Checkliste für Stämme zur Umstellung auf das SEPA-System

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1 Checkliste für Stämme zur Umstellung auf das SEPA-System Voraussetzungen Aufgabe Information Erledigt? 1. Beantragen einer Gläubiger- Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank 2. Abschluss einer neuen Inkasso- Vereinbarung (Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften) mit der Kontoführenden Bank 3. Wendet die neuen Lastschriftmandate an Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID. Ihr erhaltet sie über über das Internetportal de Deutschen Bundesbank unter: Die Bundesbank teilt Euch die Gläubiger-ID (Creditor Identifier CI) dann per mit. Geht auf die Bank, die Eure Konten betreut und schließt mit dieser Bank eine neue Inkasso-Vereinbarung ab. Nehmt hierzu Eure neue Gläubiger-ID mit! Bislang habt Ihr von Euren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung mit der Anmeldung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Ändert Eure Anmeldeformulare für neue Mitglieder (wir hoffen, dass die Bundesebene die in Nami herunterladbaren Formulare baldmöglichst abändert!): - Nennt Eure Gläubiger-ID - Verwendet folgenden Mandatstext: Ich/Wir ermächtigen die DPSG Stamm Musterstadt, Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von der DPSG Stamm Musterstadt auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Balastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages erlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unsrem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. - Erfragt IBAN und BIC Eures Mitglieds r CI beantragt r CI erhalten die CI lautet: DE r CI an Bank gemeldet r Inkasso-vereinbarung abgeschlossen r Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung angepasst Datum _

2 -Mandate müssen von Euren Mitgliedern eigenhändig unterschrieben sein! 4. Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegt Euch, wie diese Referenznummern in Eurem Stamm gestaltet sein sollen. Ihr könnt z.b. die Mitgliedsnummern als Referenznummer verwenden. Alternativ nummeriert Sie einfach fortlaufend durch. 5. keine Lastschriftbelege für SEPA!!! Ihr habt nur wenige Mitglieder und deshalb für Euren Beitrageinzug die Lastschriften bisher mit Lastschriftbelegformularen eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr! Ihr müsst Lastschriften per Online-Banking-Zugang einreichen! Nehmt hierzu bitte unbedingt mit Eurer Bank Kontakt auf! 6. Online-Banking-Software Unter SEPA ist die Einreichung von DTA-Datenträgern nicht mehr möglich! Alle Lastschriften werden online veranlasst! Ihr benötigt hierzu eine komfortable Online-Banking- Software, die auch SEPA-Überweisungen unterstützt; diese erhaltet Ihr ggf. kostenfrei auch über Eure Bank! 7. Zeitpunkt für die Umstellung festlegen 8. künftige Termine für den Beitragseinzug festlegen (vgl. Pkt 11ff) Umstellung 9. Umwandlung Eurer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Legt fest, ab wann nur noch mit SEPA-Lastschriften gearbeitet wird. Spätester Termin hierzu ist der 1. Februar 2014! Bislang habt Ihr ggf. Eure Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraumes (Anfang des Jahres, Mitte November...) eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss! Bei wiederkehrender Belastung genügt sogar eine einmalige Ankündigung darüber! Einzugsermächtigungen, die Euch schriftlich vorliegen, könnt Ihr in ein sogenanntes SEPA-Basis- Lastschriftmandat wandeln. Ihr benötigt somit nicht von jedem Mitglied ein neues Formular. Ihr müsst Eure Mitglieder von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Wichtig aber ist die eigenhändige Unterschrift! r Mandatsreferenz entschieden r Referenz = Mitgliedsnummer r Referenznummer wird wie folgt gebildet: r Umstellung auf Online- Banking wurde mit der Bank besprochen r Online-Banking- Software wurde von der Bank zur Verfügung gestellt r Online-Banking- Software wurde gekauft und entspricht SEPA-Standard r Umstellung erfolgt zum: r Beitragstermin festgelegt auf: r Benachrichtigung der Mitglieder über die Wandlung erfolgt am / per: Datum

