bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland: Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro

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1 Ab dem 1. Februar 2014 verändert SEPA, also der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, den bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland: Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro auch innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen. Im Hinblick auf den damit verbundenen Anpassungsbedarf in Ihrem Unternehmen ist es erforderlich, Ab dem 1. Februar die Umsetzung 2014 verändert neuen SEPA, SEPA-Zahlverfahren also der einheitliche möglichst Euro-Zahlungsverkehrsraum, frühzeitig zu planen. den bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland: Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro Die auch vorliegende innerhalb Deutschlands Checkliste soll sind Ihnen dann bei nach den europaweit notwendigen einheitlichen Umstellungsarbeiten Verfahren helfen. vorzunehmen. Diese wurde Im Hinblick für Sie auf auf den Basis damit Ihrer verbundenen Angaben beim Anpassungsbedarf Online- Ihrem zusammengestellt: Unternehmen ist es erforderlich, die Umsetzung der neuen SEPA-Zahlverfahren möglichst frühzeitig zu planen. Ihr Unternehmen verwendet bei den Zahlverfahren Überweisungen und Lastschriften und reicht Lastschriften Die vorliegende auch Checkliste beleghaft soll ein. Ihnen bei den notwendigen Umstellungsarbeiten helfen. Diese wurde für Sie auf Basis Ihrer Angaben beim Online- zusammengestellt: Wichtig: SEPA-Lastschriften können nicht mehr beleghaft eingereicht werden. Bitte machen Sie sich Ihr Unternehmen schnellstmöglich verwendet mit dem bei Thema den Zahlverfahren Belegloses Überweisungen Einreichen von SEPA-Lastschriften und und vertraut, reicht da eine Lastschriften solche Umstellung auch beleghaft auch ein. Auswirkungen auf den IT-Bereich hat. Die Wichtig: vorliegende SEPA-Lastschriften Checkliste berücksichtigt können nicht zwar mehr auch beleghaft diesen eingereicht Themenblock, werden. kann Bitte jedoch machen nur eine Sie erste sich schnellstmöglich Orientierung für mit den dem mit der Thema SEPA-Migration Belegloses verbundenen Einreichen von Aufwand SEPA-Lastschriften liefern. Bitte vertraut, nutzen Sie da weitere eine solche Informationen Umstellung zur auch SEPA-Migration, Auswirkungen etwa auf den im Internet-Angebot IT-Bereich hat. Ihrer Sparkasse. Oder vereinbaren Sie gleich einen Termin mit Ihrem Berater in der Sparkasse, um alle Fragen zur bevorstehenden Die vorliegende Checkliste Umstellung berücksichtigt Ihres Zahlungsverkehrs zwar auch diesen zu klären. Themenblock, kann jedoch nur eine erste Orientierung für den mit der SEPA-Migration verbundenen Aufwand liefern. Bitte nutzen Sie Bitte weitere beachten Informationen Sie auch: zur Vorhandene SEPA-Migration, Abbuchungsaufträge etwa im Internet-Angebot können nicht Ihrer im Sparkasse. SEPA- Oder Lastschriftverfahren vereinbaren Sie gleich genutzt einen Termin werden. mit Hier Ihrem müssen Berater Sie neue in der SEPA-Firmen-Lastschriftmandate Sparkasse, um alle Fragen zur einholen. bevorstehenden Einzelheiten Umstellung hierzu Ihres finden Zahlungsverkehrs Sie im Abschnitt zu Umstellung klären. auf die SEPA-Lastschrift organisieren. Bitte beachten Sie auch: Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht im SEPA- Lastschriftverfahren genutzt werden. Hier müssen Sie neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate einholen. Einzelheiten hierzu finden Sie im Abschnitt Umstellung auf die SEPA-Lastschrift organisieren. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 1 von 8 SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 1 von 8

