SEPA-Verfahren Wichtig:

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1 SEPA-Verfahren Zum 1. Februar 2014 hat die SEPA-Lastschrift die bisher verwendete Lastschrift abgelöst. Wichtig: Die XML-Datei, die anstelle der DTAUS-Datei erzeugt wird, kann nur noch elektronisch eingereicht werden (z.b. Onlinebanking-Programm). Es gibt nicht mehr die Möglichkeit, einen Datenträger bei der Bank einzureichen. Über die Unterschiede zwischen DTAUS-Verfahren (altes Lastschriftverfahren) und SEPA-Verfahren sowie die Voraussetzungen und Vorschriften sind Sie sicher bereits von Ihrer Bank informiert worden. Wir als Software- Hersteller können Ihnen hierzu keinerlei Auskünfte bzw. Ratschläge geben. Wenn noch Unklarheiten zur Verfahrensweise bestehen, wenden Sie sich bitte an Ihre Bank. Wenn Sie innerhalb des Programmpaketes ESt-Plus NX Lastschriftdateien erstellen, sind folgende (rot umrahmte) Eintragungen unter Verwaltung Beratungsstellenverwaltung zwingend erforderlich: (Musterdatensatz unter Verwaltung Beratungsstellenverwaltung Karteikarte Rechnung ) Bitte achten Sie darauf, dass alle Felder korrekt gefüllt sind.

2 Der bisherige Ablauf zum Erstellen einer Lastschrift ändert sich für Sie nicht. Innerhalb des Abrechnungsdatensatzes wählen Sie als Zahlungsart Lastschrift : (Beispiel Abrechnungsdatensatz) Neu ist das Fälligkeits-/Ausführungsdatum. Dieses Datum wird momentan vom System zuerst auf das Tagesdatum und bei Erzeugung der Lastschrift auf das nächstmögliche Fälligkeitsdatum gesetzt. Sofern Sie wünschen, dass der Einzug erst weiter in der Zukunft stattfinden soll, z.b. erst zum Ende des Monats, können Sie hier das gewünschte Datum eintragen. Das Fälligkeits-/Ausführungsdatum ist das Datum, an dem die Lastschrift vom Konto des Zahlungspflichtigen eingezogen werden soll. Wichtig: 1. Das Fälligkeitsdatum bei einer Erstlastschrift muss mindestens 5 Tage (Arbeitstage ohne Wochenende und ohne Feiertage) in der Zukunft liegen! Das bedeutet für Sie, dass Sie Ihre Datei 6 Tage (ohne Samstag und Sonntag und ohne Feiertage) vorher bei Ihrer Bank einreichen müssen. Die Einreichung soll aber lt. SEPA- Regelwerk nicht früher als 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitsdatum erfolgen bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Bank. 2. Das Fälligkeitsdatum bei einer Folgelastschrift muss mindestens 2 Tage (Arbeitstage ohne Wochenende und ohne Feiertage) in der Zukunft liegen! Das bedeutet für Sie, dass Sie Ihre Datei 3 Tage (ohne Samstag und Sonntag und ohne Feiertage) vorher bei Ihrer Bank einreichen müssen. Die Einreichung soll aber lt. SEPA- Regelwerk nicht früher als 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitsdatum erfolgen bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Bank. 3. Das Programm unterscheidet automatisch zwischen Erst- und Folgelastschrift und setzt bei der Erzeugung der SEPA-Datei die Fälligkeitsdaten (sofern sie nicht korrekt sind) auf den nächstmöglichen Tag. 4. Sofern Sie die Lastschriftdatei NICHT über das Programmpaket ESt-Plus NX erzeugen, geben Sie im Abrechnungsdatensatz bitte das Datum bezahlt am auf der rechten Seite ein. Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, schließt sich das Abrechnungsfenster.

3 Die Erzeugung der Lastschriftdatei erfolgt nun über Verwaltung SEPA-Einzüge und Überweisungen : Im oberen, grauen Bereich sehen Sie die Eingaben, die unter Verwaltung Beratungsstellenverwaltung getätigt wurden. Darunter, in der Liste, erscheint jetzt der Datensatz, der über die Zahlungsart Lastschrift im Abrechnungsdatensatz erzeugt wurde. Neu hinzugefügt wurde die Schaltfläche Verwendungszweck bearbeiten. Klicken Sie eine Lastschrift an und wählen Sie dann die Schaltfläche Verwendungszweck bearbeiten.über einen rechten Mausklick in das Fenster können Sie Variablen für die wichtigen Eintragungen im Verwendungszweck einsetzen. Dies ist dann der Text, der auf den Kontoauszügen der Mitglieder/Mandanten erscheint. Mandantennummer einfügen: Fügt die im Programm vergebene Mandanten/Mitgliedsnummer ein. Mandatsreferenznummer einfügen: Fügt die von Ihnen im Programm vergebene Mandatsreferenznummer ein. Diese Mandatsreferenznummer können Sie in den Stammdaten auf der Registerkarte Verein eintragen. Ist dieser Eintrag leer, wird automatisch die Mandantennummer als Mandatsreferenznummer benutzt.

