Wie erreiche ich was?

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1 Wie erreiche ich was? Projekt: Bezeichnung: Warenwirtschaft (WWSBAU) Reklamationen Version: 7.0 Datum: Kurzbeschreibung: Mit diesem Leitfaden erhalten Sie eine tabellarische Kurzanleitung, um in Ihrem Hause das Modul Reklamationen zu organisieren bzw. anzuwenden. Mit diesem Programm haben Sie die Möglichkeit, im Ein- und Verkauf die Reklamationen schriftlich (per Computer) zu erfassen und festzuhalten. Hierbei werden diverse Informationen abgespeichert. Auf diese Informationen kann im nachhinein wieder zurück gegriffen werden, um diverse Auswertungen zu erstellen. Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Bezeichnung Seite Einleitung 3 Schaubild 4 Voraussetzung 5 Basis der Reklamationen (Stammdaten) 10 Reklamation im Ein- und Verkauf 19 Reklamationen aufnehmen (bearbeiten) 23 Auswertungen 36 8D-Report Info@BaumannComputer.de Seite 2

3 Einleitung Das Programm arbeitet mit der Warenwirtschaft WWSBAU zusammen. Hier ergeben sich auch im Ein- und Verkauf die Reklamationen. Sobald im Einkauf eine Reklamation auftritt, wird die Bestellung zu einer Reklamation (Formular) kopiert. Diese Informationen (Formular Reklamation) ist zunächst die Basis für das Programm Reklamationen. Genau so verhält es sich im Verkauf. Wenn im Verkauf eine Reklamation auftritt, wird die Rechnung bzw. der Lieferschein zu einer Reklamation (Formular) kopiert. Diese Information (Formular Reklamation) ist gleichfalls die Basis für das Programm Reklamationen. Im Programm-Modul Reklamationen werden im nachhinein die einzelnen Reklamationen den Gruppen bzw. Abteilungen zugeordnet, die Vorkommnisse werden beschrieben und es werden Maßnahmen getroffen, um weitere Vorkommnisse dieser Art (Reklamationen) zu verhindern. In der Warenwirtschaft WWSBAU ist Voraussetzung, dass im Firmenstamm bei den Formularen ein Nummernkreis für die Reklamationen im Ein- und Verkauf vorhanden ist. Auswertungen (bezogen auf den eigenen Verkauf) wie Mit welchem Produkt haben wir die meisten Reklamationen? Was kostet uns diese Reklamation? Wer verursacht ständig Reklamationen? sind grundsätzlich möglich. Auch Auswertungen (bezogen auf den Einkauf) wie Bei welchem Lieferant haben wir ständig Reklamationen? Bei welchen Artikeln kommen ständig Reklamationen vor? Was kosten uns diese Reklamationen sind grundsätzlich möglich. Nachstehend führen wir Sie durch die Anwendung unseres Programm-Moduls Reklamationen. Seite 3

4 Seite 4

5 Voraussetzung Bevor Sie das Programm Reklamationen einsetzen können, müssen Sie in der Warenwirtschaft WWSBAU nachfolgende Voraussetzungen schaffen: 1. Es müssen im Firmenstamm Nummernkreise für den Ein- und Verkauf definiert werden. Rufen Sie im Firmenstamm dieses Programm auf. Seite 5

6 Aktivieren Sie durch einen Klick dieses Programm. Seite 6

7 Definieren Sie hier diese beiden Nummernkreise. Wie bereits zuvor erwähnt, müssen Sie bei einer Reklamation im Einkauf die Bestellung zur Reklamation kopieren. Seite 7

8 Im Verkauf ist der Ablauf gleich dem Einkauf. Hier markieren Sie die verbuchte Rechnung bzw. den verbuchten Lieferschein und kopieren diese zur Reklamation. Die Rechnung wird zur Reklamation kopiert. Seite 8

9 Beim Kopieren nutzen Sie die beiden Nummernkreise für den Ein- und Verkauf. Nach dem Kopieren steht Ihnen im Ein- und Verkauf die Reklamation zur Verfügung. Sie ist an dem vorderen Bild zu erkennen. Seite 9

