Fenster Massenänderung wählen Sie links Verwendungszweck aus. Ihnen stehen insgesamt 14 Verwendungszweckzeilen x 27 Zeichen zur Verfügung. Geben Sie nun den gewünschten Text ein. Am besten verteilen Sie den Text so, dass er auf den letzten Verwendungszweckzeilen steht. Damit überschreiben Sie nicht aus Versehen bereits genutzte Zeilen: Seite 16 von 21

17 Bestätigen Sie anschließend die Massenänderung mit OK -> Fertigstellen -> Ja. In diesem Beispiel werden dann die Zeilen 9 bis 14 mit dem eigegebenen Text belegt. 6 Daten-Import 6.1 Aufträge importieren Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit Zahlungsverkehrsaufträge aus den unterschiedlichsten Anwendungen in die VR-NetWorld-Software zu übernehmen. Neben den standardisierten DTA und SEPAFormaten, unterstützt die VR-NetWorld Software auch den Import von Zahlungsverkehrsaufträgen in einem freien Format (csv, xls, mdb). Seite 17 von 21

18 6.2 Mitgliederliste im Tabellenformat Ihre vorhandene Excel- oder csv-datei besteht z.b. bisher aus folgenden Spalten: Name (Name Vorname) möglichst ohne Umlaute geschrieben Kontonummer (ab SEPA: IBAN) BLZ (an SEPA: BIC) Betrag Mitgliedsnummer Eintrittsdatum Beispiel: Erweitern Sie nun Ihre Tabelle um folgende Einträge: Mandats-Referenz (z.b. Mitgliedsnummer) Mandats-Datum Termin (der Abbuchung) Lastschriftsequenz (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letzte) Verwendungszweck gleichbleibender Text (z.b. Mitgliedsbeitrag 2013, SEPA- Lastschrifteinzug zum , Gläubiger-ID DE12ZZZ000000XXXX) Seite 18 von 21

19 6.3 Import Den Import starten Sie in der VR-NetWorld-Software unter Datei Import Aufträge freies Format. Beispiel csv-datei: Nach erfolgreicher Auswahl der zu importierenden Datei, versucht die VR-NetWorld- Software soweit wie möglich alle zum Import notwendigen Informationen automatisch zu ermitteln. Datei Importieren Format: Wählen Sie hier das Datei-Format der zu importierenden Datei. Seite 19 von 21

20 Import Einstellungen Vorlage verwenden: Haben Sie für die zu importierende Datei eine Importvorlage gespeichert, können Sie diese hier auswählen. <Auftragsformat festlegen>: Wählen Sie das Auftragsformat, in der die Zahlungsaufträge importiert werden sollen (Überweisung, Lastschrift, SEPA- Überweisung oder SEPA Lastschrift). Wichtig: Um die zu importierenden Mitgliedsbeiträge direkt in SEPA-Lastschriften konvertieren zu können, müssen Sie beim Auftragsformat als Zielformat als Euro-Lastschrift (SEPA) auswählen. <Empfänger-/Belastungskonto festlegen>: Bestimmen Sie das Auftraggeber Konto, zu denen die Aufträge importiert werden sollen (z.b. Vereinskonto bei Beitragseinzug). Erste importierte Zeile ist die Spaltenüberschrift: Aktivieren Sie diese Option, wenn in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften enthalten sind. Die Spaltenzuordnung erfolgt dann ebenfalls automatisch. Vorlage für spätere Verwendung speichern: Möchten Sie die Einstellungen als Vorlage speichern, dann aktivieren Sie diese Option. beginnen bei Zeile 1: Ab welcher Zeile soll der Import beginnen? (inklusive Spaltenüberschrift) Trennzeichen: Gibt das in der Datei verwendete Trennzeichen an. Feld im Auftrag Inhalt des Datensatzes Kontrollieren Sie bitte alle Informationen speziell im Bereich Feld im Auftrag mit dem Inhalt des Datensatzes und Korrigieren oder Ergänzen Sie diese gegebenenfalls. Seite 20 von 21

21 Bei Feldern mit Kennzeichnung <nicht importieren> müssen Sie die korrekte Zuordnung manuell durchführen oder so belassen, sofern es kein relevanter (benötigter) Wert für den Datensatz ist (z.b. Eintrittsdatum, Geburtsdatum, etc.). 7 EBL-Hotline Weitere Informationen rund um die VR-NetWorld Software und derer Aktualisierung, sowie zu SEPA finden Sie im Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu diesem Leitfaden. Das Handbuch steht hnen in der VR-NetWorld Software über das Hauptmenü -> Hilfe -> Handbuch Herunterladen zur Verfügung. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne an der EBL-Hotline unter / rund um die Uhr zur Verfügung oder per an zur Verfügung. Ihr Team EBL Raiffeisen-Volksbank Isen-Sempt eg Seite 21 von 21

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