Praxistipps zum Umgang mit Lastschrift-Mandaten

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1 Themen dieser Ausgabe - auf einen Blick: Praxistipps zum Umgang mit Mandaten FAQ s - Teil 2 Inhaltsverzeichnis der bisherigen Ausgaben In der heutigen Ausgabe unseres Newsletters widmen wir uns dem Thema Umgang mit Mandaten in der Praxis. Außerdem setzen wir die in der letzten Ausgabe begonnene FAQ- Liste fort - diese befasst sich ebenfalls mit der Mandatsthematik. Praxistipps zum Umgang mit Lastschrift-Mandaten Sicherlich haben Sie sich bereits die Frage gestellt, wie sich etwaige Veränderungen in der Vertragsbeziehung zu Ihren Kunden auf bereits vorliegende Lastschrift-Mandate auswirken. Zwei Szenarien sind hier denkbar: 1. die Änderung eines bestehenden Mandats 2. die Einholung eines neuen Mandats Die Änderung eines bestehenden Mandats muss dem Zahlungspflichtigen schriftlich mitgeteilt werden. Hierzu zählen: Änderung der Gläubiger-ID (sofern sich die Identität des Zahlungsempfängers nicht ändert) Änderung der Mandatsreferenz Änderung des Namens / der Adresse des Zahlungsempfängers Auch der Zahlungspflichtige kann Mandatsänderungen vornehmen und diese dem Zahlungsempfänger entsprechend mitteilen: Änderung der Kontoverbindung des Zahlungspflichtigen bei der gleichen Bank Änderung der Bankverbindung des Zahlungspflichtigen Änderung der Adresse des Zahlungspflichtigen Achtung: Die Kennzeichnung des ersten Lastschrift-Einzugs über die neue Bankverbindung ist als FRST für eine erstmalige Basis-Lastschrift softwareseitig auszuweisen. Hier sind die entsprechenden Vorlauffristen (D- 5) für erstmalige Lastschriften einzuhalten. Bei einer SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) ist zu beachten, dass der Zahlungspflichtige seine Bank - sowohl bei Änderung der Konto- oder auch der Bankverbindung - über die Mandatsänderung separat informieren muss, da diese das Mandat überprüfen muss. Demnach heißt dies, dass ein neues Mandat einzuholen ist. Außerdem ist darauf zu achten, dass das bisherige Mandat auch gegenüber der Bank widerrufen wird.

2 Die Einholung eines neuen Mandats ist dann zwingend erforderlich, wenn eine Änderung der Gläubiger-ID (nur bei Identitätswechsel des Zahlungsempfängers) erfolgt. Tipp: Die Mandatsänderung bzw. Neuerteilung sollte schriftlich vorab erfolgen (z. B. im Rahmen der Pre-Notification ), da ansonsten der Lastschrifteinreicher den Nachweis für ein gültiges Mandat nur schwer erbringen kann. Die Mandatsänderung ist zudem vom Zahlungsempfänger in der Mandatsverwaltung zu hinterlegen. FAQ s - Teil 2 C Mandate zur SEPA-Basis- und SEPA-Firmen-Lastschrift 1. In welcher Sprache muss ein Mandat verfasst werden? Antwort: In einer Sprache des EWR, die der Zahlungspflichtige beherrscht bzw. als Vertragssprache dient. In allen anderen Fällen ist die englische Sprache zu verwenden. 2. Was ist die Mandatsreferenz? Antwort: Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z. B. Rechnungsnummer oder Kundennummer) und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. 3. Muss der Zahlungsempfänger das Original des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats bei der Bank des Zahlungspflichtigen einreichen? Antwort: Nein, das Original des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats ist vom Zahlungspflichtigen dem Zahlungsempfänger zu übermitteln und muss von diesem auch (in der gesetzlich vorgegebenen Form) verwahrt werden. Der Zahlungspflichtige selbst übermittelt im Zusammenhang mit der Bestätigung der Mandatserteilung vor dem ersten Lastschrifteinzug gegenüber seiner Bank (Zahlstelle) auch die für die spätere Einlösung

