SEPA-Leitfaden für die VR-NetWorld Software 5.1x Inhalt

Transkript

1 Inhalt 1. Voraussetzungen SEPA-Überweisungen SEPA-Lastschriften Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsverwaltung Erfassen und Bearbeiten von SEPA-Mandaten Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Umdeutung von Einzugsermächtigungen Die SEPA-Lastschrift Ausführen einer SEPA-Lastschrift Ausführen einer SEPA-Dauerlastschrift SEPA-Konvertierungsassistent... 8 SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software 5.1X Stand: Februar 2014

2 1. Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für die VR-NetWorld Software, Version 5.1x Klicken Sie zum überprüfen des Versionsstandes im Hauptmenü auf Hilfe und dann auf Über VR-NetWorld : Ist hier eine niedrigere Version angegeben, finden Sie aktuelle Updates auf unserer Homepage: NetWorld-Software/c974.html Alternativ können Sie auch direkt die Update-Funktion über Extras -> Programmaktualisierung starten. Ist eine Aktualisierung nicht möglich, wenden Sie sich bitte an uns. SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software 5.1X Stand: Februar 2014

3 2. SEPA-Überweisungen Öffnen Sie ein Überweisungsformular, fällt sofort auf, dass nun Felder für IBAN und BIC zur Verfügung stehen. Außerdem finden Sie rechts die Aufschrift URO ÜBERWEISUNG (SEPA). Kontonummer und Bankleitzahl bereits gespeicherter Zahlungsempfänger werden automatisch in IBAN und BIC umgewandelt. Bitte berücksichtigen Sie, dass unter SEPA für den Verwendungszweck nur noch 4 x 35 Zeichen zur Verfügung stehen. SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software 5.1X Stand: Februar 2014

4 3. SEPA-Lastschriften Möchten Sie SEPA-Lastschriften einreichen, müssen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer in der Software hinterlegen und die SEPA-Mandate Ihrer Zahlungspflichtigen erfassen Gläubiger-Identifikationsnummer Um SEPA-Lastschriften einreichen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Geben Sie Ihre Gläubiger-ID anschließend in der VR-NetWorld Software unter dem Menüpunkt Stammdaten à Gläubiger-Identifikation ein: Ist die von Ihnen eingegebene Gläubiger-ID rechnerisch richtig, wird Ihnen diese in grün angezeigt Mandatsverwaltung Die Grundlage jeder SEPA-Lastschrift ist immer ein Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie als Zahlungsempfänger zum Einzug berechtigt. Es reicht nicht, Ihr Mitglied / Ihren Kunden das Mandat unterschreiben zu lassen. Sie müssen die Mandatsdaten zwingend in der VR-NetWorld Software anlegen. Nur dann können Sie SEPA-Lastschriften ausführen. Natürlich können Sie auch während der Erfassung einer Dauerlastschrift / Lastschrift das Mandat automatisch anlegen lassen. Öffnen Sie hierzu die Mandatsverwaltung über den Menüpunkt Stammdaten -> Lastschriftmandate : SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software 5.1X Stand: Februar 2014

5 Erfassen und Bearbeiten von SEPA-Mandaten Neue SEPA-Mandate können Sie über die Schaltfläche Neu erfassen oder bereits eingegebene Mandate über Eigenschaften bearbeiten. Die mit * markierten Felder müssen Sie zwingend angeben, da sonst das Mandat nicht komplett ist. Im Feld Referenz vergibt das Programm automatisch eine fortlaufende Mandats-Nummer. Wollen Sie als Mandats-Referenz die Mitglieds-Nr./Kunden-Nr. oder den Namen verwenden, können Sie das hier ändern. Über Extras -> Einstellungen bearbeiten -> Aufträge -> weitere Funktionen können Sie den Aufbau der Mandatsreferenz ändern. Das Feld Sequenz ändert das Programm nach der erstmaligen Ausführung von erstmalige auf wiederkehrende Lastschrift automatisch ab. Das gleiche gilt für den Status, der sich dann von vorbereitet auf aktiv ändert. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Felder erhalten Sie, wenn Sie die Schaltfläche Hilfe rechts unten anklicken Drucken und Versenden von SEPA-Mandaten Wenn Sie das Mandat Ihres Vereinsmitglieds oder Kunden nicht bereits auf andere Art und Weise (z.b. mit der Beitrittserklärung zu Ihrem Verein) einholen, können Sie das Mandat über die entsprechende Schaltfläche unterschrifts- und versandfertig ausdrucken Umdeutung von Einzugsermächtigungen Möchten Sie bestehende Einzugsermächtigungen oder Abbuchungsaufträge in SEPA-Mandate umwandeln, können Sie alternativ zur Information per Mitglieder-Brief oder Angabe im Verwendungszweck dazu die Umdeutungslösung benutzen. Setzen Sie dazu bei der Erfassung den Haken bei Umdeutung Einzugsermächt. und drucken das Mandat anschließend aus oder versenden es per . So wird auf dem SEPA-Mandat automatisch der dazu notwendige Text angebracht. SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software 5.1X Stand: Februar 2014

