Seriennummern-Verwaltung

Transkript

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2 Inhalt...3 Firmenstamm-Parameter...3 Kennzeichnung von Seriennummern im Artikelstamm...4 Seriennummernartikel mit SN-Button...5 Adressenstamm / Elektronische Karteikarte für SN-Artikel...6 Wareneingang buchen - Seriennummern von-bis eingeben...7 Übernahme von Seriennummern in den Beleg...9 Serien-Nummern in der Beleginfo Info über Seriennummern in Belegen Beleg-Generierung aus Adressenstamm Seriennummer aus dem Feld Info Reklamation Seite 2

3 Das INKS-Modul Seriennummern- bzw. Garantieverwaltung muss in der INKS-Personalisierung freigeschaltet sein, damit das INKS-Garantiemodul genutzt werden kann. Die Freischaltung ermöglicht nicht nur den Zugriff auf die Programmteile unter Sonstiges Garantieverwaltung. Die Seriennummernverwaltung ist vielmehr in mehrere Programmteile integriert, nämlich in die Belegerfassung, den Artikelstamm sowie den Adressenstamm. Zweckmäßig ist außerdem das INKS-Modul-Archivierung, um ermitteln zu können, mit welchen Belegen (Rechnungen bzw. Wareneingangsbelegen) Artikel mit Seriennummern verkauft bzw. eingekauft worden sind. Ursprünglich war das INKS-Modul Seriennummernverwaltung für Handelsunternehmen gedacht, die nachvollziehen müssen, welche Seriennummern an welche Kunden ausgeliefert worden sind. Je individuellem Artikel wird so zu sagen eine elektronische Karteikarte mit Informationen über Hersteller, Lieferant, Garantiezeitraum und Abnehmer des Gerätes verwaltet. Später wurde das Modul auch auf die Belange von INKS-Anwendern erweitert, die Artikel mit Seriennummern nicht nur handeln, sondern auch selbst herstellen. Eine weitere Anforderung ist das Verwalten von Artikeln mit Seriennummern in der Form, dass anfallende Reparaturen oder Wartungen den Geräten zugeordnet werden können. Firmenstamm-Parameter Folgende Firmenstamm-Parameter nehmen Bezug auf die : 12-1: Fahrgestell/Motor-Nr./Farbe statt Seriennummer/Funktionskennzeichen 12-9: Seriennummern in einen Textbaustein beim Kunden in Notizbuchzeile 1-22 Seite 3

4 Kennzeichnung von Seriennummern im Artikelstamm Artikel, bei denen Seriennummern verwaltet werden sollen, werden im Artikelstamm in der Artikelkennung besonders gekennzeichnet, nämlich mit einem S an der 6. Stelle der Artikelkennung. Ebenfalls möglich ist die Auswahl eines kleinen s, das Seriennummernartikel kennzeichnet, die gleichzeitig eine Handelsstückliste sind, d.h. in der Belegerfassung einen weiteren Artikel nach sich ziehen. Außerdem gibt es noch eine Option in den Artikelkennungen, die nicht Seriennummern- Artikel selbst, sondern Verbrauchsmaterial bzw. Zählerstände betrifft. Mit einem M an der 1. Stelle der Artikelkennung kann ein Artikel gekennzeichnet werden, mit dem Zählerstände festgehalten und berechnet werden, wie es z.b. bei Kopiergeräten üblich ist. (Aber nicht alles Verbrauchsmaterial muss mit einem M gekennzeichnet werden.) Seite 4

5 Seriennummernartikel mit SN-Button Artikel, die an der 6. Stelle der Artikelkennung mit einem S oder s gekennzeichnet sind, sind in den Artikelstammdaten auf den ersten Blick daran zu erkennen, dass oben in der Reihe mit den Funktions-Buttons ein zusätzlicher Button SN sichtbar ist. Durch Anklicken dieses Buttons kann man im Artikelstamm direkt die Seriennummernverwaltung aufrufen und sich beispielsweise darüber informieren, welche Seriennummern vorhanden bzw. ausgeliefert worden sind. Nach Auswahl einer Seriennummer kann man sich anzeigen lassen, wann ein Artikel mit einer bestimmten Seriennummer an welchen Kunden verkauft worden ist. Normalerweise werden diese Daten durch die Belegerfassung, also durch das Schreiben von Lieferscheinen und Rechnungen bestückt. An dieser Stelle können aber auch Daten zu Artikeln nachträglich erfasst werden, die bereits vor Einsatz des INKS-Moduls Seriennummernverwaltung verkauft worden sind. Seite 5