3 notwendigen Mandatsdaten in der vereinbarten Form (z. B. durch eine Kopie / Zweitausfertigung des Mandats). 4. Muss sich ein SEPA-Lastschriftmandat für den Einzug von SEPA-Basis-Lastschriften immer auf einen konkreten Vertrag beziehen? Können mehrere Verträge angegeben werden? Antwort: Ein Mandat kann für einen oder mehrere Verträge erteilt werden, sofern das Belastungskonto identisch ist. 5. Wie wird der Zeitpunkt ermittelt, ab dem eine Mandatsänderung durch den Zahlungspflichtigen gültig ist? Antwort: Zum zwischen Zahlungspflichtigen und Zahlungsempfänger vereinbarten Termin. Wenn der Zeitpunkt nicht explizit angegeben ist, kann die Änderung erst mit Empfang durch den Zahlungsempfänger beachtet werden. 6. Wie wird die 36-Monatsfrist bestimmt, nach deren Ablauf ein Mandat ungültig wird? Antwort: Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten Einzug einer SEPA-Lastschrift und dann erneut mit dem Fälligkeitsdatum jeder Folgelastschrift. Der Gläubiger ist verpflichtet auf die Frist zu achten - dies gilt auch bei SEPA- Firmenlastschrift-Mandaten. 7. Wird die 36-Monatsfrist durch Mandatsänderungen unterbrochen? Antwort: Nein. 8. Wie und wie lange sind Lastschriftmandate aufzubewahren? Antwort: Die Aufbewahrung von Mandaten richtet sich nach den nationalen gesetzlichen Bestimmungen, auf die die Inkassovereinbarungen verweisen. In Deutschland kann zum Beispiel eine Aufbewahrung nur in der gesetzlich vorgegebenen Form erfolgen. Die Mandate sind mindestens 14 Monate nach letztem Einzug aufzubewahren. 9. Ist das Versenden der letzten auf ein Mandat gezogenen SEPA-Lastschrift mit dem Sequence Type FNAL eine Muss- oder eine Kann-Vorschrift? Antwort: Es ist eine Muss-Vorschrift, sofern zum Zeitpunkt des letzten Einzugs bekannt ist, dass kein weiterer Einzug erfolgen wird oder darf.

4 10. Kommt das Versenden von Lastschriften mit dem Sequence Type FNAL 1 einer Mandatskündigung gleich? Antwort: Ja, durch das Kennzeichen verzichtet der Zahlungsempfänger auf den Einzug weiterer Lastschriften. 11. Ist eine Lastschrift mit einem falschen Sequence Type autorisiert? Antwort: Die Lastschrift ist autorisiert, allerdings muss der angegebene Sequence Type und die Frequenz grundsätzlich unter einem gegebenen SEPA- Lastschriftmandat in der richtigen Reihenfolge der Lastschrifteinzüge (FRST/RCUR/FNAL oder OOFF) 1 angegeben werden. Fehlangaben können beispielsweise zur Nichteinlösung oder Verhinderung von Folgeeinzügen führen. 12. Wird bzw. ab wann wird das elektronische Mandat durch die deutsche Kreditwirtschaft unterstützt? Antwort: Die Umsetzung des elektronischen Mandats e-mandate nach EPC- Regelwerk ist in Deutschland aktuell nicht geplant. 13. Was ist ein "Kombimandat"? Antwort: Das "Kombimandat" verbindet die bisherige Einzugsermächtigung mit dem Mandat im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. Es hat den Vorteil, dass die darin enthaltene Einzugsermächtigung für den gegenwärtigen nationalen Lastschrifteinzug verwendet und nach Impressum der Umstellung auf das europäische SEPA-Verfahren das SEPA- Herausgeber: Lastschriftmandat genutzt werden kann. Lediglich beim Wechsel von dem nationalen Lastschriftverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren muss der Zahlungspflichtige rechtzeitig informiert Redaktion: werden. Anja Lieder / Eine erneute Einholung eines Mandats ist nicht notwendig, wenn die Umstellung innerhalb von 36 Monaten nach der Unterzeichnung des Kombimandats erfolgt. 1 FRST = erstmalige Lastschrifteinreichung RCUR = wiederkehrende Lastschrifteinreichung FNAL = letztmalige Lastschrifteinreichung OOFF = einmalige Lastschrifteinreichung Oliver Spratte Verantwortlich: Ralf Reckmeyer / Jens Holeczek

5 Inhalte der bisherigen SEPA-Newsletter Ausgabe 1 Ausgabe 2 Ausgabe 3 Ausgabe 4 Ausgabe 5 Ausgabe 6 Ausgabe 7 Gültigkeitsbereich der SEPA (Länderübersicht) Zusammenhang SEPA / PSD Welche Länder fallen unter die PSD? Welche Währungen fallen unter die PSD? Welche Zahlungen sind von der PSD betroffen? (Schaubild) Umsetzung der PSD in die nationale Gesetzgebung (Schaubild Zahlungsdienste) Wertstellung ( 675 t BGB) Umdeutungslösung bei Einzugsermächtigungen (Schaubild "Wer darf was mit wem?") Abbuchungsauftrag vs. SEPA-Firmen-Lastschrift Anhang: Musterbrief für die Ankündigung der Umdeutungslösung Unterschied Richtlinien / Verordnungen Ausführungsfrist / Laufzeiten ( 675 s BGB) Unwiderruflichkeit von Zahlungsaufträgen ( 675 n BGB) Welche Bereiche in einem Unternehmen sind von SEPA betroffen? Verabschiedung der EU-Verordnung Sonderregelung für ELV Übergangsregelung für Verbraucher für die Nutzung von Kto.-Nr. u. BLZ bis zum IBAN / BIC SEPA-Überweisung (SCT) Glossar SEPA-Lastschriftverfahren: Die Neuerungen Gläubiger-ID, SEPA-Lastschriftmandate, Due Date, Pre-Notification) Die SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutungslösung Glossar Anhang: Musterbrief für die Umdeutung Einzugsermächtigung > SEPA- Basislastschrift-Mandat Die SEPA-Firmen-Lastschrift Ausgabe 8 Aktuelles FAQ s - Teil 1