Checkliste für öffentliche Verwaltungen zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren

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1 Seit dem 1. Februar 2014 verändert SEPA, also der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, den bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland: Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro auch innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen. Im Hinblick auf den damit verbundenen Anpassungsbedarf in öffentlichen Verwaltungen ist es erforderlich, die Umsetzung der neuen SEPA-Zahlverfahren möglichst frühzeitig zu planen. Die vorliegende Checkliste soll Ihnen bei den notwendigen Umstellungsarbeiten helfen. Diese wurde für Sie auf Basis Ihrer Angaben beim Online-SEPA-Check zusammengestellt: Ihre Institution verwendet bei den Zahlverfahren Überweisungen und Lastschriften und reicht Lastschriften beleglos (online) ein. Wichtig: Die vorliegende Checkliste kann nur eine erste Orientierung für den mit der SEPA- Migration verbundenen Aufwand liefern. Bitte nutzen Sie weitere Informationen zur SEPA- Migration, etwa im Internet-Angebot Ihrer Förde Sparkasse. Oder vereinbaren Sie gleich einen Termin mit Ihrem Berater in der Förde Sparkasse, um alle Fragen zur bevorstehenden Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs zu klären. Bitte beachten Sie auch: Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht im SEPA- Lastschriftverfahren genutzt werden. Hier müssen Sie neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate einholen. Einzelheiten hierzu finden Sie im Abschnitt Umstellung auf die SEPA-Lastschrift organisieren. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 1 von 8

2 1. Organisation Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen. Legen Sie einen Zeitplan mit Entscheidung über den genauen Zeitpunkt der Umstellung fest (entweder gemeinsamer Umstellungszeitpunkt für SEPA-Überweisungen und SEPA- Lastschriften oder getrennte Umstellung mit teilweisem Parallelbetrieb). Schaffen Sie interne Richtlinien oder ergänzen Sie bestehende Dienstanweisungen im Hinblick auf die Einführung und den Umgang mit den neuen Zahlungsverkehrsprodukten. 2. EDV-Systeme anpassen Legen Sie fest, welche SEPA-Datenelemente (z. B. IBAN, BIC, Gläubiger- Identifikationsnummer, Mandatsreferenz) in den Datenbestand übernommen werden müssen und welche weiteren Elemente übernommen werden sollen (z. B. prüfziffergesicherte Kundenreferenznummer nach ISO 11649:2009 oder End-to-End- Identification). Verwenden Sie die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC Die SEPA-Migrationsverordnung gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der Verwendung des BIC vor: Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR- Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden. Die Sparkassen und Landesbanken bieten Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. SEPA-Account-Converter) an, mit denen nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 2 von 8

3 Prüfen Sie, in welche Datenbanken, Systeme und Anwendungen die SEPA-Datenelemente zu implementieren sind. Eine Umstellung auf die SEPA-Datenelemente ist erforderlich für den direkten Austausch von Zahlungsverkehrsdateien mit dem Kreditinstitut (Versand und Empfang) und bei indirekter Verarbeitung über die Buchhaltungssoftware (Schnittstellenverarbeitung) sowie bei Übernahme aus der Buchhaltungssoftware. Prüfen Sie die SEPA-Fähigkeit der Buchhaltungssoftware und der eingesetzten Fachanwendungen. Berücksichtigen Sie auch Fachanwendungen, die bei Rechenzentren geführt werden. Zu prüfen ist nicht nur, ob die jeweilige Software in der Lage ist, die SEPA-Datenelemente aufzunehmen, sondern auch, ob das ISO XML-Format gelesen und verarbeitet werden kann. Pflegen Sie SEPA-Datenelemente der eigenen Bankverbindungen in die Buchhaltungssoftware und in die Fachanwendungen ein. Konvertieren Sie die vorhandenen Stammdaten (sowohl im Kreditor- als auch im Debitor- Bereich müssen IBAN und BIC eingepflegt werden). Fragen Sie nicht konvertierbare Stammdaten ab. Stellen Sie eine Verknüpfung der Mandatsreferenz mit Stammdaten und Steuer- oder Veranlagungsdaten sicher. Integrieren Sie das Verzeichnis der erreichbaren Zahlungsdienstleister der Deutschen Bundesbank (siehe unten). Prüfen Sie die Angaben zum Verwendungszweck. Begrenzung auf 140 Zeichen. Strukturierten Verwendungszweck auf Kundenreferenznummer gemäß ISO 11649:2009 umstellen. Tipp: Beginnen Sie möglich früh mit der Umstellung, um ausreichend Zeit für Tests und die Abstimmung mit den Software-Anbietern zu haben. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 3 von 8

