Single Euro Payments Area

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1 WIR IE EN S H C A M R FIT FÜ SEPA Superingo fotolia.de Single Euro Payments Area Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt. Wir machen den Weg frei. SEPA-Leitfaden Schritt für Schritt-Anleitung für Vereine und Institutionen Wir sind S PA ready? Sie auch Stand: Januar 2013

2 Allgemeine Information Am wird der neue einheitliche Zahlungsverkehrsraum SEPA umgesetzt. Ab diesem Zeitpunkt werden die nationalen Zahlungsverkehrsverfahren zur Ausführung von Lastschriften und Überweisungen durch SEPA-Verfahren ersetzt. Für Ihre Beitragseinzüge und Überweisungen bedeutet dies, dass spätestens ab die Abwicklung nur noch als SEPA-Lastschrift bzw. SEPA-Überweisung möglich ist. Diese Änderungen betreffen alle Kunden, welche ein Girokonto bei einem Kreditinstitut unterhalten, aber auch gerade besonders Sie als Verein bzw. Institution. Um Sie bei der Umstellung vom deutschen Zahlungsverkehr auf die SEPA-Zahlungsverfahren zu unterstützen, haben wir für Sie nachstehenden Leitfaden erstellt. 1. Schritt: Einarbeitung in das Themenfeld SEPA ZEITLICHER AUFWAND: gering Nutzen Sie unser Informationsmaterial unter Hier finden Sie einen eigenen Menüpunkt für Vereine. 2. Schritt: Analyse des eigenen Zahlungsverkehrs ZEITLICHER AUFWAND: gering bis mittelmäßig 1. Welche Zahlungsverfahren werden im Verein verwendet? Überweisungen Lastschriften Wichtig: Falls Ihr Verein keine Lastschriften einzieht, ist nur die SEPA-Fähigkeit Ihrer verwendeten Software zu klären. Weitere Schritte sind nicht vorzunehmen. 2. Wie erfolgt bisher die Abwicklung der Zahlungen und Beitragseinzüge? per Onlinebanking per Belege Sonstige Abwicklung: Wichtig: SEPA-Lastschriften können nur per Onlinebanking eingezogen werden. Belege sind nicht vorgesehen. 3. Werden die Bankverbindungen der Mitglieder/Kunden in einem Programm verwaltet? Vereinsverwaltungsprogramm Banksoftware Sonstige Software: Wichtig: Bitte prüfen Sie ob Ihre Software mit SEPA-Zahlungen umgehen kann. Folgende Softwareprodukte sind SEPA ready: VR-Networld-Software ab der Version 4.40 PROFI-CASH ab der Version 10.2 Vereinsverwalter PC-VAB ab Version

