Sind Sie bereit für den neuen einheitlichen Zahlungsverkehr zum 01. Februar 2014? Nicht lange warten jetzt schon starten!

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1 S Sparkasse der Stadt Straelen SEPA-Checkliste Sind Sie bereit für den neuen einheitlichen Zahlungsverkehr zum 01. Februar 2014? Nicht lange warten jetzt schon starten! Diese Liste dient als Orientierungshilfe und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Stand: Januar 2013

2 Vorwort Ab Februar 2014 wird SEPA den bisherigen Zahlungsverkehr ersetzen. In Ihrem Unternehmen müssen Sie dabei viele Prozesse berücksichtigen, die nur mit einem entsprechenden Vorlauf rechtzeitig und gezielt angepasst werden können. Je eher Sie die Umstellung intern abstimmen und vorbereiten, desto entspannter können Sie in die SEPA-Zukunft starten! Ihre Sparkasse unterstützt Sie dabei, sich SEPA-Fit zu machen. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir Ihnen Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr mit Hinweisen zu den jetzt notwendigen Änderungen bei Überweisungen und eine Anleitung im Umgang mit bestehenden Lastschriften zusammengestellt. Nutzen Sie dazu auch die Informationen auf unserer Internetseite oder vereinbaren Sie einen persönlichen Termin bei Ihrem Berater. Ihre Sparkasse der Stadt Straelen 2/10

3 Inhalt Organisation der Umsetzung 4 Überprüfung der EDV-Systeme 5 Geschäftskorrespondenz / Kommunikation 6 SEPA-Überweisung 6 SEPA-Lastschrift allgemein 7 SEPA-Basis-Lastschrift 8 SEPA-Firmen-Lastschrift 8 3/10

4 Organisation Wir empfehlen Ihnen, in Ihrem Unternehmen einen Verantwortlichen für die SEPA-Umstellung zu benennen. Um die Auswirkungen der SEPA-Vorschriften auf Ihr Unternehmen einschätzen zu können, sollten Sie Ihren Zahlungsverkehr analysieren. Überweisungen (Inland, Europa) Lastschrifteinzüge (Einzugsermächtigungen und/oder Abbuchungsaufträge) Kartenzahlungen Automatische Weiterverarbeitung von Kontoauszugsinformationen Wie werden die Aufträge erteilt? Beleghaft (Lastschriften zukünftig nicht mehr möglich) belegloser Datenträgeraustausch per Datenträger (Diskette / CD) ab dem 22. Mai 2013 nicht mehr möglich Online Entwickeln Sie einen Zeit- und Umsetzungsplan Entscheiden Sie, ob die Umstellung zu einem festen Termin oder im Parallelbetrieb erfolgen soll und ermitteln Sie, wie viel Zeit für die Umstellungsarbeiten benötigt wird. 4/10

5 EDV-Systeme Prüfen Sie, in welchen Ihrer Programme und Systeme Zahlungen (Überweisungen und Lastschriften) und Kontoauszugsinformationen verarbeitet werden. Prüfen Sie, ob Ihre EDV-Systeme SEPA-fähig sind Zahlungsverkehrssoftware o Kann die Software SEPA-Zahlungen im XML-Format ausgeben und ggf. die neuen SEPA-Kontoauszugsinformationen (CAMT-Nachrichten) verarbeiten? Finanzbuchhaltung / Lohnbuchhaltung o Unterstützt Ihre Software die SEPA-Datenformate für Zahlungen und ggf. Kontoauszugsinformationen? Stammdaten-Konvertierung der vorhandenen Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC o Können Ihre Softwareprodukte IBAN / BIC aus Konto-Nr. / BLZ errechnen? Ihre Sparkasse stellt Ihnen gerne den SEPA-Account-Converter kostenlos für die Konvertierung zur Verfügung. Nicht konvertierbare Kundenkennungen (ca. 1%) o Konnten alle Bankverbindungen konvertiert werden? Ggf. müssen Sie IBAN und BIC von Geschäftspartnern und Kunden erfragen und hinterlegen. Online-Banking-Nutzung o Welche Übertragungswege werden unterstützt? EBICS Online-Banking mittels Software Internet-Banking (Lastschriften ab Juni 2013) o Haben die internen Nutzer die erforderlichen Rechte? Prüfen Sie wie die jeweilige Software die SEPA-Daten verwaltet Firmenstammdaten o Können IBAN / BIC ergänzt werden? o Kann die Gläubiger-ID hinterlegt werden? o Kann ggf. pro Abteilung / Niederlassung, etc. eine eigene Geschäftsbereichskennung hinterlegt werden? Kreditoren- und Debitorenstammdaten o Können IBAN / BIC ergänzt werden? o Können Debitoren die Mandate zugeordnet werden? Mandatsverwaltung o Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Wie ist diese organisiert? o Zu hinterlegende Daten: IBAN / BIC Mandatsreferenz Zugehörige Gläubiger-ID Mandatsdatum Letzte Mandatsnutzung Status des Mandats (gültig, widerrufen, etc.) Art des Mandats (Basis-Lastschrift oder Firmenlastschrift; einmalig, wiederkehrend, etc.) Ist zur Vereinfachung eine Massenumstellung der Einzüge von DTA- zur SEPA- Lastschrift möglich? Nehmen Sie im Zweifel Kontakt mit dem Software-Hersteller auf. Führen Sie wenn nötig / möglich ein Update auf die aktuellste Version der Software aus oder wechseln Sie zu einer SEPA-fähigen Software. Unser Tipp: Stellen Sie jetzt zu attraktiven Konditionen auf unsere Zahlungsverkehrssoftware SFirm um. o Falls Sie SFirm bereits nutzen: Verfügen Sie über die Version 2.5 oder höher? 5/10

