Sind Sie schon SEPA-fit?

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1 Sind Sie schon SEPA-fit? Mit 1. Februar 2014 endet die Migrationsfrist für die SEPA Umstellung. Dadurch ergeben sich für Sie einige Änderungen. Ganz wesentlich dabei ist, dass ab diesem Zeitpunkt Zahlungen und Lastschriften ausschließlich mit IBAN und BIC ausgeführt werden können. Die Hypo Landesbank Vorarlberg hat speziell für Sie diese Checkliste vorbereitet, um Sie sicher und kompetent durch die Umstellung zu begleiten. Organisatorisches Notizen Erledigt Teilen Sie die zeitlichen und personellen Ressourcen für die SEPA-Umstellung ein. Planen Sie, wann die einzelnen Bereiche des Zahlungsverkehrs auf SEPA umgestellt werden. Wir empfehlen Ihnen eine schrittweise Umstellung in dieser Reihenfolge: Lohn- und Gehaltszahlungen Kreditorenzahlungen Debitorenzahlungen Stellen Sie Ihre eigenen Kundendaten (Stammdaten) von der BLZ und Kontonummer auf Ihre österreichische IBAN und BIC um. Achtung: Jegliche Umrechnung einer deutschen IBAN unter Verwendung der BLZ führt zu einer Fehlbuchung. Gerne unterstützen wir Sie mit einem Konvertierungsservice: Schicken Sie eine Excel-Datei mit den zu konvertierenden österreichischen Kontonummern und Bankleitzahlen an Ihre/n Berater/in der Hypo Landesbank Vorarlberg. Eine Formatvorlage finden Sie auf der STUZZA-Homepage (www.stuzza.at) unter IBAN / BIC / IBAN-Konvertierungs-Service. IBAN und BIC Ihrer deutschen/ausländischen Partner müssen direkt beim Kunden erfragt werden. Achtung: Berechnen Sie eine IBAN nicht eigenständig! Prüfen Sie, welche Ihrer bestehenden EUR-Kontoverbindungen Sie noch benötigen. EUR-Zahlungen im gesamten SEPA-Raum können unabhängig vom Betrag und der Umstellung auf die österreichische Verbindung bei der Hypo-Bank über Ihr Konto abgewickelt werden. 1

2 Informieren Sie Ihre Partner frühzeitig über die SEPA-Umstellung und teilen Sie ihre österreichische IBAN und BIC mit. Geben Sie Ihre österreichische IBAN und BIC anstatt der BLZ und Kontonummer in Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz an: Briefpapier Rechnungen Angebote Wir empfehlen Ihnen, die IBAN in 4er Blöcken anzugeben: z. B. AT Technik und Systeme Notizen Erledigt Prüfen Sie, ob Ihre Systeme (Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnung, Treasury, Stammdaten, interne Datenbanken) SEPA-fit sind: Ausgabe im XML-Format Abbildung von IBAN und BIC Mandatsreferenz Zahlungsreferenz Creditor-ID Kontaktieren Sie gegebenenfalls Ihren Software-Lieferanten. Nutzen Sie die Testmöglichkeit (syntaktische Prüfung) von selbst erstellten XML-Nachrichten und nehmen Sie per Mail Kontakt mit der Hypo Electronic-Banking Hotline auf: Planen Sie bei Systemänderungen eine Testphase ein. Nutzen Sie in der Umstellungs- und Anfangsphase neben der neuen SEPA-Lösung auch noch Ihre aktuelle Zahlungsverkehrslösung. 2

3 SEPA Überweisung (SEPA Credit Transfer) Notizen Erledigt SEPA ist ein Zahlungsverkehrsformat innerhalb des SEPA-Raumes* unabhängig von der Betragshöhe. Zahlungsreferenz: Strukturiert: max. 35 Stellen, vorhandene 12-stellige Kundendaten können beibehalten und im Feld Zahlungsreferenz angeführt werden oder Unstrukturiert: Verwendungszweck mit max. 140 Stellen. Bei Angabe einer Zahlungsreferenz ist keine Angabe eines Verwendungszwecks notwendig, da dieser nicht an den Empfänger weitergeleitet wird. * Länder der EU-28, die EWR- Länder (Norwegen, Island und Liechtenstein), die Schweiz und Monaco. Sepa Zahlungsanweisung (beleghafte SEPA Überweisung) Bestellen Sie neue SEPA-Zahlungsanweisungen. Die Annahme alter Zahlscheine ist durch die österreichischen Banken nur mehr bis gewährleistet. Passen Sie Ihre Druckprogramme an. Technische Spezifikation auf (für die österreichischen Zahlungsverkehrsprogramme) Österreichische IBAN und BIC ersetzen Kontonummer und BLZ Zahlungsreferenz (35 Stellen alphanumerisch) ersetzt Kundendaten (12 Stellen numerisch) = Zahlungsreferenz max. 35 Stellen oder - Verwendungszweck max. 140 Stellen - Bei Eindruck Zahlungsreferenz keine zusätzlichen Daten im Verwendungszweckfeld andrucken (Andruck auf Auftragsbestätigung oder Rechnung möglich). - Textvorschlag Feld Verwendungszweck : Bei Electronic Banking bitte nur im Feld Zahlungsreferenz/Kundendaten eine Zahl eingeben. Die zusätzliche Erfassung eines Verwendungzwecks ist nicht notwendig! Wichtig: Lassen Sie selbstbedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von der Hypo Landesbank Vorarlberg prüfen! Notizen Erledigt 3