3 4. Wie viele Beiträge ziehen Sie per Lastschrift derzeit ein? weniger als 20 Stück mehr als 20 Stück Empfehlung: Falls Sie weniger als 20 Lastschriften im Jahr einziehen, empfehlen wir Ihnen, sich vorab die offenen Beiträge von Ihren Mitgliedern überweisen zu lassen. 3. Schritt: Schaffung der rechtlichen Voraussetzungen, um SEPA-Lastschriften mit Ihrer Hallertauer Volksbank abzuwickeln ZEITLICHER AUFWAND: gering 1. Beantragen Sie bitte eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier). bei der Deutschen Bundesbank und geben Sie diese bei Ihrer kontoführenden Filiale ab. ID beantragt ID beantragt und bei der Bank abgegeben ID noch nicht beantragt Hintergrund: Jeder Lastschrifteinreicher (auch Sie als Verein) benötigt eine eindeutige ID-Nummer. Eine Anleitung zur Beantragung finden Sie auf unserer Internetseite. Die Beantragung können Sie direkt auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank vornehmen. Die Beantragung ist nur per Internet möglich. 2. Abschluss einer neuen Lastschriftinkassovereinbarung (Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschrift) mit Ihrer Hallertauer Volksbank. Vereinbarung abgeschlossen Vereinbarung noch nicht abgeschlossen Vereinbarung abgeschlossen und bei der Bank eingereicht Hintergrund: Um zukünftig am SEPA-Lastschriftverfahren teilzunehmen ist es notwendig, diese Vereinbarung mit Ihrer Hallertauer Volksbank zu erneuern. Im Regelfall wurde Ihnen diese Vereinbarung bereits im 2. Quartal 2012 per Post zugeschickt. 4. Schritt: Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen, um SEPA- Lastschriften mit Ihrer Hallertauer Volksbank abzuwickeln ZEITLICHER AUFWAND: aufwendig bis sehr aufwendig 1. Legen Sie einen Zeitpunkt für die SEPA-Umstellung in Ihrem Verein fest. Hinweis: Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Zeitplanung Ihre Pflichten bzgl. Vorabinformation und Wandelung der Einzugsermächtigung (siehe nachfolgende Punkte). 2. Legen Sie ein genaues Datum für die Beitragseinzüge per SEPA-Lastschrift fest. Hinweis: Das SEPA-Lastschriftverfahren sieht exakte Fälligkeiten für den Einzug vor. Verschiebungen bei den definierten Einzugsterminen machen eine erneute Vorabinformation (siehe Punkt 6) an die Mitglieder notwendig. Die Angabe von groben Zeiträumen, z. B.: Ende Januar ist nicht zulässig.

4 3. Legen Sie eine Mandatsreferenz fest. Hinweis: Jedes Mandat ist durch eine eindeutige Mandatsreferenznummer gekennzeichnet. Unsere Empfehlung: nutzen Sie bei Vereinen die Mitgliedsnummer als Mandatsreferenz. 4. Wandelung der bestehenden Einzugsermächtigungen von Bestandsmitgliedern in SEPA-Lastschriftmandate. Hintergrund: Um am SEPA-Lastschriftverfahren teilzunehmen ist es notwendig, Ihre vorhandenen Einzugsermächtigungen (diese müssen Ihrem Verein in Papierform unterschrieben vorliegen) in sogenannte SEPA-Lastschriftmandate zu wandeln. Durch die Wandelung vermeiden Sie, von allen Mitgliedern neue SEPA-Lastschriftmandate einzuholen und unterschreiben zu lassen. Wichtig: Sie sind verpflichtet Ihre Mitglieder über die Wandelung zu unterrichten. 5. Wie unterrichten Sie Ihre Mitglieder über die Wandelung? Für die Mitteilung der Wandelung an Ihre Mitglieder bieten sich mehrere Möglichkeiten an: Schriftliche Informationen im Rahmen eines Anschreibens, welches an alle Mitglieder verteilt wird, zusätzlich über ein Vereinsblatt, die Internetseite des Vereins oder einen bekannten Vereinsaushang (rechtssichere Variante). Information während der Mitglieder- bzw. Jahresversammlung (Empfehlung: Aufnahme als Tagesordnungspunkt zur Dokumentation im Protokoll). Eine entsprechende Information könnte beispielhaft lauten: Sehr geehrte Mitglieder, hiermit teilen wir Ihnen mit, dass wir Ihre vorliegenden Einzugsermächtigungen für den Beitragseinzug per (Punkt 1/Ihr Umstellungsdatum) in ein SEPA-Mandat wandeln werden und beginnend mit dem (Punkt 2/genauer Tag des Beitragseinzugs) die fälligen Beträge jährlich/halbjährlich/ monatlich z. B. zum 25. eines Monats bzw. zum 15. Januar eines jeden Jahres als SEPA-Lastschrift von Ihren Bankverbindungen einziehen werden. Unsere Gläubiger-ID-Nummer lautet (siehe Schritt 3). Wir verwenden folgende Mandatsreferenz (siehe Punkt 3). 6. Vorabinformation (Pre-Notification) der Mitglieder vor der Beitragsbelastung. Als Verein sind Sie verpflichtet, soweit Sie in Ihrer Satzung keine anderweitige Regelung getroffen haben, Ihre Mitglieder 14 Kalendertage vor der Fälligkeit (= Tag der Belastungsbuchung) über den anstehenden Einzug zu informieren. Die Vorabinformation kann auf die gleiche Art und Weise wie die Wandelung erfolgen, also per Anschreiben, Aushang, Internetseite oder als Information in der Jahresversammlung. Eine entsprechende Information könnte beispielhaft lauten: Die fälligen Mitgliedsbeiträge werden wir jährlich am 25. Januar als SEPA-Lastschrift von Ihrer Bankverbindung einziehen. Fällt dieser Tag nicht auf einen Bankarbeitstag, verschiebt sich der Einzug auf den nächsten Bankarbeitstag. Wichtig: Bei Änderungen der Mitgliedsbeiträge ist eine erneute Vorabinformation notwendig. Hintergrundgrafik: abcmedia fotolia.de

