Checkliste für öffentliche Verwaltungen zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren

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1 Seit dem 1. Februar 2014 verändert SEPA, also der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, den bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland: Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro auch innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen. Im Hinblick auf den damit verbundenen Anpassungsbedarf in öffentlichen Verwaltungen ist es erforderlich, die Umsetzung der neuen SEPA-Zahlverfahren möglichst frühzeitig zu planen. Die vorliegende Checkliste soll Ihnen bei den notwendigen Umstellungsarbeiten helfen. Diese wurde für Sie auf Basis Ihrer Angaben beim Online-SEPA-Check zusammengestellt: Ihre Institution verwendet bei den Zahlverfahren ausschließlich Überweisungen, verzichtet also auf den Einsatz von Lastschriften. Wichtig: Das Thema SEPA-Lastschrift wird in der vorliegenden Checkliste nicht behandelt. Sollten Sie den Einzug per Lastschrift in Erwägung ziehen, planen Sie genügend Vorbereitungszeit mit ein. Bitte beachten Sie auch: Diese Checkliste kann nur eine erste Orientierung für den mit der SEPA- Migration verbundenen Aufwand liefern. Bitte nutzen Sie weitere Informationen zur SEPA- Migration, etwa im Internet-Angebot Ihrer Förde Sparkasse. Oder vereinbaren Sie gleich einen Termin mit Ihrem Berater in der Förde Sparkasse, um alle Fragen zur bevorstehenden Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs zu klären. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 1 von 5

2 1. Organisation Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen. Legen Sie einen Zeitplan mit Entscheidung über den genauen Zeitpunkt der Umstellung fest (entweder gemeinsamer Umstellungszeitpunkt für SEPA-Überweisungen und SEPA- Lastschriften oder getrennte Umstellung mit teilweisem Parallelbetrieb). Schaffen Sie interne Richtlinien oder ergänzen Sie bestehende Dienstanweisungen im Hinblick auf die Einführung und den Umgang mit den neuen Zahlungsverkehrsprodukten. 2. EDV-Systeme anpassen Legen Sie fest, welche SEPA-Datenelemente (z. B. IBAN, BIC, Gläubiger- Identifikationsnummer, Mandatsreferenz) in den Datenbestand übernommen werden müssen und welche weiteren Elemente übernommen werden sollen (z. B. prüfziffergesicherte Kundenreferenznummer nach ISO 11649:2009 oder End-to-End- Identification). Verwenden Sie die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der Verwendung des BIC vor: Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR- Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden. Die Sparkassen und Landesbanken bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. SEPA-Account-Converter) an, mit denen nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 2 von 5

3 Prüfen Sie, in welche Datenbanken, Systeme und Anwendungen die SEPA-Datenelemente zu implementieren sind. Eine Umstellung auf die SEPA-Datenelemente ist erforderlich für den direkten Austausch von Zahlungsverkehrsdateien mit dem Kreditinstitut (Versand und Empfang) und bei indirekter Verarbeitung über die Buchhaltungssoftware (Schnittstellenverarbeitung) sowie bei Übernahme aus der Buchhaltungssoftware. Prüfen Sie die SEPA-Fähigkeit der Buchhaltungssoftware und der eingesetzten Fachanwendungen. Berücksichtigen Sie auch Fachanwendungen, die bei Rechenzentren geführt werden. Zu prüfen ist nicht nur, ob die jeweilige Software in der Lage ist, die SEPA-Datenelemente aufzunehmen, sondern auch, ob das ISO XML-Format gelesen und verarbeitet werden kann. Pflegen Sie SEPA-Datenelemente der eigenen Bankverbindungen in die Buchhaltungssoftware und in die Fachanwendungen ein. Konvertieren Sie die vorhandenen Stammdaten (sowohl im Kreditor- als auch im Debitor- Bereich müssen IBAN und BIC eingepflegt werden). Fragen Sie nicht konvertierbare Stammdaten ab. Prüfen Sie die Angaben zum Verwendungszweck. Begrenzung auf 140 Zeichen. Strukturierten Verwendungszweck auf Kundenreferenznummer gemäß ISO 11649:2009 umstellen. Tipp: Beginnen Sie möglich früh mit der Umstellung, um ausreichend Zeit für Tests und die Abstimmung mit den Software-Anbietern zu haben. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 3 von 5

4 3. Vordrucke und Korrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen Stellen Sie auf SEPA-Zahlscheine gemäß den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke um. Umstellungsanforderungen bei Vordrucken Stellen Sie Bescheide, Vereinbarungen und Vordrucke (wie z. B. Zahlscheine) auf die neue Kundenkennung IBAN und BIC um. Beachten Sie dabei die Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke: In Bescheiden und Vereinbarungen müssen IBAN und BIC hinterlegt werden können. Auch eventuell vorhandene Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen bis spätestens Februar 2014 bezüglich der Mandatsvorgaben überarbeitet werden. Sollten Sie Bürgern bzw. Antragstellern Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung stellen, müssen auch diese spätestens bis Februar 2014 gemäß den gültigen Vordruckrichtlinien angepasst werden. Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr keine Sammelbelege mehr geben. Versehen Sie Bescheide, Rechnungen und Kopfbögen mit IBAN und BIC. Entwerfen Sie einen Vordruck für eine Vorabankündigung oder nehmen Sie Ergänzungen in Bescheiden, Rechnungen etc. vor. Passen Sie neben den papierhaften Bescheiden, Vordrucken etc. auch die automatisiert hinterlegten Korrespondenzdaten und elektronischen Vordrucke an. Bekanntgabe der eigenen Kundenkennung gegenüber Dritten: Tipps für die Kommunikation mit Bürgern und Antragstellern Um Bürgern, Antragstellern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angegeben. Die eigenen Bescheide und Vereinbarungen und die Geschäftsbriefe müssen hinsichtlich der neuen Kundenkennung (IBAN und BIC) angepasst werden. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 4 von 5

5 4. Umstellung auf die SEPA-Überweisung organisieren Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und Kennzeichnungen der Überweisungen. Prüfen Sie die Größe der zu übergebenden Dateien (verwenden Sie ggf. ZIP-Dateien). Legen Sie Geschäftsprozesse bei Rückläufen fest. Passen Sie ggf. die DFÜ-Vereinbarung mit Ihrer Förde Sparkasse an. Erfassen Sie SEPA-Textschlüssel (Purpose Codes) und passen Sie die Zuordnung bei der automatisierten Verbuchung von Einzahlungen an. Kennzeichnung der Überweisungsart (Purpose Codes) Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen, werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format als zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B. 53 für Löhne/Gehälter). Bei der SEPA-Überweisung werden für die Kennzeichnung der Überweisungsart vierstellige Alpha-Codes verwendet (z. B. SALA für Löhne/Gehälter). Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in der Anlage 3 des DFÜ-Abkommens der Deutschen Kreditwirtschaft: Stellen Sie auf SEPA-Zahlscheine gemäß den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke um (siehe oben). SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 5 von 5

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