Aufgaben Hinweise und Informationen Umsetzungsstand Das können Sie schon heute erledigen! Ändern Sie ggf. Ihre Formulare:

Transkript

1 1 SEPA-Checkliste Vereine Das können Sie schon heute erledigen! Beantragung einer Gläubiger- Identifikations-nummer (CI = Creditor Identifier) bei der Deutschen Bundesbank und Weitergabe der erhaltenen CI an die Bank. Braucht jeder Lastschrifteinreicher! Der Antrag erfolgt über die Internetseite der Deutschen Bundesbank unter Zur Zustellung dieser CI durch die Bundesbank benötigen Sie eine - Adresse. CI liegt schon vor CI beantragt CI der Bank mitgeteilt Abschluss einer SEPA-Inkassovereinbarung mit uns Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" mit Ihrer Bank erneuert werden. Vereinbarung abgeschlossen Neue Formulare Lastschrift-Mandat einsetzen Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare:» Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID» Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage» Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds (ersetzt zukünftig die Konto-Nummer und die Bankleitzahl) Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung angepasst Festlegung einer Mandatsreferenz keine Lastschriftbelege für SEPA!!! Im unter 3. erwähnten Lastschrift-Mandat ist eine Mandatsreferenz einzutragen. Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrem Verein gestaltet sein sollen. Sie können z.b. Mitgliedsnummern als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Sie haben nur wenige Mitglieder und deshalb für Ihren Beitragseinzug die Lastschriften bisher beleghaft eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschrift- Mandatsreferenz entschieden Umstellung der beleghaften Lastschriften auf komfortable Online-

2 2 SEPA-Checkliste Vereine formulare mehr! Nehmen Sie mit uns Lastschriften wurde Kontakt auf, damit ein Online-Banking- vereinbart Zugang eingerichtet werden kann. Keine Einreichung von DTA-Disketten oder USB-Stick, CD mehr. Unter SEPA ist die Einreichung von DTA- Wechseldatenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns den Beitragseinzug einfach online. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umstellung:» Die VR-NetWorld-Software ist dafür bereits vorbereitet» In unserer Online-Filiale können Sie zukünftig auch Lastschriften anlegen und versenden. Umstellung der Datenträger auf komfortable Online Übermittlung wurde vereinbart Überprüfung, ob die eingesetzte Software SEPA-Lastschriften verarbeiten kann SEPA-Lastschriften enthalten mehr Daten als die bisherigen. Diese müssen auch in der eingesetzten Software verwaltet werden können (z.b. die Speicherung der Gläubiger CI, der IBAN, das Datum des Mandats etc.). Das bisherige DTA-Format wird durch das SEPA-XML-Format ersetzt.» Die von uns bereitgestellte Software (VR- Networld Software und OnlineBanking) ist SEPA-fähig und stellt auch die Kontonummern / Bankleitzahlen zum erforderlichen Zeitpunkt um. Von Dritten bezogene Software müssen Sie beim Anbieter auf SEPA-Fähigkeit hinterfragen. Möglicherweise ist ein Update erforderlich. Bei Interesse an unserer Software hilft Ihnen unsere Electronic Banking-Hotline gerne weiter. Software passt bereits Software aktualisiert Software beschafft Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss spätestens zum abgeschlossen sein. Zeitpunkt definiert Umstellung zum:

3 3 SEPA-Checkliste Vereine künftige Termine für den Beitragseinzug festlegen Umstellung Umwidmung / Wandlung der bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate Vorabinformation über die Belastung Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang" / oder "Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA-Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Dies muss mind. 14 Tage vor der nächsten Fälligkeit erfolgen. Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise während Ihrer Mitgliederversammlung (im Protokoll vermerken), über Ihr Vereinsblatt oder per Brief an jedes einzelne Mitglied. Der Informationstext kann z.b. lauten: "Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt angeben) als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DExxxxxxxx Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer die Vereinsbeiträge werden wir zum 15. Mai jeden Jahres einziehen. Oder werden wir 2 Wochen nach unserer Jahresversammlung einziehen. Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Beitragstermin festgelegt auf: Information erfolgt Benachrichtigung der Mitglieder über die Wandlung erfolgt am /per Aufnahmeantrags / der Beitrittserklärung sein!

