Checkliste zur SEPA-Umstellung für Zahlungsverkehrsverantwortliche

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1 Checkliste zur SEPA-Umstellung für Zahlungsverkehrsverantwortliche Organisatorischer Bereich 1. Wir empfehlen Ihnen jetzt auf die SEPA-Produkte umzusteigen. Gesetzliche Fristen: Umstellung Ihres beleghaften Zahlungsverkehrs bis Umstellung Ihres elektronischen Gut- und Lastschrift-Zahlungsverkehrs bis Gibt es im Unternehmen einen SEPA-Verantwortlichen? 3. Kennen Sie den Ansprechpartner Ihrer Raiffeisenbank in SEPA-Fragen? 4. Besitzen Sie von allen Geschäftspartnern IBAN und BIC? Für Überweisungen innerhalb Österreich wird nur die IBAN benötigt. 5. Haben Sie Ihre Kundenkommunikation statt BLZ/Kontonummer auf IBAN-/BIC- Informationen ausgerichtet (Rechnungen, Zahlscheine, Homepage-Information, Briefpapier, Kataloge, Flyer etc.)? TIPP: Für eine bessere Lesbarkeit der IBAN empfehlen wir die Angabe in 4er-Blöcken: z.b. AT Sind IBAN und BIC in Ihre internen Programme eingepflegt (z.b. Finanzbuchhaltungssystem)? 7. Wurden Optimierungsmöglichkeiten im Zusammenspiel von Finanzbuchhaltung und Bankdaten analysiert (automatisierte Offene-Posten-Verwaltung, Datenträgerimport)? 8. Welche Abteilungen, Geschäftsstellen bzw. Partner (z.b. Steuerberater) sind von der SEPA- Umstellung betroffen? 9. Welche unternehmensinternen Bereiche sollen informiert/geschult werden (Vertrieb/Einkauf, Kundenservice, externe Partner, Rechtsabteilung etc)? 10. Planen Sie eine Schritt für Schritt Umstellung der Zahlungsverkehrsprodukte: Lohn-/Gehaltszahlungen, Überweisungen, Lastschriften, Finanzamtszahlungen

2 Technik und Systeme 11. Sind sämtliche Anwendungen (Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnung, Electronic Banking, sonstige Datenbanken) SEPA-fit? IBAN und BIC Konvertierung zu IBAN/BIC oder Importschnittstelle für konvertierte Daten XML-Format 12. IBAN/BIC-Konvertierungsservice: Für deutsche Kontoverbindungen steht Ihnen das IBAN-Konvertierungsservice des Bank- Verlags unter zur Verfügung. 13. Prüfen Sie, nach welchem SEPA Rulebook-Standard Ihre SEPA-XML Datenträgernachrichten aus Ihrer FiBu ausgegeben werden. Derzeit unterstützt die aktuelle ELBA 5-Version die SEPA Rulebook-Version 3.2. Ab Herbst 2013 steht Ihnen die Rulebook-Version 6.0 zur Verfügung. 14. Nutzen Sie Testmöglichkeiten von selbst erstellten XML-Nachrichten (syntaktische Prüfung) XML-Checker der STUZZA: Datenträgerimport in ELBA Datenträger zur Kontoinformation (Bank zu Kunde) Camt-Nachrichten lösen die derzeit bestehenden MT94x-Nachrichten sowie den Retourdatenträger ab und stehen Ihnen ab November 2013 in verschiedenen Ausprägungen zur Verfügung: camt Anwendung ersetzt camt.052 untertägiger Kontoauszug MT941/942 camt.053 abgeschlossener Kontoauszug MT940 camt.054 Retourdatenträger Cremul/Debmul SEPA-Überweisung (SEPA-Credit Transfer) 16. Produkteigenschaften: IBAN verpflichtend (BIC im inländischen Zahlungsverkehr optional) Wertstellung mit D+1 (Eilzahlung taggleich) Schnittzeit 16:00 Uhr (Eilzahlung 11:30 Uhr) Währung EUR, für In- und Auslandszahlungen 17. Der SEPA-Standard bietet Platz für 140 Zeichen Verwendungszweck. Bei Angabe der Zahlungsreferenz ist kein Verwendungszweck notwendig. Laut SEPA-Standard wird entweder die max. 35 Stellen lange Zahlungsreferenz ODER der Verwendungszweck weitergeleitet.