4 WICHTIG: Wenn sich die Bankverbindung eines Mandanten/Mitglieds ändert, denken Sie bitte daran, die Mandatsreferenznummer zu ändern! Beitragsjahr einfügen: Fügt das Beitragsjahr (also Veranlagungszeitraum 2013 = Beitragsjahr 2014) ein. Veranlagungsjahr einfügen: Fügt den angesprochenen Veranlagungszeitraum ein. Gläubiger-ID einfügen: Fügt die in der Beratungsstellenverwaltung eingetragene Gläubiger-ID ein. Lastschriftart einfügen: Fügt die Bezeichnung Erstlastschrift, Folgelastschrift oder Einmallastschrift ein, je nach Sachlage Standard-Verwendungszweck laden: Fügt den zuletzt gespeicherten Standard-Verwendungszweck wieder ein. Ihr Verwendungszweck könnte dann so aussehen (die Variablen, die automatisch mit den jeweiligen Daten gefüllt werden, sind rot umrahmt, alles andere ist eingegebener Text, den Sie natürlich frei eingeben können: (Beispiel für den Verwendungszweck) Setzen Sie das Häkchen bei als Standard speichern, damit wird der Verwendungszweck für jede Lastschrift benutzt, die Sie durchführen.

5 Die weitere Vorgehensweise unterscheidet sich nicht zu den bisherigen Abläufen. Sie klicken im rechten Bereich auf Lastschriften prüfen. Die Datensätze, die für das SEPA-Verfahren korrekt sind, werden wie folgt dargestellt: Das Fälligkeitsdatum wurde vom Programm neu berechnet und korrekt auf das nächstmögliche Fälligkeitsdatum, den umgesetzt. Neu ist die Aufteilung in Gruppen. Das Programm ermittelt jetzt automatisch die verschiedenen Gruppen, in die der SEPA-Einzug aufgeteilt wird. Um die Lastschriftdatei zu erzeugen, wählen Sie im linken unteren Bereich die Gruppe aus, die eingezogen werden soll. Danach klicken Sie im rechten Bereich auf Alle auswählen und anschließend auf SEPA Lastschriften erzeugen : Sie erhalten dann die Abfrage, in welchen Ordner Sie die Datei speichern wollen. Der Ordner ist frei wählbar, Sie sollten sich lediglich merken, wo die Datei abgespeichert wurde. Anschließend wird Ihnen das Protokoll zu Ihrem Einzug angezeigt, das Sie sich ausdrucken können.

6 Damit ist Ihre SEPA-Datei erstellt und Sie können diese in Ihr Onlinebanking-Programm importieren und dort ausführen. WICHTIGE HINWEISE: Einige Banken haben Probleme mit der Verarbeitung der SEPA-Dateien, wenn eine Datei mehrere Fälligkeitsdaten (sogenannte Sammler ) bzw. Erst- und Folgelastschriften bzw. Einmallastschriften gemischt enthält. Darum haben wir nun die Einteilung der Lastschriften in die oben bereits erwähnten Gruppen vorgenommen. Die Lastschriftdatei wird nur dann erzeugt, wenn die Lastschriften geprüft sind und eine Gruppe für den Einzug ausgewählt wird. Das Programm unterscheidet nach Fälligkeitsdatum und Lastschrifttyp. Wenn Sie nun mehrere Lastschrifttypen (Erst-, Folge- und Einmal-Lastschrift) mit gleichem Fälligkeitsdatum erzeugt haben, finden Sie in den Gruppen den Eintrag des Fälligkeitsdatums und darunter (nochmals untergliedert) die verschiedenen Lastschrifttypen. Selbstverständlich wird auch bei verschiedenen Fälligkeitsdaten die Aufteilung in Gruppen vorgenommen: Bei Ihrem ersten SEPA-Einzug müssen alle Lastschriften nach der Prüfung als Erstlastschrift ausgewiesen sein - unabhängig davon, ob Sie für das Mitglied/den Mandanten bereits früher DTAUS-Lastschriften eingezogen haben. Sollte eine Lastschrift als Folgelastschrift aufgeführt werden, müssen Sie überprüfen, ob für dieses Mitglied/diesen Mandanten bereits eine SEPA-Lastschrift als Erstlastschrift ausgeführt worden ist. Wenn nicht, muss unter Verwaltung-SEPA-Mandate verwalten der Mandatseintrag für dieses Mandat entfernt werden. Das Mandatsdatum ist das Datum, an dem Sie Ihre Mitglieder/Mandanten darüber informiert haben, dass Sie das Einzugsverfahren auf SEPA umstellen, bzw. bei Neukunden das Datum, an dem das SEPA-Mandat unterschrieben wurde. Innerhalb der Stammdaten des Mitglieds/Mandanten auf der Registerkarte Verein kann das

