Anleitung zur SEPA-Umstellung eines Vereins im Programm PC-VAB

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1 Anleitung zur SEPA-Umstellung eines Vereins im Programm PC-VAB Sehr geehrter Kunde, Stand Oktober 2013 mit Hilfe dieser Anleitung können Sie Schritt für Schritt Ihren Verein auf den neuen SEPA-Zahlungsverkehr umstellen. Gesetzliche Grundlagen Der Zahlungsverkehr in Europa verändert sich. Ab Februar 2014 dürfen Überweisungen und Lastschriften nur noch im neuen SEPA-Format eingereicht werden. Obwohl dies auch bereits jetzt möglich ist, ist es ab diesem Datum Pflicht. Insbesondere für Vereine, die in der Regel Lastschriften einziehen, ändert sich daher die Vorgehensweise. Mandat Anstelle der bisherigen Einzugsermächtigung benötigen Sie von Ihrem Vereinsmitglied ein Mandat. Seit dem 09. Juli 2012 ist es aber möglich, die bisherige Einzugsermächtigung in ein Mandat zu wandeln Dazu ist es erforderlich, dass Sie (der Verein) das Vereinsmitglied über die Mandatswandlung informieren. Zwingend anzugeben ist dabei die Mandatsreferenz (kann vom Verein für jedes Mitglied frei vergeben werden), das Datum, ab dem das Mandat gilt (es reicht das Datum der Mitteilung) und die Gläubigeridentifikation (CI) des Vereins. Gläubigeridentifikationsnummer (CI) Jeder, der über den SEPA-Zahlungsverkehr Lastschriften einziehen möchte, muss von der Bundesbank eine Gläubigeridentifikation (CI) erhalten. Dies kann sehr einfach im Internet erfolgen. Folgender Link führt Sie direkt zur Beantragung der Gläubiger-ID: https://extranet.bundesbank.de/scp/ Einreichungsfristen Im SEPA-Zahlungsverkehr müssen Lastschriften mit gesetzlich geforderten Einreichungsfristen eingereicht werden. Das bedeutet, dass entsprechende Vorlauffristen erforderlich sind. Die Vorlauffristen sind unterschiedlich zwischen erstmaliger und wiederkehrender Einreichung von Lastschriften. Wiederkehrende Lastschriften können mit einer Frist von 3 Geschäftstagen eingereicht werden, während erstmalige Lastschriften mit einer Frist von 6 Tagen eingereicht werden müssen. BIC und IBAN Um am SEPA-Zahlungsverkehr teilnehmen zu können, müssen Sie anstelle der Bankleitzahl und der Kontonummer den BIC (das ist die Adresse des Kreditinstituts) und die IBAN (das ist die internationale Kontonummer des Mitglieds) angeben. Seite 1

2 Vorgehensweise zur Umstellung im Programm PC-VAB 1. Sicherung Ihres Datenbestandes Um einen Datenverlust zu vermeiden empfehlen wir Ihnen zunächst im Programm eine Datensicherung durchzuführen. Starten Sie das Programm und wählen Sie die Menüpunkte Datei-Gesamtbestand sichern - Datensicherung auf lokalen Datenträger. 2. Programm aktualisieren Die SEPA-Umstelllung muss in der aktuellsten Version durchgeführt werden. Wir empfehlen daher vor Beginn die aktuellste Programmversion zu laden. Schließen Sie dazu das Programm und öffnen Sie die Internetseite: Die aktuellste Version zum Download finden Sie im Punkt Technischer Bereich. Laden Sie die Datei vab_setup.exe und führen diese anschließend mit einem Doppelklick aus. Seite 2

3 3. Gläubiger-ID Mit SEPA benötigen alle Lastschrifteinreicher eine sog. Gläubiger-ID (CI). Diese muss bei der Bundesbank über beantragt werden. Nach Erhalt hinterlegen Sie die Gläubiger-ID im Programm. Den vorgesehenen Menüpunkt finden Sie unter Stammdaten - Vereinsstammdaten Hinweis: Bitte leiten Sie eine Kopie der Mitteilung über die Gläubiger-ID an die VR Bank eg weiter. 4. Umrechnung Kontonummer/BLZ in IBAN und BIC Mit PC-VAB können Sie die hinterlegten Bankleitzahlen und Kontonummern automatisiert in BIC und IBAN umrechnen lassen. Dies geschieht über den Menüpunkt Dienste/SEPAUmstellung/BIC und IBAN ermitteln. Seite 3