2 1. EDV-Systeme anpassen Prüfen Sie, in welche Datenbanken, Systeme und Anwendungen die SEPA-Datenelemente zu implementieren sind. Konvertieren Sie die vorhandenen Kundenkennungen (Kontonummer und Bankleitzahl) in IBAN und BIC (zum Beispiel über den SEPA-Account-Converter, den Sie im Online-Angebot Ihrer Sparkasse finden). Bei nichtkonvertierbaren Kundenkennungen: IBAN und BIC von Geschäftspartnern und Kunden erfragen und hinterlegen. Verwenden Sie die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der Verwendung des BIC vor: Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR- Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden. Die Sparkassen und Landesbanken bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. SEPA-Account-Converter) an, mit denen nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. Prüfen Sie die Angaben zum Verwendungszweck. Begrenzung auf 140 Zeichen. Strukturierten Verwendungszweck auf Kundenreferenznummer gemäß ISO 11649:2009 umstellen. Bauen Sie ein Referenzsystem für Kundenzahlungen auf (End-to-End-Identification). Prüfen Sie die Abbildbarkeit in ERP-Systemen (ERP = Enterprise Resource Planning) und im Treasury-System. XML-Fähigkeit gegeben? Vorhandene Geschäftsprozesse den neuen Textschlüsseln (Purpose Codes) zuordnen. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 2 von 8

3 Gleichen Sie vorhandene Software mit den neuen Anforderungen ab. Releaseplanung erstellen. Kontakt mit externen Software-Anbietern aufnehmen. 2. Geschäftskorrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen Passen Sie Rechnungen an (IBAN, BIC, Vorabinformation zum Lastschrifteinzug, Vordruck). Passen Sie Mahnungen an (IBAN, BIC). Prüfen Sie Ihren gesamten Schriftverkehr mit Kontodatenbezug (IBAN, BIC). Bekanntgabe der eigenen Kundenkennung gegenüber Dritten: Tipps für die Kommunikation mit Geschäftspartnern Um Ihren Geschäftspartnern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angegeben. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar Umstellung auf die SEPA-Überweisung organisieren Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und Kennzeichnungen der Überweisungen Kennzeichnung der Überweisungsart (Purpose Codes) Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen, werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format als zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B. 53 für Löhne/Gehälter). Bei der SEPA-Überweisung werden für die Kennzeichnung der Überweisungsart vierstellige Alpha-Codes verwendet (z. B. SALA für Löhne/Gehälter). Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in der Anlage 3 des DFÜ-Abkommens der Deutschen Kreditwirtschaft: SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 3 von 8

4 Stellen Sie auf SEPA-Zahlscheine um. Umstellungsanforderungen bei Vordrucken Stellen Sie Verträge und Vordrucke (wie z. B. Zahlscheine) auf die neue Kundenkennung IBAN und BIC um. Beachten Sie dabei die Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke: Auch eventuell vorhandene Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen bis spätestens Februar 2014 bezüglich der Mandatsvorgaben überarbeitet werden. Sollten Sie Ihren Kunden Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung stellen, müssen auch diese spätestens bis Februar 2014 gemäß den gültigen Vordruckrichtlinien angepasst werden. Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr keine Sammelbelege mehr geben. 4. Umstellung auf die SEPA-Lastschrift organisieren Beantragen Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese in den Stammdaten (siehe: Schließen Sie neue Inkassovereinbarungen für die SEPA-Lastschriftverfahren mit Ihrer Sparkasse. Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und Zuordnung zur SEPA-Basis-Lastschrift bzw. SEPA- Firmen-Lastschrift. Festlegung einer Systematik für die Mandatsreferenz. Planen Sie die Systematik für die Mandatsreferenz In Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dient die Mandatsreferenz der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Lastschriftmandats. Sie kann dem Kunden bereits auf dem Mandatsformular mitgeteilt oder nachträglich bekannt gegeben werden. Legen Sie also möglichst zeitnah ein System für die künftige, verpflichtende Vergabe einer einheitlichen und eindeutigen Mandatsreferenz für Ihre Kunden fest. Beachten Sie dabei, dass die Mandatsreferenz aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen füllen können: 0-9 A-Z a-z :?, - ( +. ) /. Somit sind beispielsweise Umlaute und Leerzeichen nicht zugelassen. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 4 von 8