6 Geschäftskorrespondenz / Kommunikation Stellen Sie Ihre Geschäftskorrespondenz auf SEPA-Anforderungen um Ergänzen Sie Ihre Verträge ggf. um das SEPA-Mandat. In der Übergangszeit (2013 bis 01/2014) können Sie auch ein Kombimandat für altes und neues Lastschriftverfahren nutzen. Ergänzen Sie Ihre Rechnungen um IBAN und BIC, ggf. auch um Vorabinformationen zum Lastschrifteinzug. Ergänzen Sie Ihre IBAN / BIC in folgenden Bereichen: o Mahnungen o Schriftverkehr mit Kontodatenbezug Sofern Sie Zahlscheine / Überweisungsvordrucke an Ihre Kunden versenden, sind diese durch SEPA-Vordrucke auszutauschen. Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner sowie Mitarbeiter und Dienstleister rechtzeitig über Änderungen. Folgende Bereiche können betroffen sein: o Rechnungsstellung o Buchhaltung o Nachforschung / Reklamation o Treasury o Vertrieb / Einkauf o Kundenservice o Personalabteilung o Rechtsabteilung o Externe Dienstleister o Informationstechnologie SEPA-Überweisung Elektronische SEPA-Zahlungen sind im XML-Format zu erstellen. Das DTA-Format darf ab nicht mehr verarbeitet werden. SEPA-Überweisungen können nicht mehr per Datenträger (Diskette, CD) beauftragt werden (Abschaltung 22. Mai 2013). Vereinbaren Sie ggf. einen Online-Banking-Zugang. Prüfen Sie die korrekte Kennzeichnung der Überweisungen (Purpose-Codes = bisherige Textschlüssel). In den SEPA-Zahlungen sind die Verwendungszweck-Angaben auf 140 Zeichen begrenzt. Passen Sie Ihre Verwendungszwecke entsprechend an. Bestehende Daueraufträge werden von der Sparkasse im vierten Quartal 2013 automatisch auf SEPA umgestellt. Wir kontaktieren Sie nur, wenn wir IBAN / BIC der Zahlungsempfänger nicht eindeutig ermitteln konnten. 6/10

7 SEPA-Lastschrift allgemein Elektronische SEPA-Zahlungen sind im XML-Format zu erstellen. Das DTA-Format darf ab nicht mehr verarbeitet werden. SEPA-Lastschriften können nicht mehr per Datenträger (Diskette, CD) beauftragt werden (Abschaltung 22. Mai 2013). Vereinbaren Sie ggf. einen Online-Banking-Zugang. Dauerlastschriften durch SEPA-Basis-Lastschriftverfahren ersetzen Ihre bei uns hinterlegten Dauerlastschriften dürfen wir mit der Umstellung auf SEPA nicht mehr für Sie ausführen. Im Oktober 2013 schicken wir Ihnen eine Aufstellung Ihrer Dauerlastschriften zu. Entscheiden Sie, ob Sie die SEPA-Basis- und/oder die SEPA-Firmen-Lastschrift nutzen möchten. SEPA-Basis-Lastschrift (vergleichbar mit der Einzugsermächtigungs-Lastschrift) SEPA-Firmenlastschrift (vergleichbar mit der Abbuchungsauftrag-Lastschrift) o Diese dürfen allerdings nicht mit Verbauchern vereinbart werden! Schließen Sie entsprechend die Inkassovereinbarung(en) für SEPA-Basis-Lastschrift und/oder SEPA-Firmenlastschrift mit der Sparkasse ab. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID online bei der Bundesbank ( und hinterlegen diese in den Stammdaten. Jedes rechtlich eigenständige Unternehmen benötigt eine eigene Gläubiger-ID. Prüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe auf erforderliche Änderungen bzgl. der SEPA-Basis-Lastschrift bzw. SEPA-Firmenlastschrift. Organisieren Sie Ihre Mandatsverwaltung Legen Sie die Systematik zur Vergabe der Mandatsreferenz fest. o Die Mandatsreferenz ist in die mit den Zahlungspflichtigen abzuschließenden Mandate aufzunehmen. o Die Mandatsreferenz muss einem Zahlungspflichtigen eindeutig zuzuordnen sein. Empfehlung: Kundennummer / Mitgliedsnummer / Kassenzeichen Archivieren Sie die Mandate im Original. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Anforderungen durch den Zahlungspflichtigen, die Mandate vorlegen können. Stellen Sie die laufende Pflege der Mandatsdaten sicher o Letzte Nutzung o Status (gültig, widerrufen, etc.) Bewahren Sie erloschene Mandate noch 14 Monate nach Einzug der letzten Lastschrift im Original auf. Mandate erlöschen, wenn sie 36 Monate lang nicht genutzt werden. Kundenverträge Nutzen Sie die gesetzlichen Mandatstexte der SEPA-Lastschriftsmandate. o Vordrucke unter Stellen Sie die fristgerechte Erstellung und den Versand der Vorabinformation sicher. Soweit Sie nichts anderes vereinbart haben, ist der Zahlungspflichtige mindestens 14 Tage vor Einzug einer Lastschrift schriftlich zu informieren. Sie können zum Beispiel in einer (Jahres-) Rechnung oder per informieren. In Ihren AGB oder im Mandat können Sie auch eine kürzere Informationsfrist vereinbaren. Die Information muss den Zahlungspflichtigen vor der Belastungsbuchung erreichen. In den SEPA-Zahlungen sind die Verwendungszweck-Angaben auf 140 Zeichen begrenzt. Passen Sie Ihre Verwendungszwecke entsprechend an. 7/10