4 WICHTIG: Der Hersteller kann keine Garantie dafür übernehmen, dass alle Umrechnungen korrekt ausgeführt werden. Bitte nach Umrechnung die Daten prüfen. Hierzu können Sie unter den "IBAN-Konverter" unter IBAN prüfen verwenden. Das Kennwort erhalten Sie von Ihrem Berater. Um die Umrechnung zu starten muss der Haftungsausschluss mit untenstehendem Haken akzeptiert werden. Hinweis: Um Umrechnungsfehler auszuschließen können auch alternativ vom jeweiligen Mitglied IBAN und BIC erfragt werden. Die Eingabe im Programm muss dann allerdings manuell bei jedem Mitglied einzeln erfolgen. Folgenden Hinweis bitte mit Ja bestätigen. Seite 4

5 Grundsätzlich können Sie über folgende Selektionsmaske, wie bei fast allen Auswertungen im Programm, die Umsetzung einschränken. Dies ist aber nicht zu empfehlen. Bitte bestätigen Sie dieses Fenster mit Ok. Hinweis mit Ja bestätigen. Das Programm gibt eine Liste zur Umrechnung der Kontonummern und Bankleitzahlen aus. Hier bestimmen Sie die Sortierfolge der Auswertung. Mit Ok bestätigen. Die Umrechnung der Kontonummern und Bankleitzahlen ist nun abgeschlossen. Seite 5

6 5. Mandatsreferenz Unter SEPA benötigt jedes Mandat eine Mandatsreferenz (= eindeutige Kennzeichnung). Die Referenz kann sowohl aus Ziffern als auch aus Buchstaben bestehen (jedoch bitte keine Leerzeichen). Beispielsweise kann als Mandatsreferenz die Mitgliedsnummer oder eine laufende Nummerierung, sowie auch Name und Vorname verwendet werden. Entscheiden Sie sich für die Verwendung von Mitgliedsnummer oder laufender Nummerierung bietet Ihnen das Programm eine automatisierte Hinterlegung der Mandatsreferenz beim jeweiligen Mitglied an. Hierzu wählen Sie bitte den Menüpunkt Finanzen - Mandate für SEPA-Lastschrift - Mandate erzeugen (ohne Druck) zu 1: Diesen Menüpunkt wählen Sie, wenn Sie sich für eine fortlaufende Nummerierung der Mitglieder entscheiden. zu 2: Diesen Menüpunkt wählen Sie, wenn Sie sich für die Verwendung der Mitgliedsnummer als Mandatsreferenz entscheiden. zu 3: Aktuelles Tagesdatum kann so belassen werden. Mit Ok bestätigen. Auch hier können Sie über folgende Selektionsmaske, wie bei fast allen Auswertungen im Programm, die Umsetzung einschränken. Dies ist aber nicht zu empfehlen. Bitte bestätigen Sie dieses Fenster mit Ok. Seite 6

7 Hinweis mit Ja bestätigen. Entscheiden Sie sich für eine andere Systematik bei der Vergabe der Mandatsreferenznummern, müssen Sie diese jeweils manuell beim einzelnen Mitglied hinterlegen. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt Bearbeiten - Mitglieder bearbeiten. Seite 7

8 6. Information der Mitglieder Bestehende Einzugsermächtigungen können unter SEPA weiterverwendet werden. Allerdings müssen Sie Ihre Mitglieder vor dem ersten SEPA-Einzug darüber informieren. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: 1. Information über vereinsinterne Medien (z.b. Vereinsblatt) 2. Information über die Einladung zur Generalversammlung 3. Information während der Generalversammlung (Tagesordnung + Protokoll) 4. Information per Brief 5. Information anhand des letzen Beitragseinzuges im "alten" Verfahren über den Verwendungszweck - (Empfehlung) Die Möglichkeiten 4. und 5. können über das Programm PC-VAB abgedeckt werden. Seite 8

9 Möglichkeit 4: Starten Sie die Erstellung von Serienbriefen über den Menüpunkt Auswertungen- Serienbriefe - Serienbriefe gestalten. Wählen Sie dann den Menüpunkt Datei - Datei öffen und wählen Sie den "Brief zu SEPA" Seite 9

10 Der angezeigte Musterbrief kann je nach Bedarf angepasst werden. Einen weiteren Textvorschlag finden Sie auch auf unserer Internetseite unter dem Reiter Firmenkunden - SEPA-Musterbriefe - "Umwandlung Einzugsermächtigung" Speichern Sie die angepasste Vorlage mit Hilfe des Menüpunkts Datei - Speichern und schließen diese dann mit Datei beenden. Als nächsten Schritt wählen Sie dann den Menüpunkt Auswertungen - Serienbriefe - Serienbriefe drucken und öffnen erneut die angelegte Vorlage mit Datei - Datei öffnen. Mit diesem Symbol aus der Menüleiste starten Sie den Misch- und Druckvorgang der Serienbriefe. Möglichkeit 5: Es besteht die Möglichkeit bei Ihrem letzten Beitragseinzug über das "alte" Verfahren die Mitglieder mit Hilfe des Verwendungszwecks über die Umstellung zu informieren. Über den Menüpunkt Stammdaten - Vereinsstammdaten- Reiter Zusatzdaten achten Sie zunächst bitte darauf, dass der Haken bei "Bei DTA-Zahlungen Buchungen zusammenfassen" NICHT gesetzt ist. Dann setzten Sie den Haken bei "Folgenden Verwendungszweck für alle Mitglieder verwenden" und erfassen in den vorgesehenen 14 Zeilen Ihren Informationstext. Speichern Sie über die entsprechende Schaltfläche die vorgenommenen Änderungen. Seite 10

