Checkliste für Firmen zur Umstellung auf SEPA

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1 Checkliste für Firmen zur Umstellung auf SEPA Sie ziehen Beträge per Lastschrift mit Einzugsermächtigung oder Abbuchungsauftrag ein? Damit Ihre Firma fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Check- und Arbeitsliste entwickelt. Für Fragen und zur Unterstützung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Aufgaben und Informationen Erledigt Datum Allgemeine organisatorische Vorarbeiten Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten/Ansprechpartner in Ihrer Firma bzw. bilden Sie eine Arbeitsgruppe. Entwickeln Sie einen individuellen Zeit- und Umsetzungsplan für Ihre Firma. Analysieren Sie die Prozesse und die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs, um so Aufgaben und Umfang sowie die möglichen Auswirkungen der Umstellung auf SEPA besser einschätzen zu können. Beispiele: Identifizierung betroffener Unternehmensbereiche (z.b. Einkauf, Buchhaltung) Untersuchung der notwendigen Investitionen (z.b. Hard- und Softwarekomponenten in der Kunden- und Lieferantenverwaltung, Buchhaltung, Banksoftware etc.). Geben Sie Ihre Bankverbindung auf Ihren Rechnungen und allen relevanten Formularen zusätzlich mit IBAN und BIC an. Ihre individuelle IBAN bzw. BIC finden Sie z.b. auf Ihren Kontoauszügen. Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften Beantragen einer Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID. Diese wird über die Internetseite der Deutschen Bundesbank beantragt. Die Bundesbank teilt die Gläubiger-Identifikationsnummer dann innerhalb der nächsten Tage per Mail mit. 0 Gläubiger-ID beantragt 0 Gläubiger-ID erhalten Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit uns Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" erneuert werden. Hierfür benötigen wir o.g. Gläubiger-Identifikationsnummer. 0 neue Inkasso- Vereinbarung und Gläubiger-ID einreichen Seite 1 von 5

2 Nutzen Sie für neue Kunden die neuen Lastschrift-Mandate Bislang haben Sie sich von Ihren Kunden eine Einzugsermächtigung oder einen Abbuchungsauftrag unterschreiben lassen. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare:» Nennen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer» Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage» Erfragen Sie IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner 0 Formulare angepasst 0 es gibt keine eigenen Formulare - Mandatsformulare wurden von der Bank besorgt 0 Einsatztermin für die neuen Formulare» Beachten Sie künftig dass das Mandat immer separat zu unterschreiben ist Wenn Sie keine eigenen Formulare einsetzen, stellen wir Ihnen alternativ gerne Mandatsformulare zur Verfügung. Diese finden Sie auf unserer Homepage Kapitel SEPA Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige, einmalige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrer Firma gestaltet sein sollen. Nutzen Sie z.b. bereits vorhandene Kundennummern zzgl. einer Variablen. Wird ein neues Mandat benötigt (z.b. Änderung der Bankverbindung des Kunden) ändern Sie nur die Variable und haben immer noch einen Bezug zur Kundennummer. 0 Mandatsreferenz entschieden 0 Referenznummer wird wie folgt gebildet: Die Mandatsreferenz ist frei wählbar (alphanumerisch, max. 35 Stellen). Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Keine Lastschriftbelege für SEPA Sie haben nur wenige Einzüge und Lastschriften bisher beleghaft eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit ein Online-Banking-Zugang eingerichtet werden kann. 0 Umstellung der beleghaften Lastschriften auf komfortable Online- Lastschriften wurde vereinbart SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Die Software, mit der Sie Ihren Einzug durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können wie z.b. Gläubiger- Identifikationsnummer, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw. 0 Software ist veraltet / nicht SEPA-fähig kostenpflichtiges Upgrade notwendig. Unsere Software VR-Networld-Software ist ab der Version 4.3x für SEPA- Lastschriften optimiert. Bei älteren Versionen ist ggf. ein Update notwendig.» Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob das Programm SEPA-fähig ist Seite 2 von 5