10 Basis der Reklamationen (Stammdaten) Nachstehend kümmern wir uns um die Stammdatenpflege der Reklamationen. Hierbei handelt es sich um die Definition der Fehler, die bei Reklamationen aufgetreten sind bzw. auftreten können. Fehlerursachen. Aus welchem Grund ist es zu den Fehlern gekommen? Maßnahmen. Welche Maßnahmen können zur Fehlerbeseitigung durchgeführt werden? Fehler (eventuell Gruppen / Abteilungen) Wie Sie an obiger Darstellung erkannt haben, müssen Sie zunächst definieren, mit was Sie Probleme (Reklamationen) haben (was ist passiert?). Diese Probleme fassen Sie in Bereichen (Abteilungen) zusammen. Beispiel: Nehmen wir an, Sie produzieren Trinkgläser aller Art Zunächst müssen Sie also ermitteln, mit was Sie Probleme (Reklamationen) haben. Dies können jetzt zerbrochene Gläser sein, falsche Aufdrucke usw.. Für diese Vorkommnisse bilden Sie jetzt Bereiche. Dies können Oberfläche, Qualität, Liefermengen usw. sein. In ähnlicher Weise müssen Sie sich also Gedanken machen. Was ist passiert mit was habe ich Probleme? Bilden Sie dafür einen Bereich (z. B. Oberfläche) Info@BaumannComputer.de Seite 10

11 Fehlerursache Hier sind die Fehlerursachen zu beschreiben. Was ist die Ursache wer ist dafür verantwortlich? Bilden Sie hier gleichfalls einen Bereich bzw. nennen Sie die Abteilung, die für die Reklamation verantwortlich ist. MaßnahmenCode Als nächstes definieren Sie Ihre Maßnahmencode, um die Fehler (Reklamationen) abzustellen. Diese Maßnahmen beziehen sich jetzt natürlich auf die Fehlerursache und die Fehlerbeschreibung (vorangegangene Punkte). Was ist zu tun, um diese Reklamation abzuschließen? Was für Maßnahmen ergreifen Sie, um diese Reklamationen abzustellen? Bilden Sie auch hierfür Bereiche bzw. nennen Sie die Abteilungen, die angewiesen werden müssen. Diese Stammdaten können am Anfang definiert werden. Sollten Sie während der Anwendung (Reklamationen) weitere Definitionen ermitteln (feststellen), so können sie natürlich Ihre Erstdefinitionen ständig erweitern. Nachstehend wollen wir auf diese Stammdefinitionen eingehen. Seite 11

12 Wenn Sie das Programm Reklamationen aufrufen, erscheint zunächst diese Maske. Geben Sie hier Ihre Datenbank für die Anwendung an. Seite 12

13 Dies hier ist die Anmeldemaske. Markieren Sie die entsprechende Zeile (Benutzer) und geben Sie Ihr zugewiesenes Kennwort ein. Seite 13

14 Dies ist zunächst die Grundmaske, die nach der Anmeldung erscheint. Es werden alle Reklamationen des Einund Verkaufs angezeigt. Mit einem Klick öffnen Sie diesen Programmpunkt Management. Als erstes bearbeiten wir die Fehler = Klick. Info@BaumannComputer.de Seite 14

15 Es werden alle bereits definierte Bereiche) angezeigt. In unserem Beispiel wollen wir für die Glasproduktion bzw. Handel Fehlercodes beschreiben. Durch einen Klick auf das vordere + (Plus), öffnet sich die Box der Fehlercodes. Sie erkennen unter den Bereichen den Grund einer Reklamation. Benutzen Sie für die Pflege der Fehler die untenstehenden Button. - Neuer Bereich - Neuer Fehler - Bereich / Fehler löschen - Bereich / Fehler bearbeiten - Speichern Info@BaumannComputer.de Seite 15

16 Als nächstes haben wir uns die Fehlerursachencode vorgenommen. Auch hier erkennen Sie die bereits definierten Bereiche. Auch hier öffnen wir die Box durch einen Klick auf das vordere + (Plus). Unter den Bereichen erkennt man die Ursachen einer Reklamation. Benutzen Sie für die Pflege der Fehlerursachen die untenstehenden Button. - Neuer Bereich - Neue Fehlerursache - Bereich / Fehlerursache löschen - Bereich / Fehlerursache bearbeiten - Speichern Info@BaumannComputer.de Seite 16

