Die Umstellung auf SEPA ist allerdings ein guter Zeitpunkt, um auf den Lastschrifteinzug zu wechseln.

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1 Welcher Handlungsbedarf besteht bei Vereinen? Zieht Ihr Verein Beiträge bereits per Lastschrift (DTA-Verfahren) ein? NEIN Kein Handlungsbedarf (Barzahlung oder Überweisung durch die Mitglieder). Die Umstellung auf SEPA ist allerdings ein guter Zeitpunkt, um auf den Lastschrifteinzug zu wechseln. JA Dann müssen die DTA-Lastschriften spätestens zum auf SEPA-Lastschriften umgestellt werden! Was muss berücksichtigt werden? Für die Verwendung von SEPA-Lastschriften benötigen Sie eine Gläubiger-ID Für die Vergabe dieser Gläubiger-ID ist in Deutschland die Deutsche Bundesbank zuständig. i n f v r - b a n k - f n. d e Seite 1

2 die Vergabe erfolgt über das Internet: Die von der Deutschen Bundesbank zur Verfügung gestellte Gläubiger- Identifikationsnummer ist Ihrer Volks- oder Raiffeisenbank mitzuteilen, da diese dort hinterlegt sein muss. Des Weiteren ist die Gläubiger-Identifikationsnummer in der von Ihnen genutzten Vereinsverwaltungs- bzw. Zahlungsverkehrssoftware einzupflegen (nachfolgendes Bild auf Seite 3 verdeutlicht die Hinterlegung in der bei jeder Volks- und Raiffeisenbank erhältlichen VR-NetWorld-Software). i n f v r - b a n k - f n. d e Seite 2

3 Die Gläubiger-Identifikationsnummer liegt vor was folgt nun? Grundsätzlich benötigt der Lastschrift-Einreicher (Verein) vom Bezogenen (Mitglied) ein SEPA-Lastschriftmandat Vergabe einer Mandatsreferenz (z. B. Mitglieder-Nummer max. 35-stellig) je SEPA-Lastschrift-Mandat Am ist die Umdeutungslösung in Kraft getreten, die es Inhabern von Einzugsermächtigungen ermöglicht, diese mittels einfacher Mitteilung an den Bezogenen (Mitglied) in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat umzuwandeln Wichtig ist, dass nur gültige Einzugsermächtigungen (EZE) in SEPA-Mandate umgewandelt werden können. Daher ist es erforderlich, den Datenbestand an EZE s zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren bzw. ein neues Mandat einzuholen (gültig ist eine EZE nur in Schriftform mit der Unterschrift des Mitglieds) Sofern Sie von der Umdeutungslösung Gebrauch machen möchten, sind Ihre Mitglieder in geeigneter Form - z. B. mittels Anschreiben - über folgende Punkte zu informieren: Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Umstellungstermin Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren beinhalten! i n f v r - b a n k - f n. d e Seite 3

4 Wie nutzt man die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig? Wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen und in gleicher Höhe eingezogen werden, kann mit dem Anschreiben auch die Verpflichtung der Vorabinformation erfüllt werden. Alle Mitglieder, von denen eine gültige EZE vorliegt, werden in geeigneter Form - z. B. ergänzend zu einer ohnehin erfolgenden Kommunikation (Einladung zur Jahreshauptversammlung, Mitgliederzeitung, ) - darüber informiert, dass Ab einem bestimmten Termin der Einzug von Lastschriften auf das SEPA- Verfahren umgestellt wird Von der Umdeutungslösung Gebrauch gemacht wird Die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins wie folgt lautet Die Mandatsreferenz wie folgt lautet (z. B. Mitglieds-Nummer) Welche Beträge (Mitgliedsbeiträge, sonstige Leistungen) in welcher Höhe eingezogen werden Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Vereins an das Mitglied über den anstehenden Einzug des Mitgliedsbeitrages Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Kontodeckung sorgen Die Vorabankündigung kann auch separat per: Brief, Vertrag, Rechnung SMS, Telefon, , Fax, Mitglieder-Zeitschrift Einladung zur Jahreshauptversammlung Aushang im Vereinsschaukasten / am schwarzen Brett erfolgen Mandatsverwaltung / Mandatserstellung / Einzug der fälligen Aufträge Unsere VR-NetWorld-Software - im Übrigen natürlich auch Profi cash und Geno cash - unterstützt Sie nach den bislang getätigten Vorarbeiten: aktiv bei der Konvertierung bestehender Mitgliedsdaten (Kontonummer / Bankleitzahl) in IBAN / BIC bei der Erstellung von Mandaten aus bestehenden Lastschriften beim Druck/Versand der Mandate an das Mitglied zum Einholen eines Mandats beim Druck/Versand der Mandatsinformationen im Rahmen der Umdeutung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis-Lastschriftmandat bei der automatischen Anpassung der Lastschriftsequenz ( erstmalig zu wiederkehrend ) i n f v r - b a n k - f n. d e Seite 4

5 ACHTUNG! Wenn die Satzung Ihres Vereins vorsieht, dass Bankaktivitäten (Zahlungen / Einzüge) nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen (z. B. durch zwei Unterschriften auf dem Disketten-Begleitzettel), dann sollten Sie berücksichtigen, dass die Einreichung von Datenträgern in Zukunft nicht mehr möglich ist. Verschiedene Software-Produkte bieten das 4-Augen-Prinzip für die Verarbeitung von Zahlungsaufträgen nicht an (z. B. VR-NetWorld-Software). Lösung 1: Nutzung von Profi cash mit HBCI Lösung 2 Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung Ein Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug (Achtung bei etwaiger Beitragsbefreiung!) i n f v r - b a n k - f n. d e Seite 5