PC-Kaufmann 2014 SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften

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1 PC-Kaufmann 2014 SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Impressum Business Software GmbH Primoschgasse Klagenfurt Copyright 2014 Business Software GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Business Software haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Allgemeine Einstellungen Gläubigeridentifikationsnummer in Mandanteneinstellungen hinterlegen Einstellen der Bankverbindung Bankverbindung des Kunden bzw. Lieferanten korrekt einstellen Mandatsreferenznummernverwaltung Erstellung einer SEPA-konformen Lastschrift Verwendung des Lastschriftverfahrens Lastschriften-Details eingeben Erstellung einer SEPA-konforme XML-Datei SEPA Überweisungen Fertig 15 PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 2

3 1.0 Einführung In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie SEPA-Überweisungen und SEPA- Lastschriften an Ihre Bank aus PC-Kaufmann 2014 übertragen können. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: PC-Kaufmann Finanzbuchhaltung PRO 2014 (ab ) PC-Kaufmann Komplettpaket PRO Version 2014 (ab ) PC-Kaufmann Komplettpaket Version 2014 (ab ) PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 3

4 2.0 Allgemeine Einstellungen 2.1 Gläubigeridentifikationsnummer in Mandanteneinstellungen hinterlegen Um das SEPA Lastschriftverfahren verwenden zu können, sind einige Vorbereitungen in Ihrem Mandanten vorzunehmen. Beginnen werden wir hier mit den Mandanteneinstellungen. Klicken Sie dazu auf Stammdaten/Grundlagen/Mandanteneinstellungen. Hier muss Ihre Gläubigeridentifikationsnummer hinterlegt werden: Einstellen der Bankverbindung In Ihren Hausbankverbindungen sind einige Punkt einzustellen um SEPA-Überweisungen und das SEPA-Lastschriftverfahren zu ermöglichen. Begeben Sie sich hierzu bitte zunächst in das Modul Zahlungsverkehr und öffnen den Menüpunkt Stammdaten/Hausbanken und wählen Ihre Hausbank zur Bearbeitung aus. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 4

5 Die Felder IBAN und BIC sind zwingend für das neue Verfahren notwendig. Ebenfalls muss die Funktion SEPA auf Ja gestellt werden. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 5

6 Wollen Sie die SEPA Überweisungen und SEPA Lastschriften nicht direkt Onlineübertragen, sondern eine XML Datei exportieren, z.b. um diese über externe Programme an die Bank zu übertragen, ist die folgende Einstellung zwingend notwendig: Die Zahlungsart SEPA Export muss aktiviert werden: PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 6

7 2.2 Bankverbindung des Kunden bzw. Lieferanten korrekt einstellen Nachdem die Grundlagen geschaffen wurden und die Mandantenbankverbindung für SEPA korrekt hinterlegt wurde, muss die Kunden- bzw. Lieferantenbankverbindung eingestellt werden. Hier ist ebenfalls die Eingabe der IBAN und BIC als Pflichtfelder zu füllen. Ebenfalls muss der Haken Unterstützt SEPA gesetzt werden. Die Bankverbindungen der Kunden sind auf dem gleichen Weg zu hinterlegen. Hinweis: Es gibt keine Möglichkeit der Massenkonvertierung der SEPA Bankverbindungen. Die IBAN und BIC müssen, sofern noch nicht hinterlegt, manuell erfasst werden. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 7

8 2.3 Mandatsreferenznummernverwaltung Eine Mandatsreferenznummernverwaltung ist in der PC-Kaufmann Software nicht vorgesehen. Die Mandate müssen extern verwaltet werden und die Mandatsreferenznummern müssen bei der Erstellung einer Lastschrift manuell hinterlegt werden. Hinweis: Wollen Sie die Vorteile einer programminternen Mandatsreferenznummernverwaltung in Anspruch nehmen, empfehlen wir Ihnen einen Umstieg auf die GS-Office Produkte. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 8