17 Als letztes kümmern wir uns um die Maßnahmen. Die bereits definierten Maßnahmen sind zu erkennen. Auch hier öffnen wir die Box durch einen Klick auf das vordere + (Plus). Die getroffenen Maßnahmen werden angezeigt. Benutzen Sie für die Pflege der Maßnahmen die untenstehenden Button. - Neuer Bereich - Neue Maßnahme - Bereich / Maßnahme löschen - Bereich / Maßnahme bearbeiten - Speichern Info@BaumannComputer.de Seite 17

18 Bedienung dieser Maske: Sie können den einzelnen Zeilen eigene Bilder vergeben. In diesem Fall machen Sie einen Klick in die erste Spalte. Öffnen Sie dann die Box und wählen ein Bild aus. Wenn Sie neue Punkte aufnehmen oder Änderungen vornehmen möchten, dann benutzen Sie bitte die untere Buttonreihe. Neue Gruppe hinzufügen. Neue Punkte hinzunehmen. Beschreibung ändern. Speichern Einzelne Punkte löschen. Wie bereits erwähnt, können Sie am Anfang (vor Beginn) die bekannten Reklamationsgründe aufnehmen. Bei der permanenten Anwendung des Programms, werden bestimmt neue Dinge hinzukommen. Ergänzen Sie also in diesen Fällen die ersten Standard-Definitionen und erweitern Sie ständig Ihre Basisdaten der Reklamationen. Seite 18

19 Reklamationen im Ein- und Verkauf Nachdem Sie das Programm aufgerufen und sich angemeldet haben, erscheint diese Maske. Es werden alle Reklamationen des Ein- und Verkaufs angezeigt. Auf der rechten Seite sehen Sie das Layout-Fenster. Sie können damit z. B. jede einzelne Maske mit seinen Einstellungen abspeichern. Mit diesem Button können Sie die markierte Position bearbeiten. Auch ein Doppelklick auf die Position oder über den Button in der Toolbar, ist eine Änderung möglich. Das Abschließen bzw. die Freigabe einer Position ist gleichfalls möglich. Seite 19

20 Wenn Sie nur die Reklamationen des Einkaufs bzw. nur die Reklamationen des Verkaufs sehen möchten, so benutzen Sie diesen Button. Wählen Sie hier die gewünschte Rubrik aus. Seite 20

21 An dieser Spalte können Sie erkennen, dass Reklamationen vom Einkauf und vom Verkauf vorliegen. Die Reklamation des Einkaufs haben wir durch einen Klick auf das linke + (Plus) geöffnet. Da die Formulare mit allen Positionen von WWSBAU an die Reklamationen übergeben wurden, können Sie sich hier auf die einzelnen Positionen (Artikel) beziehen. An diesem Beispiel haben wir die Gruppierung verändert. Wenn Sie dies wünschen, so übertragen Sie einfach die Überschrift einer Spalte mit Drag und Drop in die Gruppen-Zeile. Info@BaumannComputer.de Seite 21

22 An diesem Beispiel haben wir eine Reklamation des Verkaufs geöffnet (Klick auf das linke + (Plus)). Sie können die einzelnen Positionen einer Rechnung mit den Artikelnummern erkennen. Info@BaumannComputer.de Seite 22

23 Reklamationen aufnehmen (bearbeiten Diese Problemfälle wurden von WWSBAU (Warenwirtschaft) an das Modul Reklamationen übergeben. Nun gilt es, diese Reklamationen zu bearbeiten. Zunächst öffnen wir das gewünschte Formular und markieren die betreffende Position des Formulars. Seite 23

24 Wir markieren die Position und nutzen den unteren Button für die Bearbeitung. Auch ein Doppelklick ist möglich. Um hier jetzt die gewünschten Fehler der Position zuzuweisen, benutzen Sie entweder den oberen oder den unteren Button. Seite 24

25 Den Fehlercode auswählen (markieren) und dann übernehmen. Setzen Sie bitte ein Häkchen in das Kästchen Fehler vorhanden. Gleichfalls ist der Fehler-Level auszuwählen und zu übernehmen. In der weiteren Bearbeitung der Reklamation benutzen Sie bitte auch die weiteren Reiter (Programmkarten). Weisen Sie also der Reklamation noch die Fehlerursachen, die Maßnahmen, die Kosten, das Team und die Verantwortlichkeit und eventuell Zusatzinformationen und externe Dokumente zu. zu. Seite 25

26 Mit diesen Buttons können Fehlerursachen hinzugefügt und gelöscht werden. Die Fehlerursache auswählen (markieren) und dann übernehmen. Setzen Sie bitte ein Häkchen in das Kästchen Fehlerursache vorhanden. Seite 26

