GRÜN Infotag 2013 SEPA Status Quo Online & Offline in GRÜN VEWA

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1 GRÜN Infotag 2013 SEPA Status Quo Online & Offline in GRÜN VEWA 11. April 2013, Olivier Chatain GRÜN Software AG Augustastraße Aachen Tel.: GRÜN Software AG. Alle Rechte vorbehalten. Die Inhalte dieser Präsentation sind urheberrechtlich geschützt. Vervielfältigung und Weitergabe ohne Genehmigung nicht zulässig.

2 Agenda 1. SEPA im Allgemeinen 1. Allgemeine Informationen 2. Prozessänderungen 2. SEPA in GRÜN VEWA 3. SEPA Konformität 4. SEPA Online 5. Fragestellungen Was ist zu tun? 6. Präsentation GRÜN VEWA

3 Allgemeine Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr

4 SEPA - Allgemeines SEPA? Das ist doch nur IBAN und BIC!

5 SEPA - Allgemeines Gültigkeit & Begriffe Ab dem gilt SEPA für alle Lastschrifteinzüge in Deutschland. IBAN alleine reicht dann für Inlandszahlungen aus. Offiziell wird nach 02/2014 keine DTAUS-Datei mehr von den Banken angenommen. Die Kontonummer wird zur 22-stelligen IBAN, die Bankleitzahl wird zur BIC. Einzugsermächtigung heißt dann SEPA-Basislastschrift. Abbuchungsverfahren im B2B-Geschäft heißt SEPA- Firmenlastschrift.

6 SEPA - Allgemeines Aus DTAUS wird SEPA-XML DTA / DTAUS als Format für den Datenaustausch wird durch das Format XML ersetzt. Verwendungszweck in Überweisung und Lastschrift verkürzt sich von 378 auf 140 Zeichen. Wer SEPA-Lastschriften einreichen will, benötigt eine Gläubiger- ID, welche bei der Bundesbank beantragt werden muss. SEPA-Mandate / Mandatsmigration Die Einzugsermächtigung wird zum SEPA-Mandat. Eine Migration von klassischen DTAUS-Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate ist möglich. Für die Migration in ein gültiges Mandat ist eine Original-Unterschrift erforderlich. Wird ohne gültiges Mandat eingezogen, so kann ein Einzug bis zu 13 Monate seitens des Kunden rückgängig gemacht werden. Bei gültigem Mandat beträgt die Frist für Rücklastschriften acht Wochen.

7 SEPA - Allgemeines Datei einreichen bei der Bank Die SEPA-Lastschrift muss mit bis zu 5 Tagen Vorlauffrist bei Ihrer Bank eingereicht werden, wobei hier nach Erst- und Folgeeinzügen (5/2 Tage) getrennt wird. Bei inländischen SEPA-Basislastschriften ist eine Verkürzung auf einen Geschäftstag möglich. Diese Entscheidung im Allgemeinen trifft allerdings Ihre Hausbank. Mit jeder Lastschrift-Transaktion muss die Gläubigerer-ID und eine eindeutige Mandatsreferenz mitgeliefert werden. Prenotifikation Jeder Einzug muss durch eine Prenotifikation mit Angabe von Betrag, Fälligkeitsdatum, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID rechtzeitig angezeigt werden. Frist zur Anzeige des Einzugs per Prenotifikation beträgt 14 Tage. Eine Verkürzung ist per AGB-Änderung möglich.

8 Prozessänderungen

9 SEPA Prozessänderungen DTAUS-Lastschrifteinzug SEPA-Basislastschrift Keine Mandatsverwaltung Mandatsverwaltung Vorbereitung DTA Vorbereitung SEPA-Einzug Erstellung von Prenotifikationen und Änderungsmitteilungen Einarbeitung von Rückmeldungen und Veränderung der Einzugsmenge Erzeugung DTAUS-Datei zum Einzugsdatum Erzeugung SEPA-XML Datei vordatiert Weitergabe an die Bank, bspw. mittels Online-Banking-Tool Weitergabe an die Bank, bspw. mittels Online-Banking-Tool Sofortige Durchführung durch die Bank Durchführung durch die Bank am Vordatierungs-Datum Zahlungseingang auf Bankkonto Zahlungseingang auf Bankkonto

10 SEPA in GRÜN VEWA

11 SEPA Umstellung SEPA in GRÜN VEWA6 SEPA ist in GRÜN VEWA6 umgesetzt, nicht mehr in VEWA 5.0 VEWA 5.0 Kunden können eine Übergangslösung als End of Pipe Online-Lösung nutzen (SEPA.net). Update-Varianten Classic-Update vs. Standardmodell-Update Hintergrund: VEWA6 war bereits auf dem Markt, bevor SEPA Abbildung gem. Verordnung bestand. Kunde kann Update-Variante wählen Classic-Update: Umstellung der Version des Kunden 1:1 auf VEWA6, anschließend Integration der SEPA-Funktionalität gemäß SEPA-Strategie des Kunden. Standardmodell-Update: Überführung der individuellen Abbildung (Projektschicht) eines Kunden auf das Standardmodell.

12 SEPA Umstellung Unterstützung bei der Mandatsmigration Bereitstellung Skriptlauf zur Umstellung auf SEPAkonforme Bankverbindungen. Alternativ: Einrichtung Export/ - Reimport von Bankverbindungen an externen Dienstleister (bspw. Bank-Verlag). Mitteilung zur Mandatsmigration erfolgt standardmäßig über die erste Prenotifikation Alternativ individuell im Vorfeld (bspw. mit dem letzten DTAUS-Einzug, 1-Cent Überweisung, Jahresrundschreiben o.ä.).