6 Adressenstamm / Elektronische Karteikarte für SN-Artikel Wenn das INKS-Modul Seriennummernverwaltung frei geschaltet ist, steht der SN -Button ebenfalls im Adressenstamm zur Verfügung. Dort kann man sich anzeigen lassen, welche Seriennummern an einen Kunden geliefert worden sind. Nach Anklicken einer Seriennummer und der gezogenen Karteikarte wird das entsprechende Garantiestammblatt aufgerufen, in dem weitere Daten, wie Garantiezeit, Lieferdatum, usw. für die ausgewählte Seriennummer eingesehen werden können. Seite 6

7 Wareneingang buchen - Seriennummern von-bis eingeben Wenn Sie selbst Produzent sind und den Eingang von diversen Artikeln mit Seriennummern über einen Wareneingangsbeleg buchen möchten, dann können Sie die Einrichtung größerer Mengen von Seriennummern mit dem Button von-bis rechts vom Eingabefeld für die Seriennummer vornehmen. Dort können in drei Blöcken von bis maximal Seriennummern vergeben werden. In dem Eingabefenster wird immer aktuell angezeigt, wie viel Seriennummern vorgewählt wurden. Mit dem Button Prüfen und Auflisten werden die vorgewählten Seriennummern in einer Listbox angezeigt. Die Seriennummern sind wie die Artikelnummern 15-stellig. Je Artikel können beliebig viele Seriennummern erfasst werden. Seite 7

8 Nach Bestätigung mit dem grünen Haken werden die vorgewählten Seriennummern sofort in die Garantieverwaltung eingetragen, d.h. die Garantiestammblätter sind damit alle angelegt. Hier wird mit einer Tabelle gearbeitet, wobei die mögliche Anzahl von Seriennummern für eine Belegposition mit festgelegt ist. Da diese Tabelle beim Aufruf des Garantiestammblatts gefüllt und beim Verlassen des Garantiestammblatts sortiert wird, kommt es zu kleinen Verzögerungen, die durch die Anzeige der bearbeiteten Seriennummern überbrückt werden. Verkaufsseitig können im Auswahlfenster mehrere verfügbare Seriennummern mit der Maus durch Klicken und Ziehen oder mit der Maus und den Tasten Bild und/oder Strg gleichzeitig übernommen werden. Beim Wareneingang und auch beim Warenausgang per Lieferschein oder Rechnung wird die jeweilige Belegnummer im Garantiestammblatt vermerkt. In den Eigenschaften von List&Label-Formularen kann eingestellt werden, dass die Seriennummern nicht einzeln, sondern wenn sie in einer Reihe stehen, Papier sparend als von-bis Seriennummer - ausgedruckt werden. INKS unterscheidet zwischen verfügbaren und nicht verfügbaren Seriennummern. Nicht verfügbare Seriennummern enthalten in der entsprechenden Verknüpfung (Karteikarte) von Artikel zu Seriennummer den Eintrag einer Kundennummer, an die dieser Artikel mit dieser Seriennummer bereits ausgeliefert wurde. Erst wenn die Kundennummer wieder auf 0 (Null) zurückgesetzt wird (z.b. bei einer Gutschrift), dann wird die Seriennummer wieder in die Liste der verfügbaren Seriennummern aufgenommen. Sie können in diesem Programm neue Seriennummern anlegen oder auch verfügbare Seriennummern übernehmen. Ihnen stehen dann die Buttons Speichern und Speichern und gleichzeitig in die Belegposition übernehmen zur Verfügung. Nur im letzteren Fall wird die Seriennummer in die Übernahmeliste oben rechts eingetragen. Sie können auch bereits in die Übernahmeliste eingetragene Seriennummern wieder aus der Übernahmeliste entfernen (Button rotes Kreuz ) Die Seriennummer wird dann wieder in die Liste der verfügbaren Seriennummern eingetragen. Bitte achten Sie auf die in der Position eingetragene Menge (die benötigte Menge) und die Anzahl der in der Übernahmeliste eingetragenen Seriennummern. Seite 8

