Nicht lange warten- jetzt schon starten! Checkliste für Firmenkunden zur Umstellung auf die SEPA- Zahlverfahren

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1 Sind Sie bereit für SEPA? Nicht lange warten- jetzt schon starten! Checkliste für Firmenkunden zur Umstellung auf die SEPA- Zahlverfahren Ab Februar 2014 wird SEPA den bisherigen Zahlungsverkehr vollständig ersetzen. Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro, auch innerhalb Deutschlands, sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen. Im Hinblick auf den damit verbundenen Anpassungsbedarf in Ihrer Firma ist es erforderlich, die Umsetzung der neuen SEPA- Zahlverfahren möglichst frühzeitig zu planen. Beginnen Sie bereits jetzt mit den Vorbereitungen, damit Sie in 2014 SEPA- fähig sind, d.h. je eher Sie die Umstellung intern abstimmen und vorbereiten, desto entspannter können Sie in die SEPA- Zukunft starten! 1.1 Software Prüfen Sie die Zahlungsverkehrs- und Buchhaltungs- Software auf SEPA- Fähigkeit. Tipp: Die Sparkasse bietet mit SFirm eine leistungsfähige und preisgünstige Software für Ihren Zahlungsverkehr an, die voll SEPA- fähig ist. Ja Nein Ist die eingesetzte Software SEPA- fähig? - Ist die Verwendung von IBAN und BIC in der Stammdaten- Verwaltung möglich? - Unterstützt die Zahlungsverkehrsschnittstelle das SEPA- Datenformat XML? - Bei der Nutzung von Lastschrift- Einzugsverfahren: Unterstützt die Finanzbuchhaltung die Verwaltung von Lastschrift- Mandaten und Gläubiger- ID? Ist ein Update erforderlich? Haben Sie den Hersteller Ihrer Software angesprochen? Haben Sie die Abbildbarkeit in ERP- und Treasure- Systemen geprüft? - Ist die XML- Fähigkeit gegeben? Seite 1 von 6

2 SEPA- Datenformat XML XML steht für Extensible Markup Language und ist das neue Datenträgerformat für den Austausch von Zahlungsinformationen. Finanz- XML- Nachrichten unterliegen der ISO- Norm SEPA- Überweisungen Nutzen Sie IBAN und BIC als Kundenkennung Wann stellen Sie Ihre Kundendaten auf IBAN und BIC um? Setzen Sie sich frühzeitig mit der Thematik auseinander, betrachten Sie auch die Möglichkeit einer automatisierten Konvertierung. Tipp: Die Sparkasse bietet einen Konvertierungsservice an. Sprechen Sie uns an! Versenden Sie vorgedruckte Überweisungsaufträge? Stimmen Sie rechtzeitig Ihren Bedarf für die Zeit bis zum ab und bestellen Sie frühzeitig SEPA- Aufträge mit vorgedruckter IBAN und BIC. Haben Sie schon IBAN und BIC auf Ihrem Briefpapier und Ihren Rechnungen angegeben? Um Ihren Kunden und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angeben. Verwendungszweckangaben dürfen nur noch 140 Zeichen lang sein. Trifft das auf alle Ihre Verwendungszweckangaben zu? Seite 2 von 6

3 1.3 Umstellung auf die neuen SEPA- Lastschriftverfahren Welches SEPA- Lastschriftverfahren soll zukünftig genutzt werden? Derzeit werden folgende Lastschriftverfahren genutzt: Ja Nein Einzugsermächtigung Abbuchungsauftrag Die Einzugsermächtigung Die Einzugsermächtigung wird durch die SEPA- Basis- Lastschrift ersetzt. Bei bestehenden Einzugsermächtigungen müssen keine neuen Mandate eingeholt werden. Jedoch müssen Bestimmte Informationspflichten vor dem ersten Einzug eingehalten werden ( siehe Punkt Informieren Sie Ihre Kunden über den ersten Einzug per SEPA- Lastschrift ). Das Abbuchungsauftragsverfahren Das Abbuchungsauftragsverfahren wird durch die SEPA- Firmen- Lastschrift ersetzt und kann nur zwischen Firmenkunden ( der Zahlungspflichtige darf kein Verbraucher sein ) abgeschlossen werden. Für bestehende Abbuchungsaufträge müssen neue SEPA- Firmen- Lastschriftmandate eingeholt werden! Der Zahlungspflichtige muss eine Kopie des Mandats bei seiner Hausbank hinterlegen, ähnlich wie beim heutigen Abbuchungsauftragsverfahren. Informieren Sie Ihre Kunden über den ersten Einzug per SEPA- Lastschrift. Bei bestehender Einzugsermächtigung, Mitteilung der Umdeutung von der Einzugsermächtigung auf die SEPA- Basis- Lastschrift: - Ankündigung des Verfahrenswechsels - Mitteilung der Gläubiger- Identifikationsnummer - Mitteilung der Mandatsreferenz Seite 3 von 6