13 SEPA Abbildung in VEWA Abbildung der für SEPA erforderlichen Prozesse erfolgt im Allgemeinen über: Integration einer Mandatsverwaltung Erweiterung des OP-/Sollstellungswesens Erweiterung der Leistungszuordnungen Integration von Lastschriften Spools sowie Prenotifikationen & Änderungsmitteilungen Integration diverser Plausibilitätsprüfungen (Widerspruch, Storno, Mandats-Gültigkeit etc.)

14 SEPA Konformität

15 SEPA - Konformität Entstehung SEPA Richtlinien: 32 mitwirkende Länder, hiervon setzen 9 aktuell landestypische Lastschriftverfahren (DTAUS, EDIFACT ) ein. Anforderungsvielfalt nicht ursächlich von Deutschland beeinflusst. Deshalb: Der Erfüllungsgrad der SEPA-EU-Verordnung 260/2012 (SEPA-Konformität) ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich, da Kunden stark unterschiedliche SEPA-Strategien verfolgen. Es bestehen unterschiedlichste Rechtsauffassungen zur Umsetzung. Die Bandbreite ist sehr hoch. Kundengröße (gemessen an Umsatz, Kunden- bzw. Mitgliederstärke sowie Verbreitung) und Erfüllungsgrad stehen nicht miteinander in Relation. SEPA-Strategie ist erforderlich. Vorstellung anonymisiertes Ergebnis unserer bisherigen Beratungen.

16 SEPA-Konformität in % SEPA - Konformität Einführungs- und Betriebs-Aufwand in %

17 SEPA - Folgerungen Direkte Verbindung zwischen Konformität und Einführungs- und Betriebsaufwand. Größe der Firma / Organisation spielt hierbei keine Rolle. Geringer SEPA-Erfüllungsgrad DTAUS durch SEPA-XML ersetzen und alle Kunden im Vorfeld einmalig informieren. Geht häufig mit Risikobetrachtung einher Verzicht auf Zahlungen zählt zum Selbstverständnis Geringerer Umsatzverlust Hoher SEPA-Erfüllungsgrad Umsetzung der Prozesse gem. SEPA-Verordnung Sicherheit aufgrund korrekter Anwendung

18 SEPA Online

19 SEPA Abbildung in VEWA SEPA-Lastschriften im Online-Zahlungsverkehr Geht das? emandate in unterschiedlicher Ausprägung SMS-Verfahren Opt-In Verfahren PIN/TAN Verfahren Schriftliches-Mandat-Verfahren mit Unterschrift Rechtsauffassungen sind auch hier unterschiedlich. Zielsetzung: Angebot der Online-Lastschrift beibehalten Akzeptanz in Deutschland vorhanden Dauerhafte Zahlungen weiterhin ermöglichen

20 SEPA Abbildung in VEWA Schriftliches-Mandat-Verfahren im Internet Unterschriftsfeld im Internet-Formular wird am Computer mit der Maus oder am Tablet / Smartphone mit dem Finger unterschieben. Rechtsauffassung ist hierbei, dass auch die online abgegebene Unterschrift eine Original-Unterschrift ist. Existenz des schriftlichen Mandats in PDF-Form kann eindeutig nachgewiesen werden. Durch Vorliegen des schriftlichen PDF Mandats wird das Rücklastschriftsrisiko stark reduziert. 90% der Rücklasten in den ersten 5 Werktagen; Rücklasten nach 8 Wochen liegen im Promille-Bereich.

21 Fragestellungen im Zusammenhang mit dem SEPA-Zahlungsverkehr

22 SEPA - Fragestellungen Haben Sie bereits eine Gläubiger-ID beantragt? Diese benötigen Sie spätestens mit der Mitteilung an alle Einzügler wegen Mandatsmigration. Dies geht sehr einfach über die Webseite der Bundesbank unter Wie planen Sie die Mitteilung an Ihre Einzügler hinsichtlich der Mandatsmigration? Aus VEWA heraus mit der ersten Prenotifikation. Alternativ individuell vorab, bspw. an alle Einzügler mit dem letzten DTAUS-Einzug oder per 01-Cent Rücküberweisung unter Nutzung des vollen Zeichensatzes bei DTAUS-Überweisungen.

23 SEPA - Fragestellungen Planen Sie die Frist zur Prenotification von 14 Tagen vor dem Einzug mittels AGB-Änderungen zu reduzieren? Wie erfolgt dies in Ihrem Hause? (AGBs, Beitragsordnung, Antrag) Bei vielen einzelnen Einzügen, die ggf. sogar mehrfach im Monat stattfinden, wäre dies dringend anzuraten. Wird ein Sammelmandat angestrebt oder soll das Einzelmandat umgesetzt werden? Bei einem Sammelmandat wird über ein zentrales Mandat je Debitor (Mitglied, Spender, Kunde ) jeder anfallende Lastschrifteinzug abgewickelt. Platzt der Einzug eines Sammelmandats, so sind alle Lastschriften betroffen und sind nicht mehr über dieses Mandat abzuwickeln.

24 SEPA - Fragestellungen Wie sieht Ihre SEPA-Strategie aus? Hierzu benötigen wir Ihren Input! Gerne beraten wir Sie entsprechend und ermitteln Ihre Abbildung in GRÜN VEWA!

25 Präsentation GRÜN VEWA6