7 Mandatsdatum eingetragen werden. Das Mandatsdatum darf nicht älter als 36 Monate sein, da sonst das Mandat an sich verfällt. Das Erzeugen der SEPA-Datei kann unter Umständen bis zu 10 Minuten, in Ausnahmefällen auch länger, dauern. Bitte brechen Sie den Vorgang nicht ab und warten Sie, bis das Protokoll zum Ausdruck angeboten wird. Erst damit ist die Datei vollständig und fehlerfrei erzeugt. Das Protokoll kann entweder nach Namen oder nach Mandatsreferenznummer sortiert gedruckt werden. Die Sortierung wählen Sie vor dem Erzeugen der SEPA-Datei durch einen Klick auf die Überschriften in der Lastschriftenliste. Wenn ein Einzug wiederholt werden muss, weil z.b. das Einspielen im Onlinebanking nicht funktioniert hat oder wenn der gesamte Einzug wg. Überschreitung des vereinbarten Limits abgewiesen wurde, haben Sie die Möglichkeit, das Archiv der Lastschriften einzublenden. Dort sehen Sie auf der linken Seite alle durchgeführten Einzüge. Den Einzug, der wiederholt werden muss, markieren Sie bitte mit der Maus. Dann sehen Sie auf der rechten Seite in der Liste die durchgeführten Lastschriften dieses Einzugs. Wenn Sie den Einzug dann mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie den gesamten Einzug wieder zurücksetzen und neu ausführen: Bei diesem Zurücksetzen wird der vorhergehende Zustand der Lastschriften wiederhergestellt, also die Lastschriften stehen wieder zum Einzug bereit und die Lastschriftart ist wieder die gleiche, die sie ursprünglich war. Damit wird vermieden, dass aus einer gelöschten Erstlastschrift, die nicht erfolgreich war, eine Folgelastschrift wird. Die Zahlung wird aus den Abrechnungsdaten nicht entfernt. Sie wird nach dem erneuten Erzeugen der SEPA- Datei mit dem aktuellen Datum überschrieben. Sie können aber auch nur einzelne Lastschriften aus diesem Einzug wieder zurücksetzen. Klicken Sie dazu die betreffende Lastschrift in der Liste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Lastschrift zurücksetzen. Bei diesem Zurücksetzen wird der vorhergehende Zustand der Lastschrift wiederhergestellt, also die Lastschrift steht wieder zum Einzug bereit und die Lastschriftart ist wieder die gleiche, die sie ursprünglich war. Damit wird vermieden, dass aus einer gelöschten Erstlastschrift, die nicht erfolgreich war, eine Folgelastschrift wird.

8 Bitte beachten Sie, dass die Zahlung innerhalb des Abrechnungsdatensatzes NICHT entfernt wird. Der Beitrag gilt also immer noch als bezahlt. Wenn die Lastschrift nicht eingelöst wurde, müssen Sie das bezahlt am -Datum sowie die Zahlung aus der Abrechnungsmaske entfernen! Prüfung der Lastschriften war nicht erfolgreich Fehlerbehebung Wenn die Prüfung der Lastschriften nicht erfolgreich war, wird im unteren Bereich der Grund für die fehlgeschlagene Prüfung angegeben: Über die rechte Maustaste haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Korrekturen an Ihrer Lastschrift durchzuführen: In unserem Beispiel fehlt das Mandatsdatum (Erteilungsdatum der Einzugsermächtigung). Dieses ist für die SEPA- Lastschriften zwingend erforderlich. Sie haben nun folgende Möglichkeiten: - Leere Mandatsdaten auf Tagesdatum setzen füllt nur die leeren Mandatsdaten, die in Anzeige sind mit dem Tagesdatum und schreibt dieses auch in die Stammdaten - Alle Mandatsdaten auf Tagesdatum setzen füllt alle Mandatsdaten, die in Anzeige sind mit dem Tagesdatum und schreibt dieses auch in die Stammdaten

9 - Mandatsdatum selbst setzen Sie tragen das Mandatsdatum für die markierte Lastschrift von Hand ein, dies wird auch in die Stammdaten übertragen - Mandatsdatum für alle ausgewählten Lastschriften setzen Sie tragen ein Mandatsdatum für alle markierten Lastschriften von Hand ein, dieses wird auch in die Stammdaten übertragen. Weitere Optionen: - Verwendungszweck einblenden zeigt den eingegebenen Verwendungszweck für die markierte Lastschrift - Verwendungszweck bearbeiten hier können Sie den eingegebenen Verwendungszweck für die markierte Lastschrift ändern - Fälligkeitsdatum selbst setzen hier können Sie das vom Programm errechnete Fälligkeitsdatum für die markierte Lastschrift ändern - Lastschrifttyp einstellen hier können Sie die Lastschriften in Core1-Lastschriften (Eillastschrift) umwandeln - Lastschrift sperren damit wird die markierte Lastschrift beim Erzeugen der SEPA-Lastschriften so lange ignoriert, bis Sie sie wieder entsperren.