3 10. ggf. Einholen neuer SEPA- Mandate Ihr erfüllt Eure Benachrichtigungspflicht beispielsweise während Eurer Stammesversammlung, oder per Brief an jedes einzelne Mitglied. Der Informationstext kann z.b. lauten: "Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt siehe Punkt 8) als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: Dexxxxxxxx (siehe Punkt 1). Als Mandatsreferenz verwenden wir (Ihre Mitgliedsnummer - siehe Punkt 5). Diese lautet:..." Verwendet ab dem Umstellungszeitpunkt (Punkt 8) nur noch SEPA-Mandate (auf dem Anmeldeformular). Diese sind für alle neuen Mitglieder aber ggf. auch für jene notwendig die nicht gewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigungen nicht vorlagen. Bitte beachtet, dass die SEPA-Mandate und die umgewandelten alten Einzugsermächtigungen mindestens 14 Monate nach dem letzmaligen Einzug aufzubewahren sind. Art Alle Mandate sind ab Erteilung gültig und verlieren diese 36 Monate nach dem letzmaligen Lastschrifteinzug. Bitte beachtet dies ggf. bei Mitgliedschafts- oder Beitragsruhezeiten. Beitragseinzug 11. Pre-Notification über die Beitragsbelastung Ihr seid verpflichtet, Eure Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin (siehe Punkt 8) über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlaufsfrist kann mit Euren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung schriftlich vereinbart werden. Es genügt eine generelle Vorabankündigung z.b. in der Mitgliederversammlung, im Vereinsblatt, per Aushang oder aber schon auf der Abbuchung des Vorjahres. Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: "Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag." r kürzere Vorlaufsfrist wurde beschlossen und zwar am: r Vorabankündigung wurde geregelt. Mitteilung erfolgt am/ per: r Aufnahmeantrag wurde um Vorabankündigung ergänzt

4 Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil der Beitrittserklärung oder der Mitteilung über die Umdeutung der Einzugsermächtigungen sein! 12. Einreichung/Vorlaufsfristen SEPA-Lastschriften müssen einem festen Fälligkeitsdatum und mit einer Vorlauffrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum, dem. sog. D-Date gerechnet: - bei erstmaliger Einreichung einer SEPA-Basislastschrift pro Mitglied 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin - danach 3 Bankarbeitstage für die Folgelastschriften r Zeitvorlauf beachtet und eingeplant die Einreichung bei der Bank erfolgt am: die Abbuchung ist Tage später, am: Achtung: Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift durch Euch als Verein insgesamt. Vielmehr geht es um Euer Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA- Lastschrift abgebucht wird. Beispiel: Ihr habt 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig SEPA-Lastschriften eingereicht. Dabei habt Ihr die Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei der Bank eingereicht führt Ihr einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch 3 neue Mitglieder zu belasten. Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürft Ihr "wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese müssen spätestens 3 Arbeitstage vor Fälligkeit bei der Bank eingereicht werden. Für die o.g. 3 neuen Mitglieder ist es aber die "erstmalige" Lastschrift. Deshalb müssen diese drei Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeit (D-Date) eingereicht werden. Da dies in der Praxis schwer zu handhaben sein könnte und jede Lastschriftdatei nur einen D-Date enthalten darf, wird empfohlen, grundsätzlich die Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. Eine Alternative wäre der unterjährige (Teil-)Betragseinzug für Neumitglieder, um dann zu den regelmäßigen Einzügen nur Folgelastschriften einreichen zu können. 13. Rücklastschriften mangels Trotzdem Ihr Eure Mitglieder per Vorabankündigung über

5 Deckung / erneute Einreichung den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informiert habt, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Ihr werdet dann vermutlich mit dem Mitglied bzw. seinen Eltern Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachtet, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die Fristen gemäß der Punkte 11 u. 12 gelten. Wenn Ihr wie oben beschrieben kürzere Fristen für die Vorabankündigung festgelegt habt, könnt Ihr den erneuten Einzug zeitnah durchführen.