Bei der SEPA-Basislastschrift können Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger "Verbraucher" und/oder "Nichtverbraucher" sein!

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1 Aufgabenliste für Kunden der Volksbank Bad Münder eg zur Nutzung der SEPA-Basislastschrift (bisher Lastschrift mit Einzugsermächtigung) Neu: - SEPA Direct Debit Core - Der nachfolgende Ablauf gibt einen Überblick zur Anwendung von SEPA-Basislastschrifteinzügen. Es zeigt sich ein umfangreicher Umstellungsaufwand. Daher empfehlen wir Ihnen, mit der Umstellung rechtzeitig zu beginnen. Während der Umstellungsphase kann das bisherige Einzugsermächtigungsverfahren weiter verwandt werden jedoch nur bis zum 31. Januar Spätestens am 1. Februar 2014 muss das neue SEPA-Basislastschriftverfahren zur Anwendung kommen. (Generell sollten Sie künftig Ihre Bankverbindung auf Ihren Rechnungen, relevanten Formularen, Zahlscheinen etc. zusätzlich mit IBAN und BIC angeben.) Sie benötigen eine eigene Gläubigeridentifikationsnummer (Creditor Identifier / CI)! Die Beantragung nehmen Sie über die Deutsche Bundesbank " vor. Bitte teilen Sie uns, Ihrer Hausbank, die Gläubiger-ID mit. Sie treffen mit uns eine neue Lastschriftinkassovereinbarung "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften". Dies ist die rechtliche Voraussetzung für SEPA-Lastschrifteinzüge zwischen Ihnen und uns. Bei der SEPA-Basislastschrift können Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger "Verbraucher" und/oder "Nichtverbraucher" sein! Sie benötigen IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen! Die Verwendung von IBAN und BIC sind im SEPA-Zahlungsverkehr zwingend notwendig. - Lassen Sie sich IBAN und BIC von Ihren Kunden geben. - Ist Ihr Kunde gleichzeitig Kunde der Volksbank Bad Münder eg und ist Ihnen die bisherige Kontonummer bereits bekannt, können Sie über unsere Internetseite " -->"Firmenkunden" -->"Zahlungsverkehr" -->"SEPA" -->"Zum IBAN-Rechner" die IBAN ermitteln. - Ist Ihr Kunde bei einem anderen Institut und ist Ihnen die bisherige Kontonummer bereits bekannt, besteht die Möglichkeit, über unsere Internetseite " -->"Firmenkunden" -->"Zahlungsverkehr" -->"SEPA" -->"Zum IBAN-Konverter" mit dem Download der kostenlosen Software die IBAN zu ermitteln. Für die Installation des Konverters benötigen Sie ein Kennwort. Dieses können Sie an gleicher Stelle unter -->"Kennwort anfragen" von uns abfordern. Bitte legen Sie die "Mandatsreferenz" Ihres Kunden (Zahlungspflichtigen) fest. Jedes Mandat muss mit einer von Ihnen frei wählbaren, max. 35-stelligen, alphanumerischen Mandatsreferenz versehen werden. Das kann die von Ihnen bereits angewendete Kunden-Nummer, Vertrags-Nummer, Mitglieds-Nummer etc. sein. In Verbindung von Gläubigeridentifikations- und Mandatsreferenznummer kann jedes Mandat eindeutig zugeordnet werden. Sie benötigen ein "SEPA-Basislastschrift-Mandat" Ihres Kunden (Zahlungspflichtigen)! Dieses Mandat ersetzt die bisherige Einzugsermächtigung. Unter Anderem werden hierfür die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz benötigt. Bestehende Einzugsermächtigungen brauchen nicht ersetzt zu werden. Mit den per geänderten Sonderbedingungen für den Lastschriftverkehr wurden diese SEPA-fähig umgewandelt. Das Datum der umgewandelten SEPA-Basislastschriftmandate, also der Altmandate, ist individuell von Ihnen festzulegen. Es kann zwischen dem und fünf Tage vor Fälligkeit der ersten SEPA-Basislastschrift liegen. Das Datum eines SEPA-Lastschriftmandats ist Inhalt einer SEPA-Lastschrift. Der Fomularsatz ist zweiteilig: - Ausfertigung für den Zahlungsempfänger - Ausfertigung für den Zahlungspflichtigen Die Bank des Zahlungspflichtigen erhält keine Ausfertigung.