6 3.3. Die SEPA-Lastschrift Ausführen einer SEPA-Lastschrift Haben Sie die in Kapitel 2 beschriebenen Einstellungen gesetzt, werden Ihnen zukünftig automatisch die SEPA-fähigen Lastschriftmasken angezeigt. Öffnen Sie ein Lastschriftformular fällt sofort auf, dass nun Felder für IBAN und BIC sowie Mandatsspezifische Einstellungen zur Verfügung stehen. Außerdem finden Sie rechts die Aufschrift URO-LASTSCHRIFT (SEPA). Bitte berücksichtigen Sie, dass unter SEPA für den Verwendungszweck nur noch 4 x 35 Zeichen zur Verfügung stehen. Aufgrund der Vorlaufzeiten, die für SEPA-Lastschriften gelten (6 Arbeitstage bei erstmaliger Ausführung, 3 Arbeitstage bei wiederholter Ausführung, 2 Arbeitstage bei der Eil-Lastschrift), werden diese von der VR-NetWorld Software wie terminierte Lastschriften behandelt, die bei der Bank verwaltet werden. Bei der Erfassung von SEPA-Lastschriften müssen Sie daher einen Fälligkeitstermin eingeben, der diese Ausführungsfrist einschließt. Wählen Sie einen Fälligkeitstermin aus, der die Vorlaufzeiten unterschreitet, erhalten Sie eine Warnmeldung. Bitte ändern Sie in diesem Fall den Fälligkeitstermin entsprechend ab: Wenn Sie hier mit Nein antworten, wird automatisch der nächstmögliche Ausführungstag errechnet. Sie müssen dann aber auch am gleichen Tag die Zahlungen an uns versenden. SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software 5.1X Stand: Februar 2014

7 Im Feld Mandatsreferenz können Sie ein bestehendes SEPA-Mandat mit dieser Zahlung verknüpfen oder ein neues Mandat erfassen. Die im SEPA-Mandat hinterlegten Einstellungen (Lastschrift-Art, Sequenz, Ausstellungsdatum, etc...) werden dabei automatisch aus der aktuellen Zahlung übernommen: Sind alle Daten korrekt erfasst, können Sie die Zahlung über den Ausgangskorb versenden. Der Einzug wird dann zum Fälligkeitstermin automatisch durch uns ausgeführt Ausführen einer SEPA-Dauerlastschrift Aufgrund der Vorlauffristen gibt es eine Besonderheit bei SEPA-Dauerlastschriften: Legen Sie eine neue SEPA-Dauerlastschrift an, können Sie nun einen Sendetermin auswählen. Wenn Sie spätest möglich wählen, rechnet das Programm Ihnen den letztmöglichen Tag aus, bevor die Vorlaufzeit unterschritten wird an diesem Tag landet der Auftrag dann im Ausgangskorb. Sie können natürlich auch jeden anderen möglichen Tag auswählen - vorausgesetzt, die Vorlauffrist wird eingehalten (SEPA-Lastschriften können bis zu 45 Tage vor dem Ausführungstag versendet werden). SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software 5.1X Stand: Februar 2014

8 4. SEPA-Konvertierungsassistent Wenn Sie die aktuellste Version unserer VR-NetWorld Software haben, können Sie die Umstellung auch vereinfacht mit einem Konvertierungsassistenten durchführen. Der Einstieg in den Konvertierungsassistenten wird Ihnen nach dem Update direkt nach der Anmeldung in der Software angeboten. Klicken Sie zur Konvertierung einfach auf Assistent starten. Wird Ihnen der Assistent nicht angeboten, können Sie ihn auch jederzeit über Hilfe à SEPA- Umstellung aufrufen: Im ersten Fenster finden Sie einige allgemeine Informationen über den SEPA-Zahlungsverkehr. Wenn Sie diese gelesen haben, klicken Sie auf Weiter. Daraufhin gelangen Sie in eine Übersicht der für die Konvertierung relevanten Aufträge und Konten. Hier können Sie sich aussuchen, welche Konten und Auftragsarten in das SEPA-Format umgewandelt werden sollen. Da ab Februar 2014 nur noch SEPA-Verarbeitung in der Software möglich ist, ist es ratsam, direkt alle Konten und Auftragsarten konvertieren zu lassen. Klicken Sie danach auf Weiter. Im folgenden Fenster werden Ihnen für jeden einzelnen Auftrag die Details zur Konvertierung gezeigt. Diesen Vorgang müssen Sie für jede Auftragsart separat bestätigen. Bei den Lastschriften und Dauerlastschriften (wie hier im Beispiel) wird eine vorbelegte Mandatsreferenz (Standardmäßig MR.XXXXXX) vergeben. Wenn Sie selbst eine eigene Mandatsreferenz vergeben möchten, gehen Sie bitte wie unter Punkt 3.2 vor. SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software 5.1X Stand: Februar 2014

9 Sie können einzelne Aufträge auslassen, indem Sie den Haken bei Konvertieren entfernen. Nachdem Sie alle Auftragsarten bestätigt haben, ist die Konvertierung erfolgt. Klicken Sie auf Fertigstellen um den Vorgang abzuschließen. Weitere Informationen rund um die VR-NetWorld Software und derer Aktualisierung, sowie zu SEPA finden Sie im Handbuch. Dieses bildet auch die Grundlage zu diesem Leitfaden. Das Handbuch steht Ihnen in der VR-NetWorld Software über das Hauptmenü à Hilfe à Herunterladen zur Verfügung. Weiterführende Informationen rund um den SEPA-Zahlungsverkehr sowie aktuelle Versionen dieses Leitfadens erhalten Sie auf unserer Homepage unter: SEPA-Leitfaden VR-NetWorld Software 5.1X Stand: Februar 2014