4 4 SEPA-Checkliste Vereine Einholen neuer SEPA-Mandate Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt nur noch SEPA- Mandate. Diese sind für alle neuen Mitglieder und ggf. auch für jene notwendig die nicht gewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigungen nicht vorlagen. Neue Formulare sind im Einsatz Aufbewahrung der Mandate organisieren Beitragseinzug Einreichung / Vorlauffristen Bewahren Sie die Ermächtigungen geordnet auf. Im Streitfalle müssen Sie das Formular vorlegen können. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen. SEPA-Lastschriften müssen mit einer Vorlauffrist bei der Bank eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet:» bei erstmaliger Einreichung 6 Geschäftstage vor dem Fälligkeitstermin» danach 3 Geschäftstage Achtung! Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA- Lastschrift durch Sie als Verein insgesamt. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA- Lastschrift abgebucht wird. Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig SEPA-Lastschriften eingereicht. Dabei haben Sie die Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch drei neue Mitglieder zu belasten. Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht bekommen hat, dürfen Sie "wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese dürfen spätestens drei Arbeitstage vor Fälligkeit Aufbewahrung geregelt Zeitvorlauf eingeplant

5 5 SEPA-Checkliste Vereine bei Ihrer Bank eingereicht werden. Für die oben genannten drei neuen Mitglieder ist es aber die "erstmalige" Belastung. Deshalb müssten diese 3 mit den vollen 6 Geschäftstagen vor Fälligkeit eingereicht werden. Da dies in der Praxis schwer zu handhaben sein könnte, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich die Lastschriften sechs Geschäftstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. Möglicherweise ergeben sich im Lauf der kommenden Monate neue Fristvorgaben seitens der Gesetzgebung. Wir halten Sie auf dem Laufenden! Rücklastschriften mangels Deckung / erneute Einreichung Obwohl Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die genannten Fristen.

6 6 SEPA-Checkliste Vereine Checkliste zur SEPA-Umstellung für Vereine Zusammenfassung des Fahrplans zur S EPA-Umstellung für Vereine Letzter Umstellungstermin: Empfohlene Vorgehensweise: 1. Anforderung einer Gläubiger-Identifikationsnummer unter 2. Abschluss einer Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften mit der Raiffeisenbank Elbmarsch eg 3. Neue Formulare SEPA-Lastschrift-Mandat verwenden (ab sofort) 4. Festlegen des Aufbaus einer Mandatsreferenz (z.b. Mitgliedsnummer) 5. Bestehende Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandat umdeuten: - Vorhandene Einzugsermächtigungen können in SEPA-Basis-Mandat gewandelt werden. Voraussetzung: Mitteilung an den Zahlungspflichtigen über Umdeutung mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz z.b. Mitgliederversammlung oder Vereinsmitteilungen 6. Vorabinformation des Zahlungspflichtigen über Belastung mind. 14 Tage vor Belastung bzw. nach individueller Vereinbarung - Generelle Vorankündigung in Mitgliederversammlung, wann Belastung erfolgt. 7. Einreichungsvorlauf: SEPA-Lastschriften müssen bei Ersteinreichung der Belastung - mindestens 6 Tage (Ersteinzug), - danach spätestens 3 Tage (Folgeeinzug) vor der Belastung eingereicht werden. 8. Aufbewahrung der Mandate: Mandate müssen 14 Monate nach der letzten Belastung aufbewahrt werden. 9. Lastschrift-Mandate werden bei Nichtnutzung 36 Monate nach dem letzten Einzug ungültig.