3 Keine Einreichung von DTA-Datenträgern (Disketten, USB-Sticks, CDs usw.) Die Einreichung von DTA-Datenträgern ist nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns die SEPA-Lastschriften einfach online. 0 Umstellung der Datenträger auf komfortable Online- Übermittlung wurde vereinbart Unser Softwareprodukt VR-NetWorld-Software unterstützt Sie dabei optimal. Alternativ können Sie in der ebanking Business Edition SEPA-Lastschriften online übertragen. Wichtig! Für die Person, die bei Ihnen den Lastschrifteinzug durchführen soll, muss zusätzlich eine ebanking-freischaltung für das Firmenkonto vorliegen! Zeitpunkt für die Umstellung festlegen 0 Zeitpunkt definiert. Umstellung zum Legen Sie fest, ab wann Sie nur noch mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Die Umstellung muss spätestens zum abgeschlossen sein. Künftige Fälligkeitstermine für den Einzug festlegen 0 Fälligkeitstermin angepasst: Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Rechnungen eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "5 Tage nach Rechnungsstellung eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin (Due-Date) vor, der den Kunden im Rahmen der Vorabinformation (Pre-Notification) (siehe Seite 4) mitgeteilt werden muss. Umstellung Umwidmung / Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Basis- Lastschriftmandate 0 Einzugsermächtigungen liegen vor Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Kunden eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Kunden von der Wandlung am besten schriftlich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. 0 Benachrichtigung der Kunden über die Wandlung er-folgt am / per: Eine Umwidmung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. In diesen Fällen muss immer ein neues Mandat eingeholt werden. Mustertexte hierzu finden Sie auf unserer Homepage Kapitel SEPA Bitte beachten Sie: Bei der Umwidmung wird als Mandatsdatum das Datum der Umwidmung gewählt, nicht das Datum der ursprünglichen Unterschrift auf der Einzugsermächtigung. Seite 3 von 5

4 Einholen neuer SEPA-Mandate Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für alle neuen Kunden aber ggf. auch für jene notwendig die nicht gewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigungen nicht vorlagen. 0 neue Formulare sind im Einsatz Aufbewahrung der Mandate organisieren Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate (bzw. umgewidmete Einzugsermächtigungen) im Original vorzulegen. 0 Ablage der Mandatsformulare wurde geregelt Der European Payments Council (EPC) gibt als Aufbewahrungsfrist 14 Monate ab dem letzten Einzug vor (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z.b. gemäß HGB) zu beachten. Einzug Vorabinformation bzw. Pre-Notification Sie sind verpflichtet, Ihre Kunden mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin (Due-Date) über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Kunden individuell vereinbart werden. Eine bestimmte Form (Brief) ist nicht vorgeschrieben, allerdings der Inhalt (Betrag, Termin, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID). 0 Vorlauffrist wurde beschlossen und zwar: 0 Vorabinformation wurde geregelt. Seite 4 von 5

5 Einreichung / Vorlauffristen 0 Zeitvorlauf eingeplant SEPA-Lastschriften müssen mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet: SEPA-Basis-Lastschrift» bei Erst- und Einmallastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin» Folgelastschriften 3 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin SEPA-Firmen-Lastschrift» Bei Erst-, Einmal- und Folgelastschriften 2 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin Bitte beachten Sie: Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA- Lastschrift durch Sie als Firma. Vielmehr geht es bei den Vorlauffristen um Ihren Zahlungspflichtigen, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift eingezogen wird. Rücklastschriften mangels Deckung / erneute Einreichung Obwohl Sie Ihre Kunden per Vorabinformation über den Fälligkeitstermin und die Einzugshöhe informieren, wird es in der Praxis zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich Rücksprache halten und den Betrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabinformation erfolgen muss und die Vorlauffristen wie bei einer Erstlastschrift gelten. Wenn Sie wie oben empfohlen kürzere Fristen für die Vorabinformation festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. 0 Vorgehens-weise bei Rücklastschriften geklärt Weitere Informationen Aktuelle Informationen und Musterformulare finden Sie auch auf unserer Homepage Kapitel SEPA Seite 5 von 5

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