Ist Ihre Buchhaltung fit für SEPA (Single Euro Payment Area)?

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1 Ist Ihre Buchhaltung fit für SEPA (Single Euro Payment Area)? Zum 1. Februar 2014 werden die nationalen Zahlverfahren (Überweisungen und Lastschriften) zugunsten der europaweiten SEPA-Zahlverfahren abgeschaltet. Dies erfordert eine Reihe von Anpassungen im Zahlungsverkehr Ihres Vereins, die Sie nur mit einem entsprechenden Vorlauf rechtzeitig umsetzen können. Welche Maßnahmen Ihr Verein vor dem Stichtag ergreifen muss, zeigt die nachfolgende Checkliste: 1. Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Vereins: Zahlungen beleghaft* Zahlungen per Diskette oder Datenträger* Zahlungen ausschließlich online * SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA- Lastschriften ab nicht mehr unterstützt. 2. Überprüfen Sie die SEPA-Fähigkeit des Vereinsverwaltungsprogrammes: Das Programm unterstützt den SEPA-Zahlungsverkehr Die Hinterlegung der Gläubiger ID des Vereins ist möglich Eine Mandatsverwaltung ist vorhanden Im Zweifel kontaktieren Sie den Programmhersteller oder fragen Sie Ihren Berater der Sparkasse Rastatt-Gernsbach nach der SEPA fähigen Vereinsverwaltung SPG-Verein. 3. Prüfen Sie, ob die Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder unterschrieben vorliegen: teilweise ja nein Bestehende Einzugsermächtigungen: Durch die Änderung der Lastschriftbedingungen aller Deutschen Kreditinstitute (gültig ab ) erkennen die Lastschriftempfänger an, dass Sie die von ihren Mitgliedern unterschriebene Einzugsermächtigungen auch als SEPA-Basislastschriftmandat weiter nutzen dürfen. Sie müssen keine neuen SEPA-Lastschriftmandate von Ihren Vereinsmitgliedern einholen. 4. Prüfen Sie, ob in Ihrem Verein außer den Einzügen der Mitgliedsbeiträge noch weitere Lastschrifteinzüge durchgeführt werden (z.b: Zusatzbeiträge einzelner Abteilungen, Fördervereine von Abteilungen, etc.). Notizen: Lastschrifteinzüge 1: Einzug der Mitgliedsbeiträge Lastschrifteinzüge 2: Lastschrifteinzüge 3:

2 Die Umstellung: Der neue SEPA-Zahlungsverkehr 5. Fordern Sie die Gläubiger Identifikationsnummer für Ihren Verein online bei der Deutschen Bundesbank an und hinterlegen Sie diese in Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm/Vereinsprogramm. Die Gläubiger-Identifikationsnummer: Beantragung ausschließlich online bei der Deutschen Bundesbank: Zustellung erfolgt an hinterlegte -Adresse Dauer: ca. 3 Geschäftstage je. Jede rechtlich eigenständige Person benötigt eine eigene Gläubiger-ID (Beispiel: Hauptverein e.v. / Förderverein e.v.) Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird im Vereinsprogramm / Zahlungsverkehrs- programm hinterlegt und ab dann jeder SEPA-Lastschrift automatisch beigesteuert. 6. Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basislastschriften bei Ihrem Kundenberater der Sparkasse Rastatt-Gernsbach. 7. Rechnen Sie Ihre nationalen Bankverbindungen (Kontonummer / Bankleitzahl) in IBAN und BIC um, falls das von Ihrem Programm das nicht automatisch unterstützt wird. Falls Ihre Vereinsverwaltung eine automatische Umrechnung Ihrer Bankverbindungen nicht unterstützt, nutzen Sie unsere kostenlose Umstellungshilfe auf Der SEPA-Account-Converter: Ein Programm zur Einzelumrechnung oder Massenumrechnung aller deutschen Bankverbindungen. 8. Schaffen Sie die vertragliche Grundlage für Ihre Beitragseinzüge, bei denen Ihnen keine unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Holen Sie eine Einzugsermächtigung ein, wenn Sie Ihre Beiträge vorerst weiterhin per Einzugsermächtigungslastschrift einziehen. Diese können Sie ab dem Zeitpunkt der Umstellung als SEPA-Lastschriftmandat weiternutzen (Kombimandat). Holen Sie heute schon SEPA-Lastschriftmandate ein, wenn Ihr Vereinsverwaltungsprogramm das SEPA-Verfahren bereits unterstützt. Mit diesen Mitgliedern können Sie dann schon das neue Lastschriftsverfahren testen.