27 Hier können Sie jetzt die ausgewählte Fehlerursache erkennen. Mit diesen Buttons können Maßnahmen hinzugefügt und gelöscht werden. Seite 27

28 Den Maßnahmencode auswählen (markieren) und dann übernehmen. Setzen Sie bitte ein Häkchen in das Kästchen Maßnahme vorhanden. Gleichfalls ist die Art der Maßnahme auszuwählen und zu übernehmen. Hier können Sie jetzt die ausgewählte Maßnahme erkennen. Seite 28

29 Mit diesen Buttons können interne Abteilungskosten bzw. frei wählbare Kosten hinzugefügt und gelöscht werden. Seite 29

30 Wir haben die Box geöffnet und wählen die Abteilung Versand aus. Die Beträge der einzelnen Abteilungen sind in WWSBAU hinterlegt. Bei der ausgewählten Abteilung geben wir nun die für die Reklamation aufgebrachten Stunden ein. Seite 30

31 Für den Bereich können Sie einen frei wählbaren Text eingeben. In das Feld Gesamtkosten geben Sie bitte den Wert in Euro ein. Hier werden jetzt die eingegebenen Kosten angezeigt. Gleichzeitig werden die einzelnen Werte summiert. Seite 31

32 Mit diesen Buttons können Sie der Reklamation ein Team zuordnen. Außerdem können Sie dem Team Mitglieder hinzufügen und löschen. Mit diesen Buttons können Abteilungen, Mitarbeiter und Kunden (Lieferanten) ausgewählt werde, die für den Fehler der Reklamation verantwortlich sind. Seite 32

33 Markieren Sie hier die gewünschte Abteilung, Setzen Sie bitte ein Häkchen in das Kästchen Verantwortlich und übernehmen Sie die Auswahl. Markieren Sie hier den gewünschten Mitarbeiter, Setzen Sie bitte ein Häkchen in das Kästchen Verantwortlich und übernehmen Sie die Auswahl. Seite 33

34 Markieren Sie hier den gewünschten WWSBAU- Benutzer, Setzen Sie bitte ein Häkchen in das Kästchen Verantwortlich und übernehmen Sie die Auswahl. Markieren Sie hier den gewünschten Kunden (Lieferanten), Setzen Sie bitte ein Häkchen in das Kästchen Verantwortlich und übernehmen Sie die Auswahl. Seite 34

35 Hier werden die gewünschten (ausgewählten) Informationen angezeigt. Bei dieser Maske können Sie der Reklamation noch einen freien Text hinzufügen. Seite 35

36 Auswertungen Zu Reklamationen gehören natürlich auch einige Auswertungen. Hierbei kann es sich um Auswertungen der Reklamationen selbst, nach Artikel, nach den Kosten und nach den Fehlercodes handeln. Um die Auswertungen anzustoßen, benutzen Sie diesen Button. Wählen Sie durch einen Klick die gewünschte Rubrik aus. Seite 36

37 In der Regel haben die Bildschirmanzeigen weit mehr Spalten, wie Sie eventuell gedruckt haben möchten. In diesen Fällen müssen Sie die nicht gewünschten Spalten eliminieren. Dies geht so: Klicken Sie auf der Überschrift-Spalte mit der rechten Maustaste. Es öffnet sich eine Auswahl nach untern. Wählen Sie Column Chooser aus. Rechts unten öffnet sich eine Box. Übertragen Sie mit Drag und Drop die ungewünschten Spalten in diese Box. In dieser Box werden die nicht gewünschten Spalten gesammelt. Seite 37

38 Bericht der Reklamationen. Benutzen Sie für den Druck diesen Buttons. Auch eine Ausgabe als PDF, HTML bzw. RTF ist möglich. Sollten Sie eine andere Gruppierung wünschen, so übertragen Sie einfach mit Drag und Drop die gewünschte Überschrift in diese Zeile. Eine Sortierung und Filterung ist gleichfalls möglich. Bericht der Artikeln. Siehe vorangegangene Erklärung. Seite 38

39 Bericht der Kosten. Siehe vorangegangene Erklärung. Bericht der Fehler. Siehe vorangegangene Erklärung. Seite 39

40 8D-Report Um den 8D-Report zu drucken, benutzen Sie bitte diesen Button. Seite 40

41 Seite 41

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