SEPA-Checkliste für Unternehmen

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1 SEPA-Checkliste für Unternehmen Aufgrund gesetzlicher Vorgaben der EU lösen die SEPA-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften mit Nutzung der internationalen Kontonummer IBAN und der internationalen Bankleitzahl BIC am 1. Februar 2014 die heutigen nationalen Verfahren mit Kontonummer und Bankleitzahl ab. Sie als Firmenkunde müssen ab 1. Februar 2014 die neuen SEPA-Zahlverfahren anwenden Damit Ihr Unternehmen fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Check- und Arbeitsliste entwickelt. Für Fragen stehen Ihnen die Berater der Waldecker Bank gern zur Verfügung und unterstützen Sie. Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Internetseite: 1. Allgemeine Checkliste: Haben Sie eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) für Ihre Unternehmen? noch nicht ist vorhanden o Name:. . Telefon:.. Haben Sie Ihre Rechnungsformulare bereits um IBAN und BIC ergänzt? ** ** Bitte passen Sie Ihre Rechnungsformulare an. IBAN und BIC Ihres Kontos finden Sie auf Ihren Kontoauszügen und Ihrer Girocard. Wie wickeln Sie Ihren Zahlungsverkehr ab? Mit welcher Software? Über Homepage der Waldecker Bank Software:. Ist Ihre Electronic-Banking-Software SEPA-fähig? Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr? Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA, DTAZV) möglich? Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Unternehmens möglich? Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung? Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Erkundigen Sie sich beim Hersteller oder Lieferanten Ihrer Electronic-Banking- /Buchhaltungs-Software nach dem Zeitpunkt, wann Sie SEPA-Zahlungen durchführen können. Aktuelle Versionen sind in der Regel SEPA-fähig. Die Waldecker Bank unterstützt die neuen SEPA-Verfahren mit ihrer technischen Infrastruktur bereits seit 2008 (z.b. VR-Networld Software, Star Money, GENO Cash sind SEPA-fähig).

2 Reichen Sie Ihre Überweisungen per Datenträger (Diskette o.ä.) ein? ** ** Einreichungen von Datenträgern sind ab dem nicht mehr möglich. Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten bekannt? alle vorhanden sind teilweise vorhanden müssen noch einholt werden Gern stellen wir Ihnen auch einen sogenannten IBAN-Konverter kostenlos zur Verfügung. Besuchen Sie und sprechen Sie uns zum Erhalt des Nutzungspasswortes an. Übrigens: Die Zahlungsverkehrsprodukte der Waldecker Bank eg unterstützen die automatische Konvertierung von Kto-Nr. und Bankleitzahl in IBAN und BIC. 2. Allgemeine Checkliste für die Nutzung von SEPA-Lastschriften: Ziehen Sie Lastschriften ein? Hinweise: Schecks können Sie weiterhin im Zahlungsverkehr nutzen. Diese sind bis auf weiteres von der SEPA-Umstellung nicht betroffen. Gleiches gilt für EC-Karten-Terminals. Haben Sie für die SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA-Basis-Lastschrift und SEPA-Firmenlastschrift) mit uns eine neue Lastschriftinkassovereinbarung geschlossen? bereits neu abgeschlossen o erledigt Sofern noch nicht geschehen, schließen Sie eine neue Lastschriftinkassovereinbarung für den Einzug von SEPA-Lastschriften mit Ihrer Waldecker Bank ab. Nur dann sind Lastschrifteinzüge auf SEPA-Basis möglich. Haben Sie bereits Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer? ist noch nicht beantragt / wird zeitnah erledigt ist bereits beantragt, sie lautet.. (pdf-datei der Deutschen Bundesbank weiterleiten) soll durch die Waldecker Bank beantragt werden Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank: Bitte reichen Sie uns eine Ausfertigung der Gläubiger ID als Ausdruck oder PDF ein. Künftig ist eine Bearbeitung ohne Gläubiger-ID nicht mehr möglich.