3 9. Entwerfen Sie neue SEPA-Lastschriftsmandate. Integrieren Sie diese ggf. in Ihre Beitrittserklärungen. Mandatsvorlagen finden Sie unter: oder im Anhang dieser Checkliste. Bitte beachten Sie: Wenn Sie das SEPA-Basis-Lastschriftmandat auf Ihre Beitrittserklärungen mit aufnehmen, benötigen Sie von Ihrem Mitglied zwei Unterschriften (eine Unterschrift für den Beitritt in Ihren Verein und eine eigene Unterschrift für das SEPA-Lastschriftmandat) Mandate die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind nicht mehr gültig 10. Vergeben Sie für jedes SEPA-Lastschriftmandat eine eindeutige Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch, keine Sonderzeichen) wird von Ihrem Verein vergeben. Durch die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Vereinsmitglieds ist jedes SEPA-Lastschriftmandat eindeutig. Der Verein benötigt eine Verwaltung seiner SEPA-Lastschriftmandate. Diese sollte z.b. folgende wichtigen Funktionen leisten: - Erkennung eines verfallenen Mandates nach 36 Monaten Nicht-Nutzung - Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) - Prüfung der Mandatsreferenz auf Doppelvergabe - evtl. automatisierte Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer, fortlaufend) - evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage bei Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen-Frist 11. Informieren Sie Ihre Vereinsmitglieder über den ersten Einzug per SEPA-Lastschrift. Bei bestehender Einzugsermächtigung: Ankündigung des Verfahrenswechsels Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer Mitteilung der Mandatsreferenz Bei erstmaligem SEPA-Lastschrifteinzug Mitteilung: des Betrages des Belastungstermins der Erstlastschrift der Gläubiger-ID der Mandatsreferenz Diese Ankündigung muss mindestens 14 Tage vorher erfolgen, sofern keine andere Frist vertraglich vereinbart ist (z.b. in der Beitrittserklärung, im Mandat oder in den AGB). Die Ankündigung der Erstlastschrift muss schriftlich erfolgen, z.b. per Anschreiben, Mail, Fax. Eine Ankündigung der Erstlastschrift über den Kontoauszug ist zulässig (z.b. Beitragseinzug 2013 ). Bitte beachten Sie dabei, dass der Beitragseinzug Ihres Vereins ab dem bereits über SEPA-Lastschriften erfolgen muss. Die Information über den Kontoauszugstext muss also unter Umständen schon beim Beitragseinzug 2013 erfolgen. Im Anhang zeigen wir Ihnen ein Praxisbeispiel, wie Sie Ihre Mitglieder informieren können.

4 12. Leiten Sie Ihren Beitragseinzug im SEPA-Format unter Beachtung folgender Vorlauffristen an die Sparkasse Rastatt-Gernsbach weiter: - Erst- oder Einzel-Lastschrift: spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (14.30 Uhr) - Folge-Lastschrift: spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (14.30 Uhr) Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften ausschließlich online eingereicht werden können. 13. Archivieren Sie Ihre Lastschriftmandate oder Ihre aktuellen Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug. Notizen:

5 Anhang 1: Ein praktisches Beispiel für die Umstellung auf den SEPA-Lastschrifteinzug Schritt 1: Der letzte Beitragseinzug per Einzugsermächtigung Schritt 2: Mitgliedsverwaltung mit unserer Vereinssoftware SPG-Verein : Schritt 3: Beitragseinzug 2014 erstmalig per SEPA-Lastschrift mittels StarMoney

6 Anhang 2: Vorlage für ein SEPA-Kombimandat