3 SEPA-Zahlungsanweisung 18. Produkteigenschaften: IBAN/BIC ersetzt Kontonummer/BLZ Wertstellung D+2 Währung EUR, für In- und Auslandszahlungen Schnittzeit 16:00 Uhr 19. Verwenden Sie die neuen SEPA-Drucksorten. Die Annahmefrist der österreichischen Banken für die alten Zahlscheine endet mit Technische Spezifikationen auf Für die deutsche SEPA-Zahlungsanweisung beachten Sie die technischen Spezifikationen auf Bedruckte Testbelege vor der Kundenausgabe durch Ihre Raiffeisenbank prüfen lassen. 22. Sollten Sie das Truncation-Verfahren (Zahlungsreferenz mit Prüfziffer) verwenden: SEPA Truncation verwendet das neue Prüfzifferverfahren ISO 7064 mod Truncation-Vereinbarung abschließen (sollte noch keine Vereinbarung mit Ihrer Raiffeisenbank bestehen) Spezifikationen für das SEPA Truncation Verfahren auf Textvorschlag für Verwendungszweck, bei Verwendung der Zahlungsreferenz: Bei Electronic Banking tragen Sie bitte nur folgende Zahl im Feld Zahlungsreferenz ein:... Die zusätzliche Erfassung eines Verwendungszwecks ist nicht notwendig! SEPA-Lastschrift (SEPA-Direct Debit) 24. Produkteigenschaften: IBAN/BIC verpflichtend Wertstellung für Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen ident Schnittzeit 09:00 Uhr Währung EUR, für In- und Auslandseinzüge Unterscheidung in Einmal-Lastschriften oder Erst- und Folgelastschriften 25. Wählen Sie das geeignete SEPA-Lastschriftverfahren aus: SEPA-Lastschrift: Einzug bei Verbraucher und Nichtverbraucher 56 Tage Rückgaberecht SEPA-Firmenlastschrift: Einzug bei Nichtverbraucher Kein Rückgaberecht (final)

4 26. Erreichbarkeit der Bank des Zahlungspflichtigen: SEPA-Lastschrift:verpflichtende Erreichbarkeit im EURO-Raum, sofern auch national Einzüge für Verbraucher angeboten werden. SEPA-Firmenlastschrift: keine generelle Verpflichtung zur Erreichbarkeit Teilnehmerverzeichnis: > Step 2 > SEPA-Direct-Debit Services > SDD Services Participants 27. Unterfertigen Sie die Kundenvereinbarungen für den Einzug von Forderungen mittels SEPA- Lastschrift/-Firmenlastschrift mit Ihrer Raiffeisenbank. Dies ist auch notwendig, wenn Sie in der Vergangenheit Vereinbarungen für Einzugsermächtigung oder Lastschrift abgeschlossen haben. 28. Beantragen Sie bei Ihrer Raiffeisenbank eine Creditor-ID (=Zahlungsempfängerkennung) der OeNB. 29. Setzen Sie das Mandat auf: Entspricht altem Abbuchungsauftrag/alter Einzugsermächtigung Format frei gestaltbar, auch in die Rechnung integrierbar Inhaltliche Vorgaben beachten (Musterformulare oder online auf (Firmenkunden > Zahlungsverkehr > SEPA) Bestehende österreichsiche Vereinbarungen mit Ihren Zahlungspflichtigen müssen nicht neu abgeschlossen werden (Ausnahme: Anwendung der SEPA-Firmenlastschrift). Mandate sind nach Nichtnutzung max. 36 Monate gültig. Danach sind neue Mandate einzuholen. Archivieren Sie Mandate für den Fall einer Mandatsbestreitung durch den Zahlungspflichtigen (gesetzliche Aufbewahrungsfrist mind. 13 Monate nach dem letzten Einzug). SEPA-Firmenlastschrift: Lassen Sie sich die Weitergabe des Mandats durch den Zahlungspflichtigen an seine Empfängerbank bestätigen. Ansonsten könnte die Bank des Zahlungspflichtigen die Firmenlastschrift nicht einlösen (Rücklastschriftsentgelte)! 30. Stellen Sie Ihre bestehenden deutschen Einzugsermächtigungen auf SEPA Lastschrift-Mandate um: Bestehende Einzugsermächtigungen behalten Ihre Gültigkeit, sofern sie im Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen vorliegen. Schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf SEPA Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-ID, Mandatsreferenz und Datum der Information, wobei das Datum der Information nicht vor dem 9. Juli 2012 liegen darf.) Informationsschreiben (z.b. als PDF-Dokument) beim Originalmandat aufbewahren Im Zuge dieser Information sollte den Zahlungspflichtigen auch deren IBAN und BIC mitgeteilt werden, um zu überprüfen, ob diese auch aktuell/korrekt sind. 31. Die Mandatsreferenz ist ein, vom Zahlungsempfäner individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (zb. Rechnungsnummer oder Kundennummer) und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dessen eindeutige Identifizierung. Bitte beachten Sie bei der Vergabe der Mandatsreferenz folgende Grundregeln: Jedes Mandat erhält vom Einzieher eine eindeutige Mandatsreferenz (max. 35 Stellen, alphanumerisch). Diese darf bei einer wiederkehrenden Lastschrift nicht mehr verändert werden. Mandatsreferenzen bei Einmal-Lastschriften müssen sich ändern