5 7. Einarbeitung des SEPA-Lastschriftmandats in die Beitrittserklärung. Ersetzen Sie zum Zeitpunkt der SEPA-Umstellung (siehe Punkt 1) in Ihrer Beitrittserklärung den bisherigen Verweis auf die Einzugsermächtigung durch das SEPA-Lastschriftmandat. Der Mandatstext darf nicht textlich angepasst werden. Dies führt zum Verlust der Gültigkeit. Hinweis: Das SEPA-Mandatsformular finden Sie als Worddokument im Bereich SEPA/Downloads auf unserer Internetseite. 8. Aufbewahrungspflicht von Mandaten. Für einen rechtmäßigen SEPA-Lastschrifteinzug ist es notwendig, dass Sie im Bedarfsfall ein unterschriebenes SEPA-Mandat oder eine gewandelte Einzugsermächtigung (siehe Punkt 4) nachweisen können. Bitte bewahren Sie diese Dokumente sorgsam auf. Das Mandat verliert nach 36 Monaten seine Gültigkeit, wenn es nicht für einen Einzug genutzt wird. 5. Schritt: Schaffung der technischen Voraussetzungen, um SEPA-Lastschriften mit Ihrer Hallertauer Volksbank abzuwickeln ZEITLICHER AUFWAND: mittelmäßig bis aufwendig 1. Technische Pflege von Gläubiger-ID-Nummer und Mandatsreferenz. Für die technische Abwicklung der Beitragseinzüge ist es notwendig, die Gläubiger-ID-Nummer und die Mandatsreferenz in der jeweiligen Banksoftware bzw. Vereinsverwaltungssoftware zu hinterlegen. Hinweis: Für die VR-Networld-Software und PROFI-CASH werden wir Ihnen Anfang 2013 entsprechende Anleitungen auf unserer Internetseite bereitstellen. 2. Fristen für die technische Übermittlung der Einzüge. SEPA-Lastschriften können bereits bis zu 45 Tage vor der Fälligkeit technisch an die Bank übermittelt werden. Folgende Fristen sind zwingend zu beachten: Bei der erstmaligen Lastschrifteinreichung hat die Übermittlung spätestens 6 Bankarbeitstage vor der Fälligkeit zu erfolgen. Bei wiederkehrenden Lastschrifteinreichungen hat die Übermittlung spätestens 3 Bankarbeitstage vor der Fälligkeit zu erfolgen. 3. Umgang mit Rücklastschriften bei Beitragseinzügen. In der Praxis wird es trotz Vorabinformation regelmäßig zu Lastschriftrückgaben Ihrer Mitglieder kommen. Bitte beachten Sie, dass ein erneuter Einzug des Beitrags an eine erneute Vorabinformation (siehe Schritt 4/ Punkt 6) gebunden ist. Wir sind S PA ready Sie auch? S PA-Hotline:

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