CHECKLISTE FÜR DIE UMSTELLUNG AUF DIE SEPA-ZAHLVERFAHREN

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1 CHECKLISTE FÜR DIE UMSTELLUNG AUF DIE SEPA-ZAHLVERFAHREN Nicht lange warten - jetzt schon starten! Ab Februar 2014 wird SEPA den bisherigen Zahlungsverkehr ersetzen. In Ihrem Unternehmen müssen Sie dabei viele Prozesse berücksichtigen, die nur mit einem entsprechenden Vorlauf rechtzeitig und gezielt angepasst werden können. Je eher Sie die Umstellung intern abstimmen und vorbereiten, desto entspannter können Sie in die SEPA-Zukunft starten! Ihre unterstützt Sie dabei, sich SEPA-Fit zu machen. Nutzen Sie dazu die Informationen auf unserer Internetseite oder vereinbaren Sie einen persönlichen Beratungstermin bei Ihrem Betreuer. Organisation Bennenen Sie einen SEPA-Verantwortlichen Richten Sie ggf. eine Projektgruppe ein Analysieren Sie Ihren eigenen Zahlungsverkehr Überweisungen (Inland, Europa) Lastschrifteinzüge (Einzugsermächtigungen und/oder Abbuchungsaufträge) Kartenzahlungen Automatische Weiterverarbeitung von Kontoauszugsinformationen Entwickeln Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan Entscheiden Sie, ob die Umstellung zu einem festen Termin oder im Parallelbetrieb erfolgen soll und ermitteln Sie, wie viel Zeit für die Umstellungsarbeiten benötigt wird. Falls Sie bisher Zahlungen per Datenträger einreichen: Ab dem werden keine Datenträger mehr verarbeitet. Lösung: Stellen Sie um auf Onlinebanking! Benötigen Sie ggf. vorhandene Bankverbindungen im europäischen Ausland nach 2014 weiterhin? EDV-Systeme Prüfen Sie, in welchen Ihrer Programme und Systeme Zahlungen (Überweisungen und Lastschriften) und Kontoauszugsinformationen verarbeitet werden. Prüfen Sie, ob Ihre EDV-Systeme SEPA fähig sind Zahlungsverkehrssoftware Kann die Software SEPA-Zahlungen im XML-Format ausgeben und ggf. die neuen SEPA- Kontoauszugsinformationen (CAMT-Nachrichten) verarbeiten? Finanzbuchhaltung / Lohnbuchhaltung Unterstützt Ihre Software die SEPA-Datenformate für Zahlungen und ggf. Kontoauszugsinformationen? Stammdaten-Konvertierung der vorhandenen Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC Können Ihre Softwareprodukte IBAN/BIC aus Konto/BLZ errechnen? Ihre stellt Ihnen kostenfrei den SEPA-Account- Converter für die Konvertierung zur Verfügung. Nicht konvertierbare Kundenkennungen (ca. 1%):

2 Konnten alle Bankverbindungen konvertiert werden? Ggf. müssen Sie IBAN und BIC von Geschäftspartnern und Kunden erfragen und hinterlegen. Prüfen Sie wie die jeweilige Software die SEPA-Daten verwaltet: Firmenstammdaten o Können IBAN/BIC ergänzt werden? o Kann die Gläubiger-ID hinterlegt werden? o Kann ggf. pro Abteilung/Niederlassung etc. eine eigene Geschäftsbereichskennung hinterlegt werden? Kreditoren- und Debitorenstammdaten o Können IBAN/BIC ergänzt werden? o Können Debitoren die Mandate zugeordnet werden? Mandatsverwaltung o Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Wie ist diese organisiert? o Zu hinterlegende Daten: IBAN / BIC Mandatsreferenz und Mandatsdatum Zugehörige Gläubiger-ID Letzte Mandatsnutzung Status des Mandats (gültig, widerrufen etc.) Art des Mandats (Basis-Lastschrift oder Firmenlastschrift; einmalig, wiederkehrend etc.) Ist zur Vereinfachung eine Massenumstellung der Einzüge von DTA- zur SEPA-Lastschrift möglich? Nehmen Sie im Zweifel Kontakt mit dem Software-Hersteller auf. Führen Sie wenn nötig/möglich ein Update auf die aktuellste Version der Software aus oder wechseln Sie zu einer SEPA-fähigen Software. Benötigen Sie weitere Unterstützung? Gerne können Sie Unterstützungstools der nutzen: SFirm Leistungsfähige Zahlungsverkehrssoftware für die Konvertierung bestehender Bestände. Ideal für wiederkehrende SEPA-Einzüge und den täglichen Zahlungsverkehr. Mehr Details Geschäftskorrespondenz Stellen Sie Ihre Geschäftskorrespondenz auf SEPA- Anforderungen um Ergänzen Sie Ihre Verträge ggf. um das SEPA-Mandat In der Übergangszeit (2012 bis 01/2014) können Sie auch ein Kombimandat für altes und neues Lastschriftverfahren nutzen. Ergänzen Sie Ihre Rechnungen um IBAN und BIC, ggf. auch um Vorabinformationen zum Lastschrifteinzug. Ergänzen Sie Ihre IBAN/BIC in folgenden Bereichen: o Mahnungen o Schriftverkehr mit Kontendatenbezug