3 Haben Sie eindeutige Mandatsreferenzen für die Zahlungspflichtigen festgelegt? noch nicht o erfolgt am:, wie folgt:.. Legen Sie eindeutige Mandatsreferenzen für die Zahlungspflichtigen fest (max. 35 alphanumerische Stellen). Mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig gekennzeichnet. Jeder, der einen Betrag per Lastschrift zahlen möchte, muss zuvor ein entsprechendes Lastschriftmandat unterschreiben. Vor einem Lastschrifteinzug müssen die Zahlungsempfänger die Zahlungspflichtigen informieren. Folgende Daten müssen Sie diesen in einer Vorabinformation (Pre-Notifikation) mitteilen: - Hinweis auf die Vorabankündigung - Gläubiger-Identifikationsnummer (CI) - Mandatsreferenz - Belastungsbetrag - Belastungstermin Ziehen Sie Lastschriften im Einzugsermächtigungsverfahren ein? Haben Sie für diese Lastschriften bereits Mandate? Liegen die Einzugsermächtigungen unterschrieben vor? nicht alle Sollen wir Ihnen Musteranschreiben ( Umdeutung ) bereitstellen? Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Zahlungspflichtigen eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung in ein SEPA-Basis- Lastschrift-Mandat zulässig. Voraussetzung hierfür ist u.a., dass Sie Ihre Kunden einmalig schriftlich informieren, dass Sie die gültigen vorliegenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Mandat nutzen werden. Folgende Angaben müssen im Umdeutungsschreiben enthalten sein: - Hinweis auf die Umdeutung - Umstellungstermin - Gläubiger-Identifikationsnummer - Mandatsreferenz Falls Sie keine gültige Einzugsermächtigung vorliegen haben, ist ein neues Mandat für das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren einzuholen. Wir stellen Ihnen gerne ein Mustermandat zur Verfügung.

4 Nutzen Sie das Abbuchungsauftrags-Verfahren? Privatkunden Firmenkunden Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei Einzugsermächtigungen möglich - umgedeutet werden. Es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Firmen-Lastschriftmandat einzuholen, spätestens am Bitte beachten Sie: Ist Ihr Zahlungspflichtiger ein Verbraucher, ist es nicht gestattet ein SEPA-Firmen- Lastschriftmandat mit ihm auszutauschen. Bitte prüfen Sie daraufhin Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge. Ist in Ihrer Buchhaltung die Verwaltung der Lastschriftmandate inkl. der gesetzlichen vorgeschriebenen Archivierung (z.b. beleghaft / mind. 13 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug) sichergestellt? Erkundigen Sie sich, wann mit Ihrer Electronic-Banking-Software, Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware oder über Ihren Dienstleister SEPA-Lastschriften mit den Besonderheiten der Mandatsverwaltung generiert werden können. Stellen Sie eine entsprechende Archivierung sicher Hinweis: Die Electronic-Banking-Produkte der Volksbanken und Raiffeisenbanken sind alle SEPA-fähig.

5 3. Wichtige Hinweise zur Durchführung von SEPA-Lastschriften: 1. Grundsätzlich ist dem Zahlungspflichtigen ein Lastschrifteinzug rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vorher - eine individuelle Vereinbarung ist möglich) in einer Vorabankündigung ( Pre-Notification ) mitzuteilen. Folgende Angaben sind Inhalt der Vorabankündigung (Pre-Notifikation): Hinweis auf die Vorabankündigung Gläubiger-Identifikationsnummer (CI) Mandatsreferenz Belastungsbetrag Belastungstermin Empfehlenswert ist auch hier die Angabe von IBAN und BIC des zu belastenden Kontos. Die Vorabankündigung muss erneuert werden, sobald sich der Zahlungsbetrag und/oder der Fälligkeitstermin ändern sollte. 2. Beachten Sie die Datei-Einlieferungszeit/Einreichungsfristen für SEPA-Basis- Lastschriften bei Ihrer Bank : Generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, bei uns sind bis zu 45 Kalendertage vor Fälligkeit möglich Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit Eillastschrift (nur national einsetzbar) spätestens 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. Die Eillastschrift ist ab November 2013 mit entsprechender Lastschriftinkassovereinbarung möglich In der Lastschriftinkassovereinbarung sind die genauen Einreichungsfristen und -zeiten aufgeführt 3. Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig 4. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. 5. Aufbewahrung der Original-Mandate: Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate ab dem letzten Einzug (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften) Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten 6. Gültigkeit der Lastschrift-Mandate: Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen Berater.