2 Sie benötigen eine SEPA-fähige Software, die das einheitliche SEPA-Datenformat auf XML-Basis verarbeiten kann! Sofern Sie das von uns angebotene Programm "VR-Networld" in der aktuellen Version verwenden, besteht für Sie derzeit kein Handlungsbedarf. Sofern Sie ein anderes Programm im Einsatz haben wenden Sie sich bitte an Ihren Software-Anbieter. Die Einreichung von SEPA-Lastschriften erfolgt ausschließlich elektronisch keine papierhaften Belege! Hinweis: Jeder Dateisatz darf nur einheitliche Lastschriften mit jeweils gleichen Fälligkeiten beinhalten. Ein vermischter Dateisatz wird abgewiesen. Informieren Sie Ihren Kunden (Zahlungspflichtigen) rechtzeitig über den erstmaligen SEPA-Lastschrifteinzug! "Pre-Notification" Bei erstmaliger Anwendung des SEPA-Basislastschrift-Verfahrens sind Sie verpflichtet, Ihrem Kunden, dem Zahlungspflichtigen, eine Vorabinformation bzw. die Pre-Notification zuzustellen. Diese Information muss 14 Tage vor Fälligkeit erfolgen, über individuelle Vereinbarungen sind andere Regelungen möglich. Bei Folgelastschriften entfällt die Pre-Notification. Bei geändertem Betrag und/oder Fälligkeitsrhythmus ist wiederum eine Pre-Notifikation notwendig. Inhalt der Pre-Notifikation (Vorabinformation bei erstmaligem SEPA-Lastschrifteinzug). Wechsel des Verfahrens, Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers, Mandatsreferenz des Zahlungspflichtigen, Datum und Höhe des ersten Lastschrifteinzuges unter SEPA. (Wird ohnehin eine Rechnung erstellt, kann diese SEPA-fähig ergänzt werden.) Unterscheiden Sie Ihre Lastschrifteinreichungen nach Erstmaliger-, Folge- oder Einmal-Lastschrift. Diese Kennzeichnung ist gemäß den Lastschriftbedingungen im jeweiligen Zahlungsverkehrsprogramm erforderlich. (Eine erstmalige Lastschrift wird im weiteren Verlauf zu einer Folgelastschrift.) Reichen Sie die Ihre SEPA-Basislastschrift-Einzüge rechtzeitig ein: - Frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeitstermin - Spätestens 4 bzw. 7 Geschäftstage von Lastschriftfälligkeit Reichen Sie die SEPA-Basislastschriften frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeitstermin ein, jedoch spätestens 7 Geschäftstage vor Lastschriftfälligkeit bei Erst- und Einmallastschriften und spätestens 4 Geschäftstage vor Lastschriftfälligkeit bei Folgelastschriften. Der Einzug der fälligen Beträge erfolgt dann zu den von Ihnen angegebenen Fälligkeitsterminen. Liegt uns die Zahlungsverkehrsdatei erst später vor, müssen wir die Zahlungen zurückweisen. Die Buchungen der Lastschriften auf der Zahler- und auf der Empfängerseite erfolgen gleichzeitig am Fälligkeitstag mit Wertstellung der Fälligkeit. Am vorgegebenen Fälligkeitstag erhält der Lastschrifteinreicher seine Gutschrift. Gleichzeitig wird der Zahler belastet. Die Buchungen erfolgen auf beiden Seiten mit Wertstellung der Fälligkeit. Widerspruchsfrist des Zahlungspflichtigen bei der SEPA-Basislastschrift Innerhalb von 8 Wochen seit Belastung (gilt seit dem auch für Lastschriften im Einzugsermächtigungsverfahren). Innerhalb von 13 Monaten bei "nicht autorisierten" Lastschriften. z.b. - Es gibt kein Mandat / Einzugsermächtigung - Dem Mandat oder der Einzugsermächtigung wurde vor der Belastung widersprochen. Achtung: Nachweis muss erbracht werden Nach 13 Monaten gibt es keine Rückgabemöglichkeit mehr. Die Gültigkeit der Mandate ist zu überwachen! Wird ein erteiltes Lastschriftmandat länger als 36 Monate nicht genutzt, so ist das Mandat verfallen und es muss ein neues gestellt werden. Bei grenzüberschreitenden Zahlungen sind die Meldepflichten gem. Außenwirtschaftsgesetz zu beachten! Auch SEPA-Lastschriften ab einem Betrag von EUR unterliegen ggf. der Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung (AWV), die Meldung erfolgt für meldepflichtige Zahlungen per Vordruck Z4. Bei Nachfragen wenden Sie sich bitte an die kostenlose Hotline der Deutschen Bundesbank:

3 Aufgabenliste Aktivität SEPA-Basislastschrift (..) evtl Aktivitäten SEPA-Verantwortlichen festgelegt Empfohlen wurde festgelegt muss noch festgelegt werden Erledigt am: Beantragung einer Gläubigeridentifikationsnummer bei der Deutschen liegt vor Bundesbank muss noch beantragt werden Erledigt am: Abschluss einer Inkassovereinbarung mit der Hausbank muss noch abgeschlossen werden erledigt Erledigt am: Überprüfung der Zahlungssoftware und der Finanzbuchhaltung auf SE- erledigt PA-Fähigkeit wird angepasst Erledigt am: Einholung eines SEPA-Basislastschriftmandates bei Neugeschäft unter SEPA / Bestehende Einzugsermächtigungen brauchen nicht ersetzt werden. (evtl. Kombi-Mandat) Erstellung einer eindeutigen Mandatsreferenznummer (max. 35stellig alphanumerisch) Besorgung IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen (falls nicht im Mandat aufgeführt) Information über Lastschrifteinzug an den Zahlungspflichten (spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit) Beachtung der Dateieinlieferungszeiten für SEPA-Lastschriften (zur Einhaltung des Fälligkeitstermins) Überwachung der Mandatsgültigkeit nach letzter Lastschriftnutzung (36 Monate) Organisation der Aufbewahrung der Originalmandate Erstellung Meldung nach Außenwirtschaftsgesetz (AWV) ab ,-- per Vordruck Z4 erledigt liegt vor Wichtig: Kopie des Mandats liegt der Bank des Zahlungspflichtigen vor! Erledigt am: bereits erstellt muss noch erstellt werden Erledigt am: bekannt wird angefordert Erledigt am: ist individuell vereinbart generell: frühestens 14 Tage vor Fälligkeit Erst- und Einmallastschriften spätestens 7 Bankarbeitstage Erledigt am: Folgelastschriften spätestens 4 Bankarbeitstage innerhalb der Gültigkeit muss neu ausgetauscht werden Erledigt am: ggf. notwendig Einzug ist nicht melderelevant Meldung erfolgt automatisch Erledigt am: Meldung muss noch vorgenommen werden

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5 Aufgabenliste für Kunden der Volksbank Bad Münder eg zur Nutzung der SEPA-Firmenlastschrift (bisher Lastschrift mit Abbuchungsauftrag) Neu: - SEPA Direct Debit B2B - Der nachfolgende Ablauf gibt einen Überblick zur Anwendung von SEPA-Firmenlastschrifteinzügen. Es zeigt sich ein umfangreicher Umstellungsaufwand. Daher empfehlen wir Ihnen, mit der Umstellung rechtzeitig zu beginnen. Während der Umstellungsphase kann das bisherige Abbuchungsverfahren weiter verwandt werden jedoch nur bis zum 31. Januar Spätestens am 1. Februar 2014 muss das neue SEPA-Firmenlastschriftverfahren zur Anwendung kommen. (Generell sollten Sie künftig Ihre Bankverbindung auf Ihren Rechnungen, relevanten Formularen, Zahlscheinen etc. zusätzlich mit IBAN und BIC angeben.) Sie benötigen eine eigene Gläubigeridentifikationsnummer (Creditor Identifier / CI)! Die Beantragung nehmen Sie über die Deutsche Bundesbank vor. Bitte teilen Sie uns, Ihrer Hausbank, die Gläubiger-ID mit. Sie treffen mit uns eine neue Lastschriftinkassovereinbarung Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften. Dies ist die rechtliche Voraussetzung für SEPA-Lastschrifteinzüge zwischen Ihnen und uns. Bei der SEPA-Firmenlastschrift müssen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger Nichtverbraucher sein! Ist der Zahlungspflichtige ein Verbraucher, so kann die SEPA-Firmenlastschrift nicht angewandt werden. Für solche Fälle ist die SEPA-Basislastschrift vorgesehen. Sie benötigen IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen! Die Verwendung von IBAN und BIC sind im SEPA-Zahlungsverkehr