4 Mitteilung vor dem SEPA- Lastschrifteinzug ( Vorabinformationen ): - des Betrages - des Belastungstermins der Erstlastschrift und Folgelastschrift - der Gläubiger- ID - der Mandatsreferenz Eine Ankündigung bzw. die Vorabinformation zur SEPA- Lastschrift muss grundsätzlich 14 Tage im Voraus erfolgen, sofern keine andere Frist vertraglich vereinbart wurde. Die Ankündigung einer SEPA- Lastschrift muss schriftlich erfolgen z.b. per Anschreiben, Mail, Fax oder Rechnung. Haben Sie schon eine Gläubiger- ID bei der Deutschen Bundesbank beantragt? Unter können Sie die ID online beantragen. Die Gläubiger- ID ist 18 Stellen lang. - Dauer: ca. 3 Geschäftstage -Jede rechtlich eigenständige Firma benötigt eine eigene Gläubiger- ID Die Gläubiger- ID wird in Ihrer Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrssoftware hinterlegt und wird dann jeder SEPA- Lastschrift automatisch zugesteuert. Seite 4 von 6

5 Schließen Sie neue Inkassovereinbarungen für die SEPA- Lastschriftverfahren mit Ihrer Sparkasse ab. Schließen Sie eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis- Lastschriftverfahren/ Firmenlastschriftverfahren mit Ihrem Kundenberater der Sparkasse ab. Bitte bringen Sie hierfür das Bestätigungsschreiben der Deutschen Bundesbank mit Ihrer Gläubiger- ID mit. Das Schreiben muss zusammen mit der Vereinbarung archiviert werden. Erst nach Abschluss der Vereinbarungen können SEPA- Lastschriften eingereicht werden. Haben Sie sich zum Aufbau Ihrer Mandatsreferenz schon Gedanken gemacht? Für die Einreichung von SEPA Lastschriften ist neben der Angabe der Gläubiger- ID auch eine eindeutige Mandatsreferenz notwendig. Die Mandatsreferenz ( bis zu 35 Stellen lang, alphanumerisch ) wird von Ihnen vergeben. Folgende Zeichen sind möglich: 0-9 A-Z a- z :?, - ( +. ) /. Tipp: Verwenden Sie nicht die Kundennummer alleine als Mandatsreferenz. Kennen Sie die Vorlauffristen von SEPA- Lastschriften? SEPA- Basis- Lastschrift Die SEPA- Basis-Lastschrift ist europaweit einsetzbar. Erst- oder Einzel-Lastschriften: Frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit der SEPA- Basis- Lastschrift vor 15 Uhr. Folge-Lastschriften frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit der SEPA- Basis- Lastschrift vor 15 Uhr. Seite 5 von 6

6 SEPA- Eil- Lastschrift SEPA- Lastschrift ( Cor 1) ab 4. November 2013 nur innerhalb Deutschlands einsetzbar. Vorgegebene Vorlagefristen 1 Bankarbeitstag vor Fälligkeit ( Einreichungsfrist bei der Sparkasse 2 Bankarbeitstage). SEPA- Firmen- Lastschriften Erst-, Folge- oder Einzel- Lastschriften: Frühestens 14 Kalendertage und spätestens 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit der SEPA- Firmen- Lastschrift vor 15 Uhr. Beispiel Fälligkeit einer Folge- Basis- Lastschrift soll der sein. Die Einreichung bei der Sparkasse muss bis spätestens vor 15 Uhr erfolgen. Sowohl Gutschrift als auch Belastung erfolgen am Fälligkeitstag. Für Notizen: Weitere Informationen zum Thema SEPA erhalten Sie auf unserer Internetseite: Sparkasse e- services Friedrich- Ebert- Straße Tel Seite 6 von 6

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