3 Sofern Sie Zahlscheine an Ihre Kunden versenden, stellen Sie diese gemäß der Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke um. Kommunikation Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig über Änderungen. Informieren Sie Mitarbeiter und Dienstleister über Änderungen. Folgende Bereiche können betroffen sein: Rechnungsstellung Buchhaltung Nachforschung / Reklamation Treasury Vertrieb / Einkauf Kundenservice Personalabteilung Rechtsabteilung Externe Dienstleister (z.b. Call Center) Informationstechnologie SEPA-Überweisung Elektronische SEPA-Zahlungen sind im XML-Format zu erstellen. Das DTA-Format darf ab nicht mehr verarbeitet werden. SEPA-Überweisungen können nicht mehr per Diskette/Datenträger beauftragt werden. Vereinbaren Sie ggf. einen Online-Banking- Zugang mit entsprechende Berechtigungen. Prüfung Sie die korrekte Kennzeichnung der Überweisungen (Purpose-Codes) BONU, PENS und SALA CBFF GOVT SSBE und BENE CHAR für Lohn-, Gehalts-, Rentengutschrift für Vermögenswirksame Leistungen für Überweisung öffentlicher Kassen für unanbringliche Überweisung (Rücküberweisung) für Spenden In den SEPA-Zahlungen sind die Verwendungszweck-Angaben auf 140 Zeichen begrenzt. Passen Sie Ihre Verwendungszwecke entsprechend an. Verwenden Sie nach Möglichkeit die Ende-zu-Ende-Referenz. Mit ihr können Rückrufe und Rückgaben einfach identifiziert werden. Bestehende Daueraufträge werden von der automatisch auf SEPA umgestellt. Wir kontaktieren Sie nur, wenn wir IBAN/BIC der Zahlungsempfänger nicht eindeutig ermitteln konnten. Bei beleggebunden Überweisungen verwenden Sie ab 2014 ausschließlich die SEPA-Überweisungsvordrucke und SEPA- Gutschriftsträger.

4 SEPA-Lastschrift (allgemein) SEPA-Lastschriften können nur per Online-Banking verarbeitet werden. Besteht bereits eine Online-Banking-Vereinbarung mit der? Entscheiden Sie, ob Sie die SEPA-Basis- und/oder die SEPA- Firmen-Lastschrift nutzen möchten. Schließen Sie entsprechend die Inkassovereinbarung(en) für SEPA-Basislastschrift und/oder SEPA-Firmenlastschriften mit der ab. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Bundesbank ( und hinterlegen diese in den Stammdaten. Prüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe auf erforderliche Änderungen bzgl. der SEPA-Basis-Lastschrift bzw. SEPA-Firmen-Lastschrift. Organisieren Sie Ihre Mandatsverwaltung Integrieren Sie Mandatstexte in Verträgen bzw. Bankverbindungsänderungen Legen Sie unter Beachtung der Vorgaben Ihrer Software die Systematik zur Vergabe der internen Mandatsreferenz fest (z.b. Kunden-, Vertrags- oder Zahler bezogen) Holen Sie fehlende Mandate ein Archivieren Sie die Mandate im Original. Stellen Sie die Vorlegbarkeit der Mandate bei Anforderungen durch den Zahlungspflichtigen sicher Stellen Sie die laufende Pflege der Mandatsdaten sicher o Letzte Nutzung o Status (gültig, widerrufen etc.) Bewahren Sie erloschene Lastschriftmandate noch 14 Mon. nach Einzug der letzten Lastschrift im Original auf. Mandate erlöschen, wenn sie 36 Mon. nicht genutzt werden. Kundenverträge Nutzen Sie die gesetzlichen Mandatstexte der SEPA- Lastschriftmandate (Mustervordrucke sind auf erhältlich) Stellen Sie die fristgerechte Erstellung und den Versand der Vorabinformation sicher. Soweit Sie nichts anderes vereinbart haben, ist der Zahlungspflichtige mindestens 14 Tage vor Einzug einer Lastschrift schriftlich zu informieren. Sie können zum Beispiel in einer (Jahres-) Rechnung oder per informieren. In Ihren AGB oder im Mandat können Sie auch eine kürzere Informationsfrist vereinbaren. Die Information muss den Zahlungspflichtigen aber vor der Belastungsbuchung erreichen. In den SEPA-Zahlungen sind die Verwendungszweck-Angaben auf 140 Zeichen begrenzt. Passen Sie Ihre Verwendungszwecke entsprechend an. Beachten Sie bei der Bearbeitung von R-Transaktionen (z.b. Lastschriftrückgaben) Die Ende-zu-Ende-Referenz sichert die eindeutige Zuordnung zur ursprünglichen Zahlung. Anhand des Rückgabecodes können Sie auswerten, warum die Zahlung nicht erfolgreich war. Ggf. müssen Sie Ihre Daten in der Mandatsverwaltung und/oder den Stammdaten aktualisieren.

