SEPA-Lastschriftverfahren in der CSB-Warenwirtschaft

Transkript

1 SEPA-Lastschriftverfahren in der CSB-Warenwirtschaft Ab dem wird das herkömmlich Bankeinzugsverfahren und der Abbuchungsauftrag eingestellt und durch die SEPA-Basislastschrift bzw. SEPA-Firmenlastschrift abgelöst. Hierfür sind zahlreiche Veränderungen auch in der Warenwirtschaft erforderlich. Diese sind in die CSB-Programmversion ab dem eingeflossen. Hinterlegung der Gläubiger-ID Zunächst benötigen Sie eine Gläubiger-ID, die sie Online bei der Bundesbank beantragen können. Informationen hierzu finden Sie auf der Internetseite Diese Gläubiger-ID erhalten Sie per von der Bundesbank und geben diese in die CSB- Programmparameter auf der 2.Seite ein:

2 IBAN beim Kunden hinterlegen Im Kundenstamm auf der 2. Seite Zusatzdaten könne Sie die IBAN, BIC und die Mandate des Kunden eingeben. Sind bereits Kontonummer und BLZ gefüllt, und das Feld IBAN noch leer, können Sie die IBAN durch Klick auf die Schaltfläche Calc vor dem Eingabefeld IBAN berechnen und ausfüllen lassen. In Ausnahmefällen kann die von der Bank vergebene IBAN von dieser berechneten IBAN abweichen, dann muss die von der Bank vergebene IBAN verwendet werden. In den meisten Fällen sollte die Berechnung (in Deutschland / Österreich / Schweiz) allerdings passen. Die BIC ist nur für den Ausländischen Zahlungs- bzw. Lastschriftverkehr erforderlich. SEPA-Lastschriftmandat beim Kunden hinterlegen Ebenfalls auf der 2. Seite Zusatzdaten des Kunden befindet sich die Schaltfläche Mandatsverwaltung durch Klick darauf öffnet sich die Tabelle mit den Mandaten des Kunden, die anfänglich leer sein dürfte, Klicken Sie auf Neu wenn Sie ein neues Mandat für den Kunden anlagen möchten, bzw. auf Bearbeiten, falls Sie ein vorhandenes Mandat bearbeiten möchten.

3 Es öffnet sich die Eingabemaske für die Mandate. Die Kundennummer-Fibu wird als Mandatsreferenz vorgeschlagen; diese muss eindeutig sein. Beim Mandat-Typ können Sie wählen, ob es sich um eine Basislastschrift oder Firmenlastschrift handelt. Der Status kann als aktiv, schwebe und gesperrt eingestellt werden. Mit der Sequenz wird festgelegt, ob es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Lastschrift handelt. Bei der wiederkehrenden Lastschrift muss die Sequenz auf erstmalig gesetzt werden, wenn das Mandat das erste Mal benutzt wird. Danach springt die Sequenz auf wiederkehrend. Ist das Mandat bereits zuvor benutzt worden, muss die Sequenz direkt auf wiederkehrend gestellt werden. Die Prenotification gibt die Anzahl der Kalendertage an, die zum Rechnungsdatum als Fälligkeit hinzuaddiert wird. Standardmäßig sind 14 Tage vorgeschrieben. Dies kann durch Zusatzvereinbarungen mit dem Kunden abweichend sein. Nur aktive Mandate werden bei der Rechnungsstellung verwendet. Ein SEPA-Mandat wird 36 Monate der Nichtbenutzung ungültig, der Status wird dann vom Programm automatisch auf Schwebe gesetzt. Daher sind die Eingabefelder gültig von und zuletzt benutzt sehr wichtig. Das Programm setzt das Datum zuletzt benutzt automatisch bei fakturieren einer Rechnung, wenn das Mandat angesprochen wird. Gültig von muss manuell gesetzt werden.

4 Fakturieren eine Rechnung mit SEPA-Lastschriftmandat Bei Fakturieren einer Rechnung (Programmteil Rechnungsverkauf/Postversand und Werkstattauftrag) in einen offenen Posten wird geschaut, ob der Kunde das Kennzeichen Bankeinzug = J hat. Ist dies der Fall und es wird ein aktives SEPA Mandat gefunden, dann wird automatisch dieses verwendet. Auf der Rechnung stehen dann die entsprechenden SEPA Einzugstexte, z.b.: SEPA-Basis-Lastschrift: Zur Mandatsreferenz wird der Rechnungsbetrag 123,45 zu Lasten der Bankverbindung IBAN DE eingezogen. Gläubiger-ID (CI):DE42ZZZ Wird kein aktives SEPA Mandat gefunden, steht der altbekannt Text für den Bankeinzug auf der Rechnung. Offene Posten an Proficash übergeben Im Programmteil 6-6 können offene Posten mit Lastschrifteinzug exportiert werden. Lastschriften mit Sepa-Mandat werden Dateien C:\CSBXPORT\Sepa\Sepa_xml_Core.xml für Basislastschrift bzw. C:\CSBXPORT\Sepa \Sepa\Sepa_xml_B2B.xml für Firmenlastschriften geschrieben. Diese können in bekannte Bankprogramme (z.b. Proficash) importiert werden. Für den gültigen Export müssen IBAN und BIC der Bank in die Programmparameter auf der 3. Seite eingegeben werden:

5 Klicken Sie im Programmteil 6-6 auf Lastschrift. Es erscheint die Eingabemaske mit den Export Voreinstellungen. Dort kann z.b. nur der Export für eine Bank eingestellt werden. Das Datum OPs bis Datum berücksichtigt alle offenen Posten mit einem Rechnungsdatum (ohne Prenotification-days) bei der Übergabe. Die Einreichung der Lastschriften bei der Bank muss ja einige Tage vor der Fälligkeit (bis zu 6 Tage) geschehen sein, und darf in der Regel maximal 14 Tage vor der Fälligkeit eingereicht werden. Im Normalfall können also aktuelle Rechnungen (14 Tage Prenotification) noch am selben Tage eingereicht werden. Hinweis: offene Posten mit Bankeinzug aber ohne SEPA Mandatsreferenz werden ebenfalls zur Übergabe angeboten, jedoch lediglich in die alten Dateiformen z.b. ProficashCSB.txt geschrieben. Die Auswahl des Abbuchungsverfahrens bezieht sich nur auf die nicht durch SEPA-Mandat bestimmten Verfahren. Diese werden dann z.b. mit 05 Einzugsermächtigung vorbelegt (bis zum ). Import in Proficash Der eigentliche Import findet unter Menüpunkt Datei / Datenübernahme/ DTA-Datei /SEPA-XML- Datei statt. Die Lastschrift müssen dann rechtzeitig an die Bank übertragen werden! WICHTIG: In Ermangelung ausreichender Testmöglichkeiten erfolgt die Übergabe der Daten ohne Gewähr. Es wird dringend empfohlen, Testläufe mit überschaubaren Lastschriftenmengen durchzuführen!