5 Aufbau einer Mandatsverwaltung. Was Sie beim Aufbau einer Mandatsverwaltung beachten müssen Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren liegt im Aufbau einer Mandatsverwaltung, also der Verwaltung aller SEPA-Lastschriftmandate und der Abwicklung des Lastschrifteneinzugs. Mithilfe der eindeutigen Mandatsreferenz (s. o.) müssen Sie für jedes Mandat nachvollziehen können, wann es erteilt wurde, welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es Rücklastschriften gegeben hat. Die Vergabe der Mandatsreferenz und der damit verbundene Aufbau einer Mandatsverwaltung durch den Zahlungsempfänger haben weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen und hängt zum Beispiel davon ab, ob bestehende Kundenstammdaten genutzt werden (z. B. Kunden-, Mitglieds-, Vertrags-, Abo-, Versicherungsnummer), ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. bei neuen Vertragsabschlüssen neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind, wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll. Grundsätzliche Möglichkeiten einer Vergabe sind: Bezug zum Kunden insgesamt (Rahmenmandat), Bezug zu einem bestimmten Vertrag (Einzelmandat), fortlaufende neue Nummer (Einzelmandat). Bei der Entscheidung für eine dieser Varianten sind die jeweiligen Vor- und Nachteile zu berücksichtigen. Grundsätzlich muss das erteilte SEPA-Lastschriftmandat inklusive der Änderungen auch im Original oder in der gesetzlich zugelassenen Art und Weise aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften) noch für einen Zeitraum von 14 Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren. Soll durch die beteiligten Banken die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen diese Banken von Ihnen eine Mandatskopie anfordern, die Sie innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen zur Verfügung stellen müssen. Tipp: Nutzen Sie das weiterführende Informations- und Beratungsangebot Ihrer Sparkasse, um sich mit den Vor- und Nachteilen der beiden Mandatstypen Einzel- bzw. Rahmenmandat für Ihr Unternehmen vertraut zu machen. Vereinbaren Sie am besten gleich einen Termin mit Ihrem Berater. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 5 von 8

6 Umstellung rechtswirksam erteilter Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate. Was Sie bei der Migration von Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren beachten müssen Die Deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die Weiternutzung der bestehenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren durch begleitende AGB-Anpassungen (seit Juli 2012). Zudem schließt der europäische Gesetzgeber mit Wirkung zum 1. Februar 2014 die verbliebenen Lücken bzgl. der Rechtssicherheit. Vor Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren und dabei folgende Angaben machen: Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz und Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. nächster Lastschrifteinzug ). Diese Information kann gegenüber dem Zahlungspflichtigen schriftlich über den vereinbarten Kommunikationsweg erfolgen. Für die Mitteilung können Sie allerdings auch andere Anlässe wie eine Rechnung oder Vertragsänderung nutzen. Als Datum der Unterschrift im SEPA-Lastschriftmandat verwenden Sie das Datum der Information an den Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel. Bei Nutzung eines Kombimandats: rechtzeitig informieren. Wechsel vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren, wenn Ihnen bereits Kombimandate vorliegen Liegen Ihnen bereits Kombimandate vor, so müssen Sie beim Wechsel auf das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren den Zahlungspflichtigen lediglich über den Zeitpunkt des Wechsels auf die SEPA-Basis-Lastschrift informieren. Alternativ können Sie auch einheitlich entsprechend der Weiternutzung der Einzugsermächtigung informieren. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 6 von 8