4 SEPA Lastschrift Notizen Erledigt Die SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) stellt ein europaweit einsetzbares und standardisiertes Einzugsverfahren für Euro-Transaktionen dar. Wählen Sie das für Sie geeignete SEPA-Lastschriftverfahren aus. Analysieren Sie dazu Ihre Debitorenstruktur nach Verbraucher/Nicht-Verbraucher (Firmen): SEPA Lastschrift (SEPA Direct Debit Core) Einzug bei Verbrauchern und Nicht-Verbrauchern (Firmen) möglich 56 Tage Rückgaberecht für den Zahlungspflichtigen SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Direct Debit B2B) Einzug nur für Nicht-Verbraucher (Firmen) möglich Kein Rückgaberecht (final) Für B2B keine generelle Erreichbarkeit aller Banken gewährleistet. Teilnehmerverzeichnis unter: Sie sind Creditor Unterschreiben Sie die Kundenvereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels SEPA-Lastschrift oder Firmenlastschrift bei der Hypo Landesbank Vorarlberg. Beantragen Sie eine Creditor-ID (= Zahlungsempfängererkennung) bei der Hypo Landesbank Vorarlberg. Definieren Sie den Aufbau der Mandatsreferenz (max. 35 Stellen alphanumerisch, keine Sonderzeichen). Bestehende Referenzen (z. B. Kundennummer, Vertrags- oder Versicherungsnummer) können eventuell weiterverwendet werden. Erstellen Sie das Mandat: Verwenden Sie Inhalte und Texte lt. Musterformular (das Musterformular erhalten Sie mit der Vereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift bei der Hypo-Bank). Das Format ist frei wählbar (z. B. in Ihre Rechnung integrierbar). Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet, so ist eine zusätzliche Unterschrift des Mandats notwendig. Mandatsänderungen (z. B. Änderung der Creditor-ID oder Mandatsreferenz) müssen dem Zahlungspflichtigen inklusive dem Gültigkeitsdatum schriftlich mitgeteilt werden. Die Ausstellung eines neuen Mandats ist nicht verpflichtend. Erstellen Sie eine interne Mandatsverwaltung zur Ablage der Originalmandate. Beachten Sie, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist mind. 13 Monate nach dem letzten Einzug beträgt. 4

5 Stellen Sie Ihre bestehenden österreichischen Abbuchungsaufträge/Einzugsermächtigungen auf SEPA-Lastschrift um. SDD Core: Bestehende Abbuchungsaufträge/Einzugsermächtigungen gegenüber Verbrauchern behalten Ihre Gültigkeit, sofern sie im Original (mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen) vorliegen. Der Zahlungspflichtige muss schriftlich über die Umstellung auf SEPA Lastschrift informiert werden (Inhalt: Creditor-ID und Mandatsreferenz). Das Informationsschreiben (z. B. als pdf-dokument) muss beim Originalmandat archiviert werden. Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN und BIC mitgeteilt werden, um deren Aktualität/Korrektheit zu überprüfen. SDD B2B: Neues Mandat erforderlich Info an Zahlungspflichtigen, dass dieser das Mandat an seine Hausbank übermittelt (in Deutschland ist eine Originalunterschrift erforderlich) Abbuchungsaufträge/Lastschriften gegenüber Nichtverbrauchern (Firmen) müssen neu eingeholt werden (SEPA Formulare) und bei beiden Banken hinterlegt werden. Anlieferungsfristen: SEPA-Lastschrift - 6 Tage vor Fälligkeitsdatum bei Erst- und Einmallastschriften - 3 Tage vor Fälligkeitsdatum bei wiederkehrenden Lastschriften Seit April 2013 ist eine Einreichung von österreichischen SEPA-Lastschriften mit einer verkürzten Vorlauffrist von 2 Tagen vor dem Fälligkeitsdatum möglich (SEPA Lastschrift COR1) SEPA-Firmenlastschrift - 2 Tage vor Fälligkeitsdatum Bei Nichteinhaltung der Anlieferfristen erfolgt eine Verschiebung des Fälligkeitsdatums auf den nächstmöglichen Geschäftstag. Beachten Sie dazu auch die entsprechenden Cut-off Zeiten der Hypo Landesbank Vorarlberg für die Anlieferung von SEPA Lastschriften/Firmenlastschriften. 5

6 Als Vorinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen ist die Prenotification erforderlich, damit der Zahlungspflichtige für entsprechende Deckung am Konto sorgen kann: Information des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen über den Einzug inkl. Fälligkeitsdatum und Betrag. Mindestens 14 Tage vor Fälligkeit. Bei Einzug mit gleichbleibenden Terminen und Intervallen sowie gleichbleibendem Betrag reicht eine einmalige Prenotification aus (z. B. im Rahmen eines Vertrages). Bei einmaliger Prenotification mit Zeitangabe z. B. Erster des Monats, muss der Zusatz enthalten sein, dass sollte dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fallen der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt. Erfolgt der Einzug nach dem avisierten Datum laut Prenotification, ist eine neuerliche Information an den Zahlungspflichtigen erforderlich. Fragen rund um die SEPA-Umstellung beantwortet Ihnen gerne Ihr/Ihre Berater/in. 6

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