4 3. Vordrucke und Korrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen Stellen Sie auf SEPA-Zahlscheine gemäß den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke um. Umstellungsanforderungen bei Vordrucken Stellen Sie Bescheide, Vereinbarungen und Vordrucke (wie z. B. Zahlscheine) auf die neue Kundenkennung IBAN und BIC um. Beachten Sie dabei die Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke: In Bescheiden und Vereinbarungen müssen IBAN und BIC hinterlegt werden können. Auch eventuell vorhandene Textpassagen für eine Einzugsermächtigung müssen bis spätestens Februar 2014 bezüglich der Mandatsvorgaben überarbeitet werden. Sollten Sie Bürgern bzw. Antragstellern Vordrucke wie z. B. Zahlscheine zur Verfügung stellen, müssen auch diese spätestens bis Februar 2014 gemäß den gültigen Vordruckrichtlinien angepasst werden. Zudem wird es zukünftig im Zahlungsverkehr keine Sammelbelege mehr geben. Stellen Sie für Lastschriftzahlungen auf Kombimandate oder SEPA-Lastschriftmandate um. Versehen Sie Bescheide, Rechnungen und Kopfbögen mit IBAN und BIC. Entwerfen Sie einen Vordruck für eine Vorabankündigung oder nehmen Sie Ergänzungen in Bescheiden, Rechnungen etc. vor. Passen Sie neben den papierhaften Bescheiden, Vordrucken etc. auch die automatisiert hinterlegten Korrespondenzdaten und elektronischen Vordrucke an. Bekanntgabe der eigenen Kundenkennung gegenüber Dritten: Tipps für die Kommunikation mit Bürgern und Antragstellern Um Bürgern, Antragstellern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angegeben. Die eigenen Bescheide und Vereinbarungen und die Geschäftsbriefe müssen hinsichtlich der neuen Kundenkennung (IBAN und BIC) angepasst werden. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 4 von 8

5 4. Umstellung auf die SEPA-Überweisung organisieren Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und Kennzeichnungen der Überweisungen. Prüfen Sie die Größe der zu übergebenden Dateien (verwenden Sie ggf. ZIP-Dateien). Legen Sie Geschäftsprozesse bei Rückläufen fest. Passen Sie ggf. die DFÜ-Vereinbarung mit Ihrer Förde Sparkasse an. Erfassen Sie SEPA-Textschlüssel (Purpose Codes) und passen Sie die Zuordnung bei der automatisierten Verbuchung von Einzahlungen an. Kennzeichnung der Überweisungsart (Purpose Codes) Um die Art der Überweisung zu kennzeichnen, werden derzeit Textschlüssel im DTA-Format als zweistellige numerische Codes dargestellt (z. B. 53 für Löhne/Gehälter). Bei der SEPA-Überweisung werden für die Kennzeichnung der Überweisungsart vierstellige Alpha-Codes verwendet (z. B. SALA für Löhne/Gehälter). Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in der Anlage 3 des DFÜ-Abkommens der Deutschen Kreditwirtschaft: Stellen Sie auf SEPA-Zahlscheine gemäß den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke um (siehe oben). 5. Umstellung auf die SEPA-Lastschrift organisieren Beantragen Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese in den Stammdaten (siehe: Schließen Sie neue Inkassovereinbarungen für die SEPA-Lastschriftverfahren mit Ihrer Förde Sparkasse. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 5 von 8

6 Bauen Sie eine Mandatsverwaltung auf (Entscheidung zentral/dezentral, Verknüpfung zu Stammdaten und Forderungsdaten). Was Sie beim Aufbau einer Mandatsverwaltung beachten müssen Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren liegt im Aufbau einer Mandatsverwaltung, also der Verwaltung aller SEPA-Lastschriftmandate und der Abwicklung des Lastschrifteneinzugs. Mithilfe der eindeutigen Mandatsreferenz müssen Sie für jedes Mandat nachvollziehen können, wann es erteilt wurde, welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es Rücklastschriften gegeben hat. Grundsätzlich muss das erteilte SEPA-Lastschriftmandat inklusive der Änderungen auch im Original oder in der gesetzlich zugelassenen Art und Weise aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA-Lastschriftmandats ist es aufgrund der Inkassovereinbarung (und vorbehaltlich weiterer Aufbewahrungsvorschriften) noch für einen Zeitraum von 14 Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren. Soll durch die beteiligten Banken die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen diese Banken von Ihnen eine Mandatskopie anfordern, die Sie innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen zur Verfügung stellen müssen. Stellen Sie Einzugsermächtigungen um. Was Sie bei der Migration von Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate für das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren beachten müssen Die Deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die Weiternutzung der bestehenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren durch begleitende AGB-Anpassungen (seit Juli 2012). Zudem schließt der europäische Gesetzgeber mit Wirkung zum 1. Februar 2014 die verbliebenen Lücken bzgl. der Rechtssicherheit. Vor Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren und dabei folgende Angaben machen: Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz und Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. nächster Lastschrifteinzug ). Diese Information kann gegenüber dem Zahlungspflichtigen schriftlich über den vereinbarten Kommunikationsweg erfolgen. Für die Mitteilung können Sie allerdings auch andere Anlässe wie eine Rechnung oder Vertragsänderung nutzen. Als Datum der Unterschrift im SEPA-Lastschriftmandat verwenden Sie das Datum der Information an den Zahlungspflichtigen über den Verfahrenswechsel. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 6 von 8