8 SEPA-Basis-Lastschrift (Core SEPA Direct Debit) Rechtswirksam erteilte Einzugsermächtigungen können in SEPA-Basis-Lastschriftsmandate umgewandelt werden. Beachten Sie hierbei bitte folgende Hinweise: Überprüfen Sie, ob für jeden bisherigen Lastschriftzahler eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegt. Sollte diese nicht vorliegen, kann der Zahlungspflichtige die SEPA-Basis-Lastschrift 13 Monate zurückgeben! Empfehlung: Holen Sie fehlende Mandate schriftlich ein. Benachrichtigen Sie Ihre Kunden über die Umstellung zur SEPA-Lastschrift. Teilen Sie Ihre Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz sowie den Umstellungszeitpunkt mit. Die Benachrichtigung kann über ein Anschreiben z. B. Rechnung, oder über den Verwendungszweck der letzten Einzugsermächtigungslastschrift erfolgen. Das Datum der Benachrichtigung wird als Ausstellungsdatum des Mandats verwendet. Sofern Sie von Ihrem Kunden bereits ein Kombimandat vorliegen haben, müssen Sie nur noch den Umstellungszeitpunkt mitteilen. Sie müssen jede Lastschrift mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Bei der Weiterleitung der Basis-Lastschriften müssen Sie folgende Einreichungsfristen beachten: Lastschriften können derzeit generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit zum Einzug eingereicht werden. Erst- und Einmallastschriften müssen bei der Sparkasse spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit (bis Uhr) eingereicht werden. Folgelastschriften spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit (bis Uhr). Der Zahlungspflichtige hat bei autorisierten Lastschriften (gültiges Mandat liegt vor) ein Rückgaberecht (Erstattungsanspruch) von 8 Wochen nach Buchung. Unautorisierte Lastschriften (es kann kein gültiges Mandat vorgelegt werden) können bis zu 13 Monate nach Buchung zurückgegeben werden. SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B SEPA Direct Debit) Die SEPA-Firmen-Lastschrift darf nicht mit Verbrauchern vereinbart werden! Entscheidend kann hier auch sein, ob der Zahlungspflichtige sein Bankkonto als Verbraucherkonto oder als Geschäftskonto führt. Definition Verbraucher: Natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu einem Zweck abschließt, der weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden kann ( 13 BGB). Einholung neuer Mandate Bestehende Abbuchungsaufträge können Sie nicht in SEPA-Firmen-Lastschriften umwandeln. Die Erteilung des Mandats muss durch den Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Institut vor Einlösung der ersten Lastschrift bestätigt werden. Sie müssen jede Lastschrift mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Bei der Weiterleitung der Firmen-Lastschriften müssen Sie folgende Einreichungsfristen beachten: Lastschriften können derzeit generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit zum Einzug eingereicht werden. Erst-, Einmal- und Folgelastschriften müssen bei der Sparkasse spätestens 2 Geschäftstage vor Fälligkeit (bis Uhr) eingereicht werden. Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren wird nicht von allen Banken angeboten. Die Liste der teilnehmenden Institute finden Sie unter epc.cbnet.info/content/adherence_database Auswahl: B2B SEPA Direct Debit 8/10

9 Weitere Informationen finden Sie u.a. auch auf den Seiten: Für Fragen stehen Ihnen unsere SEPA-Experten gerne zur Verfügung. Hans-Jürgen Tenner Thomas Irtenkauf - Zahlungsverkehr - - Electronic Banking - Tel.: Tel.: hans-juergen.tenner@sparkasse-straelen.de thomas.irtenkauf@sparkasse-straelen.de 9/10

10 S Sparkasse der Stadt Straelen GUT für Straelen Telefon: Telefax: Internet: 10/10