5 32. SEPA-Lastschrift Ersteinreichung: 5 Tage vor Durchführung Folgeeinreichungen: 2 Tage vor Durchführung SEPA-Firmenlastschrift Erst- und Folgeeinreichungen: 1 Tag vor Durchführung Bei Nichteinhaltung der Einreichfrist erfolgt eine automatische Weiterrollung des Fälligkeitsdatums auf den nächstmöglichen Geschäftstag. 33. Beachten Sie die Schnittzeit für die noch taggleiche Durchführung von SEPA-Lastschriften. Raiffeisen Vorarlberg: 09:00 Uhr 34. Neue Wertstellungsregelung Der Fälligkeitstag entspricht dem Tag der Belastung am Zahlungspflichtigen-Konto (= Tag der Gutschrift am Empfänger-Konto). 35. Als Vorinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen ist die sogenannte Prenotification erforderlich, damit der Zahlungspflichtige für entsprechende Deckung am Konto sorgen kann: Information des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen über den Einzug inkl. Fälligkeitsdatum, Betrag, Creditor-ID und Mandatsreferenz Mind. 14 Tage vor Fälligkeit Bei Einzug mit gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem Betrag reicht eine einmalige Prenotification aus (z.b. im Rahmen eines Vertrages). Bei einmaliger Prenotification mit Zeitangabe z.b. 1. des Monats muss ein Zusatz enthalten sein, dass, wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt. Erfolgt der Einzug nach dem avisierten Datum laut Prenotification, ist eine neuerliche Information an den Zahlungspflichtigen erforderlich. 36. Mandatsänderungen (z.b. Änderung der Creditor-ID, Mandatsreferenz, ) müssen dem Zahlungspflichtigen inklusive dem Gültigkeitsdatum schriftlich mitgeteilt werden. Die Ausstellung eines neuen Mandats ist nicht verpflichtend. 37. Unser TIPP, speziell für die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren: Beginn mit wenigen Transaktionen Steigerung der Transaktionen in mehreren Tranchen Bei Fragen wenden Sie sich an Ihre(n) KundenberaterIn. Haftungsausschluss Diese vorliegende Zusammenstellung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sämtliche Angaben basieren auf dem Rechtsstand und erfolgen trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr. Eine Haftung der Raiffeisenlandesbank Vorarlberg ist ausgeschlossen.