7 Beim Abbuchungsauftragsverfahren: Prüfen Sie bestehende Abbuchungsaufträge und klären Sie, welches Lastschriftverfahren zukünftig genutzt werden soll. Vorhandene Abbuchungsaufträge können nicht in SEPA-Lastschriften überführt werden holen Sie neue SEPA-Lastschriftmandate ein Rechtlich gesehen sind das Abbuchungsauftragsverfahren und das SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren zwei verschiedene Verfahren. Die Regel lautet: Hat der Zahlungspflichtige die erforderlichen Mandatsdaten (insbesondere Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz) nicht gegenüber seinem Institut (Zahlstelle) bestätigt, wird eine SEPA-Firmen-Lastschrift nicht eingelöst. Eine gesetzliche oder vertragliche Überführung von Abbuchungsaufträgen in das SEPA- Firmen-Lastschriftverfahren scheitert des Weiteren daran, dass die SEPA-Firmen-Lastschrift anders als der Abbuchungsauftrag nicht von Verbrauchern genutzt werden darf. Deswegen müssen für Zahlungen, die heute im Abbuchungsverfahren abgewickelt werden und zukünftig im SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren erfolgen sollen, entsprechende Mandate zwischen Ihnen und den zahlungspflichtigen Unternehmen vereinbart werden. Abbuchungsaufträge, bei denen der Zahlungspflichtige ein Verbraucher ist, müssen künftig im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren abgewickelt werden. Hierfür ist ein Mandat für die SEPA- Basis-Lastschrift erforderlich. Sie müssen also prüfen, ob es sich bei Ihren Zahlungspflichtigen um Verbraucher oder Nichtverbraucher (z. B. Firmen, Selbstständige) handelt, und entsprechende SEPA- Lastschriftmandate vereinbaren. Legen Sie die Logik für die Erteilung neuer SEPA-Lastschriftmandate fest (z. B. forderungs- oder personenbezogen) und vergeben Sie eindeutige Mandatsreferenzen. Planen Sie die Systematik für die Mandatsreferenz In Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dient die Mandatsreferenz der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Lastschriftmandats. Sie kann dem Bürger oder Antragsteller bereits auf dem Mandatsformular mitgeteilt oder nachträglich bekannt gegeben werden. Legen Sie also möglichst zeitnah ein System für die künftige, verpflichtende Vergabe einer einheitlichen und eindeutigen Mandatsreferenz fest. Beachten Sie dabei, dass die Mandatsreferenz aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen füllen können: 0-9 A-Z a-z :?, - ( +. ) /. Somit sind beispielsweise Umlaute und Leerzeichen nicht zugelassen. SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 7 von 8

8 Nutzen Sie Mandatsvorgaben/-mustertexte der SEPA-Lastschriftmandate (Mustervordrucke sind bei Ihrer Förde Sparkasse erhältlich). Holen Sie neue SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandate ein. Die Erteilung des Mandats muss durch den Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Kreditinstitut vor Einlösung der ersten Lastschrift bestätigt werden. Ggf. ist zu prüfen, ob Nichtverbraucher von der Einzugsermächtigungslastschrift auf die SEPA-Firmen- Lastschrift umgestellt werden sollen (z. B. für Gewerbesteuerzahlungen). Prüfen Sie bei der SEPA-Firmen-Lastschrift die Erreichbarkeit der teilnehmenden Banken. Erreichbarkeit des Zahlungspflichtigen bei SEPA-Firmen-Lastschriften Mit Hilfe des sogenannten SCL-Directory können Sie prüfen, ob der BIC eines Zahlungsdienstleisters erreichbar ist. Dies ist vor allem beim Einzug im SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren wichtig, da hier keine gesetzlich vorgeschriebene Erreichbarkeitsverpflichtung besteht. Das SEPA-Clearer-Directory (SCL-Directory), ein Verzeichnis der erreichbaren Zahlungsdienstleister, dient der automatisierten Abwicklung von SEPA-Zahlungen über die Deutsche Bundesbank. Es beinhaltet alle BICs der über den SEPA-Clearer erreichbaren Zahlungsdienstleister. Bezugsquelle: Deutsche Bundesbank, SEPA-Clearer Directory. Treffen Sie Regelungen zur Erstellung und zum Versand der Vorabankündigung an Zahlungspflichtige. Soweit nicht anders vereinbart, ist der Bürger oder Antragsteller mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift zu informieren (z. B. in Form eines Bescheides, einer Rechnung oder eines Zahlplans). Beachten Sie die neuen Einreichungsfristen bei der Weiterleitung und Vorlage von Zahlungsverkehrsdateien (entsprechend der Inkassovereinbarung mit Ihrer Förde Sparkasse). Beachten Sie bei der Verarbeitung von Lastschriftrückgaben (R-Transaktionen): Zuordnung zur Originaltransaktion (End-to-End-Identification). Auswertung und Kategorisierung der Rückgabecodes (ISO Reason Codes bei Nutzung von XML-camt oder Textschlüsselergänzungen im Format MT940/DTI). SEPA-Zahlverfahren Checkliste Seite 8 von 8

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