Anleitung SEPA-Lastschriften mit VR-NetWorld Software Version 5.x

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1 Anleitung SEPA-Lastschriften mit VR-NetWorld Software Version 5.x 1. Gläubiger-ID erfassen 2. Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln 3. Lastschriften neu erfassen 4. Auftrag versenden 5. DTA-Dateien aus externen Systemen importieren

2 Ergänzend zum Benutzerhandbuch VR-NetWorld Software 5 wird hier dargestellt, wie bestehende Lastschriften in SEPA-Lastschriften konvertiert werden und wie SEPA-Lastschriften angelegt und verwaltet werden. 1. Gläubiger-ID erfassen Zunächst müssen Sie Ihre Gläubiger-ID in der Software erfassen. Klicken Sie dazu oben auf den Menüpunkt Stammdaten und dann auf Gläubiger-Identifikation. Die Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Sie online bei der Deutschen Bundesbank (https://extranet.bundesbank.de/scp/) 2. Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln Sie haben bereits Dauerlastschriften erfasst, die nun in SEPA-Dauer-Basislastschriften umgewandelt werden sollen. Klicken Sie in der Kontenübersicht zunächst oben auf den Menüpunkt Aufträge und wählen die Dauerlastschriften aus. Alternativ können Sie auch wie gewohnt die Baum-Ansicht verwenden. Sie erhalten dann einen Überblick der bereits erfassten Dauerlastschriften.

3 Markieren Sie die bestehenden Dauerlastschriften und klicken oben unter dem Menüpunkt SEPA auf In SEPA-Auftrag wandeln. Prüfen und bestätigen Sie die konvertieren Aufträge: - Es wurden automatisch IBAN und BIC ermittelt. - Möglicherweise wurde auch der Verwendungszweck gekürzt, da unter SEPA nur noch zwei Zeilen zu Verfügung stehen. - Eine Änderung der Ende zu Ende Referenz ist im Normalfall nicht erforderlich. - Als Mandatsreferenz gibt das Programm automatisch einen Wert vor. Sie können diesen z.b.: mit der jeweiligen Kundennummer oder Mitgliedsnummer überschreiben. Vergeben Sie jede Mandatsreferenz immer nur einmal. - Als Mandatsdatum wird das Tagesdatum der Konvertierung herangezogen.

4 Nach Korrektur und Kontrolle der Aufträge können Sie über den Button Alle Bestätigen und Speichern die Aufträge umwandeln. Die Aufträge werden nun in SEPA-Basis-Lastschriften umgewandelt. Bitte prüfen Sie diese erneut, indem Sie Lastschriftaufträge doppelklicken. Achten Sie besonders auf eine grüne Kennzeichnung der IBAN. Falls diese schwarz dargestellt wird, sollten Sie den Zahlungspflichtigen fragen, wie seine korrekte IBAN lautet. Ferner sehen Sie auf dieser Maske auch den spätest möglichen Versandtermin (Einreichungstermin), um die SEPA-Fristen einhalten zu können. Erstmalige SEPA-Lastschriften müssen spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit eingereicht werden! Wiederkehrende SEPA-Lastschriften 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.

5 Sobald der Einreichungstermin erreicht ist, klicken Sie bitte unter dem Menüpunkt Transaktionen auf den Ausgangskorb. Die Aufträge müssen am Einreichungstag bis 12 Uhr online über den Menüpunkt Ausgangskorb senden an die Bank übertragen werden. Falls Sie die Aufträge schon vorher abschicken möchten, können Sie im Ausgangskorb unten auf Aufträge ausführen bis klicken, das Einreichungsdatum auswählen und die Aufträge absenden.

6 3. Lastschriften neu erfassen Klicken Sie in der Kontenübersicht oben auf Lastschrift Die Erfassungsmaske für SEPA-Aufträge starten Sie mit dem Symbol Euro links oben. Erfassen Sie nun die Lastschrift. Sie müssen wählen, ob Sie eine Basis- oder Firmenlastschrift erstellen möchten, und geben den Fälligkeitstermin* und den Ausführungsturnus bei Dauerlastschriften ein. Bevor Sie die Lastschrift speichern können, müssen Sie in den SEPA-Details ein gültiges Mandat und die Lastschrift- Sequenz erfassen: - Wird eine SEPA-Lastschrift zum ersten Mal bei einem Zahlungspflichtigen eingezogen, müssen Sie die Sequenz erstmalige Lastschrift auswählen. - Wird eine SEPA-Lastschrift zum wiederholten Mal bei einem Zahlungspflichtigen eingezogen, wird die Sequenz auf wiederkehrende Lastschrift eingestellt. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts vom Feld Mandatsreferenz.

7 *Fristen für das Einreichen von SEPA-Lastschriften: SEPA-Basis-Lastschrift einmalige Lastschriften: Einreichung 6 Bankarbeits-Tage vor der Fälligkeit erstmalige Lastschriften: Einreichung 6 Bankarbeits-Tage vor der Fälligkeit wiederkehrende Lastschriften: Einreichung 3 Bankarbeits-Tage vor der Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschrift Einreichung 2 Bankarbeits-Tage vor der Fälligkeit -keine Unterscheidung zwischen Erst-/Einmal- und Folge-Lastschrift Bevor Sie die Lastschrift speichern können, müssen Sie ein gültiges Mandat erfassen. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts vom Feld Mandatsreferenz. In der Mandatsliste wählen Sie entweder das passende Mandat aus oder legen über die Schaltfläche rechts ein neues Mandat an.

8 Füllen Sie im Mandat die Felder Bezeichnung, Referenz, Lastschrift-Art, Status (mit vorbereitet ), Ausstellungsdatum und die Sequenz und bestätigen die Eingaben mit Übernehmen. 4. Auftrag versenden Die Lastschrift liegt nun im Ausgangskorb und kann versendet werden. Der Auftrag muss am Einreichungstag bis 12 Uhr online über den Menüpunkt Ausgangskorb senden an die Bank übertragen werden. Hinweis: Führen Sie nach jeder SEPA-Lastschriften Datenübertragung (Ausgangskorb senden) über das VR-Zeichen mit dem Menüpunkt Sichern eine aktuelle Datensicherung durch!

9 5. DTA-Dateien aus externen Systemen importieren Über den Menüpunkt Transaktionen und die Auswahl Aufträge aus Datei können Sie mit einem externen Programm erzeugte DTA-Dateien importieren. Diese Datensätze können automatisch in SEPA-XML-Datensätze umgewandelt werden. Bitte beachten Sie aber unbedingt die für SEPA-Basis-Lastschriften erforderlichen Vorlaufzeiten! Falls Ihr externes System bereits auf SEPA umgestellt worden ist, können Sie über die Funktion Datei zur Übertragung Ihre Aufträge als XML-Datei direkt verarbeiten. Weitere Informationen rund um die VR-Networld Software und deren Aktualisierung sowie zu SEPA in der VR-Networld Software finden Sie im Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung. Das Handbuch steht Ihnen in der VR-Networld Software über Hilfe Herunterladen Handbuch zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr erhalten Sie auf unserer Homepage unter: Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet und anhand der aktuellen Version der VR-Networld Software getestet, dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die VR-Bank Memmingen eg kann weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen.

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