9 3.0 Erstellung einer SEPA-konformen Lastschrift 3.1 Verwendung des Lastschriftverfahrens Um bei einem Kunden SEPA-Lastschriften erstellen zu können, muss dieser zunächst als Lastschriftkunde deklariert werden. Öffnen Sie hierzu den Kunden im Kundenstamm und begeben sich in den Reiter Zahlungskonditionen. Hier muss nun die Funktion Lastschrift auf die mit dem Kunden und vereinbarte Lastschriftmethode eingestellt werden: Offene Posten, welche nun auf diesen Kunden erstellt werden, können Sie nun im Modul Zahlungsverkehr in die Lastschriftenliste übernehmen. Nutzen Sie hierzu die Funktion Bearbeiten/Vorschläge erstellen. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 9

10 Hinweis: Erst mit der Verbuchung der Rechnung wird ein entsprechender Lastschrift Auftrag in dem Modul Zahlungsverkehr angelegt. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 10

11 3.2 Lastschriften-Details eingeben Bei Lastschriften erscheint nun rechts neben jeden Debitoren ein? Über den?-button können Sie nun die Details des Lastschriftauftrags bzw. die für SEPA-Lastschriften erforderlichen Informationen hinterlegen: Lastschriftart: Handelt es sich um einen Endkunden (Basislastschrift) oder Geschäftskunden (Firmenlastschrift) Mandatstyp: Handelt es sich um eine einmalige Lastschrift oder eine wiederkehrende Ausstellungsdatum: Datum der Erstellung Mandatsreferenznummer: Tragen Sie hier bitte die Mandatsreferenznummer, welche Sie dem Kunden zugeordnet haben manuell ein. Über den *-Button wird eine Mandatsreferenznummer automatisch erzeugt. Ende-zu-Ende-Referenz: Hierbei handelt es sich um eine Referenznummer, welche dem Kunden über den Verwendungszweck mitgeteilt wird. Diese dient der eindeutigen Identifizierung bei Rückfragen. Belastung am: Hier geben Sie das Datum an, an welchem das Kundenkonto belastet werden soll. Wichtig: Das Fälligkeitsdatum muss vordatiert werden, da SEPA Lastschriften vorangekündigt werden müssen. Steht ein zu frühes Datum in Belastung, wird Ihnen dies beim Verlassen des Formulars angezeigt und kann angepasst werden. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 11

12 3.3 Erstellung einer SEPA-konforme XML-Datei Wollen Sie die Bankaufträge nicht direkt über die HBCI Kontaktverwaltung versenden, sondern eine SEPA-konforme XML-Datei erstellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Stoßen Sie zunächst über den Button Ausführen in der Lastschriftenliste die Lastschriftsaufträge an. Wählen Sie hier die Zahlungsart SEPA Export, um eine XML Datei zu den Lastschriften zu erstellen. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 12

13 Nachdem Sie auf den Button Ausführen klicken, können Sie die Spezifikation und den Speicherort der XML Datei angeben Spezifikation: Verschiedene Banken bzw. deren Bankingprogramme nutzen verschiedene Spezifikationen. Hier muss vorab über die Hausbank oder Ihr separates Zahlungsverkehrsprogramm in Erfahrung gebracht werden, welcher Spezifikationtypen jeweils unterstützt wird. Dateinname: Hier geben Sie den gewünschten Speicherort der XML Datei an. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 13

14 4.0 SEPA Überweisungen Wollen Sie SEPA Überweisung tätigen begeben Sie sich bitte in die Zahlungsliste, statt der Lastschriftenliste: Im Bereich der Überweisungen ist es nicht notwendig erweiterte Details anzugeben, aus diesem Grund steht der in Punkt 3.2 Lastschrift Details beschriebene? -Button in diesem Bereich nicht zur Verfügung. Die übrigen Schritte zur Versendung der Onlineaufträge beziehungsweise zur Erstellung der XML-Datei, sind identisch zu den notwendigen Schritten der Lastschriften. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 14

15 5.0 Fertig Sollten Sie noch Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 15