9 Übernahme von Seriennummern in den Beleg In der Belegerfassung wird bei einer Serien-Artikelnummer nach Eingabe aller Felder folgendes Fenster angezeigt. Zur Information steht hier die Verkaufsmenge der Artikelposition. Für diese Menge sind die betreffenden Seriennummern zuzuordnen. Die Zuordnung erfolgt in der Garantieverwaltung, die an dieser Stelle mit dem Button Ja aufgerufen werden kann. Im nachfolgenden Garantiestammblatt wird die gewünschte Seriennummer entweder manuell eingegeben oder über Suchfunktionen ausgewählt. Für die Suche stehen zwei Listen zur Verfügung. Die erste Liste enthält alle verfügbaren Seriennummern, also die Nummern, die noch nicht einem Beleg zugeordnet wurden. Diese Liste wird mit den Button Pfeil runter (rechts von der Seriennummer) oder mit dem Button verfügbare Serien- Nummern aufgerufen. Seite 9

10 Eine weitere Suchmöglichkeit ist die Liste Alle Serien-Nummern. Hier werden alle Seriennummern, also auch bereits Belegen zugeordnete Nummern, angezeigt. Nach Auswahl der Seriennummer wird diese in das Garantiestammblatt übernommen und alle weiteren erforderlichen Daten, wie Lieferdatum, Garantiezeitraum, usw. eingegeben. Alle hier erfassten Daten werden mit dem Button Speichern (in den Beleg übernehmen) im Garantiestammblatt gespeichert und damit in die Belegerfassung übernommen. Seite 10

11 Serien-Nummern in der Beleginfo In der Beleginfo werden nach Auswahl einer gewünschten Artikelposition und Anklicken der Karteikarte Informationen zu diesem Artikel angezeigt. Bei einem Seriennummernartikel ist bzw. sind hier auch die zugehörige Seriennummer(n) verfügbar. Seite 11

12 Info über Seriennummern in Belegen Wenn in einer Belegposition nur ein einzelner Artikel mit Seriennummer eingegeben wird, speichert das Programm die Seriennummer direkt in der Belegposition. Wenn mehr als eine Seriennummer in einer Belegposition erfasst wird, speichert INKS die Seriennummern in Form eines Textbausteins. Wird dann in der Beleginfo gezielt nach einzelnen Seriennummern gesucht, berücksichtigt INKS auch die Textbausteine. Außerdem wird in der elektronischen Karteikarte jedes Seriennummern-Artikels vermerkt, welche Seriennummer mit welchem Beleg von welchem Lieferanten bezogen wurde und welche Seriennummer mit welchem Beleg an welchen Kunden ausgeliefert wurde. Seite 12

13 Nach der Auswahl einer Seriennummer muss diese im Feld Serien-Nr. bestätigt werden. Die Verkaufsdaten trägt INKS automatisch in die elektronische Karteikarte ein. Abschließend muss der Button Speichern (in den Beleg übernehmen) angeklickt und das Garantiestammblatt mit der roten Tür verlassen werden. Seite 13

14 Beleg-Generierung aus Adressenstamm Im Adressenstamm werden die an einen Kunden verkauften oder von einem Lieferanten bezogenen Seriennummern sortiert nach den Seriennummern aufgelistet. Nachdem eine Zeile markiert worden ist, kann mit dem Button Grüner Haken links von Auftrag/Bestellung ein Beleg erzeugt werden. Der Beleg wird automatisch generiert, sofort gespeichert und wieder verlassen. Mit dem jetzt zusätzlich angezeigten Button in der Abbildung zu T können Sie den Beleg wie auch in der normalen Belegerfassung zur Bearbeitung aufrufen. Seite 14

15 In den Beleg werden einige Daten des Seriennummern-Artikels automatisch in Form von T- Artikeln eingetragen. Diese können natürlich bei Bedarf abgeändert werden. Seite 15