11 Mustertext: Mitgliedsbeitrag 2014 Ihre Einzugsermächtigung nutzen wir ab als SEPA-Mandat. Der Einzug erfolgt jährlich im Februar * hier handelt es sich um Formeln. Beim Beitragseinzug werden dann jeweils die beim Mitglied/Verein hinterlegten Daten verwendet. Voraussetzung: Punkt 5 dieser Anleitung muss bereits durchgeführt sein. Selbstverständlich können Sie die Formeln auch durch eigene Vorgaben ersetzen. Danach führen Sie Ihren Beitragseinzug wie gewohnt durch. WICHTIG: Nach der Erstellung der Buchungsdatei löschen Sie den in den Vereinsstammdaten zuvor eingestellten Verwendungszweck und nehmen auch den Haken "Folgenden Verwendungszweck für alle Mitglieder verwenden" wieder raus. Seite 11

12 7. Umstellung auf SEPA-Zahlungsverkehr Wenn die zuvor beschriebenen Punkte erledigt wurden, so ist es an der Zeit, den Datenbestand endgültig auf den SEPA-Zahlungsverkehr umzustellen. Dies erreichen Sie über den Menüpunkt Dienste - SEPA Umstellung - Auf SEPA-Zahlungsverkehr umstellen. Mit Ja bestätigen. Grundsätzlich können Sie über folgende Selektionsmaske, wie bei fast allen Auswertungen im Programm, die Umsetzung einschränken. Dies ist aber nicht zu empfehlen. Bitte bestätigen Sie dieses Fenster mit Ok. Seite 12

13 Hinweis mit Ja bestätigen. Eine entsprechende Listenauswertung protokolliert die Umstellung. Seite 13

14 8. Künftige Beitragseinzüge Vorlauffristen beachten Wie bereits eingangs erwähnt, sind für die Einreichung von Lastschriften Vorlauffristen zu beachten. Es ist daher in einer Dialogmaske das entsprechende Datum anzugeben, an dem die Lastschriften gebucht werden sollen. Das Programm berechnet Ihnen automatisch ein Datum, an dem die Lastschriften nach den rechtlichen Vorschriften gebucht werden können. Bitte beachten Sie, dass die PC-VAB davon ausgeht, dass Sie die Daten nach der Erstellung unverzüglich an die Bank weiterleiten. Sollen innerhalb des Datenbestandes erstmalige Lastschriften enthalten sein (was beim ersten Beitragseinzug mittels SEPA-Zahungsverkehr automatisch der Fall ist), so wird die Frist entsprechend verlängert. Sie erhalten dann einen entsprechenden Hinweis. Sollten Sie bereits wissen, dass Sie die Daten erst einige Tage später an die Bank übermitteln können, so sollten Sie dieses Einreicherdatum entsprechend verlängern. Künftige Beitragseinzüge erledigen Sie dann über den Menüpunkt Finanzen - Datenträgeraustausch - Euro-Zahlungen (SEPA) über Datenträger (Wechseldatenträger) WICHTIG: Das Programm PC-VAB erstellt in diesem Vorgang eine Zahlungsdatei. Diese kann nicht mehr, wie bisher, per Datenträgeraustausch bei der Bank zur Verbuchung abgegeben werden. Mit SEPA ist die Einreichung von Lastschriften ausschließlich per Online-Banking möglich! Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie noch keine Zugangsdaten zum Online-Banking haben, bzw. Hilfe bei der Verbuchung der Datei benötigen. 9. Pre-Notification (Vorabankündigung) Der Zahlungsempfänger hat dem Zahler spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit der SEPA-Basislastschrift den Einzug anzukündigen. Empfänger und Zahler können eine abweichende Frist vereinbaren. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen genügt eine einmalige Unterrichtung unter Angabe der Fälligkeitstermine. In der Praxis sollte sich für Sie als Verein aber nicht viel ändern. In der Regel informieren Sie z.b. über das Beitrittsformular über den regelmäßigen Beitragseinzug, auch unter Angabe der Termine. Gegebenenfalls können Sie noch einen entsprechenden Hinweis mit aufnehmen. Seite 14

mit Hilfe dieser Anleitung können Sie Schritt für Schritt Ihren Verein auf den neuen SEPA- Zahlungsverkehr umstellen.

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