5 SEPA-Basis-Lastschrift Rechtswirksam erteilte Einzugsermächtigungen können in SEPA- Basis-Lastschriftmandate umgewandelt werden. Beachten Sie hierbei bitte folgende Hinweise: Überprüfen Sie, ob für jeden bisherigen Lastschriftzahler eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegt. Sollte diese nicht vorliegen, kann der Zahlungspflichtige die SEPA-Basislastschrift 13 Mon. zurückgeben! Empfehlung: Holen Sie fehlende Mandate schriftlich ein. Benachrichtigen Sie Ihre Kunden über die Umstellung zur SEPA-Lastschrift. Teilen Sie Ihre Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz sowie den Umstellungszeitpunkt mit. Die Benachrichtigung kann über ein Anschreiben z. B. Rechnung, oder über den Verwendungszweck der letzten Einzugsermächtigungslastschrift erfolgen. Das Datum der Benachrichtigung wird als Ausstellungsdatum des Mandats verwendet. Sofern Sie von Ihrem Kunden bereits ein Kombimandat vorliegen haben, müssen Sie nur noch den Umstellungszeitpunkt mitteilen. Sie müssen jede Lastschrift mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Bei der Weiterleitung der Basis-Lastschriften müssen Sie folgende Einreichungsfristen beachten: Lastschriften können derzeit generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit zum Einzug eingereicht werden. Erst- und Einmallastschriften müssen bei der spätestens sechs Geschäftstage vor Fälligkeit (bis Uhr) eingereicht werden. Folgelastschriften spätestens drei Geschäftstage vor Fälligkeit (bis Uhr). Der Zahlungspflichtige hat bei autorisierten Lastschriften (gültiges Mandat liegt vor) ein Rückgaberecht (Erstattungsanspruch) von acht Wochen nach Buchung. Unautorisierte Lastschriften (es kann kein gültiges Mandat vorgelegt werden) können bis zu 13 Mon. nach Buchung zurückgegeben werden.

6 SEPA-Firmen-Lastschrift Die SEPA-Firmen-Lastschrift darf nicht mit Verbrauchern vereinbart werden! Entscheidend kann hier auch sein, ob der Zahlungspflichtige sein Bankkonto als Verbraucherkonto oder als Geschäftskonto führt. Definition Verbraucher: Natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu einem Zweck abschließt, der weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden kann ( 13 BGB). Einholung neuer Mandate Bestehende Abbuchungsaufträge können Sie nicht in SEPA-Firmen- Lastschriften umwandeln. Die Erteilung des Mandats muss durch den Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Institut vor Einlösung der ersten Lastschrift bestätigt werden. Sie müssen jede Lastschrift mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Bei der Weiterleitung der Firmen-Lastschriften müssen Sie folgende Einreichungsfristen beachten: Lastschriften können derzeit generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit zum Einzug eingereicht werden. Erst-, Einmal- und Folgelastschriften müssen bei der spätestens zwei Geschäftstage vor Fälligkeit (bis Uhr) eingereicht werden. Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren wird nicht von allen Banken angeboten. Die Liste der teilnehmenden Institute finden Sie unter epc.cbnet.info/content/adherence_database Kartenzahlungen Unterstützt Ihr Terminal bereits girocard? Dann ist Ihr Terminal bestens für SEPA vorbereitet. Andernfalls beraten wir Sie gerne zu den modernen Kartenzahlungsgeräten. Das kartengestützte elektronische Lastschriftverfahren (ELV) darf noch bis zum angeboten werden.