16 Seriennummer aus dem Feld Info1 Für die Erfassung von Wartungs- bzw. Verbrauchskosten auf Seriennummer-Artikel kann in der Kopfdatenmaske der Belegerfassung im Feld "Info1" mit der F3-Taste aufgelistet werden, welche Seriennummern an den Kunden verkauft bzw. geliefert worden sind. Wenn aus dieser Übersicht eine Seriennummer in den Beleg übernommen wird, wird der Beleg so gekennzeichnet, dass die in diesem Beleg erfassten Artikel der Seriennummer als Kosten zugeordnet werden. Seite 16

17 Die Zuordnung der Kosten und Einnahmen wird über die fünfte Stelle der Artikelkennung gesteuert. Folgende Einstellungen sind zulässig: 1 freies Kennzeichen für Druckauswahl Zuordnung EK in (1) Wartungszuwachs Zuordnung VK in (5) Einnahmen Wartung 2 freies Kennzeichen für Druckauswahl Zuordnung EK in (2) Kosten Zuordnung VK in (5) Einnahmen Wartung 3 freies Kennzeichen für Druckauswahl Zuordnung EK in (3) Kosten Zuordnung VK in (5) Einnahmen Wartung 0 freies Kennzeichen für Druckauswahl Zuordnung EK in (4) Kosten Zuordnung VK in (6) Einnahmen sonstiges andere Kennzeichen für Druckauswahl Zuordnung EK in (4) Kosten Zuordnung VK in (6) Einnahmen sonstiges Eine Anzeige der aufgelaufenen Kosten kann im Adressenstamm für die jeweils ausgewählte Kundennummer aufgerufen werden. Nach Anklicken des Seriennummernbuttons SN wird in dem Fenster Serien-Nummer aufzeigen die gewünschte Seriennummer ausgewählt und dann der Button mit der gezogenen Karteikarte angeklickt. Seite 17

18 Im jetzt geöffneten Garantiestammblatt kann der %-Button mit der linken oder mit der rechten Maustaste angeklickt werden. Mit der linken Maustaste eine Anzeige der aufgelaufenen Kosten aufgerufen. Diese Kostenund Ertragsübersicht wird durch den Monatsabschluss gefüllt. Wenn dieser Button mit der rechten Maustaste angeklickt wird, werden die für diese Seriennummer erfassten Kosten detailliert, d.h. aufgeschlüsselt nach den verschiedenen Artikeln, aufgelistet. Seite 18

19 Reklamation In der Beleginfo können je Belegkopf und je Belegposition Informationen erfasst werden, die zentral in einer Datei REKLA.CSV gespeichert werden. Durch die Eingabe in der Beleginfo können auch für bereits archivierte Rechnungen aus abgeschlossenen Monaten noch Vermerke erfasst werden. Zum Erfassen von Reklamationen lassen Sie sich den Beleg in der Beleginfo anzeigen. Die Anwahl der Beleginfo ist aus der Belegerfassung selbst, aus dem Adressen- oder Artikelstamm oder auch aus dem Online-Info-System (Alle Belege) möglich. Seite 19

20 Klicken Sie auf den Kopfsatz oder auf den Positionssatz, zu dem Sie eine Reklamation erfassen wollen. Wenn die gewünschte Zeile markiert ist, können Sie sich mit dem Button Datensatz anzeigen die Details zu diesem Kopf- oder Positionssatz anzeigen lassen. Seite 20

21 Unten rechts finden Sie sowohl beim Kopf- als auch beim Positionssatz den Button Reklamation. Nach dem Anklicken dieses Buttons können Sie in drei Feldern einen jeweils bis zu 50 Zeichen langen Text eingeben. Beschriftet sind die Felder mit Weshalb eine Reklamation, Wer ist der Verursacher und Was ist zu tun. Zusätzlich zu den hier erfassten Daten werden in der Datei REKLA.CSV die Felder Belegart, Belegnummer, Kundennummer und beim Positionssatz auch die Artikelnummer gespeichert. Außerdem wird das Reklamationsdatum vermerkt. Die Datei REKLA.CSV wird in Ihrem INKS-Ordner gespeichert und kann mit Excel geöffnet und bearbeitet. Seite 21