7 Bei Abbuchungsauftragsverfahren: bestehende Abbuchungsaufträge prüfen und klären, welches Lastschriftverfahren zukünftig genutzt werden soll. Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht in SEPA-Lastschriften überführt werden holen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate ein Rechtlich gesehen sind das Abbuchungsauftragsverfahren und das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren zwei verschiedene Verfahren. Die Regel lautet: Hat der Zahlungspflichtige die erforderlichen Mandatsdaten (insbesondere Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz) nicht gegenüber seinem Institut (Zahlstelle) bestätigt, wird eine SEPA-Firmen-Lastschrift nicht eingelöst. Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung von Abbuchungsaufträgen in das SEPA- Firmen-Lastschriftverfahren scheitert des Weiteren daran, dass die SEPA-Firmen-Lastschrift anders als der Abbuchungsauftrag nicht von Verbrauchern genutzt werden darf. Deswegen müssen für Zahlungen, die heute im Abbuchungsverfahren abgewickelt werden und zukünftig im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren erfolgen sollen, entsprechende Mandate zwischen Ihnen und den zahlungspflichtigen Unternehmen vereinbart werden. Abbuchungsaufträge, bei denen der Zahlungspflichtige ein Verbraucher ist, müssen künftig im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren abgewickelt werden. Hierfür ist ein Mandat für die SEPA- Basis-Lastschrift erforderlich. Sie müssen also prüfen, ob es sich bei Ihren Zahlungspflichtigen um Verbraucher oder Nichtverbraucher (z. B. Firmen, Selbstständige) handelt, und entsprechende SEPA- Lastschriftmandate vereinbaren. Treffen Sie vertragliche Regelungen. Mandatsvorgaben/-mustertexte der SEPA-Lastschriftmandate nutzen (entsprechende Vordrucke erhalten Sie bei Ihrer Sparkasse). Erstellung und Versand der Vorabinformation an Zahlungspflichtige. Anforderungen an die Vorabinformation des Zahlungspflichtigen Vor einem Lastschrifteinzug müssen Sie als Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag mittels einer Vorabankündigung (Pre- Notification) informieren. Diese Information kann auch als Teil einer Rechnung oder eines Vertrages unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der jeweiligen Mandatsreferenz erfolgen. Soweit nichts anderes mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart wurde, müssen Sie den Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vor Fälligkeit ankündigen. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 7 von 8

8 Beachten Sie bei der Verarbeitung von Lastschriftrückgaben (R-Transaktionen): Zuordnung zur Originaltransaktion (End-to-End-Identification). Auswertung und Kategorisierung der Rückgabecodes (ISO Reason Codes bei Nutzung von XML-camt oder Textschlüsselergänzungen im Format MT940/DTI). Beachten Sie die neuen Vorlagefristen bei der Weiterleitung und Vorlage der Daten. Vorlagefristen bei den SEPA-Lastschriftverfahren Gemäß SEPA-Basis-Lastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens 5 bzw. 2 TARGET- Arbeitstage vor Fälligkeit (D-5/D-2) bei der Zahlstelle vorliegen. Gemäß SEPA-Firmen-Lastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens einen TARGET- Arbeitstag vor Fälligkeit (D-1) bei der Zahlstelle vorliegen. Die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers kann jedoch bei beiden Verfahren früher sein. Prüfen Sie bei der SEPA-Firmen-Lastschrift die Erreichbarkeit der teilnehmenden Banken. Erreichbarkeit des Zahlungspflichtigen bei SEPA-Firmen-Lastschriften Mit Hilfe des sogenannten SCL-Directory können Sie prüfen, ob der BIC eines Zahlungsdienstleisters erreichbar ist. Dies ist vor allem beim Einzug im SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren wichtig, da hier keine gesetzlich vorgeschriebene Erreichbarkeitsverpflichtung besteht. Das SEPA-Clearer-Directory (SCL-Directory), ein Verzeichnis der erreichbaren Zahlungsdienstleister, dient der automatisierten Abwicklung von SEPA-Zahlungen über die Deutsche Bundesbank. Es beinhaltet alle BICs der über den SEPA-Clearer erreichbaren Zahlungsdienstleister. Bezugsquelle: Deutsche Bundesbank, SEPA-Clearer Directory. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 8 von 8