Checkliste SEPA-Umstellung GLS Vereinsmeister

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1 Checkliste SEPA-Umstellung GLS Vereinsmeister 1. Tätigkeit Vor der Umstellung legen Sie bitte eine Datensicherung an: Datensicherung durchführen System/Einstellungen - Datenbankpflege - Sichern Wählen sie unter Zu sichernder Mandant den Punkt <alle Mandanten> aus und legen Sie im Feld Sicherungs-Dateiname (Ziel) den Pfad für die Sicherung fest (im Beispiel Laufwerk g: für einen USB-Stick) erledigt 2. Version des Vereinsmeisters prüfen (mindestens Version 6.1.3) In der linken Funktionsleiste des Vereinsmeisters 6 unter dem Punkt Info Sollten Sie noch die Version 5.x nutzen, erhalten Sie die neue Version von Ihrem Berater. Wenn Sie bereits die Version 6 nutzen, aber noch nicht die aktuelle Version im Einsatz haben, können Sie das Update kostenlos im Internet laden und installieren: 1

2 3. IBAN und Gläubiger-ID (Creditor-ID) in den Vereinsdaten hinterlegen Stammdatenpflege - Vereinsdaten - Finanzen Ihre persönliche Gläubiger-ID erhalten Sie online über die Deutsche Bundesbank unter Nach Erhalt der Gläubiger-ID, teilen Sie uns diese bitte mit, da sie auch im System der Bank hinterlegt werden muss. Die IBAN (ihre internationale Kontonummer) finden Sie auf ihren Kontoauszügen oder auf der Rückseite ihrer VR-BankCard. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Einreichung von SEPA-Lastschriften eine neue Vereinbarung mit uns treffen müssen: 4. Umstellung der Zahlungsart auf SEPA Mitglieder - Extras - Massenänderung Art der Änderung: Zahlungsart auf SEPA umstellen - Weiter 2

3 5. Mandatsnummer vergeben Für jedes Lastschriftmandat (vormals Einzugsermächtigung) müssen sie eine eindeutige Mandat-ID vergeben. Dies kann z.b. durch eine fortlaufende Nummerierung erfolgen. Am einfachsten verwenden sie die Mitgliedsnummer des jeweiligen Mitglieds, da diese vereinsintern eindeutig zugeordnet werden kann. Dazu tragen Sie im Feld Mandat nur den Wert {NUMMER} ein. Der Umstellungsassistent fügt damit automatisch die Mitgliedsnummer für jedes bestehende Mitglied ein. 6. Umstellung auf elektronische Datenübermittlung Online-Banking für das Vereinskonto vorhanden oder beantragt? Datenträgeraustausch (z.b. Einreichung per Diskette, USB-Stick oder CD) ist beim SEPA-Zahlungsverkehr nicht mehr möglich! Die europäischen Regelungen zum Einzug von Lastschriften sehen vor, dass SEPA- Lastschriften ausschließlich auf elektronischem Wege an die Bank übermittelt werden können. Auch beleghafte Einreichungen von Lastschriften sind nicht mehr möglich. Seit der Version 6.1 ist im Vereinsmeister ein Online-Banking-Modul (PIN/TAN Verfahren) enthalten, mit dem Sie die Beitragseinzüge übermitteln können. 7. Einrichtung Online-Banking im Vereinsmeister a) Haben sie neue Zugangsdaten beantragt, melden sie sich bitte zunächst 1x auf unserer Homepage mit ihrem neuen VR-NetKey und der PIN an. - ebanking Private Edition - Konto-Login Folgen Sie dort den Anweisungen zur PIN-Änderung. Nach der Änderung der PIN können Sie mit der Einrichtung im Vereinsmeister beginnen. 3

4 b) Wenn Sie bereits einen Online-Zugang für Ihren Verein nutzen, können Sie direkt mit der Einrichtung im Vereinsmeister beginnen: Wählen Sie im Navigator Onlinebanking - Bankkonten - Bankzugänge Dort Neuen Bankzugang einrichten - TAN-Verfahren Geben sie in den folgenden Abfragen Bankleitzahl, VR-NetKey und das von Ihnen genutzte TAN-Verfahren an (Mobile-TAN oder chiptan optisch) und bestätigen Sie jeweils mit weiter und am Ende mit Fertig. Die folgende Frage (Synchronisierung) beantworten Sie mit OK. Danach wird Ihre Online-PIN abgefragt und der Kontobestand mit der Bank synchronisiert. Nach erfolgreicher Verarbeitung wird der Bankzugang mit einem grünen Haken versehen: Nachdem Sie das Statusfenster geschlossen haben, sehen Sie die Übersicht der eingerichteten Konten: 4

5 7. Die erforderlichen Umstellungen im GLS Vereinsmeister sind damit abgeschlossen. Bitte beachten Sie auch die Kurzleitfäden des Herstellers, in denen weiteren Schritte ausführlich erläutert werden: Schritt für Schritt zur ersten Abrechnung In dieser Anleitung werden von der Anlage der Beiträge(Sparten) und Mitglieder bis hin zur Abrechnung alle notwendigen Schritte einzeln erläutert. SEPA Abwicklung In dieser Anleitung erhalten Sie wichtige Informationen zum Thema SEPA und der Abwicklung der zukünftigen Vereinsbeiträge. GLS Vereinsmeister Forum Wertvolle Tipps & Hilfestellungen erhalten Sie auch im Online-Forum unter Ihre Fragen und Anregungen werden dort auch direkt vom Hersteller beantwortet. Die Registrierung im Forum ist selbstverständlich kostenlos. 5