zwingend notwendig. - Lassen Sie sich IBAN und BIC von Ihren Kunden geben. - Ist Ihr Kunde gleichzeitig Kunde der Volksbank Bad Münder eg und ist Ihnen die bisherige Kontonummer bereits bekannt, können Sie über unsere Internetseite " -->"Firmenkunden" -->"Zahlungsverkehr" -->"SEPA" -->"Zum IBAN-Rechner" die IBAN ermitteln. - Ist Ihr Kunde bei einem anderen Institut und ist Ihnen die bisherige Kontonummer bereits bekannt, besteht die Möglichkeit, über unsere Internetseite " -->"Firmenkunden" -->"Zahlungsverkehr" -->"SEPA" -->"Zum IBAN-Konverter" mit dem Download der kostenlosen Software die IBAN zu ermitteln. Für die Installation des Konverters benötigen Sie ein Kennwort. Dieses können Sie an gleicher Stelle unter -->"Kennwort anfragen" von uns abfordern. Bitte legen Sie die Mandatsreferenz Ihres Kunden (Zahlungspflichtigen) fest! Jedes Mandat muss mit einer von Ihnen frei wählbaren, max. 35-stelligen, alphanumerischen Mandatsreferenz versehen werden. Das kann die von Ihnen bereits angewendete Kunden-Nummer, Vertrags-Nummer, Mitglieds-Nummer etc. sein. In Verbindung von Gläubigeridentifikations- und Mandatsreferenznummer kann jedes Mandat eindeutig zugeordnet werden. Sie benötigen ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Ihres Kunden (Zahlungspflichtigen)! Hierfür werden u.a. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz benötigt. Dieses Mandat ersetzt den bisherigen Abbuchungsauftrag. Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht umgewandelt werden. Der Formularsatz ist dreiteilig: - Ausfertigung für den Zahlungsempfänger - Ausfertigung für den Zahlungspflichtigen - Ausfertigung für die Bank des Zahlungspflichtigen. (Muss vor dem SEPA-Lastschrifteinzug dort vorliegen) Die Hausbank des Zahlungspflichtigen benötigt von dem SEPA-Firmenlastschrift-Mandat die Ausfertigung für die Bank des Zahlungspflichtigen und zwar vor der Einlösung der SEPA-Firmen-Lastschrift! Liegt der Hausbank des Zahlungspflichtigen das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat nicht vor, so kann die SEPA-Lastschrift nicht eingelöst werden.

6 Sie benötigen eine SEPA-fähige Software, die das einheitliche SEPA-Datenformat auf XML-Basis verarbeiten kann! Sofern Sie das von uns angebotene Programm VR-NetWorld in der aktuellen Version verwenden, besteht für Sie derzeit kein Handlungsbedarf. Sofern Sie ein anderes Programm im Einsatz haben wenden Sie sich bitte an Ihren Software-Anbieter. Die Einreichung von SEPA-Lastschriften erfolgt ausschließlich elektronisch keine papierhaften Belege! Hinweis: Jeder Dateisatz darf nur einheitliche Lastschriften mit jeweils gleichen Fälligkeiten beinhalten. Ein vermischter Dateisatz wird abgewiesen. Informieren Sie Ihren Kunden (Zahlungspflichtigen) rechtzeitig über den erstmaligen SEPA-Lastschrifteinzug! Pre-Notification Bei erstmaliger Anwendung des SEPA-Firmenlastschrift-Verfahrens sind Sie verpflichtet, Ihrem Kunden, dem Zahlungspflichtigen, eine Vorabinformation bzw. die Pre-Notification zuzustellen. Diese Information muss 14 Tage vor Fälligkeit erfolgen, über individuelle Vereinbarungen sind andere Regelungen möglich. Bei Folgelastschriften entfällt die Pre-Notification. Bei geändertem Betrag und/oder Fälligkeitsrhythmus ist wiederum eine Pre-Notifikation notwendig. Inhalt der Pre-Notifikation (Vorabinformation bei erstmaligem SEPA-Lastschrifteinzug). Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers, Mandatsreferenz des Zahlungspflichtigen, Datum und Höhe des ersten Lastschrifteinzuges unter SEPA. (Wird ohnehin eine Rechnung erstellt, kann diese SEPA-fähig ergänzt werden.) Unterscheiden Sie Ihre Lastschrifteinreichungen nach Erstmaliger-, Folge- oder Einmal-Lastschrift. Diese Kennzeichnung ist gemäß den Lastschriftbedingungen erforderlich. (Eine erstmalige Lastschrift wird im weiteren Verlauf zu einer Folgelastschrift.) Reichen Sie die Ihre SEPA-Firmenlastschrift-Einzüge rechtzeitig ein: - Frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeitstermin - Spätestens 3 Geschäftstage von Lastschriftfälligkeit Reichen Sie die SEPA-Firmenlastschriften frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeitstermin ein, jedoch spätestens 3 Geschäftstage vor Lastschriftfälligkeit. Der Einzug der fälligen Beträge erfolgt dann zu den von Ihnen angegebenen Fälligkeitsterminen. Liegt uns die Zahlungsverkehrsdatei erst später vor, müssen wir die Zahlungen zurückweisen. Die Buchungen der Lastschriften auf der Zahler- und auf der Empfängerseite erfolgen gleichzeitig zum Fälligkeitstag mit Wertstellung der Fälligkeit. Am vorgegebenen Fälligkeitstag erhält der Lastschrifteinreicher seine Gutschrift. Gleichzeitig wird der Zahler belastet. Die Buchungen erfolgen auf beiden Seiten mit Wertstellung der Fälligkeit. Keine Rückgabemöglichkeit für den Zahlungspflichtigen bei der SEPA-Firmenlastschrift Gem. Sonderbedingungen für den Lastschriftverkehr kann der Zahlungspflichtige einer SEPA-Firmenlastschrift bei einer autorisierten Zahlung keine Erstattung/Rückbuchung des seinem Konto belasteten Lastschriftbetrages verlangen. Die Gültigkeit der Mandate ist zu überwachen! Wird ein erteiltes Lastschriftmandat länger als 36 Monate nicht genutzt, so ist das Mandat verfallen und es muss ein neues gestellt werden. Bei grenzüberschreitenden Zahlungen sind die Meldepflichten gem. Außenwirtschaftsgesetz zu beachten! Auch SEPA-Lastschriften ab einem Betrag von EUR unterliegen ggf. der Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung (AWV), die Meldung erfolgt für meldepflichtige Zahlungen per Vordruck Z4. Bei Nachfragen wenden Sie sich bitte an die kostenlose Hotline der Deutschen Bundesbank:

7 Aufgabenliste Aktivität SEPA-Firmenlastschrift (..) evtl Aktivitäten SEPA-Verantwortlichen festgelegt Empfohlen wurde festgelegt muss noch festgelegt werden Erledigt am: Beantragung einer Gläubigeridentifikations-nummer bei der Deutschen liegt vor Bundesbank muss noch beantragt werden Erledigt am: Abschluß einer Inkassovereinbarung mit der Hausbank muss noch abgeschlossen werden erledigt Erledigt am: Überprüfung der Zahlungssoftware und der Finanzbuchhaltung auf erledigt SEPA-Fähigkeit wird angepasst Erledigt am: Austausch eines SEPA-Firmenlastschriftmandates mit dem Zahlungspflichtigen Erstellung einer eindeutigen Mandatsreferenznummer (max. 35stellig alphanumerisch) Besorgung IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen (falls nicht im Mandat aufgeführt) Information über Lastschrifteinzug an den Zahlungspflichten (spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit) erledigt liegt vor Wichtig: Kopie des Mandats liegt der Bank des Zahlungspflichtigen vor! Erledigt am: bereits erstellt muss noch erstellt werden Erledigt am: bekannt wird angefordert Erledigt am: ist individuell vereinbart Beachtung der Dateieinlieferungszeiten für SEPA-Lastschriften frühestens 14 Tage vor Fälligkeit generell: (zur Einhaltung des Fälligkeitstermins) Erst-, Einmal- und Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage Überwachung der Mandatsgültigkeit nach letzter Lastschriftnutzung (36 Monate) Organistion der Aufgewahrung der Originalmandate Erstellung Meldung nach Außenwirtschaftsgesetz (AWV) ab ,-- per Vordruck Z4 Erledigt am: innerhalb der Gültigkeit muss neu ausgetauscht werden Erledigt am: ggf. notwendig Einzug ist nicht melderelevant Meldung erfolgt automatisch Erledigt